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Kopieren eines Angebotes

Grundlagen

Für diese Aufgabe steht ein Standardprozess zur Verfügung, der das Kopieren von Angeboten inklusive der zu dem Angebot gehörenden Angebotspositionen, sowie mit dem Angebot verknüpften Anfragen, ermöglicht. Dies bietet den Anwendern die Möglichkeit, sich Angebote als Favorit abzulegen, um daraus künftig per Kopie Angebote erstellen zu können.

Weiterhin lassen sich Angebote als Preisindikationen kennzeichnen, die dazu dienen, in der Anbahnungsphase einer Geschäftsbeziehung eine erste "Hausnummer" hinsichtlich des Preises nennen zu können.

Der Prozess realisiert folgende Anforderungen:

  • Kopieren einer Anfrage inklusive Angebot und Angebotspositionen

  • Kopieren eines Angebots inklusive Anfrage und Angebotspositionen

  • Kennzeichnung von Angeboten als Preisindikation

  • Standarddokumentenvorlage zur Erstellung von Preisindikationen aus Angeboten

Kopieren einer Anfrage inklusive Angebot und Angebotspositionen

Einstiegspunkt

In der Detailansicht einer Anfrage kann der Prozess zum Kopieren einer Anfrage gestartet werden. Der Prozess zum Kopieren der Anfrage wird über den Toolbar-Schalter 

Datensatz kopieren initiiert.

Kopiervorgang

Benutzertask zur Eingabe der Anfragedaten öffnet sich.

  • Zuerst soll das zu kopierende Angebot gewählt werden.

    • Auswahl via Nachschlagefeld mit Filter auf alle zur Anfrage gehörenden Angebote

    • Ist kein zu kopierendes Angebot ausgewählt, wird ausschließlich die Anfrage, aus der das Kopieren gestartet wurde, kopiert

      • Angebotsspezifische Felder werden im Benutzertask nicht angeboten (diese sind nicht sichtbar)

Befüllung der Felder in der Anfrage-Kopie

  • Die Pflichtfeldeigenschaften der Felder sind dieselben wie auf der Anfragen-Maske

Die folgenden Felder sind bei jedem Kopieren der Anfrage sichtbar, d.h. auch, wenn lediglich die Anfrage ohne ein Angebot kopiert werden soll.

Feld (intern)

Wert

Hinweise

Kurzname (Matchcode.Opportunity)

  • Leer

  • Vorbelegung aus Original-Anfrage ist übersteuerbar

Beschreibung (OpName.Opportunity)

  • Leer

  • Vorbelegung aus Original-Anfrage ist übersteuerbar

KAM/Vertrieb (ProjectmanagerKey.Opportunity)

  • Wert KeyAccountManager.Customer des im Feld DefaultCustomer.Opportunity hinterlegten Geschäftspartners

  • Leer, falls das Feld dort nicht gepflegt ist

  • Vorbelegung aus einem anderen Feld ist durch Übersteuerung erreichbar

Geschäftspartner (DefaultCustomer.Opportunity)

  • Wert aus Original-Anfrage

  • Pflichtfeld

  • Ändern des Geschäftspartners ändert den Feldinhalt in KAM/Vertrieb (leer oder KAM aus dem eingetragenen Geschäftspartner)

Neukundenauftrag (NewCustomer.Opportunity)

  • Wert Neukunde aus Original-Anfrage


Status (ProjectstatusKey.Opportunity)

  • Standardwert verwenden

  • Anderer Standardwert ist durch Übersteuerung erreichbar

Erfolgsaussicht (ChanceSuccessKey.Opportunity)

  • Standardwert verwenden

  • Anderer Standardwert ist durch Übersteuerung erreichbar

Kaufdatum (Salesdate.Opportunity)

  • Leer


Wert (Projectvalue.Opportunity)

  • Leer

  • Wird nur angeboten, wenn kein Angebot zum Kopieren ausgewählt wurde

  • Nicht sichtbar für HelVIS (Wert errechnet sich aus der Summe aus Totalprice.OpportunityItem der Anfragepositionen)

Kosten (Projectcosts.Opportunity)

  • Leer


Deckungsbeitrag (MarginalReturn.Opportunity)

  • Leer

  • Wird nur angeboten, wenn kein Angebot zum Kopieren ausgewählt wurde

Befüllung der Felder in der Angebotskopie

  • Die Pflichtfeldeigenschaften der Felder sind dieselben wie auf der Angebots-Maske

Wird beim Kopieren ein Angebot zur Kopie ausgewählt, so sind folgende Felder innerhalb des Kopiervorgangs zusätzlich zu den zuvor beschriebenen Anfragen-Feldern auf der Detailmaske sichtbar.

