Kopieren eines Angebotes

Grundlagen

Für diese Aufgabe steht ein Standardprozess zur Verfügung, der das Kopieren von Angeboten inklusive der zu dem Angebot gehörenden Angebotspositionen, sowie mit dem Angebot verknüpften Anfragen, ermöglicht. Dies bietet den Anwendern die Möglichkeit, sich Angebote als Favorit abzulegen, um daraus künftig per Kopie Angebote erstellen zu können.

Weiterhin lassen sich Angebote als Preisindikationen kennzeichnen, die dazu dienen, in der Anbahnungsphase einer Geschäftsbeziehung eine erste "Hausnummer" hinsichtlich des Preises nennen zu können.

Der Prozess realisiert folgende Anforderungen:

• Kopieren einer Anfrage inklusive Angebot und Angebotspositionen

• Kopieren eines Angebots inklusive Anfrage und Angebotspositionen

• Kennzeichnung von Angeboten als Preisindikation

• Standarddokumentenvorlage zur Erstellung von Preisindikationen aus Angeboten

Kopieren einer Anfrage inklusive Angebot und Angebotspositionen

Einstiegspunkt

In der Detailansicht einer Anfrage kann der Prozess zum Kopieren einer Anfrage gestartet werden. Der Prozess zum Kopieren der Anfrage wird über den Toolbar-Schalter  Datensatz kopieren initiiert.

Kopiervorgang

Benutzertask zur Eingabe der Anfragedaten öffnet sich.

• Zuerst soll das zu kopierende Angebot gewählt werden.

  • Auswahl via Nachschlagefeld mit Filter auf alle zur Anfrage gehörenden Angebote

  • Ist kein zu kopierendes Angebot ausgewählt, wird ausschließlich die Anfrage, aus der das Kopieren gestartet wurde, kopiert

    • Angebotsspezifische Felder werden im Benutzertask nicht angeboten (diese sind nicht sichtbar)

Befüllung der Felder in der Anfrage-Kopie

• Die Pflichtfeldeigenschaften der Felder sind dieselben wie auf der Anfragen-Maske

Die folgenden Felder sind bei jedem Kopieren der Anfrage sichtbar, d.h. auch, wenn lediglich die Anfrage ohne ein Angebot kopiert werden soll.

Befüllung der Felder in der Angebotskopie

• Die Pflichtfeldeigenschaften der Felder sind dieselben wie auf der Angebots-Maske

Wird beim Kopieren ein Angebot zur Kopie ausgewählt, so sind folgende Felder innerhalb des Kopiervorgangs zusätzlich zu den zuvor beschriebenen Anfragen-Feldern auf der Detailmaske sichtbar.

Die Pflichtfeldlogiken der im Prozess sichtbaren und genutzten Felder sind zentral in der Skriptbibliothek übersteuerbar und individualisierbar. Die Standardbelegung bzw. Wertübernahme der im Prozess sichtbaren und genutzten Felder ist zentral in der Skripbibliothek übersteuerbar und individualisierbar

Anfragepositionen auswählen und kopieren

• Wenn im System aktiviert, werden nach Eingabe der Anfragedaten und Fortsetzen des Prozesses die mit der Original-Anfrage verknüpften Anfragepositionen zur Kopie angeboten

  • Keine Anfragepositionen am Originalangebot: Schritt zur Auswahl der Anfragepositionen wird übersprungen

  • Mindestens eine Anfrageposition am Originalangebot: Benutzertask zur Auswahl der zu kopierenden Anfragepositionen

    • Der Anwender kann den Benutzertask ohne Auswahl von Anfragepositionen fortsetzen (= keine Kopie von Anfragepositionen) fortsetzen

    • Ausgewählte Anfragepositionen werden nach Abschluss des Benutzertasks kopiert und mit der Anfragekopie verknüpft

Angebotspositionen auswählen und kopieren

• Sofern eine Angebotskopie erstellt wird und zum Original-Angebot Angebotspositionen existieren, werden diese dem Anwender/der Anwenderin zur Auswahl angeboten

  • Existieren im Original-Angebot Angebotspositionen, bei denen es sich um Unterprodukte zu einem Hauptprodukt handelt, werden diese nicht zur Auswahl angeboten

    • Es werden alle Angebotspositionen des zu kopierenden Angebots angeboten

    • Bei der Übernahme eines Hauptproduktes werden die aktuell über die Unterproduktzuordnung (ItemsList) mit dem Hauptprodukt verknüpften Unterprodukte neu gezogen und automatisch als Angebotsposition zur Angebotskopie angelegt

  • Der Anwender/die Anwenderin hat die Möglichkeit, die Auswahl der Angebotspositionen zu überspringen. In diesem Fall wird lediglich der Angebotskopf kopiert. Es werden keine Angebotspositionen kopiert.

