Leads

Grundlagen

2025.5

Der Bereich “Leads” dient der Erfassung und Verwaltung von potenziellen Kunden und neuen Verkaufschancen. Ein Lead repräsentiert eine frühe Phase des Vertriebsprozesses, in der ein mögliches Interesse an Ihren Produkten oder Dienstleistungen besteht, aber noch keine konkrete Geschäftsbeziehung existiert. Die zentrale Verwaltung von Leads ermöglicht es, den Überblick über alle potenziellen Verkaufschancen zu behalten und Vertriebsaktivitäten gezielt zu steuern.

Die Nutzung der Lead-Entität bietet entscheidende Vorteile für den Vertriebsalltag. Durch die klare Trennung von Interessenten und Bestandskunden wird vermieden, dass Kontakte mit geringem Potenzial als vollwertige Geschäftspartner oder Ansprechpartner angelegt werden. Dies reduziert den administrativen Aufwand und sorgt für eine saubere Datenbasis. Zudem ermöglicht die strukturierte Erfassung und Qualifizierung von Leads eine Priorisierung von Vertriebsaktivitäten, sodass man sich auf die vielversprechendsten Verkaufschancen konzentrieren kann.

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit, alle Interaktionen und Informationen zu einem potenziellen Kunden, wie beispielsweise die Kommunikation im Rahmen einer Messe, an einem zentralen Ort zu bündeln. Dies schafft eine 360-Grad-Sicht auf den Interessenten und erleichtert die Nachverfolgung. Nicht zuletzt bildet die Lead-Verwaltung die Grundlage für einen detaillierten Vertriebstrichter, der eine transparente Visualisierung und Analyse Ihres Vertriebserfolgs ermöglicht.

Die Lead-Maske im Detail

Die Lead-Maske ist in mehrere Bereiche unterteilt, um eine strukturierte Erfassung aller relevanten Informationen zu ermöglichen. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Felder und deren Bedeutung.

Allgemeine Informationen

Dieser Bereich dient der Erfassung der grundlegenden Daten zu einem Lead. Dazu gehören die automatisch generierte Leadnummer, der Unternehmensname und der Name des Kontakts. Diese Informationen sind essenziell für die eindeutige Identifizierung und Zuordnung des Leads.

Organisation und Zuständigkeiten

Hier werden die Verantwortlichkeiten für die Bearbeitung des Leads festgelegt. Sie können einen Mitarbeiter für den Termin mit dem Lead sowie einen zuständigen Mitarbeiter für die Nachbetreuung durch eintragen. Das Feld Nachbetreuung bis gibt an, bis wann die Nachbetreuung erfolgen soll.

Detailinformationen

In diesem Abschnitt können detaillierte Kontakt- und Adressinformationen des Leads hinterlegt werden. Dazu zählen die Adresse, das Land, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse und die Webseite. Zudem kann die Funktion des Ansprechpartners im Unternehmen erfasst und eine Visitenkarte als Bilddatei hochgeladen werden.

Bewertung des Leadpotenzials

Die Bewertung des Leadpotenzials ist ein zentrales Element der Lead-Qualifizierung. Anhand verschiedener Kriterien können Sie eine Einschätzung vornehmen, wie vielversprechend ein Lead ist. Die Ergebnisse dieser Bewertung fließen in den Lead Score ein, der eine schnelle Orientierung über die Priorität des Leads gibt.

Interessensschwerpunkte

In diesem Bereich können die spezifischen Interessen des Leads an Ihren Produkten oder Dienstleistungen dokumentiert werden. Dies ermöglicht eine gezielte und individuelle Ansprache. Die verfügbaren Interessensschwerpunkte sind auf die Energiebranche zugeschnitten und umfassen unter anderem:

• Photovoltaik

• Windkraft

• Energiemanagement

• Smart Home-Produkte

• Batteriespeichersysteme

Folgeaktionen und Sonstiges

Hier können die nächsten Schritte im Vertriebsprozess geplant und dokumentiert werden. Sie können festlegen, ob Informationsmaterial zugesendet, ein Opt-in angefragt oder ein Termin vereinbart werden soll. Zudem können Sie ein Datum für den Nachfolgetermin festlegen und Notizen im dafür vorgesehenen Notizfeld hinterlegen.