Feld (intern)

Wert

Hinweise

Ansprechpartner (DefaultContactPerson.Quote)

  • Wert aus Original-Angebot

  • Wenn DefaultCustomer.Opportunity gefüllt ist, werden ausschließlich Ansprechpartner zur Auswahl angeboten, die zu dem Geschäftspartner aus DefaultCustomer.Opportunity gehören

  • Wird der Geschäftspartner der Anfrage geändert, wird dieses Feld geleert


1. Unterzeichner (Signatory1EmplKey.Quote)

  • Leer

  • Wird automatisch mit EmployeeSales.Customer des Geschäftspartners gefüllt, wenn dieser in DefaultCustomer.Opportunity eingetragen wurde

  • Der Übertrag findet auch beim Ändern des Geschäftspartners in der Anfrage statt

  • Übernahme aus EmployeeSales.Customer kann durch Übersteuerung in der Skriptbibliothek deaktiviert bzw. auf ein anderes Feld umgeschrieben werden

2. Unterzeichner (Signatory2EmplKey.Quote)

  • Leer

  • Wird automatisch mit EmployeeOffice.Customer des Geschäftspartners gefüllt, wenn dieser in DefaultCustomer.Opportunity eingetragen wurde

  • Der Übertrag findet auch beim Ändern des Geschäftspartners in der Anfrage statt

  • Übernahme aus EmployeeOffice.Customer kann durch Übersteuerung in der Skriptbibliothek deaktiviert bzw. auf ein anderes Feld umgeschrieben werden

Kampagnenphase (Campaign.Quote)

  • Leer

  • Das Feld ist nur sichtbar, wenn das Modul MULTICHANNEL lizensiert ist

Kampagne (CampPhase.Quote)

  • Leer

  • Das Feld ist nur sichtbar, wenn das Modul MULTICHANNEL lizensiert ist

Status (StatusKey.Quote)

  • Mit Standardwert füllen

  • Ist vom Anwender änderbar

Preisindikation

  • Wert aus dem Original-Angebot

  • Sichtbarkeit des Feldes kann durch Übersteuerung der Maske beeinflusst werden (im Standard vorhanden)

Lieferbedingung


  • Die Lieferbedingung wird mit dem Feld aus dem Geschäftspartner der übergeordneten Anfrage (DefaultCustomer.Opportunity) vorbelegt


Zahlungsbedingung

  • Die Zahlungsbedingung wird mit dem Feld aus dem Geschäftspartner der übergeordneten Anfrage (DefaultCustomer.Opportunity) vorbelegt


Die Pflichtfeldlogiken der im Prozess sichtbaren und genutzten Felder sind zentral in der Skriptbibliothek übersteuerbar und individualisierbar. Die Standardbelegung bzw. Wertübernahme der im Prozess sichtbaren und genutzten Felder ist zentral in der Skripbibliothek übersteuerbar und individualisierbar

Anfragepositionen auswählen und kopieren

  • Wenn im System aktiviert, werden nach Eingabe der Anfragedaten und Fortsetzen des Prozesses die mit der Original-Anfrage verknüpften Anfragepositionen zur Kopie angeboten

    • Keine Anfragepositionen am Originalangebot: Schritt zur Auswahl der Anfragepositionen wird übersprungen

    • Mindestens eine Anfrageposition am Originalangebot: Benutzertask zur Auswahl der zu kopierenden Anfragepositionen

      • Der Anwender kann den Benutzertask ohne Auswahl von Anfragepositionen fortsetzen (= keine Kopie von Anfragepositionen) fortsetzen

      • Ausgewählte Anfragepositionen werden nach Abschluss des Benutzertasks kopiert und mit der Anfragekopie verknüpft

Angebotspositionen auswählen und kopieren

  • Sofern eine Angebotskopie erstellt wird und zum Original-Angebot Angebotspositionen existieren, werden diese dem Anwender/der Anwenderin zur Auswahl angeboten

