Migrationstools

Ermöglicht das Suchen und Ersetzen von Texten und Dateieigenschaften für einzelne oder mehrere Dokumente.
Die zu ersetzenden Texte oder Dateieigenschaften werden in der Textersetzungsdatei (Details siehe 

Öffnen der Textersetzungsdatei)definiert.

• Detailansicht

Befindet man sich in der Detailansicht einer Dokumentvorlage, wird das Suchen und Ersetzen nur für diese Vorlage durchgeführt. Die Änderungen werden hierbei nur in der lokalen Datei durchgeführt. Der Anwender hat somit die Möglichkeit, die Dokumentvorlage vor dem endgültigen Speichern nochmals zu prüfen (analog zum bisherigen Handling in der Detailansicht – erst beim expliziten Speichern werden die Änderungen persistent).

• Listenansicht

Befindet man sich hingegen in der Listenansicht, wird das Suchen und Ersetzen für alle markierten Einträge der Listenansicht durchgeführt. Geänderte Dokumentvorlagen werden automatisch gespeichert. Zum Ende erscheint eine ausführliche Zusammenfassung der geänderten Dokumentvorlagen.

Die Textersetzungsdatei enthält die Definition der zu ersetzenden Texte im Dokuments + sowie die zu aktualisierenden oder neuen Dateieigenschaften.

Examples for textual find and replace

CURSOR Software GmbH###CURSOR Software AG<br>#<br># Examples for setting document property<br>Includefile#PROPERTY#C:\Textbausteine.doc<br>Gleitkomma#PROPERTY#2.345#VALUETYPE#FLOAT<br>Zahl#PROPERTY#234#VALUETYPE#INTEGER<br>Datum#PROPERTY#01.02.2008#VALUETYPE#DATE<br>Aktiv#PROPERTY#true#BOOLEAN

Vorgehensweise für zu ersetzende Texte

Pro Zeile kann eine Textersetzung hinterlegt werden.

Syntax:

[Suchen Nach]###[Ersetzen durch]

Beispiel:  

CURSOR Software GmbH###CURSOR Software AG

C:\\Textmarken.doc" Ansprechpartner \* MERGEFORMAT###C:\\Textmarken.doc" Ansprechpartner \* CHARFORMAT

Die Verwendung von ASCII-Codes ist ebenfalls möglich.

Ansprechpartner^32^92^42^32MERGEFORMAT###Ansprechpartner^32^92^42^32CHARFORMAT

Dies entspricht

Ansprechpartner \* MERGEFORMAT###Ansprechpartner \* CHARFORMAT

Vorgehensweise für zu ersetzende oder neue Dateieigenschaften

• Was sind Dateieigenschaften?
  Frei definierbare Variablen in einem Dokument.
  In Word2003 zu finden unter Menü Datei auf Eigenschaften und dann auf die Registerkarte Anpassen.

• Wofür können Dateieigenschaften in Dokumenten verwendet werden?
  z.B. zur Definition des Pfads der Includedatei an einer zentralen Stelle im Dokument. Der Zugriff auf die Dateieigenschaft erfolgt beispielsweise wie folgt.

{INCLUDETEXT {DOCPROPERTY Includepath} Anschrift}

Pro Zeile kann eine Dateieigenschaft hinterlegt werden. Syntax für einfache Textvariablen

[PropertyName]#PROPERTY#[PropertyValue]

Beispiel:

Textbausteindatei#PROPERTY#C:\Textbaustein.doc

Ergebnis:

Es wird eine Dateieigenschaft des Typs Text mit dem Namen Textbausteindatei und dem Wert C:\Textbaustein.doc angelegt. Ist diese bereits vorhanden, wird deren Wert lediglich aktualisiert. Allgemeine Syntax für Variablen unterschiedlichen Typs

[PropertyName]#PROPERTY#[PropertyValue]#VALUETYPE#[PropertyType]

Mögliche Werte für [PropertyType] sind:

