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Suchen im Windows Client

Grundlagen

Die Suche ist das Werkzeug von CURSOR-CRM, mit dessen Unterstützung Sie Datensätze in der Datenbank finden und im Hauptfenster aufrufen. Sie wird zudem bei der Erstellung von Serienbriefen, bei Auswertungen oder bei der Verknüpfung von Datensätzen (Zuordnungsfunktion) eingesetzt.

Zum Öffnen des Suchfensters klicken Sie auf Lucene.svgSuchen oder benutzen Sie die Tastenkombination STRG+F.

Das Suchfenster wird automatisch mit dem Hauptfenster geöffnet, wenn Sie im Suchfenster die Auswahlbox (unten links) Suchfenster automatisch öffnen aktiviert haben und keine Einfeldsuche für diesen Informationsbereich definiert wurde. Diese Einstellung können Sie einzeln für jede Entität vornehmen.

Durchführen einer Suche

Die Suche von CURSOR-CRM führt auf alle Datensätze, die zu einer Entität in der Datenbank hinterlegt sind, eine Selektion durch. Damit die Suche aus dieser großen Datenmenge das von Ihnen gewünschte Ergebnis liefern kann, sollten Sie Suchbedingungen vorgeben. Im Ergebnis wird die Suche die Datensätze liefern, welche diesen Bedingungen entsprechen. Deshalb: Je genauer Sie Ihre Suchbedingungen vorgeben können, umso kleiner ist die Ergebnisliste der Suche.

Sie können die Platzhalter STERN* (steht für kein oder unendlich viele Zeichen) und FRAGEZEICHEN? (steht für genau ein Zeichen) verwenden. Standardmäßig wird bei einem alphanumerischen Feld mit "beginnt mit", bei einem numerischen Feld mit "ist gleich" und bei einem Datumsfeld mit "liegt zwischen" verglichen. Diese Vergleichsoperatoren können Sie sich anzeigen lassen (unter Mehr Optionen >> auswählen) und individuell für jede Bedingung ändern. Um lange Wartezeiten bei der Suche zu vermeiden, müssen Sie mindestens ein Suchkriterium eingeben.

Die Vorgehensweise beim Durchführen einer Suche ist davon abhängig, wie Ihre Suchmaske und die Suchschalter konfiguriert wurden.

  1. Als Benutzer haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Laschen und ihre Anordnung auf der Suchmaske anzuzeigen.

  2. Ihr Administrator kann auch:

    • den Schalter SearchCheck.svgSuchen u. übernehmen für Sie unsichtbar machen

    • das Verhalten der EINGABE ↵ -Taste bestimmen.

So flexible Konfigurationsmöglichkeiten erlauben Ihnen optimale Bedienung der Suchmaske, die Ihren Gewohnheiten am besten entspricht.

Regel:

  1. Bei einem Datensatz erfolgt die Anzeige des Suchergebnis direkt in der Detailmaske,

  2. bei mehreren immer in der Listenansicht.
    Einzige Ausnahme: Bei einem Doppelklick in der Suchergebnisliste wird der selektierte Eintrag in der Detailmaske angezeigt.

Verhalten der EINGABE-Taste

Suchen

EINGABE ↵ -Taste = Schalter Lucene.svgSuchen

  1. Geben Sie Ihre Suchbedingungen in die Felder auf der Lasche Standardsuche ein.

  2. Drücken Sie die EINGABE ↵ -Taste
    ODER
    Klicken Sie auf Lucene.svgSuchen

Es folgt keine automatische Übernahme in die aktuelle Ebene bei einem gefundenen Datensatz. Es wird ausschließlich die Suchaktion ausgeführt und der Dialog bleibt geöffnet.

  1. In der Ergebnisliste werden die gefundenen Datensätze angezeigt. Sie können die Anzahl der Daten in der Liste mittels Spaltenfilter reduzieren.

  2. Mit Klick auf SymbolCheck.svgÜbernehmen oder einem Doppelklick auf den gewünschten Datensatz werden die Datensätze aus der Ergebnisliste in die aktuelle Ebene übernommen.

Es wird keine Suche mehr ausgeführt. Der Dialog wird geschlossen. Es folgt keine Formularansichtanzeige des sortierten Datensatzes bei mehreren Treffern. Um zu der Formularansicht zu wechseln, müssen Sie den gewünschten Datensatz anklicken. Wurde nur ein Datensatz gefunden, so wird er automatisch in der Formularansicht angezeigt.

