MS Teams und CURSOR-CRM

Grundlagen

MS Teams wurde mit CURSOR-CRM integriert, um Besprechungen aus dem CRM zu initiieren und zu verwalten. Der Aufbau einer Verbindung ist direkt im CRM möglich.

Wurden administrative Einstellungen vorgenommen, stehen folgende Funktionalitäten zur Verfügung: 

• Initiieren von Besprechungen aus dem Kalender

• Initiieren von Besprechungen auf einem Ansprech-Partner-Datensatz

• Initiieren von Besprechungen auf einem Aktivitäts-Datensatz

• Aufrufen von Besprechungen

Wenn MS Teams nicht konfiguriert wurde, werden Buttons ausgeblendet.

Logik des Buttons:

ART	Icon	Funktionalität
Termin		Öffnet den Dialog zur Bearbeitung. Die Werte aus der Aktivität werden mit gezogen.
Besprechung		Öffnet den Dialog zum Versenden der Besprechungsanfrage. Die o.g. Werte aus der Aktivität werden übergeben. Wurde die Besprechungsanfrage bereits versendet ist der Button ausgegraut. Wurde die Besprechungsanfrage bereits versendet UND dies ist eine Teams-Besprechung, so kann man über diesen Button die MS Teams Besprechung aufrufen.
Alle anderen Arten		Öffnet den Dialog zur Bearbeitung. Die Werte aus der Aktivität werden übergeben Nach dem Speichern wird ein NEUER Datensatz angelegt (mit den bestehenden Werten) und mit dem zuvor geöffneten verknüpft. Der angelegte Termin/Besprechung kann dann auch direkt geöffnet werden (über den Verlauf ist der zuvor verknüpfte Datensatz ersichtlich).

MS Teams für interne Anrufe

Der Systembetreiber kann MS Teams ausschließlich für interne Kommunikation freischalten. 

In diesem Fall werden die Teams-Buttons zum Anrufen bei Ansprech- und Geschäftspartnern bzw. Nachschlagefeldern auf Ansprechpartner ausgeblendet. Die Buttons zum Erstellen von Besprechungen bleiben aber bestehen.

Dies betrifft folgende Stellen in der Anwendung:

• Geschäftspartner E-Mail-Feld
• Geschäftspartner Toolbar
• Ansprechpartner E-Mail-Feld
• Ansprechpartner Toolbar
• Nachschlagefeld Ansprechpartner (z.B. Aktivität mit)

Hinweis

Die Sichtbarkeit wird vom Administrator über eine Systemeinstellung gesteuert.

Initiieren von Besprechungen aus dem Kalender

Klickt der Anwender auf einen gewünschten Tag im Kalender des Web Clients, so öffnet sich eine Aktionsauswahl:

Wählt man die Option Neuer Termin, so wird ein Termin-Neuanlage-Dialog geöffnet. Bei einem Termin wird kein Empfänger aus dem Kalender eingetragen (unabhängig davon, ob andere Kalender geöffnet sind oder nicht). Hier kann der Betreff hinterlegt und das Datum angepasst werden. Außerdem hat man nachträglich die Möglichkeit, die Aktivitäten in eine Besprechung umzuwandeln. 

Klickt man Neue Besprechung wird ein Dialog für eine neue Besprechung geöffnet. Bei einer Besprechung oder Teams-Besprechung werden die Mitarbeiter der zuvor geöffneten Kalender in dem Feld 'Teilnehmer' eingetragen. Hier kann man einen Betreff hinterlegen, weitere Teilnehmer hinzufügen und das Datum anpassen.

• 

  Besprechungsanfrage versenden

Beim Versenden der Besprechungsanfrage kommt noch eine Art Zusammenfassung und die Frage, ob die Besprechungsanfrage versendet werden soll. Danach kann die Besprechung im CRM nicht mehr angepasst bzw. verändert werden.

Ist kein Teilnehmer eingetragen, kann man die Besprechungsanfrage nicht versenden. 

• 

  Als Termin erstellen

Beginn: Es wird das im Kalender ausgewählte Datum verwendet.

Ende: Es wird das im Kalender ausgewählte Datum + 60 Minuten verwendet.

Sind Teilnehmer eingetragen und man erstellt einen neuen Termin, dann werden diese ebenfalls mit der Aktivität verknüpft. 

Initiieren von Besprechungen auf einem Ansprechpartner-Datensatz

Auf dem Datensatz des Ansprechpartners steht in der Toolbar die Funktion

 eine Teams-Besprechung, so kann über den Button 

die MS Teams Besprechung aufgerufen werden.

Initiieren von Besprechungen auf einem Aktivitäts-Datensatz

Für Besprechungsanfragen/Termine gibt es einen variablen Button, der je nach Aktivitätsart-Art angezeigt wird.

• Bei Art:

  

  Termin:
  • Der Button heißt "Termin bearbeiten"
  • Auch nach dem Speichern verändert sich der Button nicht
  • MS Teams kann in dieser Konstellation nicht aufgerufen werden
• Bei Art:

  

  Besprechung / 

  

  MS Teams Besprechung
  • Der Button heißt "Besprechungsanfrage versenden"
  • Der Button ist so lange verfügbar bis die Besprechungsanfrage versendet wurde.
    • Ist dies eine Teams-Besprechung, dann ändert sich nun Button zu einem MS-Teams Icon und man kann die Teams-Besprechung von hier öffnen/teilnehmen 
    • Ist dies keine Teams-Besprechung, dann wird der Button ausgegraut dargestellt
• Bei allen anderen Arten

  

  "Neuen Termin/Besprechung erstellen"
  • Es wird eine neue Aktivität erstellt

Wenn man auf den Button klickt, gelangt man in den gleichen Dialog wie in dem CRM-Kalender und auch auf dem Ansprechpartner.

An MS-Teams-Besprechungen teilnehmen

Terminerinnerungen werden im Benachrichtigungssystem angezeigt. Hierfür klicken Sie auf An Besprechung teilnehmen.

Alternativ klicken Sie in der Aktivität den Link in dem Memofeld.