Bearbeiten eines Dokumentes

Grundlagen

Alle Dokumente müssen vor ihrer Bearbeitung ausgeliehen und nach deren Bearbeitung wieder zurückgegeben werden. Dieses Verfahren zum Bearbeiten von Dokumenten ähnelt dem Ablauf beim Ausleihen eines Buches in einer Bibliothek. Ein Buch wird ausgeliehen, es kann lokal (zu Hause) beliebig oft geöffnet werden und wird schließlich vom Anwender wieder zurückgegeben. Der Nutzer entscheidet hierbei selbst, wann er das Buch zurückgeben möchte. Erst nach dessen Rückgabe steht es anderen Nutzern wieder zur Verfügung. Das bedeutet: während ein Dokument ausgeliehen ist, kann es von anderen Anwendern nicht bearbeitet werden. Es ist lediglich ein lesender Zugriff auf die letzte Version des Dokuments möglich.
Beachten Sie bei einem zum Bearbeiten ausgeliehenen Dokument:

Das Dokument steht in dieser Zeit keinem anderen Anwender zur Verfügung.
Die Anwendungsdatei wird nach der Abmeldung nicht geschlossen, sondern kann weiterhin geöffnet bleiben.
Nach dem Schließen des Dokumentes werden Änderungen nicht automatisch in CURSOR-CRM gespeichert. Das Speichern erfolgt erst mit der Rückgabe. Jedes Mal, wenn Sie ein Dokument zurückgeben, wird davon eine Kopie in der Datenbank erzeugt, unabhängig davon, ob Sie das Dokument geändert haben.
Alternativ zur Rückgabe kann ein Dokument freigegeben werden. Bei der Freigabe wird keine Kopie des Dokumentes angelegt und somit eventuelle Änderungen am Dokument verworfen.
Ist ein Dokument nach der Rückgabe noch geöffnet, werden spätere Änderungen nicht mehr in CURSOR-CRM gespeichert. In diesem Fall müsste das Dokument erneut ausgeliehen werden.
Die Rückgabe eines Dokumentes kann auch in einer späteren Sitzung erfolgen.
Ist ein Dokumenten-Datensatz schreibgeschützt, kann das Dokument nicht ausgeliehen oder ersetzt werden.
Ist ein Dokument ausgeliehen und ein anderer Anwender versucht, das Dokument auszuleihen, erscheint eine Meldung.

Hinweis

Haben Sie ein Word-Dokument im doc-Format zum Bearbeiten ausgeliehen, dürfen Sie dieses zum docx-Format nicht konvertieren. Die Änderung der Dateierweiterung hat zur Folge, dass das Dokument nicht zurückgegeben werden kann.
In CRM generierte Dokumente, wie z.B. Einzelbrief, Serienbrief usw., werden immer ohne eine Warnung geöffnet, da diese als vertrauenswürdig eingestuft werden!
Durch den Anwender oder Schnittstelle importierte Dokumente werden vor dem Öffnen (Lesen oder Bearbeiten) immer auf deren Vertrauenswürdigkeit geprüft.

So leihen Sie ein Dokument zum Bearbeiten aus:

Öffnen Sie den Datensatz Dokumente in der Detailansicht
ODER
öffnen Sie die übergeordnete Aktivität und klicken Sie auf das Symbol
Dokument(e) anzeigen. Die Dokumenten-Bibliothek wird in einer neuen Lasche geöffnet.
Klicken Sie auf
Dokument zum Bearbeiten öffnen und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage Ihres Browsers mit Ok.
Das Dokument wird heruntergeladen und geöffnet. Schalter
Geändertes Dokument zurückgeben und
Geliehenes Dokument wieder freigeben (Änderungen verwerfen) werden aktiv.
Bearbeiten Sie das Dokument, speichern Sie die Änderungen und schließen Sie das Dokument.
Geben Sie das Dokument mit einem Klick auf
Geändertes Dokument zurückgeben zurück
ODER
verwerfen Sie die Änderungen und geben das Dokument wieder frei mit einem Klick auf
Geliehenes Dokument wieder freigeben (Änderungen verwerfen).

Wurde ein Dokument ausgeliehen und nicht zurückgegeben, so werden Sie vor der Abmeldung aufgefordert, das Dokument zurückzugeben oder oder die Änderungen zu verwerfen. Ausgeliehene Dokumente werden in einer Liste angezeigt.
Über einen Klick auf den Split-Button (Default-Aktion) sowie über einen Doppelklick auf die Listenzeile können die Dokumentendatensätze in der Detailansicht geöffnet werden.