Haben Sie Ihre Suchbedingungen eingegeben, können Sie mit einem Klick auf Suchen u. übernehmen die Schritte 2 bis 4 überspringen. Als Ergebnis bekommen Sie die Formularansicht im Hauptfenster mit dem zuerst gefunden Datensatz. Mit Schaltern |< < > >| in der Schalterleiste können Sie zwischen den Datensätzen wechseln.

Suchen und übernehmen

EINGABE ↵-Taste = Schalter  SearchCheck.svgSuchen u. übernehmen

  1. Geben Sie Ihre Suchbedingungen in die Felder auf der Lasche Standardsuche ein.

  2. Drücken Sie die EINGABE ↵-Taste 
    ODER
    Klicken Sie auf  SearchCheck.svg Suchen u. übernehmen 

  3. Die Suchmaske wird geschlossen und die Suchergebnismenge  in die aktuelle Ebene übernommen und in der Tabellensicht angezeigt.

Haben Sie Ihre Suchbedingungen eingegeben, können Sie mit einem Klick auf  Lucene.svgSuchen die gefundenen Datensätze in der Ergebnisliste anzeigen und bei Bedarf mittels Spaltenfilter reduzieren. (Verhalten wie bei der EINGABE ↵-Taste).
Es macht Sinn, den Schalter SearchCheck.svgSuchen u. übernehmen bei diesem Verhalten der EINGABE ↵-Taste auszublenden. Es wird davon ausgegangen, dass der Anwender direktes Springen zum zuerst gefundenen Datensatz und Blättern in der Formularansicht bevorzugt.

Datenmenge ermitteln

Über den Schalter ComputeCount.svg Datenmengen ermitteln können Sie bei langen Suchergebnislisten ermitteln und anzeigen lassen. Besonders hilfreich ist diese Funktionalität, wenn mehr als 100 sichtbare Suchergebnisse gefunden wurden.

Bearbeiten einer Suche

Die Definition einer Suchanfrage wird auf der Lasche Suche bearbeiten komplett abgebildet. Hierüber wird u.a. gesteuert, welche Felder auf der Lasche Standardsuche angezeigt werden.

Eine Suchanfrage besteht aus Bedingungen. Selektiert werden die Datensätze, welche die Bedingungen erfüllen.

Im Baumdiagramm auf der Lasche Suche bearbeiten werden die einzelnen Bedingungen mit den folgenden Elementen angelegt und in Abhängigkeit gebracht:

Bedingung

Die Bedingung setzt sich zusammen aus der Feldbezeichnung, dem Vergleichsoperator und dem Wert.

Zu jeder Bedingung muss ein Wert angegeben werden. Ausgenommen davon sind Bedingungen mit den Vergleichsoperatoren ist leer, ist nicht leer und keine Einschränkung. Der Vergleichsoperator keine Einschränkung verhält sich bei einem alphanumerischen Feld wie beginnt mit, bei einem numerischen Feld wie ist gleich und bei einem Datumsfeld wie liegt zwischen. Bei Suchen, welche gespeichert werden sollen, können damit Bedingungen ohne Vorgabe eines Wertes erstellt werden.

Mit einem Doppelklick oder mit WindowEdit.svg gelangen Sie in das Bearbeitungsfenster für die Bedingung.

Operator

Ein Operator stellt eine Bedingung für sich dar. Entweder müssen alle (UND-Operator) oder mindestens eine (ODER-Operator) von den unter ihm zusammengefassten Bedingungen erfüllt werden. Mit einem Doppelklick oder mit  WindowEdit.svg gelangen Sie in ein Auswahlfenster, in dem Sie zwischen UND- und ODER-Operator umschalten können.

Relation

Die Relation verweist auf die Entität, zu welcher die darunterliegenden Bedingungen abgefragt werden sollen. Auch die Relation selbst stellt wieder eine Bedingung für sich dar. Diese prüft, ob es Datensätze gibt, welche die darunterliegenden Bedingungen erfüllen. Bei einer "Besitzt"-Relation ist die Bedingung erfüllt, wenn Datensätze vorhanden sind. Bei einer "Besitzt-nicht"-Relation ist die Bedingung erfüllt, wenn keine Datensätze vorhanden sind.

Für Felder wie Angebotsnummer, Projektnummer, Anfragennummer etc. empfiehlt es sich den Operator enthält anstelle von keine Einschränkung zu wählen. Somit kann der Anwender anstatt *4711, ANG*711 über die Eingabe 4711 die Daten selektieren.