• TEXT

• INTEGER

• FLOAT

• DATE

• BOOLEAN

Textbausteindatei

#PROPERTY#C:\Textbausteine.doc#VALUETYPE#TEXT

(Ergebnis entspricht exakt dem obigen Beispiel):

Mindestlohn#PROPERTY#7.50#VALUETYPE#FLOAT
NeuesRentenalter#PROPERTY#70#VALUETYPE#INTEGER
DatumNeuesRentenalter#PROPERTY#01.01.2011#VALUETYPE#DATE
RegierungIstKorrupt#PROPERTY#true#BOOLEAN

Sonstige Hinweise:

• Zum Auskommentieren von Zeilen kann das Zeichen # verwendet werden.

• Der Pfad der Textersetzungsdatei wird in den Benutzeroptionen im Bereich Integration hinterlegt.

• Beim Arbeiten mit mehreren Textersetzungsdateien muss dieser Eintrag mit der jeweils aktiven Textersetzungsdatei gefüllt werden.

• Ist in den Benutzeroptionen noch keine Textersetzungsdatei hinterlegt, so wird beim erstmaligen Öffnen auf Nachfrage eine Textersetzungsdatei mit Beispieldaten generiert. Hierzu muss der Anwender zuvor den Dateinamen der Textersetzungsdatei angeben.

Ermöglicht den Massenimport von ähnlichen Dokumentvorlagen in einem Arbeitsschritt. (Zuvor musste jede einzelne Vorlage in mehreren Arbeitsschritten importiert werden.)

Verfahrensweise:

1. Erstellen einer Referenzvorlage mit einer komplexen Suche und einem vollständigen Textmarkenmapping, welches die Anforderungen der meisten Vorlagen erfüllt.

2. Alle zu importierenden Vorlagen in einem Verzeichnis ablegen. Hierbei sollten auch die endgültigen Dokumentvorlagennamen verwendet werden.

Beispiele:

Aus Dateiname E_Gas LieferVt_ ab 10_2007.dot
wird Vorlagenname E_Gas LieferVt_ ab 10_2007

Aus Dateiname Gas LieferVt_ ab 10_2007.dot
wird Vorlagenname Gas LieferVt_ ab 10_2007

Vorlagennamen müssen eindeutig sein. Ist der Name bereits vergeben, wird die Vorlage nicht importiert.

3. Laden der Referenzvorlage in der Detailansicht.

4. Menüpunkt Import neuer Vorlagen per Kopie starten.

5. Infomeldung sorgfältig lesen

7. Zusammenfassung Migration

Ergebnis:

Alle importierten Vorlagen liegen in der Anwendung vor und entsprechen exakt den Vorgaben der Referenzvorlage, wie z.B. Textmarkenmapping, komplexe Suche, Dokumentenkategorie usw. Lediglich Name, Beschreibung und das eigentliche Dokument unterscheiden sich von der Referenzvorlage. Die weiteren Arbeitsschritte Hinzufügen von SET- und REF-Feldern muss wie bisher pro Vorlage durchgeführt werden.

Im Rahmen der Gültigkeitsprüfung werden folgende Bedingungen untersucht:

• Prüfung des Mapping (Suchfelder noch verfügbar, Gültigkeit Zuordnung Textmarkentyp vs. Suchfeld )

• Prüfung Linkfelder (Dokument und Aktivität, sofern verfügbar in Vorlage) Linkfelder in Suche noch vorhanden

• Prüfung Verfügbarkeit Komplexe Suche

Zum Ende erscheint ein ausführliches Protokoll zu allen geprüften Vorlagen, anhand dessen der Administrator erkennen kann, ob einzelne Vorlagen nachbearbeitet werden müssen.

Beispiel:

Auszüge aus einem Protokoll

Ergebnis:

Die Vorlagen Blanko (Beispiel) sowie BLANKO Einzelbrief Praxisworkshop Systeminstallation sollten nochmals geprüft werden.

• Detailansicht

Befindet man sich in der Detailansicht einer Dokumentvorlage, wird die Gültigkeitsprüfung nur für diese Vorlage durchgeführt.

