Adressen und Kommunikationsdaten
Grundlagen
Eine Adresse ist eine Straßen- oder Postfachadresse. Zu den Kommunikationsdaten zählen Festnetzanschlüsse, Faxanschlüsse, Mobilfunkverbindungen, Internetverbindungen und E-Mail-Adressen.
Sie spielen bei der Neuanlage von Geschäftspartnern, Ansprechpartner und Mitarbeitern eine wesentliche Rolle. Neuanlagen und Änderungen von Adress- und Kommunikationsdaten erfolgen teilweise automatisiert.
Eigenschaften einer Adresse
Das Anlegen und Bearbeiten einer Adresse erfolgt teilweise automatisiert. Diese und weitere Eigenschaften von Adressen sind hier aufgeführt und erläutert:
Zu einem Geschäftspartner, Ansprechpartner und Mitarbeiter können mehrere Adressen angelegt werden.
Die Person besitzt alle Adressen ihrer Geschäftspartner. Die Hauptadresse einer natürlichen Person wird in deren Ansprechpartnerrollen auf dem Blatt Privatdaten angezeigt.
In der Regel wird eine Adresse zusammen mit einer Geschäftspartnerrolle angelegt. Diese erhält die Merkmale Anzeigeadresse und Postadresse.
Beim Anlegen eines weiteren Geschäftspartners erhält dieser automatisch die Hauptadresse der Person.
Wird ein neuer Ansprechpartner (inkl. neuer Person) angelegt, erhält dieser die Anzeigeadresse und Postadresse des Geschäftspartners.
Wird zu einem Ansprechpartner eine weitere Ansprechpartnerrolle bei einem anderen Geschäftspartner angelegt, erhält diese entweder die Adressen der bisherigen Ansprechpartnerrolle oder die des neuen Geschäftspartners.
Änderungen an den Adressdaten (z.B. von Straße und Hausnummer nach einem Umzug) gelten für alle verknüpften Geschäftspartner und Ansprechpartner.
Adressen, welche bei einem Geschäftspartner nachträglich angelegt werden, werden nicht automatisch mit dessen Ansprechpartnern verknüpft und umgekehrt. Die Adressen können anschließend manuell zugeordnet werden.
Wechselt die Postadresse eines Geschäftspartners, erhalten seine Ansprechpartner die neue Postadresse . Die Adresse, die zuvor dieses Merkmal besaß, bleibt bei den Ansprechpartnern erhalten. Wechselt die Postadresse bei einem Ansprechpartner, hat dies keine Auswirkungen auf den Geschäftspartner.
Wechselt die Anzeigeadresse eines Geschäftspartners, hat dies keine Auswirkungen auf seine Ansprechpartner. Gleiches gilt für den Geschäftspartner, wenn die Anzeigeadresse bei einem Ansprechpartner wechselt.
Die Regeln für Adressen treffen mit Ausnahme der Anzeigeadresse auf Mitarbeiter wie auf Ansprechpartner zu. Bei Mitarbeitern gibt es keine Anzeigeadresse . Der Mitarbeiter ist mit dem Systembetreiber (Geschäftspartner) verknüpft und kann praktisch wie dessen Ansprechpartner betrachtet werden.
Eigenschaften von Kommunikationsdaten
Das Anlegen und Bearbeiten von Kommunikationsdaten erfolgt teilweise automatisiert. Diese und weitere Eigenschaften von Kommunikationsdaten sind hier aufgeführt und erläutert:
Zu einem Geschäftspartner, Ansprechpartner und Mitarbeiter können mehrere Verbindungsdaten angelegt werden.
In der Regel werden die Standard-Kommunikationsdaten zusammen mit einer Geschäftspartnerrolle angelegt. Diese erhält das Merkmal.
Beim Anlegen eines weiteren Geschäftspartners erhält dieser automatisch die Standard-Kommunikationsdaten der Person.
Wird ein neuer Ansprechpartner (incl. neuer Person) angelegt, erhält dieser die Standard-Kommunikationsdaten des Geschäftspartners.
Wird zu einem Ansprechpartner eine weitere Ansprechpartnerrolle bei einem anderen Geschäftspartner angelegt, erhält dieser automatisch diesen Kommunikationsdatensatz, welcher bei ihm als Standard gekennzeichnet wurde.
Änderungen an den Telefon- und Faxnummern (außer den Durchwahlen), der E-Mail-Domaine und der Webadresse beim Geschäftspartner werden auf gleichlautende Verbindungsdaten der Ansprechpartner übertragen. Wurden diese Daten beim Ansprechpartner geändert, erfolgt kein Abgleich. Das Ändern der Durchwahlnummern und des persönlichen Teils der E-Mail-Adresse hat für die Übertragung keine Bedeutung.
Verbindungsdaten, welche bei einem Geschäftspartner nachträglich angelegt werden, werden nicht automatisch mit dessen Ansprechpartnern verknüpft und umgekehrt. Die Verbindungsdaten können anschließend manuell zugeordnet werden.
Wechselt beim Geschäftspartner die Standardverbindung , wird beim Ansprechpartner die gleichlautende Verbindung gegen die neue ausgetauscht. Besaß die alte Verbindung auch beim Ansprechpartner das Merkmal Standard-Kommunikation , wechselt dieses auf die neue Verbindung.
Die Regeln für Kommunikationsdaten treffen auf Mitarbeiter wie auf Ansprechpartner zu. Der Mitarbeiter ist mit dem Systembetreiber (Geschäftspartner) verknüpft und kann praktisch wie dessen Ansprechpartner betrachtet werden.
Adressänderung wegen Umzug und aus anderen Gründen
Wenn sich die Adressdaten eines Geschäftspartners zum Beispiel durch einen Umzug ändern, übernehmen Sie die Änderungen in den bestehenden Datensatz. Bedenken Sie, dass diese Änderung für alle Ansprechpartner und Mitarbeiter gelten, welche zu dieser Adresse gehören. Zieht beispielsweise im ersten Schritt nur ein Teil der Belegschaft um und der andere folgt später, muss ein zusätzlicher Adressdatensatz angelegt werden. Ist die restliche Belegschaft umgezogen und hat die Adresse keine Bedeutung mehr, kann sie gelöscht werden.
Gleiches gilt für die Kommunikationsdaten.
Berater
Bei einem Geschäftspartner (z.B. Ihrem Kunden) kann ein Berater als Ansprechpartner angelegt werden, auch wenn dessen Adress- und Verbindungsdaten zu seinem Beratungsunternehmen (einem anderen Geschäftspartner) und nicht zu Ihrem Kunden gehören.
In diesem Fall legen Sie mit der Funktion Ansprechpartner zuordnen einen neuen Ansprechpartner zu dem Kunden an. Sie wählen dabei den Ansprechpartner eines anderen Geschäftspartners aus. Die neue Ansprechpartnerrolle wird zu der basierenden Person des ausgewählten Ansprechpartners angelegt. Sie können nun wählen, ob die neue Ansprechpartnerrolle die Adress- und Kommunikationsdaten des Kunden oder des ausgewählten Ansprechpartners erhalten soll.