Ein Einzelbrief ist ein mit Word erstelltes Dokument. Das Dokument wird aus einer Aktivität erstellt, welche die wesentlichen Informationen zu dem Einzelbrief enthält und das spätere Auffinden erleichtert. Daten zum Adressaten, zum Verfasser usw. werden aus CRM an das Word-Dokument übergeben.
Einzelbriefe werden als Dokumente angelegt. Mit der Bezeichnung "Einzelbriefe" werden sie extra gekennzeichnet. Dies liegt an der besonderen Behandlung von Einzelbriefen in CRM . Einzelbriefe werden zum Beispiel aus CRM erstellt.
Erstellen eines Einzelbriefes
So erstellen Sie einen Einzelbrief:
Legen Sie eine Aktivität an.
Tragen Sie einen Betreff ein. Der Betreff wird in den Einzelbrief übernommen.
Den Empfänger des Einzelbriefes tragen Sie in das Feld Aktivität mit ein.
Füllen Sie die übrigen Felder möglichst vollständig aus.
Speichern Sie die Aktivität.
Klicken Sie auf den Schalter (0/0).
Hinweis
Ist zu der Aktivität ein Dokument bereits angelegt, erkennen Sie dies an dem Symbol im Schalter. Ist dies ein Einzelbrief, können Sie diesen bearbeiten oder ersetzen. Handelt es sich um ein sonstiges Dokument klappen Sie zum Erstellen eines Einzelbriefes das Menü zum Schalter (0/0) auf und wählen Sie Neu/ Einzelbrief aus.
Markieren Sie die gewünschte Dokumentvorlage und klicken Sie auf OK. Um Dokumentvorlagen anzuzeigen, die in inaktiven Dokumentenbereichen organisiert sind, klicken Sie den Schalter Alle Dokumentvorlagen.
Nur wenn mehrere Ansprechpartner mit der Aktivität verknüpft sind: Wählen Sie den oder die Adressaten (Ansprechpartner) im Zuordnungsfenster aus und bestätigen Sie mit OK.
Sie können den voreingestellten Betreff aus der Aktivität übernehmen oder einen anderen Betreff für das Dokument vergeben. Setzen Sie den Vorgang mit Fertig fort.
Hinweis
Der Betreff gilt an dieser Stelle ausschließlich für den Datensatz, welcher zu der Entität Dokumente angelegt wird. Änderungen haben keine Auswirkungen auf den Betreff zur Aktivität oder dem Betreff im Einzelbrief (Word-Datei).
Nur wenn ein Ansprechpartner mehrere Anschriften hat oder mehrere Adressaten ausgewählt wurden: Wählen Sie die Adresse oder Adressen im Zuordnungsfenster aus und bestätigen Sie mit OK. Wenn Sie dem Einzelbrief mehrere Adressen zuordnen, wird zu jeder eine Version des Einzelbriefes erstellt.
Word wird gestartet und das Einzelbriefdokument mit den Daten aus CRM erstellt. Ergänzen oder Ändern Sie den Einzelbrief nach Bedarf und speichern Sie ihn ab. Schließen Sie den Einzelbrief. Der Einzelbrief ist nun als Dokument in CRM gespeichert und mit der Aktivität verknüpft.
Adressen zum Einzelbrief
Der Einzelbrief erhält die Anschrift über den oder die verknüpften Ansprechpartner. Ist dem Ansprechpartner keine Adresse zugeordnet, kann auch keine Adresse an den Brief übergeben werden.
Hinweis
Für die Erstellung eines Einzelbriefes ist bzw. sind ausschließlich die dem Ansprechpartner(n) zugeordneten Adresse(n) relevant. Aus diesem Grund muss immer mindestens ein Ansprechpartner der Aktivität zugeordnet sein. Adressen eines zugeordneten Geschäftspartners oder einer zugeordneten Person werden nicht berücksichtigt.
Verfügt der Ansprechpartner über mehrere Adressen (z.B. für eine Straßen- und für eine Postfachanschrift) oder sind mehrere Ansprechpartner mit der Aktivität verknüpft, werden Ihnen bei der Erstellung des Einzelbriefes diese Adressen zur Auswahl angeboten. Wenn Sie mehrere Adressen auswählen, wird zu jeder eine Version des Einzelbriefes erstellt. Die Briefe sind jeweils an den einzelnen Adressaten gerichtet.
