Ansprechpartnerabgleich im Windows Client

Grundlagen

Der Ansprechpartnerabgleich dient zur gleichzeitigen Erfassung von Ansprechpartnern in zwei Systemen: in CURSOR-CRM und in MS Outlook.

Der Abgleich erfolgt aus dem CRM in zwei separaten Schritten. Im Datei-Menü stehen zwei Schalter zur Verfügung:

Ansprechpartner exportieren
Ansprechpartner importieren

Mit einem Klick startet der Export- oder der Import-Wizard. In weiteren Schritten werden Sie aufgefordert, die zu exportierenden Ansprechpartner zu suchen oder die fehlende Angaben zu den zu importierenden Ansprechpartnern zu ergänzen.

Nachträglich können Sie jeden einzelnen Ansprechpartner über einen Schalter auf der Ansprechpartner-Maske für den Abgleich freigeben oder zurücknehmen.

Diese Funktion steht nur in Verbindung mit Microsoft Outlook zur Verfügung.
Die Synchronisation mit externen Geräten erfolgt ausschließlich aus Outlook mit dem vom jeweiligen Gerätehersteller gelieferten Synchronisationstool. CURSOR-CRM stellt die Daten nur für Outlook zur Verfügung und synchronisiert nicht direkt mit externen Geräten.
Ist im Datensatz des Ansprechpartners oder in Outlook ein Bild vorhanden, so wird dieses mit exportiert/importiert.

So exportieren Sie die Ansprechpartner nach Microsoft Outlook

Wählen Sie im Menü Datei /

Ansprechpartner exportieren.
Mittels Suche selektieren Sie die Ansprechpartner, dessen Daten nach Outlook übertragen werden sollen. Nach der Eingabe der Suchkriterien setzen Sie den Vorgang mit

Suchen und bearbeiten
fort.

Hinweis

Im Auslieferungszustand ist die Suche - unabhängig von Ihren Suchkriterien - auf die Ansprechpartner beschränkt, bei denen Sie als zuständiger Mitarbeiter eingetragen sind. Die Grundeinstellung der Suche kann vom Administrator verändert werden, so dass die Ihnen zur Verfügung stehende Suche gegebenenfalls weitere Einschränkungen besitzt. Welche Einschränkungen bestehen, können Sie im Suchfenster auf der Lasche Suche bearbeiten entnehmen.
Das Ergebnis Ihrer Suche wird in einer Zuordnungstabelle Ansprechpartnerexport angezeigt. Wählen Sie aus den verfügbaren Datensätzen die Ansprechpartner aus, welche Sie nach Outlook übertragen möchten. Dazu verschieben Sie die Datensätze in die Liste Ausgewählte Datensätze und bestätigen mit Ok.

Hinweis

Enthält das Ergebnis Ihrer Suche Ansprechpartner, welche Sie bei früheren Ansprechpartnerabgleichen bereits nach Outlook exportiert haben, stehen diese automatisch in der Liste Ausgewählte Datensätze.
Jeder Ansprechpartner, der bereits exportiert wurde erhält in Outlook eine ID. Durch diese ID wird der Kontakt als "exportierter Ansprechpartner" in dem Zuordnungsdialog erkannt.
Wählen Sie eine Export-Option aus . Die Kontakte werden exportiert.

Um den Vorgang abzubrechen, klicken Sie auf Abbrechen.

So importieren Sie Kontakte aus Microsoft Outlook ins CRM

Kontakte, die in Outlook aus Ihrem CRM-System exportiert wurden, können nicht importiert werden. Der Bezug zum vorhandenen Ansprechpartner im CRM ist über die ID-Nummer bereits vorhanden und die Aktualisierung im CRM erfolgt automatisch. Aus der Sicht des CRM-Systems sind für den Ansprechpartner-Import nur diese Outlook-Kontakte relevant, die keine verknüpfende ID-Nummer besitzen. Ein Kontakt, welcher initial in Outlook angelegt wurde, verfügt über solche ID-Nummer nicht. Andere "bekannte" Ansprechpartner werden beim Importvorgang übergangen. Wurden keine zu importierenden Kontakte gefunden, bekommen Sie eine Hinweis-Meldung.

Kontakte, die primär in Outlook angelegt wurden, können als Ansprechpartner im CRM angelegt werden. Dabei muss der zu importierende Ansprechpartner zwingend einem Geschäftspartner zugeordnet werden. Eine Dublettenprüfung überprüft bei diesem Vorgang, ob die neuen Daten mit einem vorhandenen Ansprechpartner übereinstimmen. Es wird davon ausgegangen, dass der Name, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse ausreichend sind, um auf eine Dublette zu schließen.

