Serienmail mit Massendaten im Web Client

Grundlagen

Massendaten-Serienmails (>100.000) sind einzelne Mails, welche aus dem CRM-System heraus erstellt werden. Über einen Assistenten kann der Anwender die auszuführenden Aktionen, wie z.B. Selektion, Aktivitätengenerierung, Anhang konfigurieren und als Auftrag an den Applikationsserver senden. Die eigentliche Ausführung erfolgt dann auf dem Applikationsserver (vorzugsweise der Massendatenserver). Die Aktionen können vom Client gebündelt oder auch einzeln an den Applikationsserver gesendet werden. Nach jedem Senden der Aktion an den Server schließt sich der Assistent - der Anwender kann im System weiterarbeiten. Sobald die Aktion auf dem Applikationsserver abgearbeitet ist, erhält der Anwender eine Nachricht über die Taskliste und kann den Assistenten öffnen und die Serienmailaktion fortsetzen.

Dieses Wechselspiel zwischen Client und Server wiederholt sich so lange bis der Anwender die Mails versendet hat. 

Wesentliche Merkmale der Massendatenserienmail

• Selektion von beliebig großen Datenmengen

• Sortierung des Selektionsergebnis nach zahlreichen Kriterien (z.B. Postleitzahl, Firmennamen) 
  Ebenso ist die Sortierung der Ergebnisse in der Tabellenausgabe möglich.

• Die versendeten Mails werden als Aktivität im System festgehalten

• Es muss eine Mailkonfiguration mit serverseitiger Groupwareanbindung als benutzerspezifische Mailkonfiguration oder als Serienmail-Mailkonfiguration hinterlegt sein

• Es wird keine Protokollaktivität generiert - stattdessen wird die versendete Mail als Aktivität festgehalten
  Der Anwender kann entscheiden zwischen Sammelaktivität und Einzelaktivitäten

• Der Vorlage ist in der Adminkonsole eine Suche zugeordnet, die die Adressaten findet. Im Assistenten kann diese Menge gefiltert werden

Vorgehensweise

Klicken Sie in der Taskleiste auf 

Serienmail (Massendaten)

um  die Serienmailerstellung zu starten. Der Dialog zur Vorlagenauswahl wird geöffnet. Während der kompletten Serienmailaktion werden Sie mit Hilfe des Assistenten und der Taskleiste geführt.

So wählen Sie eine Vorlage:

1. Klicken Sie im Menü auf

Serienmail (Massendaten)

2. Wählen Sie eine Vorlage.

3. Klicken Sie auf OK.

Mit einem Klick auf eine Vorlage führt der Assistent zum Datenauswahl.

Schalter Vorlage ändern ist nicht mehr verfügbar, sobald die Suche auf dem Server ausgeführt wurde (Schalter Selektionsaktion starten).

Daten auswählen

Der Schritt Daten auswählen dient der Generierung der Adressatenliste.

Nach der Auswahl der Vorlage können Sie die Liste der potentiellen Empfänger filtern (Empfänger ändern) oder die Suche unverändert ausführen lassen (Selektionsaktion starten), die in der Adminkonsole zu der Serienmailvorlage hinterlegt wurde.

Empfänger ändern

Klicken Sie auf Empfänger ändern, um das Suchfenster zu öffnen und Filterkriterien einzugeben.

Mit einem einem Klick auf

Übernehmen und schließen

übernehmen Sie die Änderungen.

Abbildung: Anpassung der Empfängerliste im Suchfenster

Selektionsaktion starten

Mit einem Klick auf

Selektion starten

wird die Anfrage an den Server geleitet und dort ausgeführt.

Der Anwender wir darüber mit einem Pop-up-Menü informiert.

Wird die Aufgabe auf dem Server beendet, wird der Anwender darüber über das Benachrichtigungssystem informiert. Es erscheint ein Eintrag auf dem Nachrichten-Desktop. Von hier aus kann der Anwender mit einem Klick auf Assistenten fortsetzen zu dem weiteren Assistenten-Schritt wechseln.

Empfänger anzeigen

Nun können Sie die Empfänger-Liste in dem Zuordnungsbrowser einsehen und weitere Änderungen manuell vornehmen. Änderungen bestätigen Sie mit

Speichern

Dublettenprüfung

Um Dubletten bei der Versand Ihrer Mails zu verhindern, können Sie anschließend die Dublettenprüfung durchführen. Hierzu können Sie beliebige Felder als Vergleichskriterium heranziehen.

Nach

Übernehmen und schließen

führen Sie die Suche auf dem Server erneut aus.

 Haben Sie nun die gewünschte Empfängerliste festgelegt, können Sie die Aktivitäten generieren.

Aktivitäten erzeugen

Im nächsten Schritt können Sie wählen, welchen Typ von Aktivitäten Sie erzeugen möchten.

Die  Auswahlmöglichkeit steht zur Verfügung, wenn die Serienmailgenerierung noch nicht durchgeführt worden ist. 

• eine Sammelaktivität
  Eine Aktivität, die im "Body" die bearbeitete Mailvorlage (mit nicht ersetzten Variablen) beinhaltet, verknüpft mit Attachements und mit weiteren Entitäten gemäß Vorgaben aus der Mailvorlage, z.B. Ansprechpartner, Geschäftspartner usw. 

