Groupware-Abgleich im Web Client

Voraussetzungen

Eingegangene E-Mails, Aufgaben und Termine müssen Sie aus Outlook nach CURSOR-CRM importieren.

Tipp

Erstellen Sie in Outlook ein Verzeichnis namens Import Ordner und verschieben Sie dorthin die zu importierenden E-Mails. Wurde zum Import der gesamte Post-Eingang konfiguriert, kann der Vorgang sehr lange dauern.

Die notwendige Konfiguration können Sie in Ihren Benutzereinstellungen anpassen.

Abbildung: Konfiguration für den Mail-Import unter Benutzereinstellungen / Groupware

Groupware-Abgleich starten

So funktioniert der Groupware-Abgleich:

1. Klicken Sie in der Schnellstart-Leiste auf das Symbol 

   

2. Falls erforderlich, Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und bestätigen Sie mit OK. Anschließend wird eine Lasche Groupware-Abgleich geöffnet.

3. 

   Wählen Sie mit einem Klick Bereiche aus, die Sie importieren möchten.

   • 

     

      E-Mails (es werden im CRM Aktivitäten von Typ MAILEIN angelegt)

   • 

     

      Aufgaben (es werden im CRM Aktivitäten von Typ AUFGABE angelegt)

   • 

     

      Termine (es werden im CRM Aktivitäten von Typ TERMIN angelegt)

   • 

      Zuvor importierte Elemente synchronisieren (es werden nur Zeitraster bei den bereits importierten Aktivitäten aktualisiert, falls sich diese in Outlook geändert haben)
     

     Hinweis

     Manuell Synchronisation ist nicht möglich, da diese Option ausgeblendet ist, wenn folgende Optionen aktiviert sind:

     automatischer Abgleich bestehender Termine/Aufgaben (via Benutzer-Groupware-Einstellungen)
     automatischer Groupwareabgleich (via Mitarbeitermaske)

4. Ordnen Sie die Datensätze zu, die Sie importieren möchten. Standardmäßig werden alle Datensätze markiert. Markieren Sie mit

   

   + Mausklick die zu importierenden Datensätze und klicken Sie auf den zu importierenden Datensatz.
   So gelangen Sie zu den Bereichen:
   
   • Klicken Sie auf

     

     , wenn Sie E-Mails zuordnen möchten
   • Klicken Sie auf

     

     , wenn Sie Aufgaben zuordnen möchten

   • Klicken Sie auf

     

     , wenn Sie Termine zuordnen möchten
     

     Hinweis

     Es ist immer nur ein Schritt möglich. Wenn Sie zum Schritt 4 (Termine) gelangen möchten, müssen Sie vorher Schritte 2 und 3 wählen. Für umgekehrte Reihenfolge gilt dasselbe Prinzip.

5. Klicken Sie auf

   

    Vorgang ausführen. Der eigentliche Import in das CRM-System startet. Alternativ können Sie die importierten Aktivitäten auch anzeigen lassen.

Status von Terminen und Besprechungen

Termine, die aus dem CRM nach Outlook exportiert oder aus Outlook ins CRM importiert werden, werden von Outlook entkoppelt. Das Mapping wird aufgelöst.

Die wesentlichen Merkmale des Abgleichs:

• Wiedervorlage, Termin und Besprechung werden von der Inhaus nach Outlook immer mit dem default-Wert von Outlook synchronisiert.
• Termine aus Outlook unter Vorbehalt, beschäftigt (ohne Teilnehmer), gebucht und frei werden von Outlook nach Inhaus als Termine synchronisiert
• Termine aus Outlook, die Teilnehmer haben (Besprechungen, werden von Outlook nach Inhaus als Besprechung synchronisiert.
• Wiedervorlagen, die im System sind, werden entsprechend wie Termine behandelt.
• Der Schlüssel wird "als nicht mehr auswählbar" im Standard markiert.
• Neue Wiedervorlagen werden nicht mehr erzeugt.