So gehen Sie vor:

Wählen Sie im Menü Datei /

Ansprechpartner importieren.
1. Schritt im Assistenten.
Der Assistent hat die Anzahl der Kontakte, welche Sie importieren möchten, erkannt und listet sie auf.

Zuordnung des Geschäftspartners
Unter Umständen konnte ein Geschäftspartner bereits zugeordnet werden. Ist es nicht der Fall, klicken sie auf das Fragezeichen und wählen Sie einen Geschäftspartner über das Nachschlagefeld.

Dublettenstatus
Der Dublettenstatus zeigt an, ob zu dem Kontakt eine Dublette im System vorhanden ist.
Kriterien für die Doublettenprüfung:
- E-Mail-Adresse
  Stimmt die E-Mail-Adresse aus dem Kontakt in Outlook mit der E-Mail-Adresse eines Ansprechpartners aus dem Suchergebnis, wird dieser Kontakt als sichere Doublette erkannt.
- Nachname und Handy Nummer
  Stimmen der Nachname und die Handy-Nummer mit einem Ansprechpartner aus dem Suchergebnis, wird dieser Kontakt als sichere Doublette erkannt.
Sichere Dublette - Der Kontakt ist in CRM bereits vorhanden
Mögliche Dublette - Der Kontakt ist möglicherweise in CRM vorhanden.
Keine Dublette - Der Kontakt ist nicht in CRM vorhanden.

Hinweis

Kontakte, die als sichere Dublette erkannt wurden, können nicht importiert werden.

Um eine mögliche Dublette überprüfen zu können, bekommen Sie mit einem Doppelklick auf die Zeile Dublettenstatus zusätzliche Informationen.

Anhand dieser Informationen sollen Sie ausschließen können, dass es sich um keine Dublette handelt.
Import
Haben Sie entschieden, welche Kontakte importiert werden sollen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen in der Spalte Import.
Klicken Sie auf Importieren.
2. Schritt im Assistenten.

Es wird die Anzahl der importierten Kontakte angezeigt.

Klicken Sie auf Fertig.

Tipp

Kontakte aus Microsoft Outlook können Sie auch per Drag and Drop in Ihr CRM-System importieren. Markieren Sie den oder die Kontakte in Outlook und ziehen Sie diese mit gedrückter linker Maustaste. Lassen Sie die Maustaste auf der CRM-Anwendung los, startet der Import-WIzard.
Werden der oder die Kontakte auf einen im Hauptfenster (Formularansicht) angezeigten Geschäftspartner gezogen, werden die Kontakte direkt diesem Geschäftspartner zugeordnet.

Anzeige der importierten Kontakte auf der Ansprechpartnermaske

Haben Sie den initialen Abgleich vorgenommen, so können Sie sofort erkennen, ob die Kontaktdaten eines Ansprechpartners im CRM-System mit den Kontakt-Daten Ihrer Groupwarelösung abgeglichen werden.

Abbildung: Schalter zur Konfiguration eines Ansprechpartners zum Abgleich mit der Groupware

Wurde der Ansprechpartner über die initiale Suche für den Abgleich vorgesehen, erkennen Sie das am Symbol

Ansprechpartner in der Groupware löschen
Soll der Ansprechpartner aus den Kontakten in der Groupware entfernt werden, klicken Sie auf das Symbol. Der Kontakt wird aus der Groupware gelöscht und wird nicht mehr mit dem CRM-System abgeglichen.

Wird ein Ansprechpartner mit der Groupware nicht abgeglichen, erkennen Sie das am Symbol

Ansprechpartner in die Groupware übernehmen
Soll der Ansprechpartner zu den Kontakten in der Groupware übernommen werden, klicken Sie auf das Symbol. Der Kontakt wird in die Groupware übernommen und wird mit dem CRM-System automatisch abgeglichen.

Automatischer Abgleich von Ansprechpartnern

Die Daten Ihrer Ansprechpartner können sich ändern. Wenn SIe mit mehreren Geräten und Systemen arbeiten, ist es empfehlenswert, die Option Benutzereinstellungen / Groupware / Automatischer Abgleich von Ansprechpartnern zu aktivieren.

Hierdurch kann jeder Anwender auf einem mobilen Gerät oder einem Client-Rechner mit dem CRM-System, der mit dem Exchange-Server verbunden ist, die Daten eines Ansprechpartners aktualisieren. Die Änderungen werden automatisch zurück synchronisiert und an alle verbundenen Geräte weitergegeben.

Die letzte Änderung gewinnt, unabhängig davon, auf welchem Gerät oder von welchem Benutzer diese vorgenommen wurde.