 Suchoptionen

Anzahl der Ergebnisse (max. 10.000)

Hier können Sie die Anzahl der im Suchergebnisbereich angezeigten Datensätze einstellen. Es existiert eine feste Obergrenze von 10.000 Datensätzen. Sollte es vorkommen, dass eine Suche mehr als 10.000 Datensätze liefern würde, wird die Suche mit einer Fehlermeldung abgebrochen. Um die maximale Anzahl der Ergebnisse anzeigen zu lassen, geben Sie den Wert -1 ein. Wird die eingestellte feste Obergrenze erreicht, erscheint eine abschaltbare Hinweismeldung, dass weitere Daten verfügbar sind.

Vergleichsoperatoren anzeigen

Über diesen Schalter können Sie die Darstellung der Vergleichsoperatoren bei den Sucheingabefeldern ein- und ausschalten.

Erweiterte Schalterleiste

Die Schalter SaveSQL.svgSpeichern SQL und SaveXML.svgSpeichern XML können im Bereich Optionen über die Auswahlbox Erweiterte Schalterleiste ein- oder ausgeblendet werden. Der Standardwert ist ausgeschaltet.

Sinn und Zweck ist die Vereinfachung der Suchmaske. Selten genutzte Funktionalitäten sollten in den Hintergrund verschoben werden.

Duplikate erlauben

Mit diesem Schalter kann das doppelte Anzeigen von Datensätzen an- beziehungsweise ausgeschaltet werden.

Ausführung mit kostenbasierter Optimierung

Die Funktion ermittelt die Kosten (Zeit) der Suche und kann dann eine Suchanfrage abbrechen.

Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn die Datenbank ORACLE verwendet wird.

Systemsuche in der Standard-Suchmaske 

Ein Systemsuche-Feld kann über die Lasche Suche bearbeiten konfiguriert und hinzugefügt werden. Somit können Sie Vorteile einer textbasierten Suche, die nach einem oder mehreren Stichwörtern zeitgleich auf dem definierten Datenbestand (zum Beispiel: Entität 'Mitarbeiter') sucht, mit der Suche auf bestimmten Feldern kombinieren.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass mehrere Suchkriterien in nur ein Suchfeld eingegeben werden können, ohne die Einträge in die übrigen Suchfelder vornehmen zu müssen.

Wildcard-Suche
Sollte eine Wildcard-Suche ausgewählt werden, so werden die Wildcards implizit angewendet und sollten nicht vom Anwender gesetzt werden. Es handelt sich in diesem Fall um eine Teilstring-Suche.

So fügen Sie das Suchfeld in die Standard-Suchmaske als separate Gruppe ein:

  1. Öffnen Sie das Suchfenster  zu einer Entität mit einem Klick auf Lucene.svg
    ODER
    drücken Sie die Tastenkombination STRG+F. 

  2. Klicken Sie die Lasche Suche bearbeiten.

  3. Mit einem Klick auf das Symbol AddOperator.svg fügen Sie einen Operator hinzu.

  4. Doppelklicken Sie den neu angelegten Operator-Knoten. Vorbelegt wird "alle folgenden Bedingungen treffen zu (UND)".

  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen als Gruppe anzeigen und Gruppe standardmäßig aufklappen. Alternativ ergänzen Sie den Anzeigetext. Bestätigen Sie mit OK.

  6. Klicken Sie nun SearchCheck.svg, um für den gewählten Operator eine Such-Bedingung hinzuzufügen. Als Funktion wählen Sie vorzugsweise Fuzzy-Suche (unscharfe Suche). Geben Sie Ihren Anzeigetext ein und bestätigen Sie mit OK.

  7. Alternativ passen Sie die Positionierung der neuen Gruppe auf der Suchmaske mit MergeDescending.svg oder MergeAscending.svg an.

  8. Klicken Sie auf SaveAs.svg und geben Sie der Suche einen Namen. In der Suchverwaltung haben Sie künftig Zugriff auf die gespeicherte Suche.
    ODER
    Klicken Sie auf AddBookmark.svg und geben Sie der Suche einen Namen. Im myCRM-Bereich haben Sie künftig Zugriff auf die gespeicherte Suche.

Das Hinzufügen unterliegt dabei den folgenden Einschränkungen:

  • Das Feld kann nur zu Operator-Knoten hinzugefügt werden (z.B. "alle folgenden Bedingungen treffen zu (UND)").

