Prozess-Instanzen

Laufende Instanzen

Laufende Instanzen eines Prozesses im CRM-System dienen dazu, den aktuellen Bearbeitungsstand von Prozessabläufen transparent nachzuverfolgen und zu steuern. Sie sind über das Tab Instanzen im jeweiligen Prozess oder unabhängig vom Prozess über den Bereich Prozess-Instanzen einsehbar.

In der Listenansicht werden alle laufenden Instanzen des Prozesses aufgeführt. Pro Instanz sind der aktuelle Bearbeiter, die aktuelle Phase und der Status der Instanz sichtbar. Laufen im Prozess Abläufe parallel, kann es mehrere aktive Einträge zu einem Prozess geben. Abgeschlossene Prozessinstanzen werden hier nicht aufgeführt.

Über die Detailansicht einer Instanz können zusätzlich u. a. eingesehen werden:

• Datum

• Zuordnung (d.h. verantwortliche Person)

• Variablen (prozessspezifische Daten und Parameter)

Per STRG+<Klick> auf die jeweilige Variable kann der Inhalt in die Zwischenablage kopiert werden.

Bearbeitung von Instanzen

Im Tab „Instanzen“ sind folgende Aktionen möglich:

Zuweisung an andere Personen: Eine Instanz kann einem anderen Benutzer zur weiteren Bearbeitung zugewiesen werden.

Falls ein Benutzer beispielsweise seinen Prozess aufgrund einer Erkrankung oder Urlaub nicht bearbeiten kann, so kann der Prozessverantwortliche die Zuweisung entfernen und damit die Benutzeraktion wieder der Gruppe zugänglich machen oder die Aktion direkt an eine bestimmte Person delegieren.

Löschen von Instanzen: Instanzen können über den -Button in der Liste gelöscht und damit beendet werden. Dies ist auch per Mehrfachauswahl möglich.

Dies kann z.B. bei fehlerhaften Prozessinstanzen oder sehr veralteten Instanzen notwendig sein.

Um gezielt bestimmte Instanzen zu finden, steht ein Filter zur Verfügung. Gefiltert werden kann nach Stichwort, Datum, Benutzer und Status. So lassen sich z.B. nur Instanzen eines bestimmten Bearbeiters oder nur Instanzen in einem bestimmten Zeitraum anzeigen. Die Liste kann während der Bearbeitung immer wieder durch Klick auf das entsprechende Icon aktualisiert werden.

Die angezeigten laufenden Instanzen basieren auf den Daten der Prozess-Instanzen im CRM.
Diese Prozess-Instanzen sind ein eigener Bereich bzw. eine eigene Entität im System.

Instanz-Verlauf

Für weitere Informationen kann zu einer laufenden Instanz nach Auswahl des Instanzeintrags in der Liste der Verlaufsgraph geöffnet werden.

Die Aktion, auf dessen Bearbeitung der Prozess wartet ist rot markiert. Der vom Startpunkt genommene Verlauf ist als Pfad fett markiert. Mit dem Klick auf die Aktion, können Zusatzinformationen wie Startzeit, Liegezeit oder auf bei Schleifen der Durchlaufzähler angezeigt werden.

Bereich “Prozess-Instanzen”

Im Bereich Prozess-Instanzen (zu finden über das Administations-Menü in den Laufzeitdaten) werden die Status der laufenden Prozesse festgehalten und können über Suchen ausgewertet werden. Dabei wird bei jedem Wartezustand (Benutzeraktion, Zeitereignis oder eingehendes Zwischenereignis) ein Datensatz in der Entität automatisch angelegt. Wird die Prozessinstanz beendet oder gelöscht, werden auch die betreffenden Datensätze inaktiv gesetzt.

Beispielprozess

Das folgende Bespiel zeigt den Inhalt der Prozess-Instanz Entität bei der Ausführung eines Haupt- und Teilprozesses.

Die erste Benutzeraktion erzeugt einen Eintrag und gefüllter Benutzeraktions-ID.

Für das Zeitereignis wird nun ein neuer Eintrag erzeugt. Die Fälligkeit wird aus dem Zeitereignis übernommen.

Nach Ablauf der Zeit wechselt der Prozess in den Teilprozess und zeigt dessen Benutzeraktion. 

Der Name, die Instanz-ID und die Phase des Hauptprozesses werden im Datensatz mit ausgegeben. Durch das angeheftete Zeitereignis wird die Fälligkeit der Benutzeraktion übernommen.

Zu jedem Prozess können Zusatzinformationen in den Eigenschaften des ausführbaren Pools hinterlegt werden. Auf Variablen im Prozess kann mit der Schreibweise ${variablenname} zugegriffen werden.

Diese Informationen werden auch zur Laufzeit in der Entität angeboten. In Teilprozessen müssen diese Informationen neu gesetzt und aus dem Hauptprozess übergeben werden.

Weitere Hinweise

Anhand der Informationen aus dem Bereich Prozess-Instanzen können Prozessdaten im CRM ausgewertet werden. So ist es z.B. möglich die Anzahl der laufenden Vertrags-/Angebots-Prozesse einzusehen und auf der CRM-Masken zum Geschäftspartner zu platzieren. Die Auswertungsmöglichkeiten sind für jede Prozessart und für jeden CRM-Bereich gegeben. Anhand der Informationen ist es auch möglich, die Bearbeitung von Benutzer-Aktionen aus der CRM-Maske zu starten.

Auf Veränderungen in der Tabelle kann wiederum per BPM-Prozess reagiert werden. Hierbei aber nur die Ereignisse "Neuanlage (nachher)" und Löschen (nachher)". Die Variablen im Startereignis sind auf den IContainer beschränkt.