    • Existieren im Original-Angebot Angebotspositionen, bei denen es sich um Unterprodukte zu einem Hauptprodukt handelt, werden diese nicht zur Auswahl angeboten

      • Es werden alle Angebotspositionen des zu kopierenden Angebots angeboten

      • Bei der Übernahme eines Hauptproduktes werden die aktuell über die Unterproduktzuordnung (ItemsList) mit dem Hauptprodukt verknüpften Unterprodukte neu gezogen und automatisch als Angebotsposition zur Angebotskopie angelegt

    • Der Anwender/die Anwenderin hat die Möglichkeit, die Auswahl der Angebotspositionen zu überspringen. In diesem Fall wird lediglich der Angebotskopf kopiert. Es werden keine Angebotspositionen kopiert.

    • Sofern Angebotspositionen übernommen wurden, wird nach Abschluss des Kopiervorgangs der Angebotswert aktualisiert

    • In der Anfrage-Kopie wird der Anfragenwert ebenfalls aktualisiert

Kopie erstellen und Prozess abschließen

  • Die eindeutige Anfragennummer für die Anfragenkopie wird automatisch generiert anhand des für den Standardwert hinterlegten Patterns

    • existiert kein hinterlegter Standardwert und Pattern wird das Feld dementsprechend nicht gefüllt

  • Bei Erstellung einer Angebotskopie erhält diese den Angebotsstatus des über die Feldeigenschaften hinterlegten Standardwertes

  • Bei der Erstellung einer Angebotskopie wird die eindeutige Angebotsnummer automatisch generiert anhand des für den Standardwert hinterlegten Patterns

  • Sofern erstellt, erhält die Angebotskopie den Kurznamen der Anfragekopie

    • existiert kein hinterlegter Standardwert und Pattern wird das Feld dementsprechend nicht gefüllt

  • Der Anwender befindet sich nach Prozessabschluss in der erstellten Anfrage-Kopie

    • neue Ebene wird geöffnet

  • In der Angebotskopie ist das Feld "Abgeschlossen" (Closed.Quote) immer false

Kopieren eines Angebots inklusive Anfrage und Angebotspositionen

Einstiegspunkt

  • In der Detailansicht eines Angebots kann der Prozess zum Kopieren eines Angebots gestartet werden

    • Der Prozess zum Kopieren des Angebots wird über den Toolbar-Schalter Datensatz kopieren initiiert

  • Beim Kopieren von Angeboten wird berücksichtigt, dass eventuell in den Angebotspositionen vorhandene Unterproduktzuordnungen neu gezogen werden, da sich diese seit Erstellung des Original-Angebotes geändert haben können

Befüllung der Felder in der Anfrage-Kopie

  • Die Pflichtfeldeigenschaften der Felder sind dieselben wie auf der Anfragen-Maske

  • Besitzt das zu kopierende Angebot keine Anfrage, so sind diese Felder nicht sichtbar und demnach auch keine Pflichtfelder

    • Es wird in diesem Fall keine Anfrage-Kopie erstellt

    • Ist die Systemeinstellung "Anfrage notwendig für Angebot" aktiv und das zu kopierende Angebot besitzt keine Anfrage, so erhalten die Anwender eine entsprechende Hinweismeldung im Prozess, dass ein Angebot nur mit einer zugehörigen Anfrage kopiert werden kann

      • "Das zu kopierende Angebot besitzt keine zugehörige Anfrage. Stellen Sie vor dem Kopieren des Angebots sicher, dass eine Anfrage zugeordnet ist. Der Vorgang wird abgebrochen."

  • Der Anwender darf wählen, ob die existierende Anfrage ebenfalls kopiert werden soll. Im Standard ist diese Option nicht aktiv.

