Serienbriefe (Windows Client)

Grundlagen

Ein Serienbrief ist ein Word-Dokument, welches aus CRM heraus erstellt wird. Dabei wird eine ausgewählte Menge an Adressaten an die Serienbrieffunktion von Word übergeben.

Anders als beim Einzelbrief wird der Serienbrief nicht aus einer Aktivität erstellt. Zu Dokumentationszwecken und zur Nachverfolgung eines Rückläufers können Sie sich Aktivitäten anlegen lassen.

Serienbrief erstellen

So erstellen Sie einen Serienbrief:

1. Wählen Sie im Menü Marketing/Serienbrief. Der Serienbriefassistent startet.

2. Schritt 1 im Assistenten. Wählen Sie eine Dokumentvorlage für den Serienbrief aus und klicken Sie auf Weiter.

3. Schritt 2 im Assistenten. Stellen Sie den Adressatenkreis für den Serienbrief zusammen. Dazu klicken Sie auf 
   

   

   
   Empfänger ändern. Geben Sie im Suchfenster die Suchkriterien ein und starten Sie die Suche mit
   

   

   
   Suchen und bearbeiten. Das Zuordnungsfenster zeigt Ihnen alle selektierten Datensätze an. Sie können einzelne Datensätze aus den ausgewählten Adressaten entfernen. Schließen Sie das Zuordnungsfenster mit OK.

Sie können weitere Adressaten durch zusätzliche Suchen und aus ser- oder zip-Dateien hinzufügen. Dabei ist nicht auszuschließen, dass Dubletten entstehen. Nachdem Sie den Adressatenkreis vollständig zusammengestellt haben, sollen Sie eine Dublettenprüfung (Dublettenprüfung Adressaten) durchführen.

Eine ser-Datei enthält Daten von Adressaten, so dass diese immer wieder für Folgeaktionen oder andere Serienbriefaktionen verwendet werden können. Nachdem Sie den gewünschten Adressatenkreis mit Hilfe einer oder mehrerer Suchen und ser-Dateien zusammengestellt haben, erstellen Sie die ser- oder zip-Datei mit Adressaten und speichern Sie diese. Zum Erstellen eines Serienbriefes importieren Sie die Daten aus der ser- oder zip-Datei mit

Sie können weitere Adressaten durch zusätzliche Suchen und aus ser- oder zip-Dateien hinzufügen. Dabei ist nicht auszuschließen, dass Dubletten entstehen. Nachdem Sie den Adressatenkreis vollständig zusammengestellt haben, sollen Sie eine Dublettenprüfung (Dublettenprüfung Adressaten) durchführen.

Mit Adressaten anzeigen öffnen Sie dass Zuordnungsfenster mit allen selektierten Adressaten.
Nachdem Sie den Adressatenkreis zusammengestellt haben, setzen Sie den Vorgang mit Weiter fort.

4. Schritt 3 im Assistenten. Es muss Serienbrief eingestellt sein. Wenn Sie zusätzlich die Option Testlauf wählen, entfallen die folgenden Schritte und der Serienbrief wird erstellt. Klicken Sie auf Weiter. 

5. Schritt 4 im Assistenten. Tragen Sie für den Serienbrief einen Betreff ein. Klicken Sie auf Weiter. 

6. Schritt 5 im Assistenten. Dem Serienbrief können Sie Dokumente als Anlagen beifügen. Wählen Sie die Dateien mit Hilfe des Browsers aus. Klicken Sie auf Weiter. 

7. Schritt 6 im Assistenten. Bitte wählen Sie aus, ob eine Aktivität zur Protokollierung der Serienbriefaktion und/oder eine Aktivität, z.B. als Erinnerung für einen Rücklauf-Termin, angelegt werden soll. Ist Sammelaktivität eingestellt, wird zum Serienbrief eine Aktivität angelegt, welcher alle Adressaten zugeordnet sind. Andernfalls wird für jeden Adressaten eine Aktivität angelegt. 

8. Schritt 7 im Assistenten. (Nur wenn eine Aktivität zur Protokollierung und/oder eine Aktivität als Erinnerung erstellt werden soll) Tragen Sie die Daten zur Aktivität ein. Mit Mitarbeiterzuordnung können Sie der Aktivität weitere Mitarbeiter zuordnen. Haben Sie beide Aktivitäten ausgewählt, wird für jede Aktivität nacheinander ein Bearbeitungsfenster geöffnet.

