Bidirektionale Excel-Schnittstelle und -Vorlagen-Verwaltung

Grundlagen

Die Excel-Vorlagen werden analog zu den Word-Vorlagen direkt in die Anwendung integriert (in der CRM-Datenbank gespeichert). Die Verwaltung erfolgt somit vollständig in der Administrationskonsole. Dies bietet folgende Vorteile:

• Rechteverwaltung pro Vorlage

• Pflege und Internationalisierung der Menüstruktur

• Internationalisierung der Excelvorlagen und der Menüstruktur

• Verteilung per Customizing-Transport

Die Generierung von Exceldateien ist über zwei Varianten möglich:

1.  COM (die Ausführung erfolgt unter Verwendung von Microsoft Excel über den Windows Client)

2. NATIVE (die Excelvorlage wird auf dem Server mit den CRM-Daten befüllt und an den Client zur Makroausführung übergeben)

Die Variante NATIVE bringt folgende Vorteile:

• Die Excelvorlage ist im Web Client verfügbar

• Performantes Befüllen von größeren Datenmengen in die Excelvorlage

• keine Blockierung des Clients

• Unterstützung der neuen OOXML-Formate (keine Beschränkung auf 65000 Zeilen in der generierten Exceldatei)

• Asynchrone Ausführung auf dem Massendatenserver - analog zum Serienbrief mit Einzeldokumenten
  

• Microsoft Excel Installation
  Für beide Varianten (COM als auch NATIVE) ist weiterhin eine Installation von Microsoft Excel auf dem jeweiligen Client zur Ausführung von VBA-Makros notwendig. Eine serverseitige Ausführung des Makros ist nicht möglich.

• Modul-Lizenz
  Die Modul-Lizenz "Customizing" muss vorhanden sein.

• Selektionsmengen
  Um Datenmengen > 10000 selektieren zu können, ist das Aktionsrecht "Abweichende max. Suchergebnisgrenze" (admin.search.topcount.permission) notwendig

Wesentliche Merkmale der bidirektionalen Excelintegration

• Komplette Konfiguration der Excelintegration erfolgt in der Excelvorlage.

• Wahl der Datenquelle aus dem CRM

  • Felder aus dem aktuellen Hauptfenster der geöffneten Entität oder

  • Ergebnismenge einer Suche

• Rückschreiben von Daten aus Excel in den Datensatz der aktuell geöffneten Entität

• Wahlweises Speichern des generierten Exceldokuments als Anwendungsdatei direkt ins CRM

• Verwendung von Excel als "Taschenrechner" zur Berechnung komplexer Ausdrücke im Hintergrund – das Ergebnis wird in den Datensatz der aktuell geöffneten Entität geschrieben (nur in Variante COM verfügbar)

• Diverse Konfigurationsmöglichkeiten zur Ausgabe von Feldinhalten 

Unterscheidung zwischen entitätspezifischen und generell verfügbaren Vorlagen

Generell verfügbare Excelvorlagen können in der Anwendung immer aufgerufen werden, beispielsweise auch aus dem Startfenster. Der Rücktransfer von Daten steht bei generell verfügbaren Vorlagen folglich nicht zur Verfügung, da die Ausgangsentität (Referenzentität) immer eine andere sein kann. Zur Selektion der Daten muss ein Suchbehälter in der Excelvorlage verwendet werden, da eine eindeutige Referenzentität nicht zur Verfügung steht.

Entitätspezifische Vorlagen können immer nur aus der ihr zugeordneten Entität gestartet werden. Beispiel: Eine entitätsspezifische Excelvorlage für Ansprechpartner kann nur aus dem Datensatz Ansprechpartner gestartet werden. Im Startfenster oder in einer anderen geöffneten Entität ist diese Vorlage nicht verfügbar.
Vorteil: Es können Daten zwischen dem geöffneten Hauptfenster und der Excelvorlage in beiden Richtungen ausgetauscht werden.

Verwendung der Excelvorlage in der Anwendung

Aufruf der Excelvorlage

Für den Aufruf von Excelvorlagen stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Menü Auswertungen / Excelintegration 

• Menü Auswertungen (gemischt mit den Jasper-Auswertungen)

• Eintrag in myCRM
  (per Drag&Drop aus dem Auswertungen-Menü)

• Externer Aufruf vom Typ EXCELTRANSFER  (→ Externer Aufruf)
  

Hinweis zur Verfügbarkeit von Excelvorlagen

Eine Excelvorlage steht nicht zur Verfügung, wenn

• in einer Liste mehrere Einträge selektiert sind

• dies eine entitätsspezifischen Vorlage ist und deren Entität nicht mit der aktuellen geöffneten Entität übereinstimmt.

Überblick zum Ablauf der Verwendung einer Excelvorlage

Ablauf bei entitätsspezifischen Vorlagen

Variante COM

1. Öffnen einer Entität im Hauptfenster (z.B. Ansprechpartner)

2. Auswahl einer Excelvorlage über die Menüfolge Auswertungen / Excel-Integration

3. Die Excelvorlage wird in das lokale CRM-Dokumentenverzeichnis kopiert

4. Die Daten aus dem CRM werden in die kopierte Exceldatei übertragen.

5. Sofern konfiguriert, wird ein Makro ausgeführt.

6. Datentransfer von Excel nach CMR – Entweder sofort oder alternativ bei jedem Speichern des Exceldatei.

7. Anwender kann Änderungen durchführen und speichern. (bzgl. Speichern siehe vorigen Schritt)

8. Anwender schließt die Exceldatei.

9. Sofern konfiguriert, wird die Exceldatei als Dokument in CRM gespeichert und mit der aktuellen Entität im Hauptfenster verknüpft. Hierzu öffnet sich ein Assistent zur Eingabe des Dokumentenbetreffs. Durch den Abbruch des Assistenten hat der Anwender die Möglichkeit, das Speichern als Dokument nachträglich abzuwenden.

10. Sofern Daten nach CRM zurück geschrieben wurden, erfolgt wie gehabt eine Speichernabfrage beim Verlassen des Datensatzes in CRM. Alternativ kann im Zuge des Datentransfers nach CRM der aktuelle Datensatz automatisch gespeichert werden, um die genannte Abfrage zu verhindern.

Variante NATIVE

1. Öffnen einer Entität im Hauptfenster (z.B. Ansprechpartner)

2. Auswahl einer Excelvorlage über die Menüfolge Auswertungen / Excel-Integration

3. Die Daten aus dem CRM werden auf dem Server in die Exceldatei übertragen.

4. Die befüllte Exceldatei wird über die "Offenen Systemjobs" in der Taskliste auf dem Client bereitgestellt.

5. Mit Klick auf den Tasklisteneintrag öffnet sich der Assistent - hier kann die Exceldatei geöffnet werden

6. Sofern konfiguriert, wird nun ein Makro auf dem Client ausgeführt.

7. Anwender schließt die Exceldatei

8. Im Assistent kann der Anwender entscheiden, ob die Exceldatei als Dokument in CRM gespeichert werden soll. Auf den Folgeseiten kann auch zusätzlich mit dem Ansprechpartner und Geschäftspartner verknüpft werden.

