Serienbrief mit Massendaten im Web Client

Grundlagen

Massendaten-Serienbriefe (>100.000) sind Einzeldokumente, welche aus dem CRM-System heraus erstellt werden. Über einen Assistenten kann der Anwender die auszuführenden Aktionen, wie z.B. Selektion, Aktivitätengenerierung, Dokumentengenerierung oder Dokumentenexport konfigurieren und als Auftrag an den Applikationsserver senden. Die eigentliche Ausführung erfolgt dann auf dem Applikationsserver (vorzugsweise der Massendatenserver). Die Aktionen können vom Client gebündelt oder auch einzeln an den Applikationsserver gesendet werden. Nach jedem Senden der Aktion an den Server schliesst sich der Assistent - der Anwender kann im System weiterarbeiten. Sobald die Aktion auf dem Applikationsserver abgearbeitet ist, erhält der Anwender eine Nachricht über die Taskliste und kann den Assistenten öffnen und die Serienbriefaktion fortsetzen.

Dieses Wechselspiel zwischen Client und Server wiederholt sich so lange bis der Anwender die Dokumente exportiert hat. Mit dem Export der Dokumente in ein definiertes Transferverzeichnis auf dem Applikationsserver kann die Serienbriefaktion vom Anwender beendet werden. Die Dokumente aus dem Transferverzeichnis können nun z.B. an einen Druckdienstleister weitergegeben werden.

Wesentliche Merkmale des Massendatenserienbriefs

• Selektion von beliebig großen Datenmengen

• Unterstützung von Tabellenausgabe in Dokumenten (z.B. Positionen)

• Sortierung des Selektionsergebnis nach zahlreichen Kriterien (z.B. Postleitzahl, Firmennamen)
  Ebenso ist die Sortierung der Ergebnisse in der Tabellenausgabe möglich.

• Wahl des Dokumentenausgabeformats
  Es sind folgende Formate möglich:

  • pdf

  • doc

  • docx

• Generierung von Testdokumenten zur Verifikation der generierten Dokumente

• Generierung von einzelnen Protokoll- und Erinnerungsaktivitäten

• Generierung von einzelnen Dokumenten

• Export der generierten Dokumente in ein Transferverzeichnis

Vorbedingungen

Die Funktionalität Serienbrief (Massendaten) ist optional und nicht im Standard enthalten. Hierfür sind die beiden optionalen Module notwendig:

• Massendaten-Server

• Serienbrief-Server

Wenn die Module eingespielt sind, ist der Menüpunkt unter Marketing / Serienbrief (Massendaten) sichtbar. Ein Vorlagensatz wird von der CURSOR Software AG ebenfalls zur Verfügung gestellt.

Das Speicherverzeichnis wurde von Ihrem Administrator konfiguriert. Für dieses Verzeichnis benötigen Sie auch Leserechte. Fragen Sie nach dem Pfad, bevor Sie mit der Dokumenten-Erstellung beginnen.

Unterschiede zum "klassischen" Serienbrief:

• keine Bearbeitung der Dokumentvorlage im Assistenten

• keine Voransicht der Empfänger

• keine manuelle Nachbearbeitung der Adressaten

Vorgehensweise

Klicken Sie auf das Symbol

Vorlagenauswahl

So wählen Sie eine Vorlage:

1. Klicken Sie auf das Symbol

   

   Serienbrief in der Schnellstartleiste.

2. Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage.

Abbildung: Standard-Vorlagen für Massendaten-Serienbriefe

Datenauswahl

Der Schritt Datenauswahl dient der Generierung des Selektionsergebnismenge.

Folgende Funktionalitäten stehen hierfür zur Verfügung:

• Eingabe der Suchkriterien

• Sortierung der Einzeldateien

• Ausführung der Suche

• Generierung von Stichprobendokumenten zur Verifizierung der erzeugten Dokumente

• Eingabe des Dokumentenbetreffs

Abbildung: Assistent Schritt 2 - Datenauswahl

Empfänger suchen

So suchen Sie die Briefempfänger:

1. Klicken Sie auf Empfänger ändern. Der Suchdialog öffnet sich.

2. Geben Sie die Suchkriterien ein

3. Klicken Sie auf

   

   Übernehmen und schliessen. Die Suchkonfiguration wird temporär gespeichert.
   ODER
   Klicken Sie auch im Verlaufsmenü auf 

   

   Serienbrief, um die Eingabe der Suchkriterien abzubrechen.

