Dokumente und Aktivitäten im Windows Client

Sie können zu einer Aktivität ein oder mehrere Dokumente neu anlegen oder bestehende zuordnen. Die Dokumente werden beispielsweise als Anlage an eine E-Mail angefügt.

Hinweis

Obwohl ein Einzelbrief ein Dokument ist und als solches auch in CURSOR-CRM abgelegt wird, erfolgt das Anlegen, Zuordnen und Bearbeiten auf andere Weise.

Anlegen eines neuen Dokumentes zu einer Aktivität

Bei der Neuanlage wird das Dokument direkt der Aktivität zugeordnet.

Die Aktivität wird in der Formularansicht angezeigt.
Wählen Sie im Menü zum Schalter
(0/0) den Punkt
Dokument importieren.
Wählen Sie im Browser die gewünschte Datei aus. Setzen Sie den Vorgang mit Weiter fort.
Geben Sie einen Betreff und Stichworte zum leichteren Auffinden des Dokumentes ein. Klicken Sie auf Fertig.

Zuordnen eines Dokumentes zu einer Aktivität

So ordnen Sie ein Dokument einer Aktivität zu:

Legen Sie eine neue Aktivität an.
ODER
Rufen Sie eine vorhandene Aktivität auf.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Baum unter der Aktivität auf den Ordner Dokumente. Im Kontextmenü wählen Sie
Zuordnen/
Dokumente aus.
Suchen Sie im Suchfenster das gewünschte Dokument. Markieren Sie das Dokument in der Ergebnisliste der Suche und klicken Sie auf
Übernehmen.
Im Zuordnungsfenster steht das ausgewählte Dokument in der Liste "Ausgewählte / bereits zugeordnete Daten". Bestätigen Sie mit OK. Das Dokument ist nun mit der Aktivität verknüpft.

Bearbeiten eines Dokumentes zu einer Aktivität

Zum Bearbeiten eines Dokumentes müssen Sie dieses ausleihen. Damit die Änderungen von CRM übernommen werden, muss die Datei anschließend wieder an CRM zurückgegeben werden.

Folgendes ist bei einem ausgeliehenen Dokument zu beachten:

Das Dokument steht in dieser Zeit keinem anderen Anwender zur Verfügung.
Die Anwendungsdatei wird beim Verlassen des Hauptfensters nicht geschlossen, sondern kann während der gesamten Sitzung geöffnet bleiben.
Nach dem Schließen des Dokumentes werden Änderungen nicht automatisch in CRM gespeichert. Das Speichern erfolgt erst mit der Rückgabe.
Wird ein ausgeliehenes Dokument geschlossen, kann der Anwender nicht mehr direkt darauf zugreifen, sondern muss es zunächst zurückgeben und erneut ausleihen.
Ist ein Dokument nach der Rückgabe noch geöffnet, werden spätere Änderungen nicht mehr in CRM gespeichert. In diesem Fall müsste das Dokument erneut ausgeliehen werden.
Die Rückgabe eines Dokumentes kann auch in einer späteren Sitzung erfolgen.

Ausleihen und Bearbeiten eines Dokumentes

Die Aktivität wird in der Formularansicht angezeigt.
Klicken Sie auf
(0,1). Markieren Sie in der folgenden Liste das Dokument und klicken Sie auf
.
ODER
Wählen Sie im Menü zum Schalter
den Punkt Bearbeiten und dort das Dokument.
Das Dokument wird geöffnet. Sie können es nun bearbeiten. Abschließend speichern und schließen Sie das Dokument.
Geben Sie das Dokument möglichst zeitnah zurück, damit andere Anwender wieder darauf Zugriff haben.

Rückgabe eines ausgeliehenen Dokumentes

Die Aktivität, von welcher das Dokument ausgeliehen wurde, wird in der Formularansicht angezeigt.
Klicken Sie auf
(0,1). Markieren Sie in der folgenden Liste das Dokument und klicken Sie auf
.
ODER
Wählen Sie im Menü zum Schalter
(0,1) den Punkt Bearbeiten und dort das Dokument (hinter den Dokumentangaben steht der Hinweis Rückgabe).

Beim Beenden von CRM werden noch nicht zurückgegebene Dokumente in einer Liste angezeigt. Die Dokumente können - nicht müssen - nun zurückgegeben werden. Dazu markieren Sie die Zeilen mit den Dokumenten.

Ausgeliehene Dokumente werden lokal gespeichert und können nur auf dem jeweiligen Rechner zurückgegeben werden. Haben Sie Dokumente auf anderen Rechnern ausgeliehen, wird dies beim Start von CRM mit Angabe des Rechnernamens angezeigt.

Ersetzen eines Dokumentes zu einer Aktivität

Das Dokument wird in CRM gelöscht und durch ein neues ersetzt.

Die Aktivität wird in der Formularansicht angezeigt.
Klicken Sie auf
(0,1). Markieren Sie in der folgenden Liste das Dokument und klicken Sie auf
Ersetzen.
ODER
Wählen Sie im Menü zum Schalter
(0,1) den Punkt Ersetzen und dort das Dokument.
Wählen Sie im Browser die gewünschte Datei aus und verschieben Sie diese mit der Pfeiltaste in die rechte Liste. Setzen Sie den Vorgang mit Weiter fort.
Geben Sie einen Betreff und Stichworte, zum leichteren Auffinden des Dokumentes, ein. Bei Aufnehmen als können Sie wählen, ob die Anwendungsdatei in CRM als Kopie oder als Link gespeichert werden soll. Klicken Sie auf Fertig.

Hinweis

Wird ein Dokument aus einer Vorlage erstellt, die irrtümlich verwendet wurde, ist das Ersetzen nun ohne vorherige Rückgabe möglich.

Lesen eines Dokumentes zu einer Aktivität

Sie können das Dokument schreibgeschützt öffnen. Damit verhindern Sie, dass ggf. Makros und Feldaktualisierungen ausgeführt werden, welche das Dokument verändern würden. Außerdem können andere Anwender auf das Dokument zugreifen.

Die Aktivität wird in der Formularansicht angezeigt.
Klicken Sie auf
(0,1). Markieren Sie in der folgenden Liste das Dokument und klicken Sie auf
Lesen.
ODER
Wählen Sie im Menü zum Schalter
(0,1) den Punkt
Lesen und dort das Dokument.
Das Dokument wird schreibgeschützt geöffnet.

Erzeugen einer lokale Kopie

Von der in der CRM-Datenbank gespeicherten Anwendungsdatei wird eine Kopie in einem beliebigen Verzeichnis auf Ihrem Rechner oder im Netz gespeichert.

Die Aktivität wird in der Formularansicht angezeigt.
Klicken Sie auf
(0,1). Markieren Sie in der folgenden Liste das Dokument und klicken Sie auf
Lokale Kopie.
ODER
Wählen Sie im Menü zum Schalter
(0,1) den Punkt
Lokale Kopie und dort das Dokument.
Wählen Sie einen Speicherort aus und vergeben Sie bei Bedarf einen neuen Dateinamen. Klicken Sie auf
Speichern.