Weitere Ansprechpartner hinzufügen

2026.1

Der Prozess in der Aktionsbox "Weitere Ansprechpartner hinzufügen" dient dazu, zusätzliche Ansprechpartner mit dem Lead zu verknüpfen. Der Aktionsboxeintrag ist aktiv, wenn bereits ein Ansprechpartner als "Hauptansprechpartner" am Lead angelegt wurde (d.h. Ansprechpartnerfeld ContactPerson.Lead ist nicht leer).

Alle in dem Selektionstask ausgewählten Ansprechpartner werden als Ansprechpartner in der Relation hinterlegt und haben nicht das Flag "Hauptansprechpartner". Am Ende des Prozesses wird der Lead-Datensatz aktualisiert angezeigt, sodass die hinzugefügten Ansprechpartner im Unterbereich sichtbar sind.

Terminbestätigung versenden

2026.1

Wird ein Termin angelegt, so wird eine Terminbestätigung per E-Mail an den verknüpften Ansprechpartner gesendet.

Ablauf:

1. Prozessstart aus der Aktionsbox

2. Auswahl der Mailvorlage

3. Öffnen des Maildialogs

4. Versand der E-Mail an den Ansprechpartner

Prozesstart aus der Aktionsbox

Der Aktionsboxeintrag ist aktiv, wenn bereits ein Ansprechpartner am Lead angelegt wurde (d.h. Ansprechpartnerfeld ContactPerson.Lead ist nicht leer) oder das Feld E-Mail im Lead (Email.Lead) befüllt ist, sowie das Feld Termin am (geplant) (PlanStartDate.Lead) gefüllt ist.

Auswahl der Mailvorlage

Im Schritt "Auswahl der Mailvorlage" wird eine Liste der verfügbaren Mailvorlagen präsentiert. Mailvorlagen in diesem Kontext sind eine Art Aktivitätenvorlage, die als Grundlage für den Inhalt der zu versendenden E-Mail dient. Im Standard hat diese Liste zwei Einträge: "Messebesuch" und "Meeting".

Nach der Auswahl der Mailvorlage wird im Hintergrund eine Aktivität angelegt, der Aktivitäteninhalt ergibt sich aus der im vorigen Schritt getätigten Auswahl. Diese Mailvorlagen können einfach ergänzt werden. Die im Standard genutzten Inhalte sind als txt-Dateien angehängt.

Die Aktivitätenart der angelegten Aktivität ist MAILAUS, Beginn / Ende sind die Standardwerte wie bei einer manuellen Neuanlage, Status = "Offen" und Delegiert von/an = der aktuelle Anwender. Aktivität mit wird mit dem Ansprechpartner befüllt, der im Ansprechpartner-Feld des Leads festgehalten ist (ContactPerson.Lead), ansonsten bleibt das Feld leer. Weitere Ansprechpartner, die mit dem Lead verknüpft sind (über die Relation "Weitere Ansprechpartner" im Unterbereich), werden auch als Empfänger mit der Aktivität verknüpft. Die Aktivität wird außerdem mit dem Lead selbst verknüpft sowie mit der mit dem Lead verknüpften Kampagne, Kampagnenphase und dem Projekt sowie Anfrage und Angebot.

Öffnen des Maildialogs

Diese angelegte Aktivität wird im nächsten Prozessschritt für den Anwender als E-Mail geöffnet (Benutzeraktion: Mail-Dialog). Die Signatur ist die Standardsignatur des Benutzers. Ist das Feld "Aktivität mit" leer, wird nichts übernommen. Hier kann der Anwender die E-Mail noch anpassen.