    • Die Anfragenfelder sind nur änderbar, wenn die Anfrage kopiert werden soll

      • Eingegebene Werte für die Anfragekopie werden im Hintergrund vorgehalten, wenn der Haken "Anfrage kopieren" entfernt wird

      • Bei erneutem Setzen des Hakens stehen die zuvor eingegebenen Werte wieder zur Verfügung

    • Der Ansprechpartner im Angebot wird mit dem Geschäftspartner in der Anfrage synchron gehalten

  • Besitzt das zu kopierende Angebot eine Anfrage, so sind in der Maske zur Kopie-Erstellung folgende Anfrage-Felder sichtbar:

Feld (intern)

Wert

Hinweise

Kurzname (Matchode.Opportunity)



Beschreibung (OpName.Opportunity)

  • Leer

  • Die Beschreibung ist von den Anwendern änderbar

KAM/Vertrieb (ProjectmanagerKey.Opportunity)

  • Wert KeyAccountManager.Customer des im Feld DefaultCustomer.Opportunity hinterlegten Geschäftspartners

  • Leer, falls das Feld dort nicht gepflegt ist

  • Die Vorbelegung aus einem anderen Feld ist durch Übersteuerung erreichbar

Geschäftspartner (DefaultCustomer.Opportunity)

  • Geschäftspartner aus der Original-Anfrage

  • Ändern des Geschäftspartners ändert den Feldinhalt in KAM/Vertieb (leer oder KAM aus dem neuen Geschäftspartner)

Neukunde (NewCustomer.Opportunity)

  • Wert Neukunde aus Original-Anfrage

  • Schreibbar

Status (ProjectstatusKey.Opportunity)

  • Standardwert verwenden

  • Schreibbar

Erfolgsaussicht (ChanceSuccessKey.Opportunity)

  • Standardwert verwenden

  • Schreibbar

Kaufdatum (Salesdate.Opportunity)

  • Leer

  • Schreibbar

Befüllung der Felder in der Angebotskopie

  • Die Pflichtfeldeigenschaften der Felder sind dieselben wie auf der Angebots-Maske

Die folgenden Felder sind sichtbar, unabhängig davon, ob eine Anfrage innerhalb des Kopiervorgangs erstellt wird, oder nicht. Ausnahmen sind in der Spalte Hinweise markiert

Feld (intern)

Wert

Hinweise

Ansprechpartner (ContactPersonPK.Quote)

  • Leer

  • Wenn wenn dieser in DefaultCustomer.Opportunity sichtbar und gefüllt ist, werden ausschließlich Ansprechpartner zur Auswahl angeboten, die zu dem Geschäftspartner aus DefaultCustomer.Opportunity gehören


Betreff (Reference.Quote)

  • Leer

  • Vorbelegung aus Original-Angebot kann durch Übersteuerung erreicht werden

  • Nur Sichtbar, wenn Anfrage nicht kopiert wird

1. Unterzeichner (Signatory1EmplKey.Quote)

  • Leer

  • Wird automatisch mit EmployeeSales.Customer des Geschäftspartners des Ansprechpartners gefüllt, wenn dieser in ContactPersonPK.Quote eingetragen wurde

  • Übernahme aus EmployeeSales.Customer kann durch Übersteuerung in der Skriptbibliothek deaktiviert bzw. auf ein anderes Feld umgeschrieben werden

2. Unterzeichner (Signatory2EmplKey.Quote)

  • Leer

  • Wird automatisch mit EmployeeOffice.Customer des Ansprechpartners gefüllt,wenn dieser in DefaultCustomer.Opportunity eingetragen wurde

  • Übernahme aus EmployeeOffice.Customer kann durch Übersteuerung in der Skriptbibliothek deaktiviert bzw. auf ein anderes Feld umgeschrieben werden

Kampagnenphase (Campaign.Quote)

  • Leer

  • Das Feld ist nur sichtbar, wenn das Modul MULTICHANNEL lizensiert ist

Kampagne (CampPhase.Quote)

  • Leer

  • Das Feld ist nur sichtbar, wenn das Modul MULTICHANNEL lizensiert ist

Preisindikation

  • Wert aus Original-Angebot

  • Sichtbarkeit des Feldes kann durch Übersteuerung der Maske beeinflusst werden (im Standard vorhanden)

Angebotspositionen auswählen und kopieren

  • Sofern zum Original-Angebot Angebotspositionen existieren, werden diese dem Anwender/der Anwenderin zur Auswahl angeboten

  • Existieren im Original-Angebot Angebotspositionen, bei denen es sich um Unterprodukte zu einem Hauptprodukt handelt, werden diese nicht angeboten

    • Bei der Übernahme eines Hauptproduktes werden die aktuell über die Unterproduktzuordnung (ItemsList) mit dem Hauptprodukt verknüpften Unterprodukte neu gezogen und automatisch als Angebotsposition zur Angebotskopie angelegt

  • Der Anwender/die Anwenderin hat die Möglichkeit, die Auswahl der Angebotspositionen zu überspringen. In diesem Fall wird lediglich der Angebotskopf kopiert. Es werden keine Angebotspositionen kopiert.