• mehrere Einzelaktivitäten
  Versendete Mail als Aktivität pro Empfänger, verknüpft mit Attachements und mit weiteren Entitäten gemäß Vorgaben aus der Mailvorlage, z.B. Ansprechpartner, Geschäftspartner usw. 

Vorlage bearbeiten

Im vierten Schritt des Assistenten können Sie den Inhalt der Vorlage bearbeiten:

• Serienmail bearbeiten
  In diesem Dialog können Sie den Mail-Text und die Text-Variablen einfügen. Zusätzlich können Sie Anhänge (CRM-Dateien und externe Datein) hinzufügen 

• Serienmailvorschau
  In diesem Dialog sehen Sie die Mail mit gefüllten Text-Variablen und Anhängen. So sieht die künftige Mail aus.

Auswahl der Mailkonfiguration

• Defaultvorgabe:
  Ist eine systemweite gültige Serienmailkonfiguration in den Systemeinstellungen hinterlegt, so ist die Option "systemweite Serienmailkonfiguration" angewählt
  Ist noch keine systemweite Serienmailkonfiguration in den Systemeinstellungen hinterlegt, so ist die Option "benutzerspezifische Serienmailkonfiguration" angewählt

• Die Option kann verändert werden,

  • solange die Serienmailgenerierung noch nicht durchgeführt worden ist 

  • und eine systemweite Serienmailkonfiguration im System hinterlegt ist  

Serienmail bearbeiten

In diesem Dialog editieren Sie die Vorlage:

• schreiben Sie und formatieren Sie den Text

• verwenden Sie gewünschte Text-Variablen

• setzen Sie die Priorität und die Vertraulichkeitsstufe

• editieren Sie die Betreffzeile

• ordnen Sie Anhänge zu  (bestehende Dokumente aus der Anwendung und externe Dokumente des Betriebssystems)
  Die Attachments werden als Dokumentendatensätze angelegt und mit der Mailaktivität verknüpft 

• Grafiken: Möglich sind nur Links auf Grafiken, die aus dem Internet erreichbar sind - keine Unterstützung von "Inline"-Grafiken
  Alternative als Link: <img src="http://www.giga.de/wp-content/uploads/2017/01/blitz_17_1_17-rcm992x0.jpg">

• Mailsignatur aus Outlook verwenden ist nicht möglich
  Die Signatur wird von Outlook auf dem Windows-Rechner gespeichert und steht daher nicht zur Verfügung.

Tipp

Erstellen Sie die Signatur direkt in der Vorlage

Haben Sie die Vorlage komplett editiert speichern Sie die Änderungen mit einem Klick auf

Speichern

Serienmailvorschau

In dieser Ansicht werden die Variablen in der Serienmailvorlage durch die Werte eines beliebigen Datensatzes ersetzt. Keine manuellen Änderungen mehr sind an der Mail zugelassen (Read-Only-Anzeige). Felder Priorität, Betreff, Anhänge, Formatierungsleiste, Mailtext sind deaktiviert. Ebenso Schalter Empfänger hinzufügen und Anhang hinzufügen. 

Wahlweiser Versand der angezeigten Mail zwecks Prüfung des Layouts (z.B. um Referenzen auf interne Grafiken zu entdecken) ist aber möglich. Das Feld "An" ist mit Mailadresse des angemeldeten Anwenders zwecks Testversand vorbelegt, manuelle Eingabe ist für z.B. für private Mailadresse ist ebenfalls möglich.

Ist die Mail versandfertig, so kann sie an alle Adressaten versendet werden. 

Serienmailgenerierung starten

Vor dem Start der Mail-Generierung wird noch geprüft werden, ob der Betreff der Mail gefüllt ist. Haben Sie die Betreffzeile bei der Edition vergessen, wird eine Hinweismeldung angezeigt ("Betreff ist noch nicht gefüllt. Bitte korrigieren Sie die Mail vor dem Versand").

Klicken Sie auf

Serienmailgenerierung starten

Es erscheint vor dem Schließen des Assistenten eine Hinweismeldung, dass die Verarbeitung auf dem Server fortgeführt wird. Das Ergebnis wird wieder in der Taskliste - analog zur Suchausführung - angezeigt.

Sonderfall schwerer Fehler bei der Serienmailaktion – Serienmailgenerierung fortfahren

Falls ein schwerwiegendes Problem bei der Serienmailgenerierung aufgetreten ist (ein komplettes Paket an Mail konnte nicht versandt werden) wird die Serienmailaktion unterbrochen und die Kontrolle zurück an den Client übergeben. In diesem Fall landet der Anwender wieder in der Assistentenseite Vorlage bearbeiten.

Ergebnis

Ist der Versand erfolgreich verlaufen, wird im Ergebnis eine Zusammenfassung präsentiert. Konnte ein Mail nicht versendet oder zugestellt werden, da z.B. eine nicht existierende Mail-Adresse eingegeben wurde, so wird der Fehler protokolliert. Mit einem Klick auf den Schalter Fehlerprotokoll wird eine Excel-Datei mit dem Datensatz des fehlerhaften Adressaten geöffnet. Der Schalter ist nur dann aktiv, wenn es Fehler gab.

Vorgang beenden

Wird die letzte Seite des Serienmailassistenten mit dem Schalter Vorgang beenden beendet, so wird die Serienmailaktion beendet und der Task aus der Taskliste entfernt.