  • Es kann nur ein Feld pro Operator-Zweig (Entität) hinzugefügt werden.

  • Die Entität auf der das Feld hinzugefügt werden soll, muss dem Such-Index hinzugefügt sein.

Unscharfe Suchen können die Performance des Systems beeinflussen.

Suche erstellen und speichern

Sie können eine Suche ganz nach Ihren Wünschen erstellen, speichern und ausführen.

Beispiele:

  • Als Schnellsuche können Sie die Suche direkt mit einem Klick aufrufen und ausführen.

  • Sie können sie zur Standardsuche des Suchfensters machen.

  • Sie können zahlreiche Varianten einer Suche aus der Suchverwaltung im myCRM-Bereich mit Ihren Selektionskriterien speichern.

Die Aktionen zum Speichern und Erstellen einer Suche werden auf der Schalterleiste abgebildet.

Lassen Sie sich zusätzliche Laschen auf der Suchmaske (myCRM-Suchen, Weitere Suchen) anzeigen und aktivieren Sie die Option Suchname in Lasche anzeigen (Menü / Optionen /Benutzereinstellungen/ Suchfenster) , damit Sie die verfügbaren Suchen schneller erreichen können.


Schalter-Übersicht

Download.svg

Laden der Standardsuche

Über diesen Schalter wird die Standardsuche geladen. Gibt es keine Standardsuche , wird die Generierte Standardsuche geladen.

SearchNew.svg

Neue Suche anlegen

Beim Klicken auf diesen Schalter wird die gerade geladene Suche verworfen und die Generierte Standardsuche für [Name der Entität] geladen. Anschließend können Sie diese Suche bearbeiten und über die beiden Schalter für Save.svgSpeichern bzw. SaveAs.svgSpeichern unter unter einem frei wählbaren Namen speichern.

SearchAdmin.svg

Öffnet den Dialog der Suchverwaltung

Über diesen Schalter öffnet sich ein weiterer Dialog, der eine Gesamtliste aller für diese Entität angelegten Suchen zeigt. In diesem Dialog können Suchen unter anderem geladen oder gelöscht werden.

Save.svg

Speichert die aktuelle Suche

Speichert die gerade geladene Suche.

SaveAs.svg

Speichert die aktuelle Suche unter einem neuen Namen

Hier speichern Sie die gerade angezeigte Suche unter einem eigenen Namen ab.

Tipp

Bei der Vergabe des Namens stellen Sie Ihr Benutzerkürzel an den Anfang des Namens. Das erleichtert die Verwaltung der Suchen, da man sie so in der Suchverwaltung sehr einfach sortieren kann.

Bookmark.svg

Änderungen an der Suche mit Ihren individuellen Selektionskriterien in myCRM speichern

Wird eine Suche über den myCRM-Bereich geladen, steht der Schalter zum Speichern bzw. Aktualisieren der Suche in myCRM zur Verfügung. Somit können Änderungen direkt wieder in dem gleichen myCRM-Sucheintrag gespeichert werden. Es entfällt das ansonsten übliche manuelle Löschen des alten Eintrags und das Umbenennen des neuen Eintrags.

Der Schalter ist inaktiv, wenn die Suche nicht aus dem myCRM-Bereich heraus geladen wurde.

AddBookmark.svg

Kopieren der aktuellen Suche mit Ihren individuellen Selektionsktiterien nach myCRM

Auch Benutzern ohne die Berechtigung zum Speichern der Suche ist es nun möglich, die eingegebenen Suchkriterien zu sichern. Hierzu werden beim Kopieren der Suche nach myCRM alle Selektionskriterien in dem myCRM-Eintrag festgehalten. Beim erneuten Aufruf des myCRM-Eintrags wird die ursprüngliche Suche geladen, mit den eigenen Suchkriterien befüllt und anschließend angezeigt. Das Speichern von Selektionskriterien steht auch für neue bzw. Generierte Standardsuche zur Verfügung.

Vor dem Speichern der Suche haben Sie die Möglichkeit, einen individuellen Namen für den Sucheintrag festzulegen. Somit entfällt die ansonsten übliche manuelle Umbenennung des Sucheintrags.

Vor Erzeugung eines Eintrags in myCRM wird ein abschaltbarer Hinweisdialog angezeigt, um Ihnen kenntlich zu machen, dass eine Aktion stattgefunden hat.

