Verknüpfung von Aktivitäten beim E-Mail Import

Aufgrund von vorhandenen Vertriebsstrukturen (z.B. Vertrieb an Endkunden über Vertriebspartner) kommt es dazu, dass die gleiche E-Mail-Adresse bei mehreren Geschäfts- bzw. Ansprechpartnern hinterlegt ist (die des jeweiligen Vertriebspartners). Das hat zur Folge, dass beim E-Mail-Import neben dem "richtigen" Geschäfts- und Ansprechpartner, weitere des gleichen Vertriebspartners mit der selben Mailadresse vom System automatisch verknüpft werden.

Wenn im System eingestellt, so kann eine ungewollte automatische Verknüpfung unterbunden werden.

Die Funktion betrifft nur den Drag&Drop Mailimport, da per Import-Ordner oder Outlook-Addin die Information fehlt, welcher der "richtige" Geschäfts- oder Ansprechpartner ist, mit dem die Mail verknüpft werden soll.

Eindeutige Geschäfts- und Ansprechpartner, deren Mailadresse nicht mehrfach im System vorhanden ist, werden weiterhin automatisch verknüpft.

So werden die importierten Mails automatisch verlinkt:

Beim Import von Mails wird über den Betreff ermittelt, ob es sich bei der vorliegenden Mail um eine Antwort oder Weiterleitung zu einer vorherigen Mail handelt.
- Dazu werden die typischen Präfixe im Betreff von Antwort- oder Weiterleitungsmails ("AW:", "Re:", "RG:", etc.) zunächst herausgenommen.
- Die typischen Präfixe können über Erweiterte Einstellungen (Anwendungsvariablen) in der Admin-Konsole initial vorgegeben und vom Kunden angepasst werden können (CN-Eintrag).
- Für das Entfernen der Präfixe im Mail-Betreff wird folgendes Verfahren verwendet:
  - Befindet sich ein Doppelpunkt innerhalb der ersten 3 Zeichen, wird alles bis zum Doppelpunkt verworfen.
  - Dann startet die Prüfung erneut, solange bis die Regel nicht mehr erfüllt ist.
  - Mit dem verbleibenden String wird fortgefahren.
- Beispiel:
  Die Betreffzeile lautet "AW: Re: Re: Automatische Gruppierung von Mails"
  Der Algorithmus entfernt im ersten Schritt "AW:". Im zweiten Schritt "Re:". Im dritten Schritt "Re:"
  Es verbleibt "Automatische Gruppierung von Mails"
Mit dem verbleibenden Betreff-String wird nach Vorgänger-Mails im CRM gesucht:
- Logik: SELECT Mails WHERE Betreff ENTHÄLT Betreff-String UND Sender befindet sich in Adressatenliste
Wird eine solche gefunden, so wird die neue Mail mit dem Vorgänger verknüpft.
Wird keine Vorgängermail gefunden, wird die neue Mail als Startpunkt einer neuen Unterhaltung markiert. Dafür gibt es ein Attribut in der Entität Aktivität (sinngemäß "Unterhaltungsanker"). Ein gesetzter Unterhaltungsanker besagt, dass diese Mail den Kopf einer (möglichen) Unterhaltung bildet. Ist der Anker nicht gesetzt, besagt dies dass es sich um eine Folgemail innerhalb einer Unterhaltung handelt.
Da der "Unterhaltungsanker" nur zwei Werte kennt (FALSE ist Default), gelten alle alten Mails als Bestandteil einer Unterhaltung.