Grundlagen des Consent Management-Moduls

Das Consent Management-Modul ermöglicht es, Einwilligungen (OptIns) und Ablehnungen (OptOuts) bei Geschäftspartnern und Ansprechpartnern natürlicher Personen (Typ = Herr, Frau, Divers oder Eheleute) zu hinterlegen. Alle Einwilligungen und Ablehnungen werden in dem Bereich Consent angelegt, der im jeweiligen Unterbereich des Geschäfts- bzw. Ansprechpartners zu finden ist.

Eine Einwilligung für Werbemaßnahmen ist zweckgebunden und muss daher für jede Informationsart angefragt und hinterlegt werden. Eine Person kann demnach beispielsweise einwilligen, Veranstaltungseinladungen zu erhalten, aber gleichzeitig ablehnen, an Marktumfragen teilzunehmen.

Aktuell gültige Consent-Datensätze haben immer den Status “Aktuell”. Consent-Datensätze werden aus Nachvollziehbarkeitsgründen im Nachhinein nicht verändert, sobald sie einen finalen Status im Prozess erreicht haben (Zustimmung oder Ablehnung). Ändert die betreffende Person ihre Meinung und erteilt eine neue Einwilligung, wird dies als neuer Consent-Datensatz angelegt. Die “alte” Einwilligung bekommt den Status “Historisch” und bleibt zu Dokumentationszwecken erhalten.

Es ist im Standard des Moduls nicht möglich, Zustimmungen oder Ablehnungen für Geschäfts- oder Ansprechpartner manuell anzulegen oder die Datensätze nachträglich zu verändern, da nach Artikel 7 Absatz 1 (DSGVO) ein Nachweis erforderlich ist:

“Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, muss der Verantwortliche nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat.”

Eine Veränderung der Datensätze durch Anwender ist daher nur innerhalb von BPM-Prozessen erlaubt und wird mit entsprechenden Protokollen dokumentiert.

Die Zuordnung von OptIns und OptOuts erfolgt im Standard über die E-Mail-Adresse. Dadurch ist keine eindeutige Identifizierung bzw. Zuordnung möglich, wenn bei mehreren Geschäfts- bzw. Ansprechpartner die gleiche E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

Der Standard des Consent Management-Moduls trifft keine Unterscheidung zwischen Kontaktkanälen, da in der Praxis in erster Linie Einwilligungen für E-Mail-Marketingmaßnahmen eingeholt werden. Es ist aber individuell möglich, die Consent-Abfragen auf Kontaktkanäle zu erweitern.

Unterscheidung des Status und der Einwilligung

Ein Consent-Datensatz kann fünf mögliche Stati haben: Aktuell bedeutet, dass der Datensatz die aktuellste Information darstellt. Historische Datensätze sind alte Stände zu dokumentationszwecken, die durch einen aktuelleren Datensatz ersetzt wurden. Angefragte Consents sind laufende OptIn-Abfragen, deren Antwort durch den Geschäfts- bzw. Ansprechpartner noch aussteht. Handelt es sich um eine Double OptIn-Anfrage, müssen erteilte Zustimmungen bzw. Ablehnungen noch bestätigt werden. In diesem Fall ist die Bestätigung ausstehend. Zuletzt können bereits versendete OptIn-Anfragen in Ausnahmefällen durch einen Anwender abgebrochen werden.

Die Einwilligung wiederum sagt aus, ob die Person der Kontaktaufnahme für die jeweilige Informationsart zugestimmt oder abgelehnt hat.

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