SaveXML.svg

Suche in einem XML-Dokument speichern

Ein Klick auf diesen Schalter öffnet einen Viewer, über welchen Sie die aktuell geladene Suche im XML-Format als Datei abspeichern können.

SaveSQL.svg

Suche in einem SQL-Dokument speichern

Ein Klick auf diesen Schalter öffnet einen Viewer, über welchen Sie die aktuell geladene Suche im SQL-Format als Datei abspeichern können.

Es gibt mehrere Wege eine Suche zu erstellen. Die Lösung ist von Ihren Anforderungen abhängig.

Eine Suche auf der Grundlage einer generierten Suche erstellen

Eine Suche auf der Grundlage einer generierten Suche zu erstellen bedarf weitgehender Kenntnisse im Umgang mit Bedingungen, Operatoren und Relationen. Es wird empfohlen (wenn es Ihren Anforderungen genügt) eine bestehende Suche zu laden, anzupassen und unter einem anderen Namen zu speichern.

  1. Öffnen Sie das Suchfenster  zu einer Entität mit einem Klick auf Lucene.svg
    ODER
    drücken Sie die Tastenkombination STRG+F.

  2. Klicken Sie auf SearchNew.svgund bestätigen Sie den abschaltbaren Dialog mit OK. Die Suchmaske <Generierte Standardsuche für [Entität]> wird geöffnet.

  3. Klicken Sie die Lasche Suche bearbeiten und bearbeiten Sie die Suche.

  4. Klicken Sie auf SaveAs.svgund geben Sie der Suche einen Namen. In der Suchverwaltung haben Sie künftig Zugriff auf die gespeicherte Suche. Dort können Sie ihr auch das Merkmal für die Schnellsuche geben.

Schalter  Save.svgAktuell geladene Suche Speichern ist ebenfalls verfügbar. Funktional gleicht er in dem Fall dem Schalter  SaveAs.svgAktuelle Suche unter einem anderen Namen speichern. Es wird trotzdem ein neuer Name vorgeschlagen, da Sie Generierte Standardsuche nicht speichern können.

Eine Suche auf der Grundlage einer Suche aus der Suchverwaltung erstellen

  1. Öffnen Sie das Suchfenster  zu einer Entität mit einem Klick auf Lucene.svg
    ODER
    drücken Sie die Tastenkombination STRG+F

  2. Klicken Sie auf SearchAdmin.svgDialog der Suchverwaltung öffnen. Der Dialog der Suchverwaltung öffnet sich.

  3. Mit einem Doppelklick auf die Suche
    ODER
    markieren Sie die Suche und klicken auf den Schalter Anzeigen. Die Suche Ihrer Wahl wird geladen.

  4. Klicken Sie auf die Lasche Suche bearbeiten und bearbeiten Sie anschließend die Suche.

  5. Option 1:
    Klicken Sie auf SaveAs.svg  und geben Sie der Suche einen Namen und bestätigen Sie mit OK.
    In der Suchverwaltung haben Sie künftig Zugriff auf die gespeicherte Suche. Dort können Sie auch ihre Merkmale ändern.

    ODER

    Option 2:
    Klicken Sie auf  AddBookmark.svg und geben Sie der myCRM-Suche einen Namen und bestätigen Sie mit OK.
    In der Suchverwaltung wird keine neue Suche erstellt.  In diesem Fall werden alle spezifischen Selektionskriterien in dem myCRM-Eintrag gespeichert. Wird die myCRM gestartet, so wird die ursprüngliche Suche geladen, mit den eigenen Suchkriterien befüllt und anschließend angezeigt.
    Vorteil: es ist nicht mehr notwendig, jede Suche in der Suchverwaltung zu speichern, da dies zu einer Vielzahl von nahezu identischen Suchen führt. Stattdessen ist der Eintrag in myCRM nur ein Verweis auf die eigentliche Suche. Die zuvor durch den Anwender eingegebenen Suchkriterien werden jedoch mit gespeichert.

Sucheinträge in myCRM erkennen Sie an dem zusätzlichen Lupe-Symbol Lucene.svg

Wird die eigentliche Suche in der Suchverwaltung gelöscht, ist die Ausführung der myCRM unmöglich, da der Verweis auf die zugrunde liegende Suche "ins Leere" führt. Dieses wird mit einem Symbol

gekennzeichnet.