• Listenansicht

Befindet man sich hingegen in der Listenansicht, wird die Gültigkeitsprüfung für alle markierten Einträge der Listenansicht durchgeführt.

Wurde die Gültigkeitsprüfung ohne Fehler abgeschlossen, erscheint folgender (Beispiel-)Bericht:

An dieser Stelle kann der Administrator die Performance der Generierung von Einzelbriefen, Angeboten und Verträgen durch Reduzierung der Anzahl an zu übertragender Felder an die Word-Dokumentvorlage optimieren.

Erfahrungswerte:

Eine Einzelbriefvorlage mit 160 Feldern benötigt ca. 20 Sekunden bis zur Fertigstellung des Dokuments. Nach Minimierung des Mappings auf 20 Felder werden nur noch ca. 4sec bis zur Fertigstellung des Dokuments benötigt.

Welche Aktionen werden im Rahmen der Optimierung durchgeführt?

• Ermittlung aller Felder aus dem Mapping, die nicht in der Dokumentvorlage verwendet werden.

• Entfernung der nicht verwendeten Felder aus dem SET-Bereich der Word-Dokumentvorlage.

• Entfernung der nicht verwendeten Felder aus dem Mapping der aktuellen Vorlage.

Zum Ende erscheint ein ausführliches Protokoll zu allen bearbeiteten Vorlagen mit Angaben zu den entfernten Feldern pro Vorlage.

Beispiel (Auszüge aus einem Protokoll)

<<<<<<<<< Angebot Kunden (Post) >>>>>>>>>>
4 fields have been removed.
1. Ort
2. STRASSE_POSTFACH
3. PLZ
4. LAND
<<<<<<<<< Angebot Standard (Beispiel) >>>>>>>>>>      no change

In der Vorlage Angebot Kunden (Post) wurden aus dem Mapping 4 Felder entfernt, da diese in der Word-Dokumentvorlage nicht verwendet werden. Ebenso wurden die 4 Felder aus dem SET-Bereich der Word-Dokumentvorlage entfernt.

• Detailansicht

Befindet man sich in der Detailansicht einer Dokumentvorlage wird die Optimierung des Mappings und der Word-Dokumentvorlage nur für diese Vorlage durchgeführt. Die Vorlage wird nicht sofort gespeichert. Hierdurch kann der Administrator die Änderungen nochmals sichten, bevor er sich entscheidet diese zu speichern.

• Listenansicht

Befindet man sich hingegen in der Listenansicht, wird die Optimierung des Mappings und der Word-Dokumentvorlage für alle markierten Einträge der Listenansicht durchgeführt. Die Änderungen an den Mappings und Word-Dokumentvorlagen werden sofort gespeichert.

Vorlagennamen müssen eindeutig sein. Ist der Name bereits vergeben, wird die Vorlage nicht importiert.

Ziel

Unterstützung des Administrators beim Hinzufügen von neuen Feldern in beliebigen Vorlagen aus dem Bereich Einzelbriefe, Angebote, Verträge oder individuellen Dokumenttypen.

Hintergrund

Im Falle einer wesentlichen Änderung an den Vorlagen (z.B. Erweiterung der Anschrift um ein weiteres Feld) war es bisher notwendig, das oder die neuen Felder in jeder Vorlage manuell hinzuzufügen. Dies bedeutet im Einzelnen - Hinzufügen der neuen Felder sowohl im Mapping als auch in Form von SET-Felder im Dokument selbst. Bei vielen Vorlagen im System kann diese Änderung einen erheblichen Zeitaufwand in Anspruch nehmen.

Vorgang

Automatisierte Verteilung einer Erweiterung des Mappings und der SET-Felder

• Adminkonsole - Knoten Verwaltung Dokumentvorlage

• Neuanlage einer Dokumentvorlage, die alle hinzuzufügenden Feldeinträge beinhalten soll. Im Folgenden wird diese Vorlage als Quellvorlage bezeichnet.

