Grundsätzlich werden beim E-Mail Import alle Geschäftspartner und Ansprechpartner mit der E-Mail-Aktivität verknüpft, deren E-Mail-Adresse als Sender oder Empfänger in der E-Mail vorhanden ist. Ausnahme sind E-Mail-Adressen, die im BCC der E-Mail vorhanden sind.
Aufgrund von bei Kunden vorhandenen Vertriebsstrukturen (z.B. Vertrieb an Endkunden über Vertriebspartner) kommt es dazu, dass die gleiche E-Mail-Adresse bei mehreren Geschäfts- bzw. Ansprechpartnern hinterlegt ist (die des jeweiligen Vertriebspartners). Das hat zur Folge, dass beim E-Mail-Import neben dem "richtigen" Geschäfts-/Ansprechpartner, weitere (falsche) Geschäfts-/Ansprechpartner des gleichen Vertriebspartners mit der selben Mailadresse vom System automatisch verknüpft werden.
Über eine Anwendungsvariable noDuplicateMailCoPeLinks kann bei den betreffenden Kunden die ungewollte automatische Verknüpfung unterbunden werden.
Die Funktion betrifft nur den Drag&Drop Mailimport sowie die Rücksynchronisation von E-Mails (z.B. nach dem Mailversand aus dem CRM). Es betrifft nicht den Import per Import-Ordner oder Outlook-Addin, da in diesem Fällen die Information fehlt, welcher der "richtige" Geschäfts- oder Ansprechpartner ist, mit dem die Mail verknüpft werden soll.
bis 2026.9 Das Verhalten nach der Umstellung der Anwendungsvariable ist wie folgt:
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beim Drag-and-Drop-Mailimport wird der Geschäfts-/Ansprechpartner verknüpft, auf dem die E-Mail gedropped wurde sowie
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alle weiteren Geschäfts-/Ansprechpartner, die eine eindeutige (= nur einmal vorhandene Mailadresse) haben
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weitere Geschäfts-/Ansprechpartner mit derselben E-Mailadresse (z.B. ein Sammelpostfach) werden nicht verknüpft.
Beispiel
Eine E-Mail hat mehrere Empfänger:
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Martin Müller: info@Beispiel.de
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Max Mustermann: Max.Mustermann@Beispiel.de
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Melanie Münch: kundenservice@Beispiel.de
Beim Drag-and-Drop-Import der E-Mail auf Martin Müller, wird (1) Martin Müller mit der E-Mail verknüpft. Weiterhin wird (2) Max Mustermann verknüpft, weil die personalisierte Mailadresse nur bei ihm eindeutig vorhanden ist. info@Beispiel.de und kundenservice@Beispiel.de sind aber als Sammelpostfächer bei mehreren Personen im CRM hinterlegt. Deswegen werden keine weiteren Geschäfts- oder Ansprechpartner mit diesen Mailadressen verknüpft. (3) Melanie Münch muss folglich manuell verknüpft werden.
2026.10 Bei aktivierter Anwendungsvariable noDuplicateMailCoPeLinks gilt für den Drag-and-drop-E-Mail-Import:
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Der Geschäfts- oder Ansprechpartner, auf dem die E-Mail abgelegt wird, wird mit der E-Mail-Aktivität verknüpft.
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Wird die E-Mail auf einem Geschäftspartner abgelegt, werden zusätzlich alle Ansprechpartner dieses Geschäftspartners verknüpft, deren E-Mail-Adresse in der E-Mail als Sender oder Empfänger enthalten ist. Die Verknüpfung erfolgt auch dann, wenn die betreffende E-Mail-Adresse mehrfach im CRM-System hinterlegt ist.
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Weitere Geschäfts- oder Ansprechpartner außerhalb des ausgewählten Geschäftspartners werden automatisch verknüpft, wenn ihre in der E-Mail enthaltene E-Mail-Adresse eindeutig (= nur einmal vorhandene Mailadresse) im CRM-System vorhanden ist. Eine mehrfach vorhandene E-Mail-Adresse (z.B. ein Sammelpostfach) führt nicht allein zur Verknüpfung von Datensätzen anderer Geschäftspartner.
E-Mail-Adressen im BCC werden weiterhin nicht berücksichtigt.
Beispiel
Eine E-Mail enthält die Adressen info@Beispiel.de, Max.Mustermann@Beispiel.de und kundenservice@Beispiel.de als Sender- oder Empfängeradressen. Die Adressen info@Beispiel.de und kundenservice@Beispiel.de sind bei mehreren Datensätzen im CRM-System hinterlegt.
Wird die E-Mail auf dem Geschäftspartner „Beispiel GmbH“ abgelegt, werden der Geschäftspartner und alle zugehörigen Ansprechpartner mit einer dieser Adressen verknüpft. Die mehrfach vorhandenen E-Mail-Adressen verhindern die Verknüpfung innerhalb der Beispiel GmbH nicht. Datensätze anderer Geschäfts- oder Ansprechpartner werden aufgrund dieser mehrfach vorhandenen Adressen nicht zusätzlich verknüpft.