Dokumentobjekte

Verwaltung von Dokumentobjekten

Textbausteine und Grafiken werden als sog. Dokumentenobjekte zusammengefasst. Im Rahmen der Dokumentenschnittstelle können diese Dokumentobjekte in das generierte Dokument eingefügt werden. Der Dokumentobjekttyp (ist noch zu internationalisieren) klassifiziert die Dokumentenobjekte.

DOC_QUOTEPRETEXT - Textbaustein Angebotsvortexte.

DOC_QUOTEPOSTTEXT - Textbaustein Angebotsnachtexte.

DOC_PAYMENTTERM - Textbaustein Zahlungsbedingungen

DOC_DELIEVERYTERM - Textbaustein Lieferbedingungen

PIC_STANDARD - Grafik

Abbildung: Verwaltung von Dokumentobjekten

In der Anwendung erfolgt der Zugriff auf die Dokumentobjekte über Nachschlagefelder. Ein Nachschlagefeld sollte immer Dokumentobjekte des gleichen Typs selektieren.

Beispiel

Die Nachschlagefelder 'Vortext1', 'Vortext2' und 'Vortext3' in der Lasche 'Profil' der Maske 'Angebot' ermöglichen den Zugriff auf alle Textbausteine des Typs 'Angebotsvortext'. Zum Zeitpunkt der Generierung eines neuen Angebotsdokuments werden die in den Nachschlagefeldern 'Vortext1-3' ausgewählten Textbausteine in das Angebotsdokument eingefügt.

Hinzufügen

Hinzufügen einer externen Dokumentobjektdatei (z.B. Worddokument). Nach Auswahl der hinzuzufügenden Datei kann der Anwender mit Hilfe eines Assistenten diese kategorisieren (z.B. als Vortext oder Nachtext) und letztendlich als Dokumentenobjekt in der Anwendung bereitstellen.

Inaktiv setzen

Das aktuelle Dokumentobjekt wird deaktiviert. Es steht somit dem Anwender nicht mehr zur Auswahl zur Verfügung. Dies entspicht dem Entfernen des Häkchens in Feld Aktiv

Beispiele importieren

Importieren einer kleinen Menge von Standarddokumentobjekten (ca. 10 Dokumentenobjekte).

Import/Export von Dokumentobjekten

Analog zu den Dokumentvorlagen werden auch beim Export der Dokumentenobjekte zusätzlich ser-Dateien erzeugt. Dies ermöglicht das einfache Importieren von fremden Dokumentenobjekten.

Abbildung: Kopiert die Dokument-Objekte in die Datenbank

Bedeutung der einzelnen Dateien:

[Objektname].ser
Repräsentiert das komplette Dokumentobjekt inkl. Objektfelder und Objektdatei
[Objektname].[Objektextension]
Eigentliche Objektdatei, z.B. ANGNACHTEXT1.doc, CURSOR-LOGO.jpg, LIEFERBEDINGUNG1.doc usw.

Befinden sich während des Imports sowohl ser-Dateien als auch Objektdateien in demselben Importverzeichnis, so haben hier die Objektdateien eine höhere Priorität und werden anstelle der ser-Dateien importiert.

Hintergrund:
Aufgrund einer fehlenden Bearbeitungsfunktion für Dokumentenobjekte ist der Anwender derzeit gezwungen, den Import hierfür zu nutzen. Der Anwender wird anschließend die Änderung in dem Dokumentenobjekt (nicht ser-Datei) im Zielverzeichnis vornehmen und das Zielverzeichnis wieder importieren. Wäre das Verfahren hier analog zu den Dokumentvorlagen würden die Änderungen das Anwenders nicht importiert werden.

Migration der Dokumentobjekte
Hier werden die Dokumente (Dokumenten Datensätze und Dokument-Dateien) von einen C/S System in CURSOR-CRM /EVI migriert. Für die Migration der Dokumente muss zuvor eine Komplette Migration der sonstigen Entitäten stattgefunden haben. In der Oberfläche kann man die Datenbankverbindung zur CURSOR-CRM /EVI Datenbank angeben. Für die CURSOR-CRM/EVI Datenbank muss ein Datenbank-Link zur alten C/S Datenbank vorhanden sein, über den die Dokumente migriert werden.