Groupware-Abgleich im Web Client

Voraussetzungen

Eingegangene E-Mails, Aufgaben und Termine können Sie aus Outlook nach CURSOR-CRM importieren.

Damit der Import regelmäßig automatisch abläuft, sollen Sie zuerst einige Konfigurationsschritte vornehmen.

• Erstellen Sie in Outlook ein Verzeichnis namens Import Ordner und verschieben Sie dorthin die zu importierenden E-Mails.

• Wurde zum Import der gesamte Post-Eingang konfiguriert, kann der Vorgang sehr lange dauern.

• Die notwendige Konfiguration können Sie in Ihren Benutzereinstellungen anpassen.

Konfiguration

• automatischer Abgleich bestehender Termine/Aufgaben (via Benutzer-Groupware-Einstellungen)

• automatischer Groupwareabgleich (via Mitarbeitermaske)

Groupware-Abgleich starten

So funktioniert der Groupware-Abgleich:

• 

  Klicken Sie in der Schnellstart-Leiste auf das Symbol 

• Falls erforderlich, Geben Sie Ihre Anmeldedaten ein und bestätigen Sie mit OK. Anschließend wird ein Tab Groupware-Abgleich geöffnet.

• Wählen Sie mit einem Klick aus, was Sie importieren möchten.

  • E-Mails (es werden im CRM Aktivitäten von Typ MAILEIN angelegt)

  •  Aufgaben (es werden im CRM Aktivitäten von Typ AUFGABE angelegt)

  • Termine (es werden im CRM Aktivitäten von Typ TERMIN angelegt)

  • Zuvor importierte Elemente synchronisieren (es werden nur Zeitraster bei den bereits importierten Aktivitäten aktualisiert, falls sich diese in Outlook geändert haben)

• Ordnen Sie die Datensätze zu, die Sie importieren möchten. Standardmäßig werden alle Datensätze markiert. Markieren Sie mit STRG +Mausklick die zu importierenden Datensätze und klicken Sie auf den zu importierenden Datensatz.
  So gelangen Sie zu den Bereichen:

  • Klicken Sie auf , wenn Sie E-Mails zuordnen möchten

  • Klicken Sie auf , wenn Sie Aufgaben zuordnen möchten

  • Klicken Sie auf , wenn Sie Termine zuordnen möchten

• Klicken Sie auf Vorgang ausführen. Der eigentliche Import in das CRM-System startet. Alternativ können Sie die importierten Aktivitäten auch anzeigen lassen.

Status von Terminen und Besprechungen

Termine, die aus dem CRM nach Outlook exportiert oder aus Outlook ins CRM importiert werden, werden von Outlook entkoppelt. Das Mapping wird aufgelöst.

Die wesentlichen Merkmale des Abgleichs:

• Termin und Besprechung werden vom CRM nach Outlook immer mit dem default-Wert von Outlook synchronisiert.

• Termine aus Outlook unter Vorbehalt, beschäftigt (ohne Teilnehmer), gebucht und frei werden von Outlook nach CRM als Termine synchronisiert

• Termine aus Outlook, die Teilnehmer haben (Besprechungen, werden von Outlook nach CRM als Besprechung synchronisiert.

Status von Aufgaben

2026.8 Abgleich mit MS To Do

Aufgaben aus dem CRM werden in die persönliche Aufgabenverwaltung von Microsoft 365 übertragen und dort in der vorgesehenen Aufgabenliste des zuständigen Anwenders geführt. Maßgeblich für die Übertragung ist die in der E-Mail-Konfiguration gewählte Einstellung für das Handling von Aufgaben.

Eine Aufgabe durchläuft in ihrem Lebenszyklus mehrere Etappen:

• Neuanlage

• Aktualisierung

• Erledigung

• Löschung

• dauerhafte Zuordnung

Neuanlage

Eine neu erstellte CRM-Aufgabe erzeugt eine To Do Aufgabe in der vorgesehenen Liste. Der Betreff wird 1:1 als Titel übernommen. Enddatum/Zeit wird als Fälligkeit in To Do gesetzt (inkl. korrekter Zeitzone). Erinnerungsdatum/Zeit wird als Reminder gesetzt. Notizen werden als Beschreibung gesetzt.

Priorität wird wie folgt gemappt:

Doppelte Erstellung wird über die IDs verhindert. Delegiert an ist der User, für den das To Do angelegt wird. Der Link zur CRM-Aufgabe wird im Beschreibungsfeld unten angehängt. Die Aufgabe hat die Kategorie “CRM importiert”, wenn sie mit dem CRM verknüpft ist.

Aktualisierung einer CRM-Aufgabe

Änderungen an Betreff, Enddatum/Zeit, Erinnerungsdatum/Zeit, Notizen oder Priorität im CRM werden in der zugeordneten To Do Aufgabe aktualisiert.

Eine Aufgabe als erledigt setzen

Setzt der Benutzer die CRM-Aufgabe auf „Erledigt“, wird die zugehörige To Do Aufgabe auf status = completed gesetzt. Die To Do Aufgabe bleibt auffindbar (wird nicht gelöscht).

Eine Aufgabe löschen

Beim Löschen im CRM wird die To Do Aufgabe auch gelöscht.