Den Suchdialog bedienen Sie wie bei den Standardsuchen.

Empfänger sortierren

So beeinflussen Sie die Sortierung:

1. Klicken Sie auf Empfänger sortieren. Der Dialog mit verfügbaren Feldern öffnet sich.

2. Wählen Sie ein oder mehrere Felder und ziehen Sie sie auf die Spalte Ausgewählte Sortierfälder.
   ODER
   markieren Sie die Felder in der linken Spalte mit STRG +Mausklick und klicken Sie auf das Symbol →.

3. Ordnen Sie ausgewählte Sortierfelder.
   Bei Bedarf ändern Sie die Sortierung, indem Sie die Felder nach oben mit ↑ , nach unten mit ↓ verschieben.
   Soll nach einem Kriterium absteigend sortiert werden, aktivieren markieren Sie die Felder und klicken Sie auf 

   

    und markieren die entsprechende Checkbox (Sortierung absteigend). Standardmäßig wird aufsteigend sortiert.

4. Schließen Sie den Sortierdialog mit einem Klick auf Änderungen übernehmen.

Bei mehreren Tausend Einzeldateien macht es Sinn, diese zu sortieren. Die Sortierkriterien (Felder) sind von der zugrunde liegenden Suche abhängig und können kombiniert werden.

Im Beispiel wird wir zuerst nach dem Feld Firma und dann nach PLZ sortiert.

Wurde die Sortierung festgelegt, dann wir sie im Assistenten angezeigt.

Die Suchkriterien und die Sortierung kann auch noch später optimiert werden.

Wurden die Suchkriterien und die Sortierung definiert, so kann der Befehl an den Applikationsserver übergeben werden.

Selektionsaktion starten

So starten Sie die Selektionsaktion:

1. Klicken Sie auf Selektionsaktion starten. Der Befehl wird an den Applikationsserver übergeben und der Assistent schließt sich.

2. Die Suche wird auf dem Applikationsserver gestartet. Der Dauer ist von den Kapazitäten des Servers und der Datenmenge abhängig.

3. Wurde der Server-Auftrag beendet, bekommen Sie eine Systemmeldung. Alternativ wird in der Schnellstartleiste ein fertiger Auftrag angezeigt.
   Mit einem Klick auf das Symbol Fertige Systemjobs, öffnen Sie die Ebene mit allen fertiggestellten Aufträgen.

4. Fahren Sie mit der Maus auf den Serienbriefauftrag und klicken Sie auf Wizard fortsetzen. Der Dialog wird geöffnet und die Anzahl der gefundenen Datensätze angezeigt.

Der Klick auf Wizard abbrechen löscht alle konfigurierten Suchkriterien, die Sortierreihenfolge und bricht den gesamten Vorgang ab. In dem Fall muss die Serienbrieferstellung erneut angestoßen werden.

Wurde die Selektionsaktion abgeschlossen, liegen die vorbereiteten Daten auf dem Server. Mit diesen Daten wird die Dokumentenvorlage im weiteren Schritt befüllt.

Die Wartezeit ist nicht nur von der Datenmenge, sondern auch von den Einstellungen im Timer abhängig. Wenn die Selektion sehr schnell erfolgt, erscheint die Meldung in der Schnellstartleiste nach der Abarbeitungszeit, die in der Adminkonsole konfiguriert wurde. Hier: 60 Sekunden)

Im Dialog des Assistenten bleiben alle Einstellungen erhalten, Zusätzlich sehen Sie die Menge der gefundenen Datensätze. Hier: "Es wurden X Datensätze gefunden". Die Suchergebnisse werden in eine temporäre Tabelle geschrieben. Jede Serienbrief-Aktion wird in der Entität Massenserienbrief protokolliert.

Stichprobendokumente erzeugen

So erzeugen Sie Stichprobendokumente:

1. Wählen Sie das gewünschte Dokumenten-Format im Auswahlmenü (pdf, doc, docx)

2. Geben Sie die Anzahl der Stichprobendokumente ein

3. Klicken Sie auf Stichprobendokumente erzeugen.

4. Bestätigen Sie den Downlad mit OK.

5. Öffnen Sie die gezippte Datei, um die Dokumente zu sichten.

Auf Touchgeräten wird nur 1 Stichprobedokument generiert, da die zip-Datei nicht standardmäßig geöffnet werden können.

