Groupware-Abgleich im Windows Client

Grundlagen

Werden Aktivitäten in zwei Systemen erfasst, so besteht auch die Notwendigkeit, diese automatisch abzugleichen, um doppelten Aufwand zu vermeiden. Der automatische Aktivitätenabgleich sorgt dafür, dass die Aktivitäten in MS Outlook und in CRM in vordefinierten Zeitabständen synchronisiert werden. Folgende Aktivitätenarten werden mit dem Groupwaresystem automatisch synchronisiert:

Termin
Besprechung
Wiedervorlage
Aufgabe

Darüber hinaus können Sie aus dem MS Outlook ins CRM-System E-Mails importieren. Importierte E-Mails erkennen Sie am Status I ('importiert') und an der Art MAILEIN. Neuanlagen und Änderungen in CURSOR-CRM werden direkt ins Groupwaresystem übertragen. Bei allen anderen Aktivitätenarten können Sie eine Aktivität als Termin oder Aufgabe im Groupwaresystem übertragen. Neuanlagen und Änderungen im Groupwaresystem sowie eingegangene E-Mails können Sie entweder manuell oder automatisch ins CURSOR-CRM importieren. Bestehende Termine werden, insofern der automatisierte Import aktiviert wurde, permanent abgeglichen. Eine Änderung in einem der Systeme löst eine Anpassung in dem anderen System aus. Wurde z.B. ein neuer Termin, eine Aufgabe oder eine Besprechung im Outlook angelegt, so wird nach Anlage der zugehörigen CRM-Aktivität ein HTML-Link zur CRM-Aktivität in den Text auf der Outlook-Seite generiert. Für neu importierte Termine/Aufgaben wird der Link erst beim nächsten Aktivitätenabgleich (Synchronisation) in den Termin/Aufgabe in Outlook geschrieben.

Vorteile:

Nahtlose Verbindung von einer Standard-Groupware (MS Outlook) und CRM
Einfache Konfiguration und Bedienung
Besseres und schnelleres Aktivitäten-Management
Fortgeschrittene Automation und weniger Aufwand durch Regeln in Outlook
Verwendung und Aktualisierung zur Laufzeit auf mobilen Geräten (Bedingung: MS Exchange-Anbindung)
Eine Neuanlage einer Termin-Aktivität in CRM führt durch den automatischen Abgleich zum Eintrag im Outlook-Kalender und weiter in mobilen Geräten.

Voraussetzungen

Bevor Sie den vollen Umfang der Funktionalität nutzen, müssen Sie einige Konfigurationsschritte durchführen.

Import-Ordner

Verfügen Sie über mehrere E-Mail-Adressen oder bekommen Sie täglich viele E-Mails, kann es schnell unübersichtlich werden. E-Mails können aus mehreren vorgegebenen Ordnern importiert werden. Über den Ordnernamen kann der Status der importierten Aktivität eingestellt werden. Alle in diesem Verzeichnis befindlichen E-Mails, die Sie dorthin entweder manuell oder per Outlook-Regeln verschieben, werden importiert.

Abbildung: Ein angelegter 'Import Ordner' im MS Outlook

Voraussetzung

Der Aktivitätenimport über den Import Ordner ist in den Benutzereinstellungen aktiviert. Es werden alle Mails aus dem Import Ordner und allen eingestellten Ordnern importiert.

Hinweis

Bei mehreren Ordnern für den Aktivitätenimport müssen diese unterhalb von Import Ordner angelegt sein.

Konfiguration

Der (oder die) Ordner müssen unterhalb des Posteingangs angelegt werden. Nach folgendem Schema muss der Ordner aufgebaut sein:

CODE

CRM <Beschreibung> [<Status>]

Der Order muss mit "CRM " beginnen. Danach kommt eine kurze Beschreibung. Am Ende steht der Status. Wichtig: Dieser muss in eckigen Klammern stehen und den gewünschten Schlüssel aus dem Feld "Status" enthalten.
Beispiel:

CODE

CRM Erledigt [E]

Alle E-Mails, die aus diesem Ordner importiert werden, erhalten automatisch den Status E (Erledigt).

Damit die E-Mails aus diesem Ordner importiert werden, müssen Sie die Option unter Benutzereinstellungen / Groupware / Mails aus [Import Ordner] aktivieren.