Tipp

Bei der Vergabe des Namens stellen Sie Ihr Benutzerkürzel an den Anfang des Namens. Das erleichtert die Verwaltung der Suchen, da man sie so in der Suchverwaltung sehr einfach sortieren kann. Zusätzlich sehen Sie in der Spalte ganz rechts das Kürzel des Benutzers, der die Suche angelegt hat.

Wird eine Suche über den myCRM-Bereich geladen, steht der Schalter Bookmark.svg zum Speichern bzw. Aktualisieren der Suche in myCRM  zur Verfügung. Somit können Änderungen direkt wieder in dem gleichen myCRM-Sucheintrag gespeichert werden.

Standardsuche speichern und entfernen

Soll eine Suche beim Öffnen des Suchfensters standardmäßig angezeigt werden, speichern Sie die Suche als Standardsuche.

  • Speichern

Öffnen Sie dazu das Menü Standardsuche in der Suchmaske und wählen Sie Speichern als benutzerspezifische Standardsuche. Die Suche wird nun wie oben beschrieben mit einem von Ihnen zu vergebenden Namen und Suchkriterien gespeichert.

Benutzerspezifische Standardsuchen haben Vorrang vor den gruppenspezifischen und Systemstandardsuchen.

  • Entfernen

Mit Entfernen der benutzerspezifischen Standardsuche verliert die von Ihnen erstellte Suche das Merkmal 'Standardsuche '. Anders als beim Löschen bleibt die Suche als gespeichert erhalten.

Als Benutzer dürfen Sie weder System- noch gruppenspezifische Standardsuche speichern (die Optionen sind ausgegraut). Möchten Sie dagegen diese benutzen, können Sie sie über das Menü Standardsuche in der Suchmaske jederzeit laden.

Suchverhalten der myCRM-Einträge

Für Sucheinträge in myCRM  können Sie die Standardsuchaktion konfigurieren.

  • ListView.svg Suche auslösen

Nach dem Klick auf den Eintrag wird die Suche ausgelöst, ohne dass Sie das Suchformular sehen

  • [Ok.svg] Suchformular anzeigen

Das Suchformular wird angezeigt, bevor die eigentliche Suche ausgeführt wird.  Mit einem Klick auf die Menü-Option wird die Anzeige des Suchformulars eingeschaltet (Symbol Ok.svg) bzw. abgeschaltet (kein Symbol).

Das Markierungszeichen wechselt die Position nach jedem Klick. Diese Einstellung wird individuell pro Sucheintrag gespeichert.

myCRM-Suche als Link senden

Wurde eine Suche als myCRM-Suche gespeichert, sind ihre Eigenschaften für andere Benutzer im System nicht erreichbar. Möchten Sie trotzdem eine myCRM-Suche für andere verfügbar machen, können Sie diese als Link verschicken.  

So senden Sie eine myCRM-Suche als Link

  1. Bewegen Sie die Maus auf den gewünschten Eintrag in myCRM und klicken Sie die rechte Taste. Das Kontextmenü wird sichtbar.

  2. Mit einem Klick auf als Link senden öffnet sich das E-Mail-Programm. Die Suche mit Suchkriterien wird automatisch als Link zum Inhalt hinzugefügt.

  3. Geben Sie den Empfänger ein und klicken auf Senden.

Suchverwaltung

In der Suchverwaltung werden alle zu dieser Entität gespeicherten Suchen aufgelistet. Um diese Suchen verwalten zu können, klicken Sie im Suchfenster auf den Schalter LoadSearch.svgDialog der Suchverwaltung öffnen.

Die Suchverwaltung als Anwender kann durch das Berechtigungskonzept in Ihrem Unternehmen eingeschränkt werden. Einige Merkmale für die Suchen können nur von Ihrem Administrator zugewiesen werden.

Zu jeder Entität können Sie beliebig viele Suchen erstellen und speichern. Mit diesen Suchen können Sie anschließend folgende Aktionen durchführen:

  • Anzeigen

  • Kopieren

  • Löschen

  • Ausführen

  • Berechtigungen (setzen/entfernen)

  • Kopieren nach myCRM

  • Internationalisierung (den Namen einer Suche übersetzen)

Sie können in den Spalten Eigenschaften von Suchen einsehen und (eingeschränkt) vergeben.