9. Anwender beendet den Assistenten

10. Auf dem Server werden nun die Folgeaktionen je nach Konfiguration ausgeführt 

    1. Speichern als Dokument mit Verknüpfung

    2. Rückschreiben von Daten in den Referenzdatensatz des CRM

Ablauf bei generell verfügbaren Vorlagen

Variante COM

1. Auswahl einer Excelvorlage über die Menüfolge Auswertungen / Excel-Integration

2. Die Excelvorlage wird in das lokale CRM-Dokumentenverzeichnis kopiert

3. Die Daten aus CRM werden über die in der Excelvorlage hinterlegte Suche selektiert und in die kopierte Exceldatei übertragen.

4. Sofern konfiguriert, wird ein Makro ausgeführt.

5. Der Anwender kann Änderungen durchführen und speichern.

6. Der Anwender schließt die Exceldatei.

7. Sofern konfiguriert, wird die Exceldatei als Anwendungsdatei in CRM gespeichert.

8. Wenn möglich, wird die generierte Exceldatei mit einer aktuell geöffneten Entität verknüpft. Ist dies nicht der Fall (z.B. keine Entität geöffnet oder Entität unterstützt keine Dokumente), so wird die Exceldatei als loses Dokument in CRM gespeichert und in einer eigenen Ebene geöffnet.

Variante NATIVE

1. Auswahl einer Excelvorlage über die Menüfolge Auswertungen / Excel-Integration

2. Die Daten aus dem CRM werden auf dem Server in die Exceldatei übertragen.

3. Die befüllte Exceldatei wird über die "Offenen Systemjobs" in der Taskliste auf dem Client bereitgestellt.

4. Mit Klick auf den Tasklisteneintrag öffnet sich der Assistent - hier kann die Exceldatei geöffnet werden

5. Sofern konfiguriert, wird nun ein Makro auf dem Client ausgeführt.

6. Anwender schließt die Exceldatei

7. Im Assistent kann der Anwender entscheiden, ob die Exceldatei als Dokument in CRM gespeichert werden soll. Auf den Folgeseiten kann auch zusätzlich mit dem Ansprechpartner und Geschäftspartner verknüpft werden.

8. Anwender beendet den Assistenten

9. Auf dem Server wird nun gegebenenfalls die Exceldatei als Dokument in CRM gespeichert und verknüpft

Vorteil: Überall verfügbar. Nachteil: Kein Rücktransfer nach CRM.

Detaillierter Ablauf zur Verwendung einer nativen Excelvorlage

Nach Aufruf der Excelvorlage über eine der genannten aufrufstellen öffnet sich der Assistent mit der Anzeige der ersten Assistentenseite zur Ausführung der Selektion. 
Je nach Konfiguration der Excelvorlage ist auch eine direkte Ausführung der Suche und Generierung der Exceldatei möglich. In einem solchen Fall würde man direkt auf der Folgeseite "Exportdatei" starten.

Assistentenseite "Daten auswählen"

Abbildung: Assistent Excelvorlagen - Eingabe der Selektionskriterien 

• Schalter Daten für den Export suchen

Es öffnet sich der Suchdialog zur Eingabe der Selektionskriterien. Die Ausführung der Suchaktion führt zu einem Schließen des Assistenten und der Suchvorgang wird auf dem Server ausgeführt.  Es erscheint zuvor ein Hinweis auf die serverseitige Ausführung der Suche  (analog zum 'Serienbrief mit Einzeldokumenten'). 

Die Ausführung der Suche erfolgt im Windows Client über den Suchen-Schalter in der Suchmaske. Im WebClient erfolgt dies über einen separaten Schalter auf der Assistenseite.

Das Ergebnis der Selektion landet nach kurzer Wartezeit in der Liste der offenen Systemjobs. Hier kann der Assistent über die Aktion "Assistenten fortsetzen" wieder aufgerufen werden oder über die Aktion "Assistenten abbrechen" komplett beendet werden.

Abbildung: Assistent Excelvorlagen - Ergebnis der Ausführung in den Offenen Systemjobs

Die Selektionsergebnismenge kann nun gesichtet und bearbeitet werden.

• Schalter Daten sortieren

Analog zum Serienbrief mit Einzeldokumenten kann hier die Selektionsergebnismenge nach einzelnen Feldern jeweils aufsteigend/absteigend sortiert werden.
Unterhalb des Schalters werden die Sortierfelder als Text ausgegeben.

• Schalter Daten anzeigen

Die selektierten Daten werden im Auswahlbrowser zur manuellen Nachbearbeitung angezeigt. Der Anwender kann einzelne Datensätze aus der Selektionsergebnismenge entfernen. Im Falle des Windows Client erfolgt zuvor eine abschaltbare Hinweismeldung auf das automatische Speichern der veränderten Selektionsergebnismenge.

• Schalter Export nach Excel starten

Die Ausführung der Exportaktion führt zu einem Schließen des Assistenten. Auf dem Server wird nun das Befüllen der Excelvorlage ausgeführt.  
Es erscheint zuvor ein Hinweis auf die serverseitige Ausführung der Exportaktion (in Anlehnung an 'Starten der Selektion')
Nach Ausführung der Exportaktion landet der Task wieder in der Liste der fertigen Systemjobs und kann dort fortgesetzt werden.

Abbildung: Assistent Excelvorlagen - Start des Exports nach Excel

Assistentenseite "Exportdatei"

Abbildung: Assistent Excelvorlagen - Öffnen der befüllten Exceldatei

• Checkbox als Dokumentendatensatz speichern. (Das Auswahlfeld wird nur dann im Assistent angeboten, wenn dem Referenzdatensatz Dokumente zugeordnet werden können und der Anwender das Aktionsrecht besitzt, Dokumente neu anzulegen.)
  Ist der Haken im Auswahlfeld nicht gesetzt, werden keine weiteren Assistentenseiten angeboten. 
  Ist der Haken im Auswahlfeld gesetzt, werden dem Anwender gegebenenfalls noch bis zu zwei Assistentenseiten zur Speicherung und Verknüpfung der Exceldatei in CRM angeboten (analog zum Assistenten für den Dokumentenimport). Die Exceldatei wird hierbei dem Referenzdatensatz zugeordnet 

Referenzdatensatz = Datensatz, der zum Zeitpunkt des Excelaufrufs in der Anwendung geöffnet war).

• Schalter Exportdatei öffnen

Es wird die generierte Exceldatei geöffnet. Beim ersten Öffnen der Exceldatei erfolgt die Ausführung des kundenindividuellen Makros. Bei größeren Datenmengen oder aufwendiger VBA-Logiken kann die Ausführung des Makros gegebenenfalls auch länger dauern.

Verhalten im Web Client

Im Falle der "Erweiterten Dokumentenbehandlung", ändert sich beim Klick auf den Schalter die Beschriftung von 'Exportdatei bearbeiten' nach 'Exportdatei zurückgeben'
Verwendet der Benutzer nicht die "Erweiterten Dokumentenbehandlung", so lautet die Beschriftung 'Exportdatei herunterladen'. Es wird anschließend eine Kopie der Exportdatei heruntergeladen und eine Rückgabe der Datei ist in diesem Fall nicht möglich.

