Verknüpfung von Aktivitäten beim E-Mail Import

Zusammenhängende Unterhaltungen

Beim Import werden zusammenhängende Unterhaltungen – etwa weitergeleitete E-Mails, Antwortmails oder komplette Mailverläufe – automatisch erkannt und miteinander verknüpft. So bleiben Kontexte erhalten und der gesamte Kommunikationsverlauf ist jederzeit übersichtlich an einem Ort nachvollziehbar. Das spart Zeit bei der Suche und erleichtert die Bearbeitung deutlich.

Beim Import von Mails wird über den Betreff ermittelt, ob es sich bei der vorliegenden Mail um eine Antwort oder Weiterleitung zu einer vorherigen Mail handelt:

• Dazu werden die typischen Präfixe im Betreff von Antwort- oder Weiterleitungsmails ("AW:", "Re:", "RG:", etc.) zunächst herausgenommen.

• Die typischen Präfixe können über Erweiterte Einstellungen (Anwendungsvariablen) in der Admin-Konsole initial vorgegeben und vom Kunden angepasst werden können (CN-Eintrag).

• Für das Entfernen der Präfixe im Mail-Betreff wird folgendes Verfahren verwendet:

  • Befindet sich ein Doppelpunkt innerhalb der ersten 3 Zeichen, wird alles bis zum Doppelpunkt verworfen.

  • Dann startet die Prüfung erneut, solange bis die Regel nicht mehr erfüllt ist.

  • Mit dem verbleibenden String wird fortgefahren.

• Beispiel:
  Die Betreffzeile lautet "AW: Re: Re: Automatische Gruppierung von Mails"
  Der Algorithmus entfernt im ersten Schritt "AW:". Im zweiten Schritt "Re:". Im dritten Schritt "Re:"
  Es verbleibt "Automatische Gruppierung von Mails"

• Mit dem verbleibenden Betreff-String wird nach Vorgänger-Mails im CRM gesucht:

  • Logik: SELECT Mails WHERE Betreff ENTHÄLT Betreff-String UND Sender befindet sich in Adressatenliste

• Wird eine solche gefunden, so wird die neue Mail mit dem Vorgänger verknüpft.

• Wird keine Vorgängermail gefunden, wird die neue Mail als Startpunkt einer neuen Unterhaltung markiert. Dafür gibt es ein Attribut in der Entität Aktivität (sinngemäß "Unterhaltungsanker"). Ein gesetzter Unterhaltungsanker besagt, dass diese Mail den Kopf einer (möglichen) Unterhaltung bildet. Ist der Anker nicht gesetzt, besagt dies dass es sich um eine Folgemail innerhalb einer Unterhaltung handelt.

• Da der "Unterhaltungsanker" nur zwei Werte kennt (FALSE ist Default), gelten alle alten Mails als Bestandteil einer Unterhaltung.

Automatische Verknüpfungen zu Datensätzen

2026.5 Beim Import werden E-Mails automatisch mit dem passenden Datensatz verknüpft, sofern im Betreff eine eindeutige, identifizierende ID dieses Datensatzes enthalten ist. Dadurch landen Nachrichten direkt im richtigen Kontext und sind ohne manuelles Zuordnen schnell auffindbar. Das gilt für Datensätze aus den Bereichen Leads, Anfragen, Angebote, Verträge, Projekte, Vorgänge, Anliegen, Kampagnen, Vertragskonten, Messeinrichtungen und Anschlussobjekte.

Die Identifikation im Standard erfolgt über Informationen, die in den folgenden Feldern festgehalten sind:

• Anfragen: Vorgangsnummer (Projectno.Opportunity)

• Angebote: Angebotsnummer (Quoteno.Quote)

• Anliegen: Anliegennummer (TicketRequestNo.TicketRequest)

• Anschlussobjekte: Interne Anschlussobjekt-Nr. (IntLocNo.Location)

• Kampagnen: ID (CampNumber.Campaign)

• Leads: Lead-Nummer (LeadNo.Lead)

• Messeinrichtungen: Interne Messeinrichtungs-Nr. (IntMeDeNo.MeasuringDevice)

• Projekte: Projekt-Nr. (Projectno.Project)

• Verträge: Interne Vertrags-Nr. (IntContNo.Contract)

• Vertragskonten: Interne Vertragskonto-Nr. (IntContAccNo.ContractAccount)

• Vorgänge: Vorgangsnummer (TicketNo.Ticket)

Der Prozess C0LinkEntityToMail nimmt die Verknüpfung der importierten Mail mit diesen Datensätzen vor. Für die Anpassung der Verlinkungslogik, wie z.B. Aufnahme weiterer Entitäten oder der Austausch der identifizierenden Felder, sind die Methoden (z.B. getEntityNoFieldForLinkActivity) in der Skriptklasse SC0EntityLogic zu übersteuern.