• Sicherstellen, dass die Quellvorlage in der Detaillasche der Adminkonsole angezeigt wird.

• Starten der Verteilung über den Menüeintrag 'Verteile Mapping' im Pull-Down-Menü des Migrationsschalters in der Symbolleiste

• Es öffnet sich ein Assistent mit drei Arbeitsschritten

• Assistentenseite 1
  Detaillierte Erläuterung des Vorgangs. Es wird ausdrücklich empfohlen, vor dem Fortfahren eine Sicherung aller Vorlagen vorzunehmen.

• Assistentenseite 2
  Auswahl der Vorlagen, die um die Felder aus der Quellvorlage ergänzt werden sollen.

• Assistentenseite 3
  Konfliktfallbehandlung. Sie können entscheiden, wie mit Feldern verfahren werden soll, die bereits in der zu ändernden Vorlage existieren.
  'Aktualisieren' oder 'Nicht aktualisieren'

• Der Vorgang der Verteilung wird über den Schalter 'Fertig' im Assistenten angestoßen.Nach Fertigstellung wird eine kurze Zusammenfassung angezeigt, sowie die detaillierte Protokolldatei automatisch geöffnet.

• Ergebnis
  Je nach Konfliktfallvariante wurden alle Vorlagen um die Felder aus der Quellvorlage erweitert bzw. aktualisiert. Dies gilt sowohl für das Mapping als auch für die SET-Felder im Dokument selbst.

• Die Quellvorlage wird im Rahmen dieser Aktion nicht aktualisiert

• Vorlagen des Typs SERIENBRIEF, SERIENMAIL und MAIL werden nicht unterstützt. Es wird keine Änderung an diesen Vorlagen vorgenommen.

• Problematik abweichende komplexe Suchen
  Im Rahmen dieser Aktion werden prinzipiell auch Vorlagen mit anderen komplexen Suchen unterstützt.
  Einzige Bedingung: Das Suchfeld aus der Quellvorlage muss auch in der Suche der Zielvorlage vorhanden sein. Ist dies nicht der Fall, so wird das Feld nicht hinzugefügt und in der Protokolldatei vermerkt

Diese Option steht zur Verfügung, wenn das optionale Modul 'Native Dokumentengenerierung' freigeschaltet ist.

Ziel:

Unterstützung des Administrators beim Wechsel auf die Generierungsvariante 'NATIVE' für Vorlagen aus dem Bereich Einzelbriefe, Angebote, Verträge oder individuellen Dokumenttypen.
Durch Verwendung der Generierungsvariante 'NATIVE' kann die Performance der Dokumentengenerierung deutlich gesteigert werden.

Hintergrund:

Siehe Erläuterungen zur nativen Dokumentengenerierung.
Im Besonderen sind die Hinweise zur Verwendung der nativen Dokumentengenerierung zu beachten!

Welche Aktionen werden im Rahmen der Umstellung durchgeführt?

• Änderung des Feldes Generierungsvariante nach 'NATIVE'.

• Import des Makromoduls 'NATIVE' in die der Word-Dokumentvorlage.

Zum Ende erscheint ein ausführliches Protokoll zu allen bearbeiteten Vorlagen.

• Detailansicht

Befindet man sich in der Detailansicht einer Dokumentvorlage, wird die Umstellung der Generierungsvariante nur für diese Vorlage durchgeführt. Die Vorlage wird nicht sofort gespeichert. Hierdurch kann der Administrator die Änderungen nochmals sichten, bevor er sich entscheidet diese zu speichern.
Das gleiche Ziel lässt sich durch direkte Änderung des Werts im Feld 'Generierungsvariante' erreichen. Hier erfolgt anschließend eine Nachfrage, ob das Makromodul importiert werden soll.

• Listenansicht

Befindet man sich hingegen in der Listenansicht, wird die Umstellung der Generierungsvariante für alle markierten Einträge der Listenansicht durchgeführt. Die Änderungen (Feld Generierungsvariante und Word-Dokumentvorlagen) werden sofort gespeichert.