Allgemeine Tipps

  • Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche die richtige Suche ist, oder wenn Sie eine Suche anpassen möchten, können Sie sich die Bedingungen zu den einzelnen Suchen im Suchfenster anzeigen lassen, ohne dass die Suche ausgeführt wird. Klicken Sie zu einer Suche auf den Schalter Anzeigen. Im darunterliegenden Suchfenster werden die Bedingungen eingeblendet. Wenn Sie die Suchverwaltung schließen, können Sie im Suchfenster die Suche anpassen und ausführen.

  • Ihre eigenen Suchen können Sie anzeigen, indem Sie das Kontrollkästchen Zeige alle Benutzersuchen an deaktivieren.

  • Möchten Sie eine Suche nicht nur anpassen, sondern eine Suche erstellen, welche auf einer gespeicherten Suche basiert, machen Sie von der vorhandenen Suche mit Kopieren zunächst eine Kopie.

  • Ist die Liste von Suchen lang, können Sie Spaltenfilter benutzen.
    z.B. in der Spalte Eind.Name können Sie mit *<IHR_KUERZEL>* Ihre Suchen finden, wenn Sie diese vorher entsprechend mit Ihrem Kürzel versehen haben. Kontrollkästchen sortieren sie mit 0 (Null - nicht aktiv) oder 1 (aktiv).

  • Eine Suche markieren Sie mit einem Klick.

Schalter

Anzeigen

Die Suchverwaltung wird geschlossen, die ausgewählte Suche geladen und am Bildschirm angezeigt.

Kopieren

Erzeugt eine Kopie der ausgewählten Suche. Diese Kopie wird als neuer Datensatz an das Ende der Tabelle angefügt. Der Name dieser Kopie setzt sich aus dem Namen der Originalsuche, gefolgt von einer in Klammern gesetzten laufenden Nummer zusammen.

Der Name der Kopie ist nicht änderbar.

Tipp

Um dennoch einer Kopie einen selbst gewählten Namen zuzuweisen, gehen Sie vor, wie bei der Erstellung einer Suche auf der Grundlage einer vorhandenen Suche. So umgehen Sie zwar den Kopieren-Schalter, erhalten aber das eigentlich gewünschte Ergebnis.

Löschen

Löscht die ausgewählte Suche.

Ausführen

Die Suchverwaltung wird geschlossen, die ausgewählte Suche wird geladen und anschließend direkt ausgeführt.

Berechtigungen

Ein Klick auf diesen Schalter öffnet ein eigenes Fenster für die Rechteverwaltung. Je nach Berechtigungskonzept in Ihrem Unternehmen ist es Ihnen hier erlaubt /nicht erlaubt, Berechtigungen für die Anzeige und das Verändern der Suche festzulegen. Werden z.B. einer Benutzergruppe Schreibrechte entzogen, so können die Benutzer dieser Gruppe zwar weiterhin die Suche ausführen, sie können sie aber nicht mehr unter dem gleichen Namen speichern.

Kopieren nach myCRM / myEVI

Die gewählte Suche wird nach myCRM kopiert.

Tipp

Die Suche wird in dem gerade geöffneten myCRM-Verzeichnis eingefügt. Deshalb sollten Sie vor dem Kopieren den gewünschten Bereich betreten.
Falls die Suche in myCRM doch an der falschen Stelle abgelegt wurde, können Sie dort eine oder mehrere zu verschiebende Suchen markieren. Anschließend klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierte Suche und wählen dann aus dem Kontextmenü den Eintrag Ausschneiden (alternativ: Tastenkombination STRG+X). Dann wechseln Sie in den gewünschten Ordner und fügen die Inhalte ebenfalls wieder über die rechte Maustaste und den Kontextmenü-Eintrag Einfügen (alternativ: Tastenkombination STRG+V) ein.

Internationalisierung

Ein Klick auf diesen Schalter öffnet ein eigenes Fenster mit einer Internationalisierungstabelle. Hier können Sie (je nach Berechtigung) die Übersetzungen für die Namen von Suchen eintragen.

Spalten

Sie können den Suchen Eigenschaften zuweisen, indem Sie das Kontrollkästchen aktiv setzen.

Name

Name der Suche. Dieser muss eindeutig sein. Er wird in der Titelzeile der Suchmaske angezeigt.

Beschreibung

Freitext für eine Beschreibung der Suche. Dieser Name wird zum Beispiel in myCRM angezeigt

Schnellsuche

Über diese Einstellung kann eine Suche als Schnellsuche definiert werden.

Systemsuche

Diese Spalte dient nur der Darstellung der als Systemsuchen definierten Suchen. An diesen Suchen dürfen als Benutzer keine Änderungen vornehmen.