Assistentenseite "Dokumentendetails"

Die Anzeige dieser Assistentenseite ist abhängig von der Benutzereinstellung 'Import von Dokumenten'. Die Anzeige erfolgt nur im Falle der Option 'mit Voll-Wizard ausführen', ansonsten wird die Seite automatisch befüllt und nicht angezeigt 

Abbildung: Assistent Excelvorlagen - Eingabe der Dokumentendetails

Assistentenseite "Dokument verknüpfen"

Die Möglichkeit zur Verknüpfung mit dem Geschäftspartner besteht nur dann, wenn dem Referenzdatensatz Geschäftspartner zugeordnet sind.
Ansonsten wird die Option 'mit allen Geschäftspartnern' nicht angeboten. 

Die Möglichkeit zur Verknüpfung mit dem Ansprechpartner besteht nur dann, wenn dem Referenzdatensatz Ansprechpartner zugeordnet sind.
Ansonsten wird die Option 'mit allen Ansprechpartnern' nicht angeboten. 

Es ist zu beachten, dass die Anzeige dieser Assistentenseite von der Benutzereinstellung 'Import von Dokumenten' abhängig ist. Die Anzeige erfolgt bei Auswahl der Optionen 'mit Voll-Wizard ausführen' oder 'mit Teil-Wizard zur GP- und AP-Verknüpfung', ansonsten wird die Seite nicht angezeigt. 

Abbildung: Assistent Excelvorlagen - Verknüpfen des Exceldokuments

Mit Fertigstellen des Assistenten werden nun auf dem Server die Folgeaktionen ausgeführt 

1. Speichern als Dokument mit Verknüpfung

2. Rückschreiben von Daten in den Referenzdatensatz des CRM (sofern konfiguriert)

Beenden des Assistenten im Windows Client

Vor Beenden des Assistenten wird geprüft, ob die generierte Exceldatei noch geöffnet ist. Ist dies der Fall so wird der Anwender zum Schließen der Exceldatei aufgefordert. Hinweismeldung:
"Der Assistent kann nicht geschlossen werden, da die Exportdatei 'xyz.xlsm' im Hintergrund noch geöffnet ist. Bitte schließen Sie die Exportdatei, bevor Sie fortfahren."

Das automatische Öffnen von generierten Exceldokumenten

Das automatische Öffnen von generierten Exceldokumenten steht auch im Assistenten der Excelgenerierung zur Verfügung und kann in entsprechender Konstellation verwendet werden.
Bedingung: Der Assistent wird direkt mit der Assistentenseite "Exportdatei geöffnet".

Bei folgenden Szenarien wird der Assistent direkt mit der Assistentenseite "Exportdatei geöffnet" :

• Im BPM-Prozess ist in der Excel-Massendatenaktion eine der beiden folgende Serveraktionen gewählt

  • "Alle gewählten Aktionen ausführen und Assistent öffnen" oder

  • "Alle gewählten Aktionen ohne Assistent ausführen" (in Kombination mit einer makrobehafteten Excelvorlage)

• Öffnen eines zwischengespeicherten Excelassistenten mit zuletzt geöffneter Assistentenseite "Exportdatei"

Konfiguration von Excel-Vorlagen

Die Pflege der Excelvorlagen erfolgt im Bereich "Verwaltung der Dokumentvorlagen" der Administrationskonsole. Die Maske zur Pflege der Excelvorlage basiert auf die der  Wordvorlagen. 

Abbildung: Administrationskonsole - Verwaltung der Dokumentvorlagen

Folgende Besonderheiten stehen bei den Excelvorlagen zur Verfügung:

• Neuer Dokumententyp "Excelvorlagen"
  Verfügbar bei Neuanlage und Laden von Dokumentvorlagen 

• Folgende Attribute werden weiterhin in der Excelvorlage gepflegt und in der Administrationskonsole lediglich angezeigt (keine Änderung in der Adminkonsole möglich)

  • Suchbehälter 

  • Makro starten

• Datenquelle

  • '#default#
    Kennzeichnet eine generell verfügbare Excelvorlage, die an keine Entität gebunden ist

  • Name der Entität
    Kennzeichnet eine entitässpezifische Excelvorlage. Diese kann nur aufgerufen werden, wenn ein Datensatz dieser Entität geöffnet ist.

• Generierungsvariante
  

  • COM
    Die Exceldatei wird weiterhin clientseitig per COM-Anbindung generiert. Folglich steht diese Excelvorlage nicht im WebClient zur Verfügung.
    Das Augabeformat ist in diesem Fall auf "xls" beschränkt - maximale Zeilenzahl = 65000. 

  • NATIVE
    Die Exceldatei wird serverseitig generiert. Hierbei ist auf dem Server keine Excelinstanz erforderlich. 
    Als Ausgabeformat stehen "xls", "xlsm" und "xlsb" zur Verfügung. Sind mehr als 65000 Datensätze zu erwarten, muss das Ausgabeformat "xlsm" oder "xlsb" gewählt werden. 

• Besitzer

  • Leerschlüssel
    Die Excelvorlage steht systemweit für alle Anwender zur Verfügung. Per Rechteverwaltung kann die Verfügbarkeit weiter eingeschränkt werden.
    (Dies sind die Excelvorlagen aus dem ehemaligen systemweiten Excelvorlagenverzeichnis)

  • Benutzerkürzel
    Die Excelvorlage steht nur dem ausgewählten Anwender zur Verfügung. Andere Anwender können diese Vorlage nicht sehen.
    (Dies sind die Excelvorlagen aus dem ehemaligen benutzerspezifischen Excelvorlagenverzeichnis)

• Schalter Bearbeiten
  Öffnen und Bearbeiten der Excelvorlagendatei

Verwaltung Excel-Menü 

Über den gleichnamigen Schalter in der Symbolleiste erfolgt die Pflege des Auswertungsmenüs in der Anwendung. Hierbei kann die Struktur des Auswertungsmenüs und dessen Internationalisierung der Ordner und Excelvorlagen angepasst werden. 

Menüstruktur

Zur Pflege der systemweiten Excelvorlagen ist die Option System zu wählen. Hier können nun Ordnerstrukturen erstellt werden und die systemweiten Excelvorlagen nach Bedarf hinzugefügt werden. Jede Excelvorlage kann nur einmal im Menü angezeigt werden.

Abbildung: Administrationskonsole - Verwaltung der Excel-Menüstruktur für systemweite Excelvorlagen

Zur Pflege der benutzerspezifischen Excelvorlagen ist die Option "Benutzer" zu wählen und das entsprechende Kürzel zu wählen. Es wird anschließend die Excelmenüstruktur der benutzerspezifischen Excelvorlagen des gewählten Anwender gezeigt. Es können nur die benutzerspezifischen Excelvorlagen des gewählten Anwenders hinzugefügt werden

Abbildung: Administrationskonsole - Verwaltung der Excel-Menüstruktur für benutzerspezifische Excelvorlagen

Letztlich werden in der Anwendung ein Mix aus der systemweiten und der benutzerspezifischen Menüstruktur angezeigt. 