Wenn Sie sich die zu erstellenden Serienbriefe stichprobenweise anschauen möchten, können Sie eine Stichprobe von maximal 100 Dokumenten erzeugen. Die Stichprobe wird über die gesamten gefundenen Datensätze gleich verteilt. Bei 200 Datensätzen und 25 Stichprobendokumenten wird jedes achte Dokument generiert. Bei 1000 Datensätzen und 100 Stichprobendokumenten wird jedes zehnte generiert usw. Somit wird sichergestellt, dass nicht nur die Anfangsdokumente korrekt generiert werden.

Aktivitäten erzeugen

Dieser Schritt ähnelt der klassischen Serienbrieferstellung. Im Unterschied dazu gibt es jedoch keine Möglichkeit, die Sammelaktivität anzulegen. Es werden ausschließlich Einzelaktivitäten generiert. Die Aktivitätenerzeugung ist optional und kann nur einmalig ausgeführt werden.

In der Beschreibung gehen wir davon aus, dass diese Optionen aktiviert wurden.

Werden im Serienbriefassistenten die Checkbox 'Erinnerungsaktivität' oder 'Protokollaktivität' deaktiviert und anschließend wieder aktiviert, so bleiben auf den beiden Aktivitätenseiten die bisherigen Eingaben (Feldwerte und Mitarbeiterzuordnung) weiterhin vorhanden.

Protokollaktivität

Geben Sie die Daten ein, die für die Protokollaktivität relevant sind. Das Feld Anlass muss zwingend befüllt sein.

Mitarbeiterzuordnung

Wie im klassischen Serienbrief ist der Serienbriefersteller standardmäßig derjenige, der Delegiert und der kann z.B. an einen Mitarbeiterkreis die Aktivität delegieren.

Erinnerungsaktivität

Die Erinnerungsaktivität legen Sie an, wenn ein Rücklauf-Termin angelegt werden soll

Dokumente erstellen

Die Konfiguration in diesem Schritt bezieht sich auf die Form der Serienbriefe und auf die optionale Exportfunktion der erzeugten Einzeldokumente.

• Zurzeit werden nur Einzeldokumente generiert. Diese Option ist nicht änderbar (dieser Punkt ist für weitere Entwicklung bestimmt).

• In diesem Schritt kann auch der Anwender die Einzeldokumente in ein Unterverzeichnis exportieren (kopieren), um direkten Zugang zu den Kopie-Dateien zu bekommen. Die Originale liegen weiterhin im Dokumentenverzeichnis des Applikationsservers. 

Geben Sie den Namen des Exportverzeichnisses ein, damit die Einzeldateien dorthin kopiert werden.

Es ist nicht möglich, weder einen absoluten noch einen relativen Pfad einzugeben. Sie können NUR den Namen des Unterverzeichnisses eingeben, welches sich in einem von dem Administrator definierten Pfad befindet. Fragen Sie Ihren Administrator nach dem Pfad.

Um die Massenerstellung zu starten, klicken Sie auf Aktion starten. Bevor die Aktion gestartet wird, bekommen Sie eine Meldung, welche Teil-Aktionen ausgeführt werden. 

Mit der Bestätigung Ja ist das Zurücknavigieren im Assistenten und somit die Anpassung der Konfiguration nicht mehr möglich. Wählen Sie an dieser Stelle Nein, so können Sie noch jede beliebige Einstellung (Ausnahme: Löschen von Aktivitäten, wenn angelegt) ändern. Das "Navigieren" im Assistenten wird in einem separaten Kapitel ausführlich beschrieben.

Mit dem Klick auf JA, wird der Befehl an den Applikationsserver geschickt. Die bereits ausgeführte Daten-Selektion (aus dem Schritt 2) beliefert die Vorlage mit Daten. Je nach der Datenmenge kann die Wartezeit mehrere Stunden betragen.

Wurde der Auftrag fertiggestellt, bekommen Sie Systemmeldung oder einen Hinweis in der Schnellstartleiste.

Ergebnis

Wurden die Serienbriefe auf dem Server erfolgreich erstellt, bekommen Sie einen Dialog mit der Auflistung aller durchgeführten Aktionen bzw. einen Hinweis in der Schnellstartleiste, über den Sie den Assistenten wieder öffnen können.

Wurde in der Konfiguration ein Fehler begangen und entsprechen die Einzelbriefe den Erwartungen nicht, so muss der gesamte Vorgang wiederholt werden.