Hinweis

Dokumente können auf Touch-Geräten nicht bearbeitet werden.

Benutzerabfrage vor Rückgabe eines Dokuments mit geändertem Dateinamen (Web Client)

Wenn man den Web Client ohne Erweiterung benutzt und ein Dokument zurückgeben will, so muss der Dateiname identisch mit dem im CRM hinterlegten Namen sein. Dies kann jedoch auch unbeabsichtigt nicht der Fall sein, wenn z.B. der Browser die Datei beim Download umbenannt hat. Hintergrund dieses Verhaltens ist, dass hierdurch ein versehentliches Überschreiben eines Dokuments verhindert werden soll, wenn bei der Dateiauswahl ein Fehler gemacht wird. Es ist allerdings somit auch nicht möglich, ein Dokument mit einem abweichenden Dateinamen hochzuladen, um ggf. mit Absicht das im CRM vorhandene Dokument zu überschreiben.

Beim Zurückgeben einer Datei wird weiterhin auf den Dateinamen geprüft.
Unterscheidet sich dieser vom Dateinamen des Dokuments im CRM, so wird eine Abfrage eingeblendet, in der der Benutzer gefragt wird, ob er die Datei mit dem „falschen“ Namen trotzdem zurückgeben möchte:

Der Name der hochgeladenen Datei stimmt nicht mit dem Dateinamen des im CRM ausgeliehenen Dokuments überein.
Vorhanden: <Dateiname_CRM>
Hochgeladen: <Dateiname_hochgeladenesDokument>
Möchten Sie das Dokument dennoch zurückgeben?

Ja: Die Datei mit abweichendem Dateinamen wird hochgeladen und ersetzt das bisher im CRM vorhandene Dokument
Nein: Abbruch; Der Anwender befindet sich wieder in der Dokumentenrückgabe.

Die Rückgabe für Dokumente bei fehlender Berechtigung

Ein ausgeliehenes, zwischenzeitlich jedoch (aufgrund entzogener Rechte) schreibgeschütztes Dokument kann nicht mehr im CRM-System zurückgegeben werden

Beim Rückgabeversuch über den Toolbar-Schalter "Dokument zurückgeben" erhält der Anwender eine entsprechende Hinweismeldung
Über den Schalter "Zum Bearbeiten öffnen" kann der lokale Stand des Dokuments weiterhin geöffnet werden

Wird der Schreibschutz für ein ausgeliehenes Dokument durch Änderung der Berechtigung aufgehoben, so kann das Dokument direkt bearbeitet und zurückgegeben werden

Beim Verlassen der Maske oder beim Beenden der gesamten Anwendung erhält der Anwender den Dialog zum Speichern und Verwerfen von Dokumenten.

Speichern: Bei fehlender Berechtigung erfolgt die Hinweismeldung, dass das Dokument aufgrund fehlender Schreibrechte nicht gespeichert werden kann.
Verwerfen: Änderungen am Dokumenten werden verworfen. Der Dokumentendatensatz ist entsperrt.

Ausleihen von gelöschten Dokumenten

Das Ausleihen von gelöschten Dokumenten ist nicht möglich, da das Aktions-Icon ausgegraut ist.

Hinweismeldungen für ausgeliehene/ archivierte Dokumente

Aktivitäten im Web Client, die ein Dokument mit angehängt haben, können versendet werden, unabhängig davon, ob das Dokument ausgeliehen oder archiviert worden war. Somit konnten Dokumente, die nicht den neuesten Stand beinhalten, versehentlich versendet werden.

Anwender im Web Client erhalten nun eine Warnmeldung mit Aktionsmöglichkeiten, wenn versucht wird, ausgeliehene oder archivierte Dokumente als externe Mail zu verschicken.

Abhängig vom Kontext,

wer ein Dokument ausgeliehen hat
ob der Native-Messaging-Host mitsamt der Benutzereinstellung "Erweiterte Dateibehandlung" aktiviert ist
ob das Dokument archiviert ist

werden verschiedene Hinweismeldungen mit Aktionen ausgegeben.

Das Dokument wurde vom Benutzer selber ausgeliehen und die erweiterte Dateibehandlung ist aktiv

Das Dokument wurde vom User selber ausgeliehen und die erweiterte Dateibehandlung ist inaktiv

Das Dokument wurde von einem anderen Benutzer ausgeliehen

Das Dokument ist archiviert worden