Einzelbriefe mit Web Client

Grundlagen

Ein Einzelbrief ist ein mit Word erstelltes Dokument. Das Dokument wird aus einer Aktivität erstellt, welche die wesentlichen Informationen zu dem Einzelbrief enthält und das spätere Auffinden erleichtert. Daten zum Adressaten, zum Verfasser usw. werden aus CURSOR-CRM an das Word-Dokument übergeben.

Einzelbriefe werden als Dokumente angelegt. Mit der Bezeichnung "Einzelbriefe" werden sie extra gekennzeichnet. Dies liegt an der besonderen Behandlung von Einzelbriefen in CURSOR-CRM. Einzelbriefe werden serverseitig aus CURSOR-CRM erstellt. Allerdings wird weiterhin MS Word benötigt, um die Makros in den Einzelbriefen ausführen zu können.

Erstellen eines Einzelbriefes

So erstellen Sie einen Einzelbrief:

Legen Sie eine Aktivität an.
Tragen Sie einen Betreff ein. Der Betreff wird in den Einzelbrief übernommen.
Den Empfänger des Einzelbriefes tragen Sie in das Feld Aktivität mit ein.
Füllen Sie die übrigen Felder möglichst vollständig aus.
Speichern Sie die Aktivität.
Klicken Sie auf den Schalter
Dokument erstellen.
Klicken Sie auf die gewünschte Dokumentvorlage.
Nur wenn mehrere Ansprechpartner mit der Aktivität verknüpft sind: Wählen Sie den oder die Adressaten (Ansprechpartner) im Zuordnungsfenster aus und bestätigen Sie mit
Auswahl übernehmen.
Sie können den voreingestellten Betreff aus der Aktivität übernehmen oder einen anderen Betreff für das Dokument vergeben.

Hinweis

Der Betreff gilt an dieser Stelle ausschließlich für den Datensatz, welcher zu der Entität 'Dokumente' angelegt wird. Änderungen haben keine Auswirkungen auf den Betreff zur Aktivität oder dem Betreff im Einzelbrief (Word-Datei).
Nur wenn ein Ansprechpartner mehrere Anschriften hat oder mehrere Adressaten ausgewählt wurden: Wählen Sie die Adresse oder Adressen im Zuordnungsfenster aus und bestätigen Sie mit
Auswahl übernehmen. Wenn Sie dem Einzelbrief mehrere Adressen zuordnen, wird zu jeder eine Version des Einzelbriefes erstellt.
Mit einem Klick auf
Vorgang abschließen wird das Word-Dokument serverseitig erstellt und der Datensatz in einer neuen Lasche geöffnet. Verknüpfungen zur Aktivität, zum Geschäftspartner und Ansprechpartner werden automatisch angelegt.
Sie können den Einzelbrief lesend öffnen oder zum Bearbeiten ausleihen.

Ausgabeformat

Standardmäßig werden Dokumente über Word-Vorlagen erstellt und im Word-Format gespeichert. Abhängig von der Konfiguration Ihres Systems können Sie die Dokumente in einem anderen Format ausgeben lassen. Hierfür wählen Sie im zweiten Schritt nach Auswahl der Vorlage das gewünschte Ausgabeformat und schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf das Symbol

ab.

Hinweis

Die erstellten Dokumente liegen nur im gewählten Format vor.
Ist die Auswahl des Formates nicht möglich, so wird dieses Oberflächenelement ausgeblendet.

Abbildung: Auswahl des Ausgabeformates

Adressen zum Einzelbrief

Der Einzelbrief erhält die Anschrift über den oder die verknüpften Ansprechpartner. Ist dem Ansprechpartner keine Adresse zugeordnet, kann auch keine Adresse an den Brief übergeben werden.