Bearbeiten eines Einzelbriefes im Hauptfenster Aktivitäten
Der bestehende Einzelbrief kann inhaltlich geändert werden. Der Ablauf zum Aufruf des Einzelbrief-Dokumentes ist bei Hauptfenster Aktivitäten und Hauptfenster Dokumente unterschiedlich.
Öffnen Sie das Hauptfenster Aktivitäten und rufen Sie die Aktivität auf, zu welcher der Einzelbrief angelegt wurde.
Klicken Sie auf (1/0). Markieren Sie in der folgenden Liste den Einzelbrief und klicken Sie auf Bearbeiten. ODER Wählen Sie im Menü zum Schalter (1/0) mit Bearbeiten den Einzelbrief aus.
Der Einzelbrief wird in Word geöffnet. Sie können ihn nun bearbeiten.
Speichern Sie Ihre Änderungen und schließen Sie das Dokument.
Bearbeiten eines Einzelbriefes im Hauptfenster Dokumente
Der bestehende Einzelbrief kann inhaltlich geändert werden. Der Ablauf zum Aufruf des Einzelbrief-Dokumentes ist bei Hauptfenster Dokumente und Hauptfenster Aktivitäten unterschiedlich.
Öffnen Sie das Hauptfenster Dokumente und rufen Sie den Einzelbrief auf.
Klicken Sie auf Bearbeiten. ODER Wählen Sie im Kontextmenü zum Hauptfenster den Befehl Bearbeiten.
Der Einzelbrief wird in Word geöffnet. Sie können ihn nun bearbeiten.
Speichern Sie Ihre Änderungen und schließen Sie das Dokument.
Ersetzen eines Einzelbriefes
Ein vorhandenes Einzelbrief-Dokument wird gelöscht und durch einen neu zu erstellenden Einzelbrief ersetzt.
Öffnen Sie das Hauptfenster Aktivitäten und rufen Sie die Aktivität auf, zu welcher der Einzelbrief angelegt wurde.
Klicken Sie auf (1/0). Markieren Sie in der folgenden Liste den Einzelbrief und klicken Sie auf Ersetzen. ODER Wählen Sie im Menü zum Schalter (1/0) die Punkte Ersetzen / <Einzelbrief> aus.
Markieren Sie die gewünschte Dokumentvorlage und klicken Sie auf OK.
Sie können den voreingestellten Betreff aus der Aktivität übernehmen oder einen anderen Betreff für das Dokument vergeben. Setzen Sie den Vorgang mit Fertig fort.
Hinweis
Der Betreff gilt an dieser Stelle ausschließlich für den Datensatz, welcher zu der Entität Dokumente angelegt wird. Änderungen haben keine Auswirkungen auf den Betreff zur Aktivität oder dem Betreff im Einzelbrief (Word-Datei).
Word wird gestartet und das Einzelbriefdokument mit den Daten aus CRM erstellt. Ergänzen oder Ändern Sie den Einzelbrief nach Bedarf und speichern Sie ihn ab. Schließen Sie den Einzelbrief. Der Einzelbrief ist nun als Dokument in CRM gespeichert und mit der Aktivität verknüpft.
Lesen eines Einzelbriefes im Hauptfenster Aktivitäten
Sie können das Einzelbrief-Dokument schreibgeschützt öffnen. Damit verhindern Sie, dass ggf. Makros und Feldaktualisierungen ausgeführt werden, welche das Dokument verändern würden. Außerdem können andere Anwender auf das Dokument zugreifen.
Die Aktivität wird in der Formularansicht angezeigt.
Klicken Sie auf (1/0). Markieren Sie in der folgenden Liste das Dokument und klicken Sie auf Lesen. ODER Wählen Sie im Menü zum Schalter (1/0) die Punkte Lesen / <Einzelbrief> aus.
Das Dokument wird schreibgeschützt geöffnet.
Erzeugen einer lokalen Kopie im Hauptfenster Aktivitäten
Von der in der CRM-Datenbank gespeicherten Anwendungsdatei wird eine Kopie in einem beliebigen Verzeichnis auf Ihrem Rechner oder im Netz gespeichert.
Die Aktivität wird in der Formularansicht angezeigt.
Klicken Sie auf (1/0). Markieren Sie in der folgenden Liste das Dokument und klicken Sie auf Lokale Kopie.... ODER Wählen Sie im Menü zum Schalter (1/0) den Befehl Lesen und dort das Dokument.
Wählen Sie einen Speicherort aus und vergeben Sie bei Bedarf einen neuen Dateinamen. Klicken Sie auf Speichern.
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