Besonderheit des gemischten Auswertungsmenüs

Der Menü-Punkt Auswertungen erlaubt ein gemischte Struktur von Excel-Vorlagen und Auswertungen. Alle Excel-Vorlagen im gesamten Menü erhalten das Excel-Icon. Alle Reporteinträge erhalten das Icon des Dateityps, den sie erstellen.Hierzu genügt es, in der obersten Ebene der Menüstruktur ein Verzeichnis namens Report zu benennen. Bei zusätzlicher Verwendung des Menü-Unterverzeichnisnnamen kann die Excelauswertung in das entsprechende Untermenü platziert werden. Hierbei sollten die internen Menünamen (englischsprachige Entitätsnamen) verwendet werden, so dass auch bei Verwendung des Clients mit einer anderen Sprache die Zuordnung der Excelvorlagen im Auswertungsmenü weiterhin funktioniert.

Abbildung: Ergebnis der Excel-Menüstruktur im Auswertungsmenü

Änderungen an der Ordnerstruktur wirken sich erst nach einem Neustart des Clients aus.

• Per Drag&Drop können Ordner oder Excelvorlagen in andere Ordner verschoben werden.

• Das Verschieben von Ordnern und Excelvorlagen erfolgt mit den beiden Schaltern in der Symbolleiste.

• Im Web Client erfolgt kein Mischen mit dem bestehenden Auswertungsmenü. Stattdessen werden diese Excelvorlagen in die bestehende Excelmenüstruktur integriert. 

Internationalisierung

Die Internationalisierung der Ordner und Vorlagen erfolgt in der Verwaltung der Menüstruktur über den gleichnamigen Schalter.

Abbildung: Verwaltung der Internationalisierung in der Excel-Menüstruktur

Weitere Besonderheiten

Der Menüeintrag Dienstreise (Excel) unterhalb von Auswertung kann nun über einen internen Systemparameter deaktiviert werden.

Die Syntax für Oracle lautet:

DELETE FROM PropertyMapper WHERE pk = 'PkDefaultMenuBar$ExcelExport';
INSERT INTO PropertyMapper (Pk, id, property, propertyType, principal, Active, CreateUser, UpdateUser, CreateDate, UpdateDate, propertyValue)
VALUES ('PkDefaultMenuBar$ExcelExport','DefaultMenuBar$ExcelExport', '', 'SYSTEM', '', 1, 'TECH_USER', 'TECH_USER', SYSDATE, SYSDATE, 'false');

Wechsel der Generierungsvariante 

Für eine serverseitige Generierung der Excelvorlage muss im Feld Generierungsvariante der Wert NATIVE eingetragen werden. Die nachfolgende Frage zum Import des Makomoduls ist zu bejahen. Ansonsten wird ein in der Vorlage potentiell vorhandenes Makro des Kunden nicht automatisch ausgeführt.

Der Wechsel der Generierungsvariante kann auch aus der Listenansicht erfolgen. Hierbei wird die Umstellung für alle selektieren Einträge durchgeführt.

Einschränkungen bei Verwendung von NATIVE

Keine vollständige Unterstützung des Parameters CONF_PKLAYOUT = LINK
Primärschlüsselfelder (nicht zu verwechseln mit Nachschlagefelder auf Entitäten) können als Link mit der Möglichkeit zum direkten Wechsel nach CRM dargestellt werden. Als Anzeigetext wird lediglich der Primärschlüssel ausgegeben.

Verfügbarkeit von NATIVE

Die Generierungsvariante NATIVE kann nicht für alle Excelvorlagen verwendet werden. Eine Excelvorlage wird von der serverseitige Generierung der Exportdatei ausgeschlossen, wenn eine der folgenden Bedingungen zutrifft:

• Direktes Auslesen der Daten aus der Hauptmaske anstelle einer Suche 
  Parameter CONF_SEARCHNAME ist leer

• Eingeschränkte Unterstützung der Darstellung der Nachschlagefelder basierend auf den Feldeigenschaften
  Nicht unterstützt werden 

  • CONF_LOOKUPKEYLAYOUT = FIELDPROPERTY

  • CONF_LOOKUPENTITYLAYOUT =  FIELDPROPERTY oder ALL_LOOKUPFIELDS.

Die Excelvorlage kann in einem solchen Fall weiterhin mit der Generierungsvariante COM verwendet werden und steht folglich nur im Windows Client zur Verfügung.

Besonderheiten beim Customizing-Transport

Ist der Customizing-Transport aktiviert, müssen Änderungen an systemweiten Excelvorlagen oder dem Excel-Auswertungsmenü immer einem Paket zugeordnet. Im Produktvsystem sind systemweite Änderungen nicht möglich, sondern müssen im Entwicklungssystem erfolgen.

Änderungen an benutzerspezifischen Excelvorlagen oder dem benutzerspezifischen Excel-Auswertungsmenü können auch im Produktivsystem vorgenommen werden. Es erfolgt keine Paketnachfrage. Ein Wechsel von einer Benutzervorlage in eine Systemvorlage oder umgekehrt wird bei aktiviertem Customizing-Transport unterbunden.

Konfiguration der Excelvorlage

Die Konfiguration der Excelintegration erfolgt innerhalb der Vorlage. Das Verhalten der Excelintegration kann somit pro Vorlage individuell definiert werden. Jede Excelvorlage muss ein Arbeitsblatt namens CONFIG besitzen. Dieses enthält die Angaben zur Konfiguration des Datentransfers.

Das Arbeitsblatt CONFIG ist in die drei folgenden Gruppen gegliedert:

• Konfiguration Export

• Konfiguration Import

• Konfiguration Allgemein

Über die Plus-Schalter oder die Ebenenschalter 1-3 in der linken Symbolleiste kann eine Gruppe geöffnet werden.

Konfiguration des Exports von CRM nach Microsoft Excel

Im Folgenden wird die Konfiguration der beiden Exportvarianten dargestellt.

Export von Daten mit Hilfe einer Suche

In dieser Variante kann das Ergebnis einer Suche in Form einer Tabelle nach Excel übergeben werden. Es können somit nahezu beliebige Daten aus der Anwendung selektiert werden.

Beispiel für Darstellung des Suchergebnisses in Excel.

Folgende Parameter stehen zur Verfügung:

• Name der Suche aus CRM

• Suchfenster und Auswahldialog anzeigen

• Liste der Zellnamen für die Startposition der einzelnen Tabellen

• Einfügemodus

• Darstellung Primärschlüssel

Abbildung: Einstellungen zur Datenquelle 'Suche'

Name der Suche aus CRM

Hier ist der Name der komplexen Suche zu hinterlegen, die verwendet werden soll. Es werden alle Felder der Hauptsuche und Tabellensuchen ausgegeben, bei denen das Kontrollkästchen

Die Reihenfolge der Felder in der Suche wird auch bei der Ausgabe in Excel berücksichtigt.