Hinweis

Für die Erstellung eines Einzelbriefes ist bzw. sind ausschließlich die dem Ansprechpartner(n) zugeordneten Adresse(n) relevant. Aus diesem Grund muss immer mindestens ein Ansprechpartner der Aktivität zugeordnet sein. Adressen eines zugeordneten Geschäftspartners oder einer zugeordneten Person werden nicht berücksichtigt.

Verfügt der Ansprechpartner über mehrere Adressen (z.B. für eine Straßen- und für eine Postfachanschrift) oder sind mehrere Ansprechpartner mit der Aktivität verknüpft, werden Ihnen bei der Erstellung des Einzelbriefes diese Adressen zur Auswahl angeboten. Wenn Sie mehrere Adressen auswählen, wird zu jeder eine Version des Einzelbriefes erstellt. Die Briefe sind jeweils an den einzelnen Adressaten gerichtet.

Bearbeiten eines Einzelbriefes

Der bestehende Einzelbrief kann inhaltlich geändert werden. Der Ablauf zum Aufruf des Einzelbrief-Dokumentes ist bei Detailfenster Aktivitäten und Detailfenster Dokumente unterschiedlich.

Bearbeiten eines Einzelbriefes im Detailfenster Aktivität

Öffnen Sie das Detailfenster Aktivitäten und rufen Sie die Aktivität auf, zu welcher der Einzelbrief angelegt wurde.
Klicken Sie auf das Symbol
Dokument(e) anzeigen. Die Dokumenten-Bibliothek wird in einer neuen Lasche geöffnet. Markieren Sie in der folgenden Liste den Einzelbrief und klicken Sie auf
Dokument zum Bearbeiten öffnen.
Der Einzelbrief wird in Word geöffnet. Sie können ihn nun bearbeiten.
Speichern Sie Ihre Änderungen und schließen Sie das Dokument.
Geben Sie das Dokument mit einem Klick auf
Geändertes Dokument zurückgeben zurück.

Bearbeiten eines Einzelbriefes im Detailfenster Dokumente

Öffnen Sie das Detailfenster Dokumente und rufen Sie den Einzelbrief auf.
Klicken Sie auf
Dokument zum Bearbeiten öffnen und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage Ihres Browsers mit Ok.
Der Einzelbrief wird in Word geöffnet. Sie können ihn nun bearbeiten.
Speichern Sie Ihre Änderungen und schließen Sie das Dokument.
Geben Sie das Dokument mit einem Klick auf
Geändertes Dokument zurückgeben zurück.

Ersetzen eines Einzelbriefes

Direktes Ersetzen eines Einzelbriefes ist nicht möglich. Sie müssen den Vorgang in zwei Schritten ausführen.

Ein vorhandenes Einzelbrief-Dokument wird gelöscht
Ein neues Einzelbrief-Dokument wird erstellt.

Lesen eines Einzelbriefes im Detailfenster 'Aktivitäten'

Sie können das Einzelbrief-Dokument schreibgeschützt öffnen. Damit verhindern Sie, dass ggf. Makros und Feldaktualisierungen ausgeführt werden, welche das Dokument verändern würden. Außerdem können andere Anwender auf das Dokument zugreifen.

Die Aktivität wird in der Formularansicht angezeigt.
Klicken Sie auf
Dokument zum Lesen öffnen und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage Ihres Browsers mit OK.
Das Dokument wird heruntergeladen und schreibgeschützt geöffnet.

Erzeugen einer lokalen Kopie im Detailfenster 'Aktivitäten'

Von der in der CURSOR-CRM-Datenbank gespeicherten Anwendungsdatei wird eine Kopie in einem beliebigen Verzeichnis auf Ihrem Rechner oder im Netz gespeichert.

Die Aktivität wird in der Formularansicht angezeigt.
Klicken Sie auf
Dokument zum Lesen öffnen und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage Ihres Browsers mit OK.
Das Dokument wird heruntergeladen und schreibgeschützt geöffnet.
Wählen Sie einen Speicherort aus und vergeben Sie bei Bedarf einen neuen Dateinamen. Klicken Sie auf Speichern.