Nur der Administrator kann Suchen diese Eigenschaft 'Systemsuche' zuweisen.

Tipp

Systemsuchen sind nur dann sichtbar, wenn das Kontrollkästchen  Zeigt die Systemsuchen an am unteren Rand des Fensters aktiviert wurde.

Suchvorlage (Spezialsuche)

Ist das Kontrollkästchen aktiv, so wird diese Suche im Pull-down-Menü über das Lupen-Symbol Search.svg in der Schalterleiste der Anwendung als Eintrag in der Liste der Suchvorlagen angeboten. Diese Liste enthält somit Suchen, die man häufiger benötigt und bei denen (anders als bei den Schnellsuchen) zunächst eine Suchmaske zur Eingabe von Suchkriterien angezeigt wird.

Nur der Administrator kann Suchen diese Eigenschaft Suchvorlage zuweisen.

Nur im Unterfenster


Eine so gekennzeichnete Suche steht Ihnen nur dann zur Verfügung, wenn die Entität, zu der eine solche Suche angelegt wurde, als abhängige Entität zu einer übergeordneten Entität geladen wurde.

Hintergrund

  1. Suchen, bei denen dieses Merkmal gesetzt ist, sind dadurch auch gleichzeitig Schnellsuchen. Es wird also keine Suchmaske eingeblendet, sondern die Suche wird direkt nach dem Aufruf ausgeführt.

  2. Die Suchen, die mit diesem Merkmal belegt sind, sind meist sehr offen gehaltene Suchen, zum Beispiel:
    Alle Aktivitäten, Alle Aktivitäten +/- 21 Tage… Würde man eine solche Suche einfach so als Schnellsuche ausführen, erhielte man eine eher große Ergebnismenge. Durch die Einstellung 'Nur im Unterfenster' wird die Suche nun automatisch auf die Datensätze zu der übergeordneten Entität eingegrenzt. Das bedeutet, aus Alle Aktivitäten wird so implizit Alle Aktivitäten zum Geschäftspartner X

  3. Die Bezeichnung 'Nur im Unterfenster' bezieht sich darauf, dass diese Suchen nur dann angezeigt werden, wenn die Entität, zu der sie hinterlegt sind, als Unterfenster zu einer übergeordneten Entität angezeigt wird.

Nur der Administrator kann Suchen diese Eigenschaft Nur im Unterfenster zuweisen.

Anlageuser

Es wird angezeigt, welcher Benutzer diese Suche angelegt hat.

Export nach Excel

So exportieren Sie Daten aus CURSOR-CRM nach Excel:

  1. Rufen Sie die Suche zu der Entität auf, welche die Daten liefern soll.

  2. Geben Sie die Bedingungen ein und starten Sie die Suche mit Search.svgSuchen. Passen Sie bei Bedarf das Suchergebnis mit dem Spaltenfilter an.

  3. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf ConfigureExcelMenu.svgExport nach Excel. Daraufhin wird Excel gestartet und die Daten aus der Ergebnisliste importiert.

Ergebnisliste kopieren

Sie können den Inhalt der Ergebnisliste in die Zwischenablage des Betriebssystems kopieren und die Daten von dort in andere Anwendungsdateien importieren.

  1. Rufen Sie die Suche zu der Entität auf, welche die Daten liefern soll.

  2. Geben Sie die Bedingungen ein und starten Sie die Suche mit Search.svgSuchen. Passen Sie bei Bedarf das Suchergebnis mit den Spaltenfiltern an.

  3. Klicken Sie im Menü Bearbeiten auf Copy.svgListe kopieren.

  4. Wechseln Sie in das Anwendungsprogramm und fügen Sie die Daten aus der Zwischenablage mit STRG+V ein.

CSV-Datenexport

Sie können den Inhalt der Ergebnisliste als eine CSV-Datei exportieren.

  1. Rufen Sie die Suche zu der Entität auf, welche die Daten liefern soll.

  2. Geben Sie die Bedingungen ein und starten Sie die Suche mit Search.svgSuchen. Passen Sie bei Bedarf das Suchergebnis mit den Spaltenfiltern an.

  3. Klicken Sie im Menü auf ExportCSV.svgDatenexport. Die Anfrage wird an Server gesendet.

  4. Ist der Import fertig, werden Sie in der Schnellstartleiste unter AnalysisQueue.svgFertige Systemjobs informiert.

  5. Öffnen Sie die CSV-Datei.

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