Versand der E-Mail an den Ansprechpartner

Im letzten Schritt erfolgt der Mailversand. Der Anwender steht danach wieder auf dem Lead. Im Unterbereich wird die neue E-Mail-Aktivität direkt angezeigt.

Mitarbeiter dem Termin hinzufügen

2026.1

Ein Mitarbeiter kann über einen Prozess einem Termin hinzugefügt werden.

Ablauf:

1. Prozessstart aus der Aktionsbox

2. Selektionstask zur Suche nach weiteren Mitarbeitern

3. Anlage einer Aktivität je selektiertem Mitarbeiter und Verknüpfung mit dem Lead

Prozessstart aus der Aktionsbox

Der Aktionsboxeintrag ist aktiv, wenn die Felder Termin mit (MeetingBy.Lead), Termin von (geplant) (PlanStartDateLead) und Termin bis (geplant) (PlanEndDate.Lead) gefüllt sind.

Selektionstask zur Suche nach weiteren Mitarbeitern

Der Selektionstask erlaubt eine Auswahl von einem oder mehreren Datensätzen. Die Standard-Mitarbeitersuche muss am besten mit Suchkriterien befüllt sein, um ausgeführt zu werden.

Anlage einer Aktivität je selektiertem Mitarbeiter und Verknüpfung mit dem Lead

Schlussendlich wird für jeden selektierten Mitarbeiter eine Aktivität analog zur Aktivitätenanlage in vom Typ Termin angelegt. Die Felder in der Aktivität werden analog der Methode modifiyActivity gesetzt. Delegiert an sind die im Selektionstask ausgewählten Mitarbeiter.

Im Anschluss wird - genauso wie bei der initialen Anlage des ersten Termins - eine Benachrichtigung an den betreffenden Mitarbeiter versendet, welche ihn über den neuen Termin informiert.

Informationsmaterial versenden

2026.1

Informationsmaterial zu einem Lead kann versendet werden.

Ablauf:

1. Prozessstart aus der Aktionsbox

2. Auswahl der Mailvorlage

3. Öffnen des Maildialogs

4. Versand der E-Mail

Prozessstart aus der Aktionsbox

Der Aktionsboxeintrag ist aktiv, wenn bereits ein Ansprechpartner am Lead angelegt wurde (d.h. Ansprechpartnerfeld ContactPerson.Lead ist nicht leer) oder das Feld E-Mail im Lead (Email.Lead) befüllt ist.

Auswahl der Mailvorlage

Der Schritt "Auswahl der Mailvorlage" stellt einen Prozessschritt dar, der eine Liste der verfügbaren Mailvorlagen präsentiert. Mailvorlagen in diesem Kontext sind fachlich eine Art Aktivitätenvorlage, die als Grundlage für den Inhalt der zu versendenden E-Mail dient. Im Standard hat diese Liste zwei Einträge: "Messegespräch" und "Internetanfrage".

Nach der Auswahl der Mailvorlage wird im Hintergrund eine Aktivität angelegt, der Aktivitäteninhalt ergibt sich aus der im vorigen Schritt getätigten Auswahl. Diese Mailvorlagen können einfach durch Administratoren ergänzt werden. Die im Standard genutzten Inhalte sind als msg-Dateien angehängt (siehe Anhang unten, Mailbetreff = Aktivitätenbetreff und Mailinhalt = Aktivitäteninhalt).