(Der Zellenname des Parameters lautet 'CONF_SEARCHNAME')

Suchfenster und Auswahldialog anzeigen

Vor Ausführung der Suche kann wahlweise das Suchfenster angezeigt werden. Der Anwender ist somit in der Lage, die Suche mit eigenen Suchkriterien zu vervollständigen. Analog zum Serienbrief besteht auch hier die Möglichkeit, die modifizierte Suche unter einem eigenen Namen zu speichern, um diese später wiederverwenden zu können. Nach Ausführung der Suche wird das Selektionsergebnis standardmäßig in einem Auswahldialog angezeigt. Nach Bestätigung des Dialogs werden die vom Anwender ausgewählten Datensätze nach Excel transferiert.

Im Standardfall werden Suchdialog und Auswahldialog nicht angezeigt. Folgende Werte stehen für diesen Parameter zur Verfügung: 

• ALL oder Ja:
  Anzeige der Suchmaske vor Ausführung der Suche. Das Suchergebnis wird anschließend in einem Auswahldialog angezeigt.
  Eine nachträgliche Bearbeitung der Selektionsmenge oder ein Neustart der Suche ist möglich

• SEARCHDIALOG:
  Es erfolgt nur die Anzeige der Suchmaske vor Ausführung der Suche. Keine anschließende Anzeige des Auswahldialogs zur Bearbeitung der Selektionsmenge. Es werden alle selektierten Daten ohne Rückfrage übernommen!

• SEARCHRESULT:
  Es erfolgt nur die Anzeige des Auswahldialogs zur Bearbeitung der Selektionsmenge. Keine Anzeige der Suchmaske vor Ausführung der Suche!

• NONE oder Nein:
  Die angegebene Suche wird ausgeführt und das Ergebnis direkt nach Excel übertragen. (Standardfall) 
  Keine Anzeige der Suchmaske und des Auswahldialogs!

(Der Zellenname des Parameters lautet 'CONF_SEARCHDIALOG')

Beim Ausführen der komplexen Suche kann der Primärschlüssel des aktuellen Datensatzes aus dem Hauptfenster verwendet werden. Hiermit kann die Suchergebnismenge eingeschränkt werden, um beispielsweise nur die abhängigen Daten zu dem aktuell angezeigten Ansprechpartner zu selektieren.

Hierzu ist in der Hauptsuche der komplexen Suche ein ParameterTemplate für das Feld 'Primärschlüssel' der aktuellen Entität zu verwenden. Der Wert des Primärschlüssels der aktuellen Entität steht in der Variablen PK zur Verfügung.

Beispiel:

<ComplexSearch Pk="Excel... >
<ExtendedSearchMetaData PK="Excel... Templates="Pk.ContactPerson,PK;" ReturnType="RETURN_TYPE_MAIN" ...>
<ExtendedSearch PK="Excel... >
<Query>
<SubQuery operator="de.... entityName="ContactPerson"...>
<Condition searchResultField="true" ...defaultSearchValue="false">
<AttributeName>Pk.ContactPerson</AttributeName>
<Function functionClassName="de.cursor.jevi.common.search.function.InFunction" numberOfParameters="32">
<Parameter parameterClassName="de.cursor.jevi.common.search.template.ParameterTemplate" parameterValue="Platzhalter (wird zur Laufzeit gesetzt)" />
</Function>
</Condition>

Das Suchergebnis der Hauptsuche und aller Tabellensuchen wird berücksichtigt. Pro Haupt- und Tabellensuche wird in Excel jeweils eine separate Tabelle eingefügt. Das Suchergebnis der komplexen Suche wird gemischt. Dies bedeutet, Detailsuchen werden in die übergeordnete Haupt- oder Tabellensuche gemischt.

Zellnamen für Tabellenbeginn

Diese Zelle enthält die kommaseparierte Liste der Positionen (Zellnamen) für alle Ergebnistabellen, z.B: TABLESTART1,TABLESTART2.

Die Zellnamen können sich auf beliebigen Arbeitsblättern der Excelvorlage befinden. Keine Berücksichtigung des Arbeitsblatts für den Export der Daten aus CRM.

(Der Zellenname des Parameters lautet 'CONF_TABLESTART')

• Die Startposition wird mit dem ersten Feld des Tabellenkopfes überschrieben.

• Alle Zellen die sich rechts von der Startzelle befinden, werden überschrieben.

• Für jede Ergebnistabelle einer Suche (Hauptsuche + alle Tabellensuchen) muss jeweils eine Startposition vergeben werden. Fehlt diese, wird die Tabelle an Position A1 eingefügt.

Einfügemodus

Einfügemodus für das Einfügen von Tabellenzeilen.

(Der Zellenname des Parameters lautet 'CONF_INSERTMODE')

• INSERT

Beim Einfügen von Zeilen einer Tabelle wird eine neue Zeile automatisch eingefügt, um nachfolgende Daten nicht zu überschreiben. (Standard)

• OVERWRITE

Beim Einfügen von Zeilen einer Tabelle werden keine Zeilen eingefügt. Bestehende Daten könnten überschrieben werden.

Darstellung Primärschlüssel

Entscheidet über die Darstellung von importierten Primärschlüsseln in Excel.

(Der Zellenname des Parameters lautet 'CONF_PKLAYOUT')

• LINK

Darstellung als Link mit der Möglichkeit zum direkten Wechsel nach URSOR-CRM/EVI. Beispiel:

Altenhain, Cornelia, Roma, CURSOR GIESSEN

• PLAIN

Darstellung als einfacher Text. Beispiel: 'ged-personpk1#contactperson1'

• REMOVE

Primärschlüssel wird nicht ausgegeben

Ausgabe Nachschlagefelder auf Schlüssel

Die Steuerung der Ausgabe der einzelnen Spalten eines Schlüsselnachschlagefeldes erfolgt über den Eintrag 'Darstellung Schlüsselnachschlagefelder'.

(Der Zellenname des Parameters lautet 'CONF_LOOKUPKEYLAYOUT')

• ALL: Schlüssel und Beschreibung werden als separater Spalten ausgegeben.

• KEY: Ausgabe des Schlüssels

• DESC: Ausgabe der Beschreibung

• FIELDPROPERTY: Bei der Ausgabe des Schlüsselfeldes wird die Konfiguration in den Feldeigenschaften berücksichtigt. Die Ausgabe erfolgt also analog zum Export aus der Listenansicht.

Ergänzung zum Eintrag FIELDPROPERTY

Im Zuge des Exports nach Excel können Nachschlagefelder auf Schlüsselfeldern in einzelne Spalten aufgebrochen werden.

Die Konfiguration erfolgt über den Menüpunkt Feldeigenschaften des Kontextmenüs des entsprechenden Feldes in der Maske (nur sichtbar für Administratoren). Hier steht die Option 'Layout für Export nach Excel' zur Verfügung. Wird dieser ausgewählt, öffnet sich ein Fenster, in dem die Felder 'Schlüssel' und 'Beschreibung' angeboten werden.