Abbildung: Relevante Groupware-Einstellungen

Mails werden standardmäßig abgeglichen. Im Fall von Aufgaben und Terminen kann die Option ebenfalls aktiviert werden.

Wurde der automatische Abgleich in der Mitarbeiter-Konfiguration aktiviert, so wird die Option Aktivitätenabgleich beim Öffnen des Aktivitätenfensters inaktiv.

Hinweis

Neben dem Import Ordner wird der Ordner CARMEN/EVI/TINA Aktivitäten automatisch angelegt. Dahin werden alle importierten E-Mails verschoben und archiviert.

Anmeldung und Aktivierung des automatischen Groupware-Abgleichs

In der Konfiguration des Mitarbeiters werden Passwörter hinterlegt. Abhängig von Ihrer IT-Landschaft und dem Sicherheitskonzept in Ihrem Unternehmen können die Passwörter für das CURSOR-CRM und die Groupware-Anbindung unterschiedlich sein.

Tipp

Fragen Sie Ihren Administrator nach den Zugangsdaten für das Groupware-System.

Abbildung: Kontokonfiguration beim Mitarbeiter

Wenn die Identifikation des Benutzers getrennt im CRM und im Groupware-System erfolgt, sind die jeweiligen Zugangsdaten (Benutzername, Passwort) separat einzutragen und zu speichern. Damit der Groupware-Abgleich automatisch gestartet wird, muss die Option Autoabgleich aktiviert sein. Die Konfiguration Web Client ist ebenfalls erforderlich, damit der Web Client an das Groupware-System angebunden wird.

Die Option Groupwarepasswort ist gesperrt wird automatisch aktiv, wenn die Anmeldung im Groupware-System aufgrund falscher Zugangsdaten einmal fehlschlägt. Dadurch wird vermieden, dass der Client permanent Anmeldeversuche startet und der Benutzer durch das Groupware-System dauerhaft gesperrt wird, wenn z.B. drei Mal falsche Zugangsdaten eingegeben werden.

Ablauf

So funktioniert der manuelle Groupware-Abgleich:

Klicken Sie im Menü Datei auf Aktivitätenabgleich. Ist dieser Menüpunkt inaktiv, sollte eine Prüfung über den Menüpunkt "Extras / Auf Office-Installation prüfen" durchgeführt werden, damit die Version in den lokalen Einstellungsdateien eingetragen werden kann.
Auswahl der Bereiche. Auf der ersten Seite des Assistenten wählen Sie aus, was Sie importieren möchten (E-Mails, Aufgaben, Termine).

Tipp

Eine dauerhafte Vorbelegung können Sie unter Benutzereinstellungen / Groupware definieren. Standardmäßig werden nur E-Mails importiert.
Auswahl der Aktivitäten. Auf der folgenden Seite wird Ihnen mitgeteilt, ob neue Datensätze im Groupwaresystem vorliegen. Wählen Sie die Datensätze in der Spalte 'Importieren' ab, welche nicht importiert werden sollen. Leere Pflichtfelder werden rot angezeigt und sind zwingend zu füllen, um den Vorgang fortsetzen zu können.

Setzen Sie den Vorgang mit Weiter fort.
Dokumente nachbearbeiten. In diesem Schritt können die im Mailanhang vorhandenen Dokumente mit Kategorie und Stichwort versehen werden. Dieses Verhalten ist über eine administrative Systemeinstellung an- bzw. abschaltbar. Ist die Einstellung abgeschaltet, wird dieser Schritt übersprungen. Sie können in diesem Fall keine Kategorie oder Stichwort vergeben.
Import fertig. Sie können sich nach dem Abgleich die importierten Aktivitäten des Tages oder das Ergebnis dieses Imports im Hauptfenster Aktivitäten anzeigen lassen.

Tipp

Eine dauerhafte Vorbelegung können Sie unter Benutzereinstellungen / Groupware definieren. Standardmäßig werden nur Aktivitäten des aktuellen Imports angezeigt.
Vervollständigen Sie die Angaben zu den Aktivitäten. Ändern Sie die Aktivitätenart entsprechend dem Inhalt der Aktivität ab.
Speichern Sie Ihre Änderung ab.
Ordnen Sie der Aktivität bei Bedarf andere Datensätze zu. Über die Felder Delegiert an, Aktivität mit, Hauptanfrage und Hauptprojekt nehmen Sie Haupt-Zuordnungen vor.
Importierte Aktivitäten sind durch die Aktivitätenart 'I' (Importiert) gekennzeichnet und können über die Schnellsuchen Nicht zugeordnete importierte Mails, Importierten Mails und Alle importierten Mails direkt angezeigt werden.