Die Aktivitätenart der angelegten Aktivität ist MAILAUS. Beginn / Ende sind die Standardwerte wie bei einer manuellen Neuanlage, Status = "Offen" und Delegiert von/an = der aktuelle Anwender. Aktivität mit wird mit dem Ansprechpartner befüllt, der im Ansprechpartner-Feld des Leads festgehalten ist (ContactPerson.Lead), ansonsten bleibt das Feld leer. Weitere Ansprechpartner, die mit dem Lead verknüpft sind (über die Relation "Weitere Ansprechpartner" im Unterbereich), werden auch als Empfänger mit der Aktivität verknüpft. Die Aktivität wird außerdem mit dem Lead selbst verknüpft sowie mit der mit dem Lead verknüpften Kampagne, Kampagnenphase und dem Projekt. Es ist ebenfalls über eine einfache Übersteuerung möglich, dass ein oder mehrere im CRM bereits vorhandenen Dokumente mit der Aktivität verknüpft werden. Im Standard wird naturgemäß kein Dokument verknüpft.

Öffnen des Maildialogs

Diese angelegte Aktivität wird im nächsten Prozessschritt als E-Mail geöffnet (Benutzeraktion: Mail-Dialog). Die Signatur ist die Standardsignatur des Benutzers. Ist das Feld "Aktivität mit" leer, so ist der Wert aus Email.Lead in das Empfängerfeld eingetragen.

Versand der E-Mail

Im letzten Schritt erfolgt der Mailversand. Am Ende des Prozesses wird der Lead-Datensatz aktualisiert angezeigt, damit im Unterbereich direkt die neue E-Mail-Aktivität angezeigt wird.

Neuanlage mit automatischer Aktivitätenanlage

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Ein neuer Lead wird über den Neuanlage-Button angelegt. Die Anlage ist im Standard nicht durch Aktionsrechte eingeschränkt. Während der Lead-Neuanlage wird auch eine Aktivität generiert und mit einigen Lead-Feldern ausgefüllt.

Wird ein Wert in den Feldern „Termin von (geplant)“ und „Termin bis (geplant)“ sowie „Termin mit“ eingetragen, wird beim Speichern automatisch eine Aktivität von Typ „Termin“ für den verknüpften Mitarbeiter angelegt. Dabei werden die Informationen aus dem Lead in die Aktivität übernommen ("Notizen" und - falls gefüllt "Kontakt" und "Unternehmen"). Ist ein Geschäfts- bzw. Ansprechpartner im Lead hinterlegt, wird dieser in der Aktivität verknüpft („Aktivität mit“). Bei aktivierter Groupware-Integration wird der Termin damit automatisch in den Kalender des jeweiligen Mitarbeiters übernommen.

Zusätzlich gibt es ein Nachschlagefeld auf der Aktivität zur Verknüpfung des Leads (DefaultLead.Activity) mit doppelt persistenter Relation.

Wird der Termin oder die durchführende Person geändert, wird die Aktivität aktualisiert - außer der Termin kann nicht eindeutig identifiziert werden, dann wird eine Meldung ausgegeben.

Der Lead-Lebenszyklus

Der Lebenszyklus eines Leads beschreibt die verschiedenen Phasen, die ein Lead von der Erstellung bis zum Abschluss durchläuft. Jede Phase wird durch einen spezifischen Status repräsentiert.

Konvertierung eines Leads

Ein zentrales Ziel der Lead-Bearbeitung ist die Konvertierung in einen Geschäftspartner und/oder Ansprechpartner, um daraus eine Anfrage oder ein Angebot zu generieren. Hierfür steht Ihnen ein Prozess zur Verfügung, der Sie schrittweise durch die notwendigen Aktionen führt.

Wenn noch kein Geschäftspartner oder Ansprechpartner mit dem Lead verknüpft ist, können Sie über die Aktionsbox den Prozess “Ansprechpartner anlegen” starten. Dieser Prozess leitet Sie durch die folgenden Schritte:

1. Auswahl eines bestehenden Geschäftspartners: Es kann nach einem bereits im System vorhandenen Geschäftspartner gesucht und dieser mit dem Lead verknüpft werden.

2. Neuanlage eines Geschäftspartners: Sollte der Geschäftspartner noch nicht existieren, kann dieser direkt aus dem Prozess heraus neu angelegt werden. Die relevanten Informationen aus dem Lead werden dabei automatisch in die Neuanlage-Maske übernommen.