Abbildung: Feldeigenschaften 'Layout für Export nach Excel'

Die Auswahl der beim Excelexport zu verwendenden Felder erfolgt über die Checkbox vor jedem Feld (markierte Felder werden verwendet). Die Reihenfolge der Felder in diesem Fenster bestimmt gleichzeitig die Reihenfolge, in der die Felder als einzelne Spalten nach Excel exportiert werden. Über die Sortierschalter im linken Bereich können die Felder nach oben bzw. nach unten verschoben werden, um die Reihenfolge zu beeinflussen. Nach Schließen der Feldeigenschaften sind die Änderungen sofort aktiv.

Im ursprünglichen Zustand ist in der Liste 'Auswahl Exportfelder für Excel' kein Feld markiert. In diesem Fall erfolgt also kein Aufteilen des Feldes auf mehrere Spalten, sondern der Langtext wird so wie in der Listenansicht dargestellt nach Excel übergeben.

Das Layout in der Listenansicht wird durch folgende Feldeigenschaften beeinflusst.

• Schlüsselfeld in Listen und im Navigator anzeigen

• Beschreibungsfeld in Listen und im Navigator anzeigen

Die Auswirkungen der beiden Feldeigenschaften in der Listenansicht kann der folgenden Matrix entnommen werden:
Beispiel anhand Akivitätenstatus E = Erledigt

Ausgabe Nachschlagefelder auf Entitäten

Bei Nachschlagefeldern auf Entitäten werden die Feldeigenschaften für den Export berücksichtigt. Es ist sinnvoll, den Langtext beim Export nach Excel in einzelne Spalten aufzubrechen, um eine nachträgliche Bearbeitung/Filterung der Daten zu ermöglichen. Die Konfiguration erfolgt über den Menüpunkt Feldeigenschaften des Kontextmenüs des entsprechenden Feldes in der Maske (nur sichtbar für Administratoren). Hier steht die Option Layout für Export nach Excel zur Verfügung. Wird dieser ausgewählt, öffnet sich ein Fenster, in dem alle zur Verfügung stehenden Felder angezeigt werden. (Alle Suchergebnisfelder der basierenden Nachschlagesuche)

Die Auswahl der beim Excelexport zu verwendenden Felder erfolgt über die Checkbox vor jedem Feld (markierte Felder werden verwendet). Die Reihenfolge der Felder in diesem Fenster bestimmt gleichzeitig die Reihenfolge, in der die Felder als einzelne Spalten nach Excel exportiert werden. Über die Sortierschalter im linken Bereich können die Felder nach oben bzw. nach unten verschoben werden, um die Reihenfolge zu beeinflussen. Nach Schließen der Feldeigenschaften sind die Änderungen sofort aktiv

Im ursprünglichen Zustand ist in der Liste kein Feld markiert. In diesem Fall wird der Langtext wie in der Listenansicht dargestellt auch in eine Zelle in Excel geschrieben (siehe Ausgabe Nachschlagefelder auf Schlüssel). Sobald ein oder mehrere Felder selektiert werden, erfolgt das zuvor beschriebene Aufbrechen in separate Spalten nach Excel

Spaltentitel mit Entitätsnamen

Zwecks Vermeidung doppelter Feldnamen kann es sinnvoll sein, den Entitätsnamen im Spaltentitel mit auszugeben. Die Steuerung der Ausgabe der Entität im Spaltentitel erfolgt über den Eintrag Spaltentitel mit Entitätsname.

(Der Zellenname des Parameters lautet 'CONF_COLUMNTITLE_WITH_ENTITY')

• Ja

Der Spaltentitel wird um den Namen der zugehörigen Entität ergänzt.

• Nein

Es wird wie bisher nur Feldname ausgegeben (Standardfall)

Formatierungen in Excel

Beim Export der Daten werden die Datentypen und zum Teil deren Formatierungen aus CRM berücksichtigt. Dies garantiert ein einheitliches Format in der gesamten Spalte, auch wenn dort Werte enthalten sind, die mit einem abweichenden Format von Excel interpretiert werden könnten.

• Numerische Felder

Ausgabe des Wertes als Kategorie Zahl unter Berücksichtigung der Feldeigenschaften 'Nachkommastellen (Anzeige)' und 'Einheit'.

Beispiel

• Datumsfelder

Ausgabe des Wertes als Kategorie Datum unter Berücksichtigung der Ausgabe der Uhrzeitangabe aus der CRM-Anwendung.

Beispiel

• Textfelder

Ausgabe des Wertes als Kategorie Text. Im Unterschied zum bisherigen Verhalten wird der Zelleninhalt immer als Text dargestellt, auch wenn das Texteingabefeld durch Excel anders interpretiert werden könnte, z.B. ausschließlich numerische Zeichen enthält. Somit wird beispielweise die Hausnummer oder 'Freitext1' nun immer als Text in Excel dargestellt, unabhängig von dem enthaltenen Wert.

Spaltensortierung in bidirektionalen Excelvorlagen

Im Rahmen der bidirektionalen Excelschnittstelle können Suchergebnismengen aus komplexen Suchen nach Excel übertragen werden. Hierbei wurde die Vergabe der Spaltenreihenfolge optimiert. Es bestehen zusätzliche Möglichkeiten zum Ändern der Spaltenreihenfolge.

• Änderung der Feldreihenfolge der Suche

Die Spaltenreihenfolge beim Excelexport wird durch die Feldreihenfolge in der basierenden komplexen Suche der Excelvorlage bestimmt. Wird ein Feld in der komplexen Suche verschoben, so wirkt sich diese Änderung auch in der Excelvorlage aus.

Bereits möglich:

Spaltenreihenfolge beim Excelexport = Feldreihenfolge der komplexen Suche

Nachteil

Die Reihenfolge der Felder, die in einer bidirektional Excel-Kalkulation übergeben werden, kann nicht immer vollständig definiert werden, insbesondere wenn Felder aus abhängigen Entität hinzugenommen werden. Wenn sich die Reihenfolge der Felder ändert, hat dies zur Folge, dass etwaige Referenzen und Berechnungen nicht mehr passen und auf die neue Struktur gebracht werden müssen, was vor allem bei Formeln nicht immer trivial ist.

• Vorgegebene Spaltenreihenfolge im Arbeitsblatt

Durch die Definition der Spaltentitel innerhalb der Vorlage, kann die Spaltenreihenfolge pro Tabellensuche vorgegeben werden.

Im Standardfall werden alle Felder einer Tabellensuche ab dem Startpunkt in Excel wie gewohnt übertragen. Befinden sich in der Einfügezeile des Startpunkts einer Tabellensuche bereits internationalisierte Spaltentitel, so wird deren Reihenfolge als Vorgabe verwendet.

Wie lässt sich eine Sortiervorgabe in der Excelvorlage schnell erstellen?

1. Vorbereiten der bidirektionalen Excelvorlage wie bisher

2. Testweise Ausführung der Excelvorlage mit Übergabe der Tabellendaten

3. Kopieren der übertragenen Spaltentitel in die ursprüngliche Excelvorlage.
   Die Spaltentitel müssen an der Ausgabeposition der Tabellensuche eingefügt werden.

