Erstellen eines Angebotsdokumentes

Grundlagen

• Um ein Angebotsdokument erstellen zu können, müssen die Felder 1. Unterzeichner, 2. Unterzeichner und Ansprechpartner ausgefüllt sein.

• Zu einem Angebot können Sie immer nur ein Angebotsdokument erstellen. Ein vorhandenes Dokument können Sie ersetzen.

• Vergewissern Sie sich, dass die Angebotspositionen mit den aktuellen Preisen ausgewiesen sind. Wenn die Anlage der Angebotspositionen längere Zeit zurückliegt, kann es zwischenzeitlich zu einer Preisanpassung gekommen sein.

Ablauf

So erstellen Sie das Angebotsdokument:

1. Klicken Sie im Menü auf Dokumente 
   

   

2. Klicken Sie auf Angebote erstellen
   

   

3. Wählen Sie eine Angebotsvorlage aus und bestätigen Sie mit OK. Der Assistent zur Angebotserstellung wird gestartet.

4. Schritt 1/5 - Vorlagenauswahl
   Haben Sie sich bei der Vorlagenauswahl vertan, können Sie zum vorigen Schritt zurückkommen, indem Sie auf Vorlage ändern klicken.

5. Schritt 2/5 - Betreff und Selektion
   In diesem Schritt sehen Sie eine Zusammenfassung der Angebotswerte, um nochmals zu prüfen, ob die Generierung für den richtigen Datensatz gestartet wurde. Zudem haben Sie die Möglichkeit, den Betreff des zu generierenden Dokumentes anzupassen.

6. Schritt 3/4  - Aktivitäten erzeugen, Angebots und Anfragenstatus aktualisieren
   In diesem Schritt können Sie die Aktionen wählen, die nach einer erfolgreichen Generierung gestartet werden sollen. Alle drei Optionen können unabhängig voneinander aktiviert werden.
   
   [OPTIONAL] Protokoll- bzw. Erinnerungsaktivität
   Die Protokollaktivität dient als Protokoll der Erstellung des Angebotes und die Erinnerungsaktivität kann dazu genutzt werden, nach Ablauf des Erinnungsdatums nochmals nachzufassen.
   Die Basisdaten der Protokollaktivität können gepflegt werden. Einige Felder davon sind deaktiviert, da aus fachlicher Sicht hier keine Änderung vorgenommen werden darf. Neben der Pflege der Basisdaten kann über die Schaltfläche 'Mitarbeiterzuordnung' eine Auswahl der zu verknüpfenden Mitarbeiter getroffen werden. Im Zuordnungsbrowser ist bereits der aktuelle Mitarbeiter und ein zuvor konfigurierter Mitarbeiter vermerkt. Diese Konfiguration wird in der Vorlage des Dokumentes getroffen. Sinn und Zweck des vorkonfigurierten Mitarbeiters ist, dass der für das Angebot vertrieblich zuständige Mitarbeiter nicht manuell ermittelt werden muss, sondern zur Laufzeit automatisch passend zum Angebot vorbelegt wird.
   Der letzte Schritt der Erinnerungsaktivität bietet diegleichen Möglichkeiten wie der Schritt der Protokollaktivität. Nach Abschluss des Wizards startet die Angebotsgenerierung und - sofern aktiviert - die Zuordnung der Aktivitäten.
   Die Anzeige der Optionen Protokoll- und Erinnerungsaktivität kann nicht, wie bei der Einzelbrieferstellung, ausgeblendet werden. Bei der Angebotserstellung ist die Auswahlmöglichkeit immer vorhanden. Jedoch ist eine administrative Vorbelegung der Optionen möglich
   
   [OPTIONAL] Aktualisierung des Angebotes und der Anfrage
   Ist die Option aktiv, so werden die Stati der Datensätze auf einen konfigurierten Wert gesetzt, so dass ersichtlich ist, dass ein Angebot erstellt wurde. Der Status wird auf 'VERSENDET' gesetzt.
   

7. Nach Eingabe der nötigen Daten klicken Sie auf Fertig.

8. Word wird gestartet und das Angebotsdokument erstellt. Sie können das Schreiben in Word bearbeiten und ausdrucken.

9. Geben Sie das Angebotsdokument zurück.