Skip to main content
Skip table of contents

Grundlagen des Consent Management-Moduls

Das Consent Management-Modul ermöglicht es, Einwilligungen (OptIns) und Ablehnungen (OptOuts) bei Geschäftspartnern und Ansprechpartnern natürlicher Personen (Typ = Herr, Frau, Divers oder Eheleute) zu hinterlegen. Alle Einwilligungen und Ablehnungen werden in dem Bereich Consent angelegt, der im jeweiligen Unterbereich des Geschäfts- bzw. Ansprechpartners zu finden ist.

Eine Einwilligung für Werbemaßnahmen ist zweckgebunden und muss daher für jede Informationsart angefragt und hinterlegt werden. Eine Person kann demnach beispielsweise einwilligen, Veranstaltungseinladungen zu erhalten, aber gleichzeitig ablehnen, an Marktumfragen teilzunehmen.

Aktuell gültige Consent-Datensätze haben immer den Status “Aktuell”. Consent-Datensätze werden aus Nachvollziehbarkeitsgründen im Nachhinein nicht verändert, sobald sie einen finalen Status im Prozess erreicht haben (Zustimmung oder Ablehnung). Ändert die betreffende Person ihre Meinung und erteilt eine neue Einwilligung, wird dies als neuer Consent-Datensatz angelegt. Die “alte” Einwilligung bekommt den Status “Historisch” und bleibt zu Dokumentationszwecken erhalten.

Es ist im Standard des Moduls nicht möglich, Zustimmungen oder Ablehnungen für Geschäfts- oder Ansprechpartner manuell anzulegen oder die Datensätze nachträglich zu verändern, da nach Artikel 7 Absatz 1 (DSGVO) ein Nachweis erforderlich ist:

“Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, muss der Verantwortliche nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat.”

Eine Veränderung der Datensätze durch Anwender ist daher nur innerhalb von BPM-Prozessen erlaubt und wird mit entsprechenden Protokollen dokumentiert.

Die Zuordnung von OptIns und OptOuts erfolgt im Standard über die E-Mail-Adresse. Dadurch ist keine eindeutige Identifizierung bzw. Zuordnung möglich, wenn bei mehreren Geschäfts- bzw. Ansprechpartner die gleiche E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

Der Standard des Consent Management-Moduls trifft keine Unterscheidung zwischen Kontaktkanälen, da in der Praxis in erster Linie Einwilligungen für E-Mail-Marketingmaßnahmen eingeholt werden. Es ist aber individuell möglich, die Consent-Abfragen auf Kontaktkanäle zu erweitern.

Unterscheidung des Status und der Einwilligung

Ein Consent-Datensatz kann fünf mögliche Stati haben: Aktuell bedeutet, dass der Datensatz die aktuellste Information darstellt. Historische Datensätze sind alte Stände zu dokumentationszwecken, die durch einen aktuelleren Datensatz ersetzt wurden. Angefragte Consents sind laufende OptIn-Abfragen, deren Antwort durch den Geschäfts- bzw. Ansprechpartner noch aussteht. Handelt es sich um eine Double OptIn-Anfrage, müssen erteilte Zustimmungen bzw. Ablehnungen noch bestätigt werden. In diesem Fall ist die Bestätigung ausstehend. Zuletzt können bereits versendete OptIn-Anfragen in Ausnahmefällen durch einen Anwender abgebrochen werden.

Die Einwilligung wiederum sagt aus, ob die Person der Kontaktaufnahme für die jeweilige Informationsart zugestimmt oder abgelehnt hat.

image-20240321-160133.png

Beispielhafter Consent-Datensatz eines Ansprechpartners

Verfügbare Informationen (Datenfelder)

Information

Beschreibung

Standardschlüssel

Feldname (Feldtyp)

Ansprechpartner

ist der Hauptansprechpartner, mit dem der Consent-Datensatz verknüpft ist

CoPeKey.OptIn
(Nachschlagefeld)

Status

beschreibt den Status im fachlichen OptIn-Prozess (von “Angefragt” bis hin zu “Aktuell” bzw. “Historisch”)

Schlüsselbereich: OptIn-Status

  • Aktuell

  • Historisch

  • Angefragt

  • Abgebrochen

  • Bestätigung ausstehend

OptStatus.OptIn
(Schlüsselfeld)

Einwilligung

zeigt die Antwort der Person auf die OptIn-Anfrage

Schlüsselbereich: Genehmigung

  • Zustimmung

  • Ablehnung

ApprovalStatus.OptIn
(Schlüsselfeld)

Informationsart

nennt die Zielgruppe bzw. Art der Werbemaßnahme, für den die Person die Zustimmung bzw. Ablehnung erteilt hat

Schlüsselbereich: Informationsart

  • Veranstaltungseinladungen

  • Marktumfragen

  • Produktinformationen

  • Newsletter

  • Zufriedenheitsumfragen

InfoType.OptIn
(Schlüsselfeld)

Kanal

definiert den Kanal, über den die Person (nicht) kontaktiert werden darf

→ wird im Standard nicht befüllt

Schlüsselbereich: Kontakt-Kanal

  • E-Mail

  • Webseite, Online-Formular

  • Postsendung, Brief

  • Social Media

  • Telefon

Channel.OptIn
(Schlüsselfeld)

Datum

gibt das Datum an, an dem die Person die Zustimmung bzw. Ablehnung erteilt hat

ApprovalDate.OptIn
(Datumsfeld)

Herkunft

kann spezifizieren, über welche Plattform die Einwilligung eingegangen ist

Schlüsselbereich: OptIn-Herkunft

  • Abfrage per E-Mail

  • Kundenportal

  • Anmeldung auf Website

Origin.OptIn
(Schlüsselfeld)

Externe Referenz-ID

dient zur Identifizierung zusammengehöriger Datensätze innerhalb des Optin-Prozesses für Schnittstellen

ExtRefNo.OptIn
(Textfeld)

Bemerkung

kann bei Bedarf gefüllt werden, um weitere Informationen zu hinterlegen

Notice.OptIn
(Textfeld)

JavaScript errors detected

Please note, these errors can depend on your browser setup.

If this problem persists, please contact our support.