4. Spaltenreihenfolge der Spaltentitel in der Excelvorlage wie gewünscht anpassen

5. Excelvorlage speichern - fertig

1. Um die vorgegebene Spaltenreihenfolge im Arbeitsblatt zu berücksichtigen, muss der Parameter 'CONF_USE_COLUMNSORT_IN_EXCELSHEET' in der CONFIG-Lasche der Exceldatei aufgenommen und mit 'Ja' hinterlegt werden. Im Standardfall werden vorhandene Spaltentitel im Arbeitsblatt nicht berücksichtigt.

2. Änderung der Internationalisierung
   Bei Änderung der Internationalisierung von Feldnamen müssen die Spaltentitel in den Excelvorlagen mit Sortiervorgabe geprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden.

3. Auslesen der Spaltenvorgabe
   Vor Übertragung der Daten nach Excel werden zunächst die Spaltentitel aus der Excelvorlage ausgelesen. Das Einlesen beginnt ab der Ausgabeposition der Tabelle. Es werden nacheinander alle Zellen rechts von der Ausgabeposition (einschließlich Ausgabeposition) eingelesen. Das Einlesen endet, sobald eine Zelle leer ist.

4. Fehlende Felder in der Spaltenvorgabe
   Alle Felder aus der Tabellensuche, die nicht in der Excelvorlage aufgeführt sind, werden hinter die letzte definierte Spalte der Excelvorlage angehängt. Hierbei wird wieder die Feldreihenfolge der komplexen Suche berücksichtigt.
   Mögliche Ursachen:

   • Neue Felder wurden in der Suche aufgenommen.

   • Die Internationalisierung einiger Felder hat sich geändert.

5. Unbekannte Felder in der Spaltenvorgabe
   Alle Spaltentitel, die in der Tabellensuche nicht enthalten sind, bleiben leer
   Mögliche Ursachen:

   • Felder wurden aus der Suche entfernt.

   • Die Internationalisierung einiger Felder hat sich geändert.

   • In dem Spaltentitel wurde beispielsweise ein Leerzeichen eingetragen, um eine leere Spalte zu erzeugen

Formatierung der importierten Tabellendaten

Im Zuge des Imports von Tabellendaten werden die Spaltenbreiten, die Zeilenhöhen und die Spaltentitel der Tabelle zwecks optimierten Layout formatiert. Diese Formatierung der importierten Tabellendaten kann abgeschaltet werden.

Vorteil: Leichter Performancegewinn

Um die Formatierung der importierten Daten zu deaktivieren, muss der Parameter 'CONF_FORMATIMPORTEDDATA' in der CONFIG-Lasche der Exceldatei aufgenommen und mit Nein hinterlegt werden. Der Default ist Ja (auch bei fehlendem Parametereintrag). Somit ist ein identisches Verhalten zu vorher sichergestellt. Es sind also für den Standardfall keine Änderungen vorzunehmen.

Die Funktion sollte nur verwendet werden, wenn die Formatierungen in der Tabelle und den Spaltenüberschriften keine Rolle spielen.

Verwendung von internen Feldnamen
Wahlweise können nun auch die internen Feldnamen (z.B. LastName.ContactPerson) anstelle der internationalisierten Feldnamen (z.B. Nachname) nach Excel ausgegeben werden.

Vorteil:

• Nach Umstellung der Excelvorlage haben die Änderung der Sprache oder auch Änderungen an der Internationalisierung der Felder keine Auswirkungen auf die Excelvorlage. Es werden immer die internen Feldnamen verwendet.

• Es sind keine nachträglichen Änderungen der kundenseitigen VBA-Logiken oder PivotTaballen notwendig.

• Es sind keine nachträglichen Änderungen in der Vorsortierung in der Excelvorlage notwendig.

• Umstellung der Vorlagen

Die Vorlagen müssen manuell auf die internen Feldnamen umgestellt werden. Wird die Umstellung nicht durchgeführt, so bleiben die Vorlagen zwar lauffähig, sind aber weiterhin anfällig gegen Wechsel der Sprache oder der Änderung der Feldbezeichnungen.

Wie erfolgt die Umstellung der Vorlagen?

1. Manuelle Aufnahme des neuen CONFIG-Parameters CONF_COLUMNTITLE in die CONFIG-Lasche der Excelvorlage.
Dieser Parameter steuert die Ausgabe der Feldnamen - Internationalisiert oder interne Feldnamen mit kurzer oder langer Bezeichnung (Details zu dem Konfigruationsparameter folgen weiter unten). Die Standardvorgabe ist 'Internationalisiert', um das vorherige Verhalten zu garantieren.

2. Administrator aktiviert den neuen CONFIG-Parameter (Wert:INTERN_SHORT oder INTERN_LONG ) und führt einen Testlauf der Excelvorlage aus.
Ergebnis: Die Selektionsfelder der komplexen Suche werden in der Exceldatei mit ihren internen Feldnamen ausgegeben.

3. Es folgt die manuelle Umstellung, z.B. Ändern der Feldnamen im Makrocode, PivotTable oder auch die Vorsortierung der Ausgabespalten.

• Erläuterung Konfigurationsparameter

Der CONFIG-Parameter 'Spaltentitel mit Entitätsname' (CONF_COLUMNTITLE_WITH_ENTITY) bleibt unberücksichtigt, wenn die interne Feldbezeichnung verwendet wird.