9. Word wird gestartet und der Serienbrief erstellt. Sie können den Brief in Word bearbeiten und ausdrucken.

Haben SIe im Assistenten die Erinnerung- und/oder Protokollaktivität mit Werten befüllt und sind auf die Assistentenseite Aktivitäten erzeugen zurückgegangen, so bleiben den beiden Aktivitätenseiten im Assistenten die bisherigen Eingaben (Feldwerte und Mitarbeiterzuordnung) weiterhin vorhanden, wenn die beiden Checkboxen 'Protokollaktivität' und 'Erinnerungsaktivität' deaktiviert und wieder aktiviert werden.

Steuerdatei für Serienbrief erzeugen

Die Steuerdatei enthält die Daten der Adressaten und kann unabhängig von CRM für die Erstellung eines Serienbriefes mit einem dritten Programm verwendet werden. Wie bei der direkten Erstellung eines Serienbriefes können bei diesem Vorgang Aktivitäten zu dieser Aktion angelegt werden.

Für den Fall, dass die Anrede in CRM in aus mehreren Zeilen besteht, verwenden Sie für die Steuerdatei das xls(x)-Format. CVS-Dateien führen zu ungültigen Ausgaben in Word.

1. Wählen Sie im Menü Marketing / Serienbrief.

2. Wählen Sie eine Dokumentvorlage aus.

Welche Daten für einen Serienbrief bereitgestellt werden, ist abhängig von der Dokumentvorlage. Die gewählte Vorlage hat somit Einfluss auf die Daten, welche in die Steuerdatei fließen.

Per Suche stellen Sie den Empfängerkreis für den Serienbrief zusammen. Abgesehen von der fehlenden Ergebnisliste ist das Handling identisch mit der Suche zu einem Hauptfenster. Das Ergebnis der Suche wird Ihnen im nächsten Schritt angezeigt. Beachten Sie bei den Suchkriterien zum Ansprechpartner die Einstellung Serienbrief zusenden. Setzen Sie den Vorgang mit  

3. Das Zuordnungsfenster zeigt Ihnen alle selektierten Datensätze an. Bearbeiten Sie die Ergebnismenge so, dass sie dem gewünschten Empfängerkreis entspricht. Setzen Sie den Vorgang mit OK fort.

4. Stellen Sie Steuerdatei ein. Wenn Sie zusätzlich die Option Testlauf wählen, entfallen die folgenden Schritte und die Steuerdatei wird erstellt.

5. Tragen Sie für den Serienbrief einen Betreff ein.

6. Bitte wählen Sie aus, ob eine Aktivität zur Protokollierung der Serienbriefaktion und/oder eine Aktivität, z.B. als Erinnerung für einen Rücklauf-Termin, angelegt werden soll. Ist Sammelaktivität eingestellt, wird zum Serienbrief eine Aktivität angelegt, welcher alle Adressaten zugeordnet sind. Andernfalls wird für jeden Adressaten eine Aktivität angelegt. 

7. Nur wenn eine Aktivität zur Protokollierung und/oder eine Aktivität als Erinnerung erstellt werden soll:
   Tragen Sie die Daten zur Aktivität ein. Mit Mitarbeiterzuordnung können Sie der Aktivität weitere Mitarbeiter zuordnen. Haben Sie beide Aktivitäten ausgewählt, wird für jede Aktivität nacheinander ein Bearbeitungsfenster geöffnet.

8. Excel wird gestartet und eine Datei mit den Empfängerdaten erstellt. Die Steuerdatei wird als Dokument in CRM hinterlegt und mit den oben genannten Aktivitäten verknüpft.

Merkmal 'Serienbrief zusenden'

Mit dem Feld Serienbrief zusenden (Hauptfenster Ansprechpartner, Lasche Info) vermerken Sie zu einem Ansprechpartner, ob dieser grundsätzlich Empfänger von Serienbriefen sein soll. Bei Serienbriefaktionen können Sie den Empfängerkreis auf dieses Merkmal einschränken.

Speichern und Laden von Suchergebnissen

Hinweise zum Verfahren:

• Ausgabeformat
  Anstelle einer ser-Datei wird eine zip-Datei erzeugt. Diese enthält eine oder mehrere kleinere ser-Dateien.

• Releasesicherheit
  Es können sowohl die zip-Dateien der neuen Variante als auch die ser-Dateien der alten Variante geladen werden.

• Verhalten beim Laden
  Im Zuge des Ladens von Dateien wurde immer der Zuordnungsdialog zur Anzeige und Auswahl der soeben geladenen Daten geöffnet, damit Sie eine Auswahl der zu übernehmenden Daten vornehmen können. Da dies bei größeren Datenmengen zu längeren Wartezeiten führen kann, können Sie bei jedem Ladevorgang entscheiden, ob weiterhin der Zuordnungsdialog angezeigt wird oder die geladenen Datenmengen direkt hinzugefügt werden. Somit reduzieren Sie die Wartezeit.