Serienbriefe auf dem Massendatenserver

Transferverzeichnis

Im Rahmen des Massendatenserienbriefs werden Einzeldokumente generiert. Zur Weitergabe der Dokumente an einen Druckdienstleister muss auf dem Applikationsserver ein Transferverzeichnis angegeben werden, in dem die Einzeldokumente abgelegt werden. (Genau gesagt - die Einzeldokumente werden automatisiert in ein separates Unterverzeichnis pro Anwender und Serienbriefaktion kopiert, z.B. 'C:\CURSOR\Transfer\mueller\Preisanpassung2018') .

Für dieses Transferverzeichnis sind zwei Propertymappereinträge notwendig - eines für den Zugriff durch den Server und eines für den Client. Die Einträge werden in der Adminkonsole im Bereich 'Erweiterte Einstellungen (Anwendungsvariablen)' vorgenommen.

Transferverzeichnis für Clientzugriff

Neuanlage Anwendungsvariable 'SYSTEM_NODE:/de/cursor/jevi/common/document/DocumentUtilitiesCommon$!!$ClientTransferDir'

In diesem Wert ist die Freigabe auf das Transferverzeichnis des Servers zu hinterlegen, der zum Export von erzeugten Dokumenten im Rahmen von Massenserienbriefen verwendet wird.
Beispiel: \\jupiter\Transfer\

Anforderungen an die Freigabe
Diese Freigabe ist so zu konfigurieren, dass der Client Lese- und Schreibberechtigung besitzt, da dort alle exportierten Dokumente für den Anwender abgelegt werden.

Transferverzeichnis für Serverzugriff

Neuanlage Anwendungsvariable 'SYSTEM_NODE:/de/cursor/jevi/common/document/DocumentUtilitiesCommon$!!$ServerTransferDir'

In diesem Wert ist ein lokaler Pfad auf dem Server zu hinterlegen, der zum Austausch von erzeugten Dokumenten verwendet wird.
Beispiel: C:\CURSOR\Transfer\

Anforderungen an das Verzeichnis

Dieses Verzeichnis ist so zu konfigurieren, dass der Applikationsserver Lese- und Schreibberechtigung besitzt, da dort alle exportierten Dokumente für den Anwender abgelegt werden.
Dieses Verzeichnis ist so zu konfigurieren, dass Anwender Lese- und Schreibberechtigung besitzen, damit die exportierten Dokumente gelesen werden können.

Vorlagen

Serienbrief mit Massendaten

Die Vorlagen für den Massendatenserienbrief befinden sich in der Verwaltung der Dokumentvorlagen unter dem Menüpunkt 'Massendaten'.

Ein Vorlagensatz wird von der CURSOR Software AG bereits zur Verfügung gestellt.

SERIENBRIEF BLANKO MASSENDATEN (Beispiel)
SERIENBRIEF BLANKO MASSENDATEN MIT TABELLE (Beispiel)

Die Konfiguration ähnelt der von klassischen Serienbriefvorlagen. Folgende Unterschiede zur klasssischen Serienbriefvorlage sind zu beachten:

Dokumenttyp: Massendaten (nicht veränderbar)
Suchbehälter: Es stehen ausschließlich Suchbehälter des Typs 'MASSDATA' zur Verfügung
Generierungsvariante: NATIVE (nicht veränderbar)
Ausgabeformat ist wählbar. Folgende Formate stehen zur Verfügung: doc, docx, pdf
Option 'Auswählbar': Entscheidet, ob der Anwender im Assistenten das Ausgabeformat verändern darf
Mapping
Anders als im klassischen Serienbrief müssen die Felder (Mergefield) des Serienbriefs im Mapping definiert werden (analog zu den Einzelbriefen).

Diese Textmarkennamen werden als Spaltenname in der generierten Massendatentabelle verwendet. Daher ist die Verwendung von reservierten Wörten aus dem SQL-Befehlssatz oder die Verwendung von Sonderzeichen nicht möglich. Das Mapping wird beim Speichern der Dokumentvorlage geprüft und der Administrator erhält im Fehlerfall eine Hinweismeldung, um den Namen nachträglich zu korrigieren. Ein Speichern der Dokumentvorlage mit ungültigen Textmarkennamen wird somit vermieden.

Ausgabe von Tabellendaten
Die Felder aus Tabellensuchen müssen ebenfalls im Mapping als separate Einträge angelegt werden. Sollen beispielsweise vier Felder aus einer Tabellensuche im Dokument ausgegeben werden, so sind auch vier Einträge im Mapping aufzunehmen.
Zur Ausgabe von Feldern aus einer Tabellensuche ist im Dokument ein Start- und Endpunkt zu setzen. Zwischen diesen Punkten werden die eigentlichen Felder der Tabellensuche (aus dem Mapping) positioniert (siehe Beispielvorlage).