  • Sofern Angebotspositionen übernommen wurden, wird nach Abschluss des Kopiervorgangs der Angebotswert wird aktualisiert

  • Sofern eine Anfrage mit kopiert wurde, wird der Anfragenwert in der Anfragenkopie ebenfalls aktualisiert

Kopie erstellen und Prozess abschließen

  • Bei Erstellung einer Angebotskopie erhält diese den Angebotsstatus des über die Feldeigenschaften hinterlegten Standardwertes

  • Sofern eine Anfragenkopie erstellt wurde, wird für diese der Anfragen-Kurzname automatisch aus dem Betreff des Angebots nach Prozessabschluss übernommen

  • Die Angebotsnummer wird automatisch generiert

  • Die Anfragennummer wird automatisch generiert

  • Der Anwender befindet sich nach Prozessabschluss in der erstellten Angebots-Kopie

    • in einer neuen Ebene

  • In der Angebotskopie ist das Feld "Abgeschlossen" (Closed.Quote) immer false

Kopieren von Verträgen inklusive Vertragspositionen

Einstiegspunkt

  • In der Detailansicht eines Vertrags kann der Prozess zum Kopieren des Vertrags gestartet werden

    • Der Prozess zum Kopieren des Vertrags wird über den Toolbar-Schalter Datensatz kopieren initiiert

Befüllung der Felder in der Vertragskopie

  • Die Pflichtfeldeigenschaften der Felder sind dieselben wie auf der Vertrags-Maske

  • Mit Prozessstart gelangt der Anwender in einen Benutzertask, der die Felder der Vertragskopie enthält

  • Die Felder sind wie folgt vorbefüllt

    • Die Vorbefüllung der Vertragskopie im Benutzertask kann durch Übersteuerung in der Skriptbibliothek individualisiert werden

Feld (intern)

Wert

Hinweise

Vertrags-Nr. (ContNo.Contract)

leer

Nicht sichtbar auf der Maske, wird generiert oder bleibt leer

Vertragsbezeichnung (ContTitle.Contract)

leer


Vertragsstatus (ContStatusKey.Contract)

Standardwert, sofern vorhanden
Sonst leer


Vertragsbeginn (ContStartDate.Contract)

Wert aus Original


Vertragsende (ContEndDate.Contract)

Wert aus Original


Tariftyp (RatetypeKey.Contract)

Wert aus Original


Produktart (ProducttypeKey.Contract)

Wert aus Original

Pflichtfeld

Vertragstyp (ContTypeKey.Contract)

Wert aus Original


Vertragsart

Wert aus Original


Geschäftspartner (CustomerPk.Contract)

Wert aus Original

Pflichtfeld

Mitarbeiter AD (SalesEmplKey.Contract)

Wird automatisch mit EmployeeSales.Customer des Geschäftspartners des Ansprechpartners gefüllt, wenn dieser in CustomerPk.Contract eingetragen wurde

Übernahme aus EmployeeSales.Customer kann durch Übersteuerung in der Skriptbibliothek deaktiviert bzw. auf ein anderes Feld umgeschrieben werden

Mitarbeiter ID (OfficeEmplKey.Contract)

Wird automatisch mit EmployeeOffice.Customer des Geschäftspartners des Ansprechpartners gefüllt, wenn dieser in CustomerPk.Contract eingetragen wurde

Übernahme aus EmployeeOffice.Customer kann durch Übersteuerung in der Skriptbibliothek deaktiviert bzw. auf ein anderes Feld umgeschrieben werden

Vertragswert (ContValue.Contract)

(leer)

Nicht sichtbar auf der Maske, wird aus den Werten der Vertragspositionen gefüllt

Währung/Kurs (CurrencyKey.Contract)

Wert aus Original


Betrag in Fremdw. (ContValueFC.Contract)