  • Sofern Angebotspositionen übernommen wurden, wird nach Abschluss des Kopiervorgangs der Angebotswert aktualisiert

  • In der Anfrage-Kopie wird der Anfragenwert ebenfalls aktualisiert

Kopie erstellen und Prozess abschließen

• Die eindeutige Anfragennummer für die Anfragenkopie wird automatisch generiert anhand des für den Standardwert hinterlegten Patterns

  • existiert kein hinterlegter Standardwert und Pattern wird das Feld dementsprechend nicht gefüllt

• Bei Erstellung einer Angebotskopie erhält diese den Angebotsstatus des über die Feldeigenschaften hinterlegten Standardwertes

• Bei der Erstellung einer Angebotskopie wird die eindeutige Angebotsnummer automatisch generiert anhand des für den Standardwert hinterlegten Patterns

• Sofern erstellt, erhält die Angebotskopie den Kurznamen der Anfragekopie

  • existiert kein hinterlegter Standardwert und Pattern wird das Feld dementsprechend nicht gefüllt

• Der Anwender befindet sich nach Prozessabschluss in der erstellten Anfrage-Kopie

  • neue Ebene wird geöffnet

• In der Angebotskopie ist das Feld "Abgeschlossen" (Closed.Quote) immer false

Kopieren eines Angebots inklusive Anfrage und Angebotspositionen

Einstiegspunkt

• In der Detailansicht eines Angebots kann der Prozess zum Kopieren eines Angebots gestartet werden

  • Der Prozess zum Kopieren des Angebots wird über den Toolbar-Schalter Datensatz kopieren initiiert

• Beim Kopieren von Angeboten wird berücksichtigt, dass eventuell in den Angebotspositionen vorhandene Unterproduktzuordnungen neu gezogen werden, da sich diese seit Erstellung des Original-Angebotes geändert haben können
  

Befüllung der Felder in der Anfrage-Kopie

• Die Pflichtfeldeigenschaften der Felder sind dieselben wie auf der Anfragen-Maske

• Besitzt das zu kopierende Angebot keine Anfrage, so sind diese Felder nicht sichtbar und demnach auch keine Pflichtfelder
  

  • Es wird in diesem Fall keine Anfrage-Kopie erstellt

• 
  

  • Ist die Systemeinstellung "Anfrage notwendig für Angebot" aktiv und das zu kopierende Angebot besitzt keine Anfrage, so erhalten die Anwender eine entsprechende Hinweismeldung im Prozess, dass ein Angebot nur mit einer zugehörigen Anfrage kopiert werden kann

    • "Das zu kopierende Angebot besitzt keine zugehörige Anfrage. Stellen Sie vor dem Kopieren des Angebots sicher, dass eine Anfrage zugeordnet ist. Der Vorgang wird abgebrochen."

• Der Anwender darf wählen, ob die existierende Anfrage ebenfalls kopiert werden soll. Im Standard ist diese Option nicht aktiv.

  • Die Anfragenfelder sind nur änderbar, wenn die Anfrage kopiert werden soll

    • Eingegebene Werte für die Anfragekopie werden im Hintergrund vorgehalten, wenn der Haken "Anfrage kopieren" entfernt wird

    • Bei erneutem Setzen des Hakens stehen die zuvor eingegebenen Werte wieder zur Verfügung

  • Der Ansprechpartner im Angebot wird mit dem Geschäftspartner in der Anfrage synchron gehalten

• Besitzt das zu kopierende Angebot eine Anfrage, so sind in der Maske zur Kopie-Erstellung folgende Anfrage-Felder sichtbar:

Befüllung der Felder in der Angebotskopie

• Die Pflichtfeldeigenschaften der Felder sind dieselben wie auf der Angebots-Maske

Die folgenden Felder sind sichtbar, unabhängig davon, ob eine Anfrage innerhalb des Kopiervorgangs erstellt wird, oder nicht. Ausnahmen sind in der Spalte Hinweise markiert

Angebotspositionen auswählen und kopieren

• Sofern zum Original-Angebot Angebotspositionen existieren, werden diese dem Anwender/der Anwenderin zur Auswahl angeboten

• Existieren im Original-Angebot Angebotspositionen, bei denen es sich um Unterprodukte zu einem Hauptprodukt handelt, werden diese nicht angeboten

  • Bei der Übernahme eines Hauptproduktes werden die aktuell über die Unterproduktzuordnung (ItemsList) mit dem Hauptprodukt verknüpften Unterprodukte neu gezogen und automatisch als Angebotsposition zur Angebotskopie angelegt

• Der Anwender/die Anwenderin hat die Möglichkeit, die Auswahl der Angebotspositionen zu überspringen. In diesem Fall wird lediglich der Angebotskopf kopiert. Es werden keine Angebotspositionen kopiert.

