Groupware-Abgleich im Web Client

Voraussetzungen

Eingegangene E-Mails, Aufgaben und Termine können Sie aus Outlook nach CURSOR-CRM importieren.

Damit der Import regelmäßig automatisch abläuft, sollen Sie zuerst einige Konfigurationsschritte vornehmen.

• Erstellen Sie in Outlook ein Verzeichnis namens Import Ordner und verschieben Sie dorthin die zu importierenden E-Mails.

Der Name Import Ordner kann in Ihrem System abweichen, wenn es in den Systemeinstellungen oder in der E-Mail-Konfiguration der Name anders definiert wurde.

Alternativ können die Mails in unterschiedliche Unterordner einsortiert werden (EWS, MS Graph). So können die zu importierenden Mails z.B. auch für jedes der Projekte einen Unterordner bekommen - im Beispiel Neuheiten. Es gibt dann auch die Möglichkeit mit einer Vorlagenaktivität (wo der Ordnername verwendet wird) Daten in die importiere Aktivität zu übernehmen (z.B. Projekt oder zugeordnete Ansprechpartner).

Bei Fragen wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.

• Wurde zum Import der gesamte Post-Eingang konfiguriert, kann der Vorgang sehr lange dauern.

• Die notwendige Konfiguration können Sie in Ihren Benutzereinstellungen anpassen.

Konfiguration

• automatischer Abgleich bestehender Termine/Aufgaben (via Benutzer-Groupware-Einstellungen)

• automatischer Groupwareabgleich (via Mitarbeitermaske)

Groupware-Abgleich starten

So funktioniert der Groupware-Abgleich:

• 

  Klicken Sie in der Schnellstart-Leiste auf das Symbol 

• Falls erforderlich, Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und bestätigen Sie mit OK. Anschließend wird ein Tab Groupware-Abgleich geöffnet.

• Wählen Sie mit einem Klick aus, was Sie importieren möchten.

  • E-Mails (es werden im CRM Aktivitäten von Typ MAILEIN angelegt)

  •  Aufgaben (es werden im CRM Aktivitäten von Typ AUFGABE angelegt)

  • Termine (es werden im CRM Aktivitäten von Typ TERMIN angelegt)

  • Zuvor importierte Elemente synchronisieren (es werden nur Zeitraster bei den bereits importierten Aktivitäten aktualisiert, falls sich diese in Outlook geändert haben)

• Ordnen Sie die Datensätze zu, die Sie importieren möchten. Standardmäßig werden alle Datensätze markiert. Markieren Sie mit STRG+Mausklick die zu importierenden Datensätze und klicken Sie auf den zu importierenden Datensatz.
  So gelangen Sie zu den Bereichen:

  • Klicken Sie auf , wenn Sie E-Mails zuordnen möchten

  • Klicken Sie auf , wenn Sie Aufgaben zuordnen möchten

  • Klicken Sie auf , wenn Sie Termine zuordnen möchten

Es ist immer nur ein Schritt möglich. Wenn Sie zum Schritt 4 (Termine) gelangen möchten, müssen Sie vorher Schritte 2 und 3 wählen. Für umgekehrte Reihenfolge gilt dasselbe Prinzip.

• Klicken Sie auf Vorgang ausführen. Der eigentliche Import in das CRM-System startet. Alternativ können Sie die importierten Aktivitäten auch anzeigen lassen.

Status von Terminen und Besprechungen

Termine, die aus dem CRM nach Outlook exportiert oder aus Outlook ins CRM importiert werden, werden von Outlook entkoppelt. Das Mapping wird aufgelöst.

Die wesentlichen Merkmale des Abgleichs:

• Termin und Besprechung werden vom CRM nach Outlook immer mit dem default-Wert von Outlook synchronisiert.

• Termine aus Outlook unter Vorbehalt, beschäftigt (ohne Teilnehmer), gebucht und frei werden von Outlook nach CRM als Termine synchronisiert

• Termine aus Outlook, die Teilnehmer haben (Besprechungen, werden von Outlook nach CRM als Besprechung synchronisiert.