(leer)

Nicht sichtbar auf der Maske, wird aus den Werten der Vertragspositionen gefüllt

Rabatt in % (Discount.Contract)

(leer)

Nicht sichtbar auf der Maske, wird aus den Werten der Vertragspositionen gefüllt

Lieferbedingung (TermsOfDeliveryKey.Contract)

Wert aus Original


Belieferungsart (DeliveryCatKey.Contract)

Wert aus Original


Status Belieferung (DeliveryStatusKey.Contract)

Wert aus Original


Status Altvertrag (OldContStatusKey.Contract)

Wert aus Original


Netzbetreiber (CustomerPKGridOperator.Contract)

Wert aus Original


gewonnen von (CustomerPkWonFrom.Contract)

Wert aus Original


verloren an (CustomerPkLostTo.Contract)

Wert aus Original


Vertragspositionen kopieren

  • Nach Fortsetzen des Prozesses werden dem Anwender, sofern vorhanden, die mit dem Original-Vertrag verknüpften Vertragspositionen zur Auswahl angeboten

    • Wählt der Anwender keine Vertragspositionen aus, sondern setzt den Prozessschritt fort, wird lediglich die Vertragskopie erstellt

    • Vom Anwender gewählte Vertragspositionen werden kopiert und mit der Vertragskopie verknüpft

  • Sofern Vertragspositionen übernommen wurden, wird nach Abschluss des Kopiervorgangs der Vertragswert aktualisiert

Kopie erstellen und Prozess abschließen

  • Die Vertragsnummer für die Vertragskopie wird , sofern hinterlegt, automatisch anhand des für den Standardwert hinterlegten Patterns generiert

    • existiert kein hinterlegter Standardwert und kein Pattern, wird das Feld dementsprechend nicht gefüllt und bleibt in der Kopie leer

Kennzeichnung von Angeboten als Preisindikation

  • Auf den Angeboten befindet sich das Flag "Preisindikation"

  • Angebote können über das Flag "Preisindikation" als solche gekennzeichnet werden

Standardvorlage Preisindikation

  • Im Standard wird eine Dokumentvorlage zur Erstellung von Preisindikationsdokumenten aus Angeboten ausgeliefert

  • Diese bietet eine übersichtliche, tabellarische Auflistung der im Angebot enthaltenen Angebotspositionen

    • Die Dokumentenvorlage ist kopier- bzw. übersteuerbar und so auf kundenindividuelle Bedürfnisse und Anforderungen anpassbar

  • Folgende Informationen sind in den Kopfdaten der Vorlage enthalten

Fester Text

Variabler Text

Hinweis

Anfrage

<Kurzname der mit dem Angebot verknüpften Anfrage>

Falls keine Anfrage mit dem Angebot verknüpft wurde, wird der Kurzname des Angebots verwendet

Stand

<Aktuelles Datum>


Ersteller

<Name 1 des Systembetreibers>


Dieses Dokument wurde auf Basis der geführten Gespräche erstellt. Es handelt sich hierbei um einen Auszug aus der Preisliste und stellt kein konkretes Angebot dar.

Der dargestellte Text kann durch Konfiguration/Übersteuerung für die Vorlage angepasst und so im Kundensystem individualisiert werden.

  • Die Darstellung der im Angebot, für welches das Preisindikationsdokument generiert wird enthaltenen Angebotspositionen werden nach folgendem Schema dargestellt

    • Im Angebot bzw. den Angebotspositionen vergebene Gliederungsebenen sowie Zwischensummen werden bei der Ausgabe in Tabellenform berücksichtigt

Produktnummer

Bezeichnung

Verkaufspreis

Menge

<Produktnummer aus Angebotsposition>

<Bezeichnung aus Produkt in Angebotsposition>

<Verkaufspreis aus Angebotsposition>

<Anzahl aus Angebotsposition>

  • Weiterhin wird die Gesamtsumme des Angebots ausgewiesen

  • Nachfolgend zu Gesamtsumme besteht die Möglichkeit, einen festen Nachtext in der Dokumentenvorlage zu nutzen.
    Dieser kann im System gepflegt und bei Bedarf angepasst werden

  • Das Dokument enthält ein Wasserzeichen "Preisindikation"

Prozessablauf und Ergebnis

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