• Sofern Angebotspositionen übernommen wurden, wird nach Abschluss des Kopiervorgangs der Angebotswert wird aktualisiert

• Sofern eine Anfrage mit kopiert wurde, wird der Anfragenwert in der Anfragenkopie ebenfalls aktualisiert

Kopie erstellen und Prozess abschließen

• Bei Erstellung einer Angebotskopie erhält diese den Angebotsstatus des über die Feldeigenschaften hinterlegten Standardwertes

• Sofern eine Anfragenkopie erstellt wurde, wird für diese der Anfragen-Kurzname automatisch aus dem Betreff des Angebots nach Prozessabschluss übernommen

• Die Angebotsnummer wird automatisch generiert

• Die Anfragennummer wird automatisch generiert

• Der Anwender befindet sich nach Prozessabschluss in der erstellten Angebots-Kopie

  • in einer neuen Ebene

• In der Angebotskopie ist das Feld "Abgeschlossen" (Closed.Quote) immer false

Kopieren von Verträgen inklusive Vertragspositionen

Einstiegspunkt

• In der Detailansicht eines Vertrags kann der Prozess zum Kopieren des Vertrags gestartet werden

  • Der Prozess zum Kopieren des Vertrags wird über den Toolbar-Schalter Datensatz kopieren initiiert

Befüllung der Felder in der Vertragskopie

• Die Pflichtfeldeigenschaften der Felder sind dieselben wie auf der Vertrags-Maske

• Mit Prozessstart gelangt der Anwender in einen Benutzertask, der die Felder der Vertragskopie enthält

• Die Felder sind wie folgt vorbefüllt

  • Die Vorbefüllung der Vertragskopie im Benutzertask kann durch Übersteuerung in der Skriptbibliothek individualisiert werden

Vertragspositionen kopieren

• Nach Fortsetzen des Prozesses werden dem Anwender, sofern vorhanden, die mit dem Original-Vertrag verknüpften Vertragspositionen zur Auswahl angeboten

  • Wählt der Anwender keine Vertragspositionen aus, sondern setzt den Prozessschritt fort, wird lediglich die Vertragskopie erstellt

  • Vom Anwender gewählte Vertragspositionen werden kopiert und mit der Vertragskopie verknüpft

• Sofern Vertragspositionen übernommen wurden, wird nach Abschluss des Kopiervorgangs der Vertragswert aktualisiert

Kopie erstellen und Prozess abschließen

• Die Vertragsnummer für die Vertragskopie wird , sofern hinterlegt, automatisch anhand des für den Standardwert hinterlegten Patterns generiert
  

  • existiert kein hinterlegter Standardwert und kein Pattern, wird das Feld dementsprechend nicht gefüllt und bleibt in der Kopie leer

Kennzeichnung von Angeboten als Preisindikation

• Auf den Angeboten befindet sich das Flag "Preisindikation"

• Angebote können über das Flag "Preisindikation" als solche gekennzeichnet werden

Standardvorlage Preisindikation

• Im Standard wird eine Dokumentvorlage zur Erstellung von Preisindikationsdokumenten aus Angeboten ausgeliefert

• Diese bietet eine übersichtliche, tabellarische Auflistung der im Angebot enthaltenen Angebotspositionen
  

  • Die Dokumentenvorlage ist kopier- bzw. übersteuerbar und so auf kundenindividuelle Bedürfnisse und Anforderungen anpassbar

• Folgende Informationen sind in den Kopfdaten der Vorlage enthalten

• Die Darstellung der im Angebot, für welches das Preisindikationsdokument generiert wird enthaltenen Angebotspositionen werden nach folgendem Schema dargestellt

  • Im Angebot bzw. den Angebotspositionen vergebene Gliederungsebenen sowie Zwischensummen werden bei der Ausgabe in Tabellenform berücksichtigt

• Weiterhin wird die Gesamtsumme des Angebots ausgewiesen

• Nachfolgend zu Gesamtsumme besteht die Möglichkeit, einen festen Nachtext in der Dokumentenvorlage zu nutzen.
  Dieser kann im System gepflegt und bei Bedarf angepasst werden

• Das Dokument enthält ein Wasserzeichen "Preisindikation"

Prozessablauf und Ergebnis