Im Falle des automatischen Aktivitätenabgleichs werden die Schritte im Hintergrund mit den Standardeinstellungen ausgeführt. Nach einem erfolgreichen Import erscheint eine Pop-Up-Nachricht.

Abbildung: Pop-Up-Nachricht nach einem Aktivitäten-Import

Mit einem Klick auf den Link in der Pop-Up-Nachricht können Sie die importierten Aktivitäten auflisten.

Unbekannte E-Mail-Adressen

Wird eine E-Mail von einem Absender importiert, der im System nicht als Ansprechpartner erfasst ist, ist die E-Mail "unbekannt". Mit "unbekannt" ist eine fehlende Zuordnung zum Ansprechpartner gemeint. Die fehlende Zuordnung können Sie erstellen, indem Sie die neue E-Mail-Adresse einem bereits existierenden Ansprechpartner zuordnen (neuer Datensatz Kommunikation) oder einen neuen Ansprechpartner anlegen und ihm diese E-Mail-Adresse als Standard zuordnen.

In Aktivitäten, die über unbekannte E-Mail-Adressen angelegt wurden, können Sie über den Schalter

die dahinter liegende E-Mail öffnen oder über den Schalter

die unbekannte Adresse anzeigen.

Abbildung: Aktionsmenü für unbekannte E-Mail-Adressen

Unbekannte Ansprechpartner

Wenn zu einer Absender-Adresse kein Ansprechpartner gefunden wird, werden folgende Aktionen ausgeführt:

Die Domaininformationen werden von der Mail-Adresse abgeschnitten, so dass z.B. @cursor.de übrig bleibt.
Die Suche GPmitEmail wird auf dem Geschäftspartner mit dieser Domaine (z.B. @cursor.de) ausgeführt.
Wird ein Datensatz gefunden, wird dieser mit der Aktivität verknüpft.

Aktivität als Termin oder Aufgabe im Groupware-System

Sie können eine Aktivität, welche von der Aktivitätenart weder Termin, Besprechung, Wiedervorlage noch Aufgabe ist, als Termin oder Aufgabe ins Groupwaresystem übertragen. Der Aktivitätenabgleich schließt diese Termine und Aufgaben ein.

Klicken Sie bei der Aktivität auf
Abgleich.
Im Menü wählen Sie Abgleich als Termin oder Abgleich als Aufgabe. Die beiden Menüeinträge sind nach dem Vorgang deaktiviert.

Hinweis

Ist eine Aktivität ein Termin, eine Besprechung, eine Wiedervorlage oder eine Aufgabe, ist der Schalter

Abgleich deaktiviert.

Mit Groupware Eintrag löschen entfernen Sie den Eintrag im Groupware-System.

Beispiele aus der Praxis

Mobile Geräte

Die Funktionalität automatischer Abgleich können Sie im mobilen Einsatz besonders effektiv einsetzen. Verfügt Ihr Gerät (Smartphone oder Tablett) über eine Anbindungsmöglichkeit an den MS Exchange-Server, so können Sie alle E-Mails, die Sie in den Import Ordner verschieben, automatisch ins CRM-System überführen lassen.

Abbildung: Konfiguration und die Anbindung eines iPhones

Als Mitarbeiter im Vertrieb sparen Sie wertvolle Zeit, indem Sie erhaltene Informationen in Form von E-Mails nicht noch einmal in das CRM-System einpflegen müssen. Haben sich Ihre Termine und Aufgaben in Ihrem CRM-Kalender geändert, so können Sie diese Änderungen direkt auch unterwegs empfangen und zeitnah reagieren.

Regeln in MS Outlook

Um den Aufwand bei der Bearbeitung von eingegangenen E-Mails noch weiter zu minimieren, können Sie in MS Outlook Regeln festlegen, nach welchen bestimmte E-Mails direkt in den Import Ordner verschoben werden.

Abbildung: Beispiel einer Regelbeschreibung

In dem Fall entfällt manuelles Verschieben der zu importierenden E-Mails.