3. Neuanlage eines Ansprechpartners: Nach der Zuordnung des Geschäftspartners kann ein neuer neuen Ansprechpartner angelegt werden. Auch hier werden die Daten aus dem Lead, wie Name und Kontaktdaten, zur Vorbelegung der Felder genutzt.

Nach erfolgreicher Konvertierung des Leads in einen Geschäftspartner und Ansprechpartner können Sie aus dem Lead heraus direkt eine Anfrage oder ein Angebot erstellen.

Benachrichtigungen

Überschreitung des Nachbetreuungs-Datums

2026.1 2025.6.03

Wird das Datum der „Nachbetreuung bis“ überschritten, wird eine Benachrichtigung an den Mitarbeiter generiert, der im Feld „Nachbetreuung durch“ eingetragen ist. Dabei werden Leads ausgenommen, die den Status “Geschlossen” (C0LEADSTATUS-CLOSED) oder “Konvertiert” (C0LEADSTATUS-CONVERTED) haben.

Wenn das Geschäftspartner-Feld (Customer.Lead) gefüllt ist, wird dieses in der Benachrichtigung ausgegeben. Falls nicht, wird der Wert aus Unternehmen (Company.Lead) genutzt.

Anlage eines neuen Lead-Termins

2026.1

Eine Neuanlage oder Änderung lösen Prozesse aus, um die Beteiligten zu informieren.

• (1) Nach der Anlage der neuen Termin-Aktivität (Skript-Task "Aktivität erzeugen") erhält der Delegiert an (DelegatedTo.Activity) aus der Aktivität eine Benachrichtigung (Notification) im Benachrichtigungsmenü des CRMs. Diese Benachrichtigung wird nur dann erzeugt, wenn der Delegiert an nicht gleich dem Anlageuser der Aktivität ist.

• (2) Nach der Änderung der Termin-Aktivität (Skript-Task "Aktivität nachbearbeiten") erhält der Delegiert an (DelegatedTo.Activity) aus der Aktivität eine Benachrichtigung (Notification) im Benachrichtigungsmenü des CRMs, welche ihn über die Änderung informiert. Auch diese Benachrichtigung wird nur dann erzeugt werden, wenn der Updateuser der Aktivität nicht gleich dem Delegiert an ist. 

Bei beiden Benachrichtigungen wird auf die Aktivität (EntityName.Notification = Activity) verwiesen. Die Priorität wird auf A gesetzt (Priority.Notification = S_NEWSPRIOR-A) und der Benachrichtigungstyp auf "Entität" (NotificationType.Notification = NOTIFICATION_ENTITY).

In diesem Rahmen wird die Beschreibung des Prozesses C0createLeadActivity angepasst und in "Termin-Aktivität zu Lead anlegen" geändert, damit es mit den anderen Lead-Prozessen einheitlich ist.

Standardboards zur Erfolgsmessung von Leads

2026.1

Um die graphische Darstellung der Leads-Daten anzuzeigen, muss das Standard-Board für Leads geöffnet werden.

Folgende visuelle Auswertungen stehen im Standard zur Verfügung:

• Aktuelle Anzahl Leads nach Ergebnis aufgeteilt in Quelle (Chart: Balkendiagramm)

• Aktueller Anteil Leads nach Quelle (Charts: Kuchendiagramm)

• Aktueller Anteil Leads nach Typ (Charts: Kuchendiagramm)

• Abeschlossene Leads der letzten 6 Monate (Charts: Liniendiagramm)

• Vertriebstrichter

Über eine Scores-Kachel stehen außerdem spezielle Lead-Auswertungen bereit:

• Überfällige Leads

• Offene Leads mit hohem Lead-Score

• Leads ohne Zuständigkeit

• Veraltete Leads

• Neuangelegte Leads