Löschregeln

Durch die intensive Nutzung von Online-Schnittstellen wachsen Protokoll-Tabellen im CRM, wie z.B. Schnittstellendetails, Zeitereignisse, Webservice-Logging und Testläufe stetig an. Auch andere Tabellen, in denen häufig Daten angelegt werden, können entsprechende Größen erreichen (z.B. Benachrichtigungen oder Aktivitäten). Dies belastet die Datenbank und verlängert die Laufzeit für Datenbank-Sicherungen.

Mit den Löschregeln können diese Daten nach einer festgelegten Aufbewahrungszeit aus dem System vollständig entfernt werden. Die Löschregeln sind auf alle administrativen Laufzeitdaten, aber auch auf Geschäftstabellen anwendbar. Ausgeschlossen von den Löschregeln sind alle Customizing-Tabellen sowie das Personenrollenmodell, da für Löschungen der Customizingtransport bzw. die DSGVO-Regeln zu verwenden sind. Die Neuanlage und Bearbeitung als auch die Aktivierung einer Löschregel ist nur dem Administrator mit dem Aktionsrecht "Löschregel bearbeiten" möglich.

Konfigurationsbereich

Löschregeln können in einem eigenen administrativen Bereich angelegt, bearbeitet und aktiviert bzw. deaktiviert werden. Dieser ist unter Administration > Laufzeitdaten zu finden.

Je nach Produkt und aktivierter Module werden bereits mehrere konfigurierte Löschregeln ausgeliefert, die bei Bedarf aktiviert oder geändert werden können.

Zu jeder Löschregel stehen dem Administrator mehrere Aktionen zur Verfügung:

• Datenmenge ermitteln - zeigt die Anzahl der mit der hinterlegten Suche gefundenen Datensätze an.

• Suche öffnen - wechselt in die Suchmaske der Suche.

• Suche bearbeiten - wechselt in die Suchbearbeitung. (Der Administrator benötigt hierfür das Aktionsrecht "Suchen administrieren")

• Löschregel entfernen - löscht die Regel auf Nachfrage.

Anlage von neuen Löschregeln

Über den Button “Löschregeln anlegen” können eigene Regeln definiert und weitere Bereiche aufgenommen werden.

Die Suchen dürfen spezielle Templates wie Platzhalter oder Benutzerinformationen sowie die Funktion "SQL-Ausdruck" nicht verwenden. Für Adressen und Kommunikationsdatensätze müssen Einschränkungen auf die Delegationsfelder im Personenrollenmodell enthalten sein, wie z.B. "Personenprimärschlüssel ist leer". Wurde eine Suche nach Anlage der Löschregel verändert und enthält nun ungültige Definitionen, wird sie im Löschlauf ignoriert und als Fehler in der Log-Datei DeletionRule.log gekennzeichnet.

ERROR Stop: WebserviceLog - Search_DeletionRule_WSL: The search uses invalid templates or contains no exception of person roles.

Der Löschlauf kann auch für Dokumentendatensätze konfiguriert werden, doch werden hierbei keine Dokumentdateien gelöscht. Alternativ kann für Dokumente die Archivierung anstatt dem Löschlauf eingesetzt werden.

Einer neuen Löschregel muss ein Benutzer zugewiesen werden. Dieser kann nachträglich verändert werden (unter Beachtung der Schicht). Die Löschregel wird im Kontext dieses Benutzers ausgeführt, somit dessen Mandanten und Gruppen-Rechte auf die Daten, angewendet. Löschregeln der Standardschicht (C0) und Partner-Schicht (C1) werden immer im Kontext von TECH_USER ausgeführt.

Um nach der Neuanlage die Richtigkeit der Löschregeln zu überprüfen, sollte die Funktion zur Ermittlung der Datenmenge genutzt und im Zweifel die Suche nochmal geprüft werden.

Beim Prüfen der Datensatzanzahl für eine Löschregel im anderen Benutzerkontext wird eine gesonderte Meldung ausgegeben, die auf den Umstand hinweist. Gleiches gilt beim Aktivieren der Datensatzanzahl für eine Löschregel im anderen Benutzerkontext.

Um die Daten mit Rechten des angegeben Benutzers testen zu können, kann die Stellvertretung zu diesem Benutzer genutzt werden. Dies ist z.B. für technische Benutzer notwendig, da dort keine Anmeldung am Client möglich ist.

Eine Regel wird zunächst immer inaktiv angelegt. Die Aktivierung erfolgt in einem separaten Schritt. Eine separate Aktivierung ist auch nach Customizing-Transport der Löschregel notwendig. Dies verhindert, dass durch eine fehlerhafte Suchkonfiguration direkt und unwiderruflich Daten im Produktivsystem gelöscht werden. Im Produktivsystem muss jede Löschregel manuell aktiviert werden.

Durchführung des Löschlaufs

Der Löschlauf wird mit über den Timer "Systemtabellen bereinigen" in der Regel jeden Tag einmal ausgeführt. Dabei werden die über die Suche ermittelten Daten aus der Datenbank mit samt aller Verknüpfungen entfernt. Sollte die betreffende Tabelle leer sein oder die Suchen keine Daten ermitteln, wird diese Datentabelle übersprungen und entsprechend im Log vermerkt.

INFO Stop: WebserviceLog: No data found.

Fremdschlüsselbeziehungen werden durch den Leerschlüssel ersetzt. Der Lucene-Index wird im Anschluss bereinigt. Falls sehr viele Daten einer Tabelle entfernt wurden, werden Verkleinerungsoperationen der Datenbank angestoßen. Besondere Löschlogiken wurden für Testläufe vorgesehen, so dass die abhängigen Testfälle und Testschritte ebenfalls vollständig gelöscht werden.