Serien-E-Mails (Windows Client)

Grundlagen

Eine Serien-E-Mail ist eine E-Mail, welche an einen ausgewählten Empfängerkreis gerichtet ist. Es wird nicht eine E-Mail mit mehreren Empfängern generiert. Jeder Empfänger erhält eine eigene E-Mail. Die E-Mails sind inhaltlich identisch. Lediglich die Anreden sind individuell.

Die Serien-E-Mail wird nicht aus einer Aktivität erstellt. Zu Dokumentationszwecken und zur Nachverfolgung eines Rückläufers können Sie sich Aktivitäten anlegen lassen.

Serien-E-Mail erstellen

So erstellen Sie eine Serien-E-Mail:

1. Wählen Sie im Menü Marketing / Serien-E-Mail. Der Serien-E-Mail-Assistent startet.

2. Schritt 1 im Assistenten. Wählen Sie eine Dokumentvorlage für die Serien-E-Mail aus und klicken Sie auf Weiter.

3. Schritt 2 im Assistenten. Stellen Sie den Empfängerkreis für die Serien-E-Mail zusammen. Dazu klicken Sie auf
   

   

   
   Adressaten ändern. Geben Sie im Suchfenster die Suchkriterien ein und starten Sie die Suche mit
   

   

   
   Suchen und bearbeiten. Das Zuordnungsfenster zeigt Ihnen alle selektierten Datensätze an. Sie können einzelne Datensätze aus den ausgewählten Adressaten entfernen. Schließen Sie das Zuordnungsfenster mit OK.

Sie können weitere Adressaten durch zusätzliche Suchen und aus ser-Dateien hinzufügen. Dabei ist nicht auszuschließen, dass Dubletten entstehen. Nachdem Sie den Adressatenkreis vollständig zusammengestellt haben, sollten Sie daher eine Dublettenprüfung (Dublettenprüfung Adressaten) durchführen.

Eine ser-Datei enthält Daten von Adressaten, so dass diese immer wieder für Folgeaktionen oder andere Serien-E-Mail-Aktionen verwendet werden können. Nachdem Sie den gewünschten Adressatenkreis wie eben beschrieben mit Hilfe einer oder mehrerer Suchen und ser-Dateien zusammengestellt haben, erstellen Sie die ser-Datei mit Adressaten speichern. Zum Erstellen einer Serien-E-Mail importieren Sie die Daten aus der ser-Datei mit

Basierend auf unterschiedliche Suchen können ser-Dateien unterschiedlich aufgebaute Datensätze enthalten. Diese lassen sich nicht zusammen in einer Serien-E-Mail-Aktion verwenden.

4. Mit Empfänger anzeigen öffnen Sie dass Zuordnungsfenster mit allen selektierten Adressaten.
   Nachdem Sie den Empfängerkreis zusammengestellt haben, setzen Sie den Vorgang mit Weiter fort.

5. Schritt 3 im Assistenten. Tragen Sie für die Serien-E-Mail einen Betreff ein. In der E-Mail und in den Kontakten wird dieser als Vorschlag übernommen. Klicken Sie auf Weiter. 

6. Schritt 4 im Assistenten. Der Serien-E-Mail können Sie Dokumente als Anlagen beifügen. Wählen Sie die Dateien mit Hilfe des Browsers aus. Klicken Sie auf Weiter. 

7. Schritt 5 im Assistenten. Möchten Sie den Inhalt der E-Mail bearbeiten, rufen Sie mit Serienmail bearbeiten den Text der Vorlage im Groupwaresystem auf. Platzhalter, die mit Daten aus CURSOR-CRM gefüllt werden, sind in geschweiften Klammern dargestellt. Änderungen am Betreff, dem Text und den Anlagen werden berücksichtigt. Schließen Sie das E-Mail-Fenster. 

Sie können im Groupwaresystem Grafiken in die E-Mail einfügen. Diese werden beim E-Mailversand jedoch nicht berücksichtigt.

Mit Serienmailvorschau bekommen Sie die fertige E-Mail angezeigt. Sie werden automatisch als Empfänger eingetragen, so dass Sie sich diese E-Mail zu Testzwecken zuschicken können. Nach dem Versenden oder dem Schließen der E-Mail gelangen Sie wieder in das Dialogfenster zur Serien-E-Mail.

Änderungen in der Serienmailvorschau werden nicht berücksichtigt.

Setzen Sie den Vorgang mit Weiter fort.

8. Schritt 6 im Assistenten. Bitte wählen Sie aus, ob eine Aktivität zur Protokollierung der Serien-E-Mail-Aktion und/oder eine Aktivität, z.B. als Erinnerung für einen Rücklauf-Termin, angelegt werden soll. Ist Sammelaktivität eingestellt, wird zur Serien-E-Mail eine Aktivität angelegt, welcher alle Adressaten zugeordnet sind. Andernfalls wird für jeden Adressaten eine Aktivität angelegt. Klicken Sie auf Weiter bzw. Fertig. 

9. Schritt 7 im Assistenten. (Nur wenn eine Aktivität zur Protokollierung und/oder eine Aktivität als Erinnerung erstellt werden soll) Tragen Sie die Daten zur Aktivität ein. Mit Mitarbeiterzuordnung können Sie der Aktivität weitere Mitarbeiter zuordnen. Haben Sie beide Aktivitäten ausgewählt, wird für jede Aktivität nacheinander ein Bearbeitungsfenster geöffnet. Klicken Sie auf Fertig.

10. Die Serien-E-Mail ist nun versandfertig. Mit Versenden lösen Sie den Versand aus.

Merkmal 'Serienmail zusenden'

Mit dem Feld Serienmail zusenden (Hauptfenster Ansprechpartner, Lasche Info) vermerken Sie zu einem Ansprechpartner, ob dieser grundsätzlich Empfänger von Serien-E-Mails sein soll. Bei Serien-E-Mail-Aktionen können Sie den Empfängerkreis auf dieses Merkmal einschränken.