Löschregeln
Durch die intensive Nutzung von Online-Schnittstellen wachsen die Protokoll-Tabellen im CRM wie Schnittstellendetails, Zeitereignisse, Webservice-Logging und Testläufe stetig an. Dies belastet die Datenbank und verlängert die Laufzeit für Datenbank-Sicherungen.
Mit den Löschregeln können diese Daten nach einer festgelegten Aufbewahrungszeit aus dem System vollständig entfernt werden. Die Löschregeln sind auf alle administrativen Laufzeitdaten, aber auf auf Geschäftstabellen anwendbar. Ausgeschlossen von den Löschregeln sind alle Customizing-Tabellen sowie das Personenrollenmodell, da für Löschungen der Customizingtransport bzw. die DSGVO-Regeln zu verwenden sind. Die Neuanlage und Bearbeitung als auch die Aktivierung einer Löschregel ist nur dem Administrator mit dem Aktionsrecht "Löschregel bearbeiten" möglich.
Die Suchen dürfen spezielle Templates wie Platzhalter oder Benutzerinformationen sowie die Funktion "SQL-Ausdruck" nicht verwenden. Für Adressen und Kommunikationsdatensätze müssen Einschränkungen auf die Delegationsfelder im Personenrollenmodell enthalten sein, wie z.B. "Personenprimärschlüssel ist leer". Wurde eine Suche nach Anlage der Löschregel verändert und enthält nun ungültige Definitionen, wird sie im Löschlauf ignoriert und als Fehler in der Log-Datei DeletionRule.log gekennzeichnet.
ERROR Stop: WebserviceLog - Search_DeletionRule_WSL: The search uses invalid templates or contains no exception of person roles.Eine Regel wird zunächst immer inaktiv angelegt. Die Aktivierung erfolgt in einem extra Schritt, nachdem z.B. die zu erwartende Datenanzahl für die Suche geprüft wurde. Eine separate Aktivierung ist auch nach Customizing-Transport der Löschregel notwendig. Dies verhindert, dass durch eine fehlerhafte Suchkonfiguration direkt und unwiderruflich Daten im Produktivsystem gelöscht werden. Im Produktivsystem muss jede Löschregel manuell aktiviert werden.
Zu jeder Löschregel stehen dem Administrator mehrere Aktionen zur Verfügung:
Datenmenge ermitteln - zeigt die Anzahl der mit der hinterlegten Suche gefundenen Datensätze an.
Suche öffnen - wechselt in die Suchmaske der Suche.
Suche bearbeiten - wechselt in die Suchbearbeitung. (Der Administrator benötigt hierfür das Aktionsrecht "Suchen administrieren")
Löschregel entfernen - löscht die Regel auf Nachfrage.
Der Löschlauf wird mit über den Timer "Systemtabellen bereinigen" in der Regel jeden Tag einmal ausgeführt. Dabei werden die über die Suche ermittelten Daten aus der Datenbank mit samt aller Verknüpfungen entfernt. Sollte die betreffende Tabelle leer sein oder die Suchen keine Daten ermitteln, wird diese Datentabelle übersprungen und entsprechend im Log vermerkt.
INFO Stop: WebserviceLog: No data found.Fremdschlüsselbeziehungen werden durch den Leerschlüssel ersetzt. Der Lucene-Index wird im Anschluss bereinigt. Falls sehr viele Daten einer Tabelle entfernt wurden, werden Verkleinerungsoperationen der Datenbank angestoßen. Besondere Löschlogiken wurden für Testläufe vorgesehen, so dass die abhängigen Testfälle und Testschritte ebenfalls vollständig gelöscht werden.
Der Löschlauf kann auch für Dokumentendatensätze konfiguriert werden, doch werden hierbei keine Dokumentdateien gelöscht. Alternativ kann für Dokumente die Archivierung anstatt dem Löschlauf eingesetzt werden.
Die Löschregel wird im Kontext eines Benutzers ausgeführt, somit dessen Mandanten und Gruppen-Rechte auf die Daten, angewendet. Voraussetzung für Customizing in Kundensystemen: Mitarbeiterabgleich ist aktiviert oder ein technischer Mitarbeiter verfügt über ausreichende Rechte.
Löschregeln der Standardschicht (C0) und Kunden-Schicht (C1) werden immer im Kontext von TECH_USER ausgeführt.
Prüfen Sie die Parameter jeder Regel in der C0-Schicht, bevor Sie diese übersteuern.
Einer neuen Löschregel muss ein Benutzer zugewiesen werden
Der Benutzer kann nachträglich verändert werden (unter Beachtung der Schicht).
Beim Prüfen der Datensatzanzahl für eine Löschregel im anderen Benutzerkontext wird eine gesonderte Meldung ausgegeben.
Beim Aktivieren der Datensatzanzahl für eine Löschregel eines im anderen Benutzerkontext wird eine gesonderte Meldung ausgegeben:
Um die Daten mit Rechten des angegeben Benutzers testen zu können, kann die Stellvertretung zu diesem Benutzer genutzt werden. Dies ist z.B. für technische Benutzer notwendig, da dort keine Anmeldung am Client möglich ist.