Ausprägungen der Spaltentitel

Typ	CONFIG-Parameter 'Ausgabevariante Spaltentitel beim Export' (CONF_COLUMNTITLE )	Spaltentitel
Standardfeld z.B. StartDate.Activity	I18N (Standardvorgabe)	[I18n Feldname] ODER [I18n Feldname] (I18n Entitätsname) Beispiele: Beginnt am Beginnt am (Aktivitäten) Ausgabe des Entitätsnamens In Abhängigkeit von CONFIG-Parameter 'Spaltentitel mit Entitätsname' (CONF_COLUMNTITLE_WITH_ENTITY).
Standardfeld z.B. StartDate.Activity	INTERN_SHORT	[Feldname.Entitätsname] Beispiel: StartDate.Activity
Standardfeld z.B. StartDate.Activity oder Reference.Quote	INTERN_LONG	[Suchaliasname][Relationspfad].[Feldname.Entitätsname] Beispiele: MYACT.StartDate.Activity MYACT-Activity+rQuAc.Reference.Quote
Nachschlagefeld Schlüssel z.B. ActTypeKey.Activity	I18N (Standardvorgabe)	[I18n Feldname] ([Typ=Schlüssel|Beschreibung]) ODER [I18n Feldname] ([Typ=Schlüssel|Beschreibung]) (I18n Entitätsname) Beispiele: Art (Schlüssel) Art (Schlüssel) (Aktivitäten) Art (Beschreibung) Art (Beschreibung) (Aktivitäten) Ausgabe des Entitätsnamens in Abhängigkeit von CONFIG-Parameter 'Spaltentitel mit Entitätsname' (CONF_COLUMNTITLE_WITH_ENTITY).
Nachschlagefeld Schlüssel z.B. ActTypeKey.Activity	INTERN_SHORT	[Typ=KEY|DESC][Feldname.Entitätsname] Beispiele: KEY.ActTypeKey.Activity DESC.ActTypeKey.Activity
Nachschlagefeld Schlüssel z.B. ActTypeKey.Activity	INTERN_LONG	[Suchaliasname][Relationspfad]# [Typ=KEY|DESC].[Feldname.Entitätsname] Beispiele: MYACT#KEY.ActTypeKey.Activity MYACT#DESC.ActTypeKey.Activity
Nachschlagefeld Entität z.B. DefaultContactPerson.Activity	I18N (Standardvorgabe)	[I18n Feldname] ([Typ=Schlüssel|Beschreibung]) ODER [I18n Feldname] ([Typ=Schlüssel|Beschreibung]) (I18n Entitätsname) ODER [I18n Feldname eines Beschreibungsfeldes] ([I18n Feldname][ - I18n Entitätsname]) Beispiele: Aktivität mit (Schlüssel) Aktivität mit (Beschreibung) (Aktivitäten) Nachname / Firma (Aktivität mit - Aktivitäten) Ausgabe des Entitätsnamens In Abhängigkeit von CONFIG-Parameter 'Spaltentitel mit Entitätsname' (CONF_COLUMNTITLE_WITH_ENTITY) Ausgabe einzelner Felder des Entitätsnachschlagefeldes in Abhängigkeit von 'Darstellung Entitätsnachschlagefelder' (CONF_LOOKUPENTITYLAYOUT).
Nachschlagefeld Entität z.B. DefaultContactPerson.Activity	INTERN_SHORT	[Typ=KEY|DESC][Feldname.Entitätsname] ODER ENTITYLOOKUP_[Feldname Beschreibungsfeld]_[Entität Beschreibungsfeld].[Feldname.Entitätsname] Beispiele: KEY.DefaultContactPerson.Activity DESC.DefaultContactPerson.Activity ENTITYLOOKUP_LastName_ContactPerson.DefaultContactPerson.Activity ENTITYLOOKUP_FirstName_ContactPerson.DefaultContactPerson.Activity Ausgabe einzelner Felder des Entitätsnachschlagefeldes in Abhängigkeit von 'Darstellung Entitätsnachschlagefelder' (CONF_LOOKUPENTITYLAYOUT).
Nachschlagefeld Entität z.B. DefaultContactPerson.Activity oder ContactPersonPK.Quote	INTERN_LONG	[Suchaliasname][Relationspfad]#[Typ=KEY|DESC][Feldname.Entitätsname] ODER [Suchaliasname][Relationspfad]#ENTITYLOOKUP_[Feldname Beschreibungsfeld]_[Entität Beschreibungsfeld].[Feldname.Entitätsname] Beispiele: MYACT#KEY.DefaultContactPerson.Activity MYACT#DESC.DefaultContactPerson.Activity MYACT#ENTITYLOOKUP_LastName_ContactPerson.DefaultContactPerson.Activity MYACT#ENTITYLOOKUP_FirstName_ContactPerson.DefaultContactPerson.Activity MYACT-Activity+rQuAc#ENTITYLOOKUP_FirstName_ContactPerson.ContactPersonPK.Quote Ausgabe einzelner Felder des Entitätsnachschlagefeldes in Abhängigkeit von 'Darstellung Entitätsnachschlagefelder' (CONF_LOOKUPENTITYLAYOUT)

Export der Daten aus dem aktuellen Hauptfenster

In dieser Variante können alle Daten aus dem aktuellen Hauptfenster nach Excel exportiert werden. Daten aus dem Unterfenster werden nicht übertragen.

In der Gruppe Konfiguration Export aus Hauptfenster müssen lediglich die Quellfelder aus CRM und die Zielzellen in Excel aufgelistet werden. Die Anzahl der zu übertragenden Felder ist beliebig.

Die Zielzellen müssen derzeit benannt sein und sich auf dem Arbeitsblatt befinden, welches für den Export der Daten aus CRM vorgesehen ist (im Standardfall das Arbeitsblatt EINGANG).

Details siehe unter Sonstige Konfigurationsparameter Arbeitsblatt für Daten aus CRM (Export).

• Für den Export der Daten aus dem Hauptfenster ist es notwendig, dass der Export per Suche deaktiviert ist (keine Suche angegeben).

• Die im Hauptfenster verwendeten Feldnamen lassen sich einfach per Maus und gedrückter Taste Strg ermitteln – der Feldname wird in der unteren Statusleiste angezeigt.

• Diese Variante kann für generell verfügbare Vorlagen nicht verwendet werden.

Konfiguration des Imports von Microsoft Excel nach CRM

Es können Daten aus Excel in das aktuelle Hauptfenster von CRM importiert werden.

In der Gruppe 'Konfiguration Import' müssen lediglich alle Zielfelder aus CRM und die Quellzellen in Excel aufgelistet werden. Die Anzahl der zu übertragenden Felder ist beliebig.

Die Zielzellen müssen derzeit benannt sein und sich auf dem Arbeitsblatt befinden, welches für den Import der Daten nach CRM vorgesehen ist (im Standard das Arbeitsblatt AUSGANG) – siehe Konfigurationsparameter Arbeitsblatt für Daten nach CRM (Import).

Der Import der Daten nach CRM kann zeitverzögert erfolgen, siehe hierzu 'Sonstige Konfigurationsparameter'.

• Die im Hauptfenster verwendeten Feldnamen lassen sich einfach per Maus und gedrückter Strg-Taste ermitteln – der Feldname wird in der unteren Statusleiste angezeigt.

• Der Rücktransfer nach CRM kann für generell verfügbare Vorlagen nicht verwendet werden.

Sonstige Konfigurationsparameter

Konfiguration Allgemein

Tipps und Tricks

Paralleles Öffnen einer Exceldatei

Wenn Sie eine Excelvorlage mit langer Laufzeit verwenden, ist beim Öffnen einer weiteren Exceldatei, während die Kommunikation zwischen der CRM-Anwendung und der Excelvorlage noch läuft, folgendes zu beachten:

• Wird die Exceldatei direkt über dem Explorer geöffnet, so wird die bestehende Instanz von Excel verwendet, um das Arbeitsblatt anzuzeigen. Dieses stört die laufende Kommunikation zwischen Ihrer CRM-Anwendung und der Excelvorlage, da beide in der gleichen Instanz geöffnet wurden. Die Generierung der Excelvorlage wird folglich abgebrochen.

• Stattdessen sollte Excel ohne Dokument gestartet werden und das Dokument aus Excel heraus geöffnet werden (oder per Drag and Drop in Excel). Bei dieser Variante wird eine neue Instanz von Excel erzeugt, welche die laufende Kommunikation in der anderen Instanz nicht beeinträchtigt. Die Generierung der Excelvorlage wird fehlerfrei beendet.

Beispielvorlagen

• Vorlage mit allen Konfigurationsparametern

  • Bidirektionale Excel-Schnittstelle und -Vorlagen-Verwaltung

• Vorlage mit Rücktransfer

  • COPE COM mit Rücktransfer.zip

  • COPE NATIVE mit Rücktransfer.zip