Aufbau der Felder:
- Startpunkt
  { MERGEFIELD TableStart:[Aliasname der Tabellensuche] }
  Beispiel: { MERGEFIELD TableStart:ADRTABLE }
- Endpunkt
  { MERGEFIELD TableEnd:[Aliasname der Tabellensuche] }
  Beispiel: { MERGEFIELD TableEnd:ADRTABLE }
- Felder der Tabellensuche (aus dem Mapping)
  { MERGEFIELD [Textmarkenname des Tabellensuchfeldes aus dem Mapping] }
  Beispiel: { MERGEFIELD Adressart }

Suchbehälter

Beim Erstellen einer Massendatensuche ist zu bedenken, dass sehr viele Daten generiert werden können. Daher sollten nur jene Daten selektiert werden, die auch tatsächlich benötigt werden!
Folgende Bedingungen müssen Sie beim Erstellen einer Massendatenserienbriefsuche beachtet:

Der Suchbehälter besteht aus einer einzelnen Hauptsuche. Die Verwendung von Detailsuchen ist nicht möglich. Zur Ausgabe von Listen in Massenbriefdokumenten können eine oder mehrere Tabellensuchen hinzugefügt werden.
Für die Hauptsuche muss ein eindeutiges Selektionsergebnisfeld definiert werden. Dieses Feld ist als Ausgabeparameter in der Hauptsuche und als Eingabeparameter in den evtl. vorhandenen Tabellensuchen zu verwenden. Die Verwendung als Ausgabeparameter ist also notwendig auch wenn der Suchbehälter nur aus einer Hauptsuche besteht.
Warum ein eindeutiges Selektionsergebnisfeld?
Es werden Massendaten verarbeitet! Dies macht ein Sichten aller Adressaten unmöglich. Daher können Sie im Vorfeld festlegen, welches Feld in der Suche eindeutig sein soll.

Beispiel
Bei Verwendung des Feldes Pk.ContactPerson als Ausgabeparameter in der Hauptsuche können Sie sicherstellen, dass genau ein Schreiben pro Ansprechpartner generiert wird.

Liefert Ihre Suche für das Ausgabeparamterfeld kein eindeutiges Ergebnis (z.B. zweimal der gleiche Ansprechpartner aufgrund mehrerer vorhanden Adressen beim Ansprechpartner) so erhalten sie eine Fehlermeldung bei Ausführung der Suche im Massendatenserienbrief. Sie müssen nun die Ursache für as Erzeugen der Duplikate finden und die Suche entsprechend modifizieren um ein eindeutiges Suchergebnis zu erhalten. Dieses Verfahren muss gegebenenfalls wiederholt werden, bis die Suchmenge eindeutig ist. Gegebenenfalls ist das Aktivieren des Loggings der SQL-Statements hilfreich.

CODE

<logger category=
          "de.cursor.jevi.server.system.search.dao.DefaultSearchDAOEXECUTE" use-parent-handlers=
          "false"
          >
<level name=
          "DEBUG"
          />
<handlers><handler-
          REF name=
          "SLOWSTATEMENTS"
          /></handlers>
</logger>

Mehrere Ausgabeparameter in der Hauptsuche werden nicht unterstützt. Die Verwendung von Ausgabeparametern in der Tabellensuche ist nicht zulässig.
Sowohl der Variablenname des Ausgabeparameters der Hauptsuche als auch die Variablennamen der Eingabeparameter der Tabellensuchen werden als Spaltennamen in der generierten Massendatentabelle verwendet. Daher ist die Verwendung von reservierten Wörten aus dem SQL-Befehlssatz oder die Verwendung von Sonderzeichen nicht möglich. Die Suche wird beim Speichern geprüft und der Administrator erhält im Fehlerfall eine Hinweismeldung, um den Namen nachträglich zu korrigieren. Ein Speichern mit ungültigen Variablennamen wird somit vermieden.
Bei der Verknüpfung der Hauptsuche mit der bzw. den Tabellensuchen müssen die Ausgabe- und Eingabeparameter auf der gleichen Entität basieren

Entität 'Massendaten'

Für jede Serienbriefaktion wird ein Eintrag in der Entität Massenserienbrief (MassDataTask) erzeugt. Diese enthält alle wesentlichen Daten zu der Serienbriefaktion. Alle Aktiviäten (z.B. Selektion oder Generieren der Dokumente) dieser Aktion werden hier samt Laufzeit protokolliert.