Ansprechpartnerinformationen in Groupware-Terminen

Die Ansprechpartnerinformationen werden in den Termin/die Aufgabe geschrieben.

• Vorlage

Die Vorlage ContactPersonInformations wird mit den Daten aus dem Ansprechpartner gefüllt. Damit ein Feld ersetzt wird, muss der AttributeName eingetragen werden (z.B. ${Salutation.ContactPerson}). Der Feldname muss zwischen ${<Feldname>} eingetragen werden. Die Vorlage wird im Client gecached, weshalb nach einer Änderung der Client neu gestartet werden muss.

Es ist zu beachten, dass nur Felder verwendet werden können, die auch in der Nachschlagesuche für den Ansprechpartner auftauchen. Weiterhin ist die Groß und Kleinschreibung beim Namen der Dokumentenvorlage wichtig.

Um das Feature auszuschalten, wird die Vorlage zum Bearbeiten geöffnet und danach komplett gelöscht. Die Vorlagenverwaltung wird nur zum Bearbeiten des Textes verwendet. Alle anderen Felder haben keine Relevanz.

• Ersetzung

Die Ansprechpartner-Informationen werden an das Ende des Termins/der Aufgabe geschrieben. Alle vorhandenen AttributeNames werden durch die Werte aus dem in der Aktivität eingetragenen Ansprechpartner ersetzt. Existiert zu einem AttributeName kein Wert (weil das Feld nicht in der Nachschlagesuche auftaucht), wird die Variable auch in den Termin/die Aufgabe geschrieben. Somit kann der Administrator feststellen, ob die Daten korrekt ersetzt werden.

• Automatische Vorauswahl von Ansprechpartnern

Problem:

Bei der Erstellung von Einzelbriefen war der Anwender bisher immer gezwungen, einen Ansprechpartner als Adressaten auszuwählen. Im Regelfall ist dieses Vorgehen sinnvoll. Bei einfachen Protokollen wird i.d.R. aber kein Ansprechpartner benötigt. Die Auswahl ist hier also überflüssig und führt eher zur Verwirrung.

Lösung:

Basierend auf der komplexen Suche wird nun automatisch erkannt, ob eine Vorauswahl der Ansprechpartner notwendig ist oder nicht. Entscheidend für die Anzeige der Vorauswahl ist die Verwendung der Eingabevariablen PKCOPE. Wird diese in der Hauptsuche als Eingabeparameter verwendet, erscheint der Dialog zur Vorauswahl des Ansprechpartners. Hierbei werden alle zugeordneten Ansprechpartner der aktuellen Entität angeboten.

Beispiele

Komplexe Suche STANDARD_ACTIVITY

• Enthält im Standard den Eingabeparameter PK_COPE in der Hauptsuche

• Basiert auf der Entität Aktivität

Ergebnis

• Bei allen zugehörigen Vorlagen wird die Vorauswahl der Ansprechpartner angezeigt.

• Es werden alle Ansprechpartner der aktuellen Aktivität zur Auswahl angeboten.

Komplexe Suche STANDARD_QUOTE

• Enthält nicht den Eingabeparameter PK_COPE in der Hauptsuche

• Basiert auf der EntitätAngebot

Ergebnis

• Bei allen zugehörigen Vorlagen wird keine Vorauswahl der Ansprechpartner angezeigt.

Komplexe Suche STANDARD_QUOTE_COPE(nicht vorhanden – nur ein Beispiel)

Annahme

• Enthält den Eingabeparameter PK_COPE in der Hauptsuche

• Basiert auf der Entität Angebot

Ergebnis

• Bei allen zugehörigen Vorlagen wird die Vorauswahl der Ansprechpartner angezeigt.

• Es werden alle Ansprechpartner des aktuellen Angebots zur Auswahl angeboten.

Für die Erstellung von Protokolldokumenten basierend auf Aktivitäten wurde demzufolge eine neue Standardsuche ohne Eingabeparameter PKCOPE bereitgestellt. Hier kann nun die komplexe Suche STANDARD_ACTIVITY_INTERNAL verwendet werden.