Weitere Einstellungen für die Verwaltung der Dokumentvorlagen

Verwendung von Dokumentvariablen

Im Standardfall werden für den Transfer von Daten SET-Felder in Microsoft Word verwendet. Die Darstellung der übertragenen Feldinhalte erfolgt dabei durch die Verwendung von REF-Feldern. Es ist möglich, zusätzlich Dokumentvariablen für den Transfer zu verwenden. Dazu muss man in den Systemeinstellungen im Bereich Integration einen Haken bei der Option "Verwendung von Dokumentvariablen" setzen.

Vorteile von Dokumentvariablen:

Der Transfer der Daten ist schneller als mit SET-Feldern (als Option zur Performancesteigerung)
Der Zugriff auf per Dokumentvariable übergebene Daten innerhalb von Makros ist einfacher.

Nachteil:

HTML-formatierter Text kann nicht per Dokumentenvariable übertragen werden. Hier muss weiterhin ein SET-Feld verwendet werden.

Dokumentvariablen

Für die Ausgabe der Dokumentvariablen in Word wird der Feldtyp DOCVARIABLE verwendet.
Nicht gefüllte Dokumentenvariablen werden dabei mit einem Leerzeichen dargestellt (dies ist bei IF-Abfragen in Word zu berücksichtigen).
Dokumentvariablen und SET-Felder können parallel genutzt werden. (siehe: Systemeinstellung > 'Verwendung von Dokumentvariablen').
Die Auflösung der Feldverknüpfungen (REF, SET und auch DocVariable) erfolgt im Falle von NATIVE-Dokumentvorlagen durch das enthaltene NATIVE-Makromodul.

Performanceoptimierung

Zur Optimierung der Performance bei der Dokumenterstellung steht in den Benutzereinstellungen im Bereich Integration die Option Optimierung der Word-Optionen zur Verfügung. Mit Aktivierung dieser Option wird die Word-Option 'Prüfung der Grammatik während der Eingabe' zum Zeitpunkt der Dokumentenerstellung temporär deaktiviert. Die ursprüngliche Einstellung der Word-Option wird nach dem Vorgang der Dokumentenerstellung wieder hergestellt. Diese Option ist standardmäßig aktiviert.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, über den Mechanismus der Debug-Properties gezielt auf einzelnen Rechnern weitere Word-Optionen zu steuern. Die Anwendung der Debug-Properties erfolgt in Zusammenarbeit mit CURSOR. Folgende Properties stehen zur Verfügung:

CODE

WordCheckGrammarAsYouType = true/false
WordCheckGrammarWithSpelling = true/false
WordCheckSpellingAsYouType = true/false
WordBackgroundSave = true/false
WordUpdateLinksAtOpen = true/false

Abbildung: Benutzereinstellung für Optimierung der Dokumentenperformance

Serverbasierte Dokumentengenerierung

Die Administration der serverseitigen Dokumentengenerierung erfolgt über das Menü Systemeinstellungen / Integration / Dokumentengenerierung auf dem Applikationsserver.

Eingeschaltet

Alle Einzelbriefvorlagen, die auf dem Typ 'NATIVE' basieren, werden auf dem Applikationsserver generiert.

Ausgeschaltet

Alle Einzelbriefvorlagen, die auf dem Typ 'NATIVE' basieren, werden auf dem lokalen Rechner generiert.

Nach Aktivierung des Systemparameters wird dem Anwender im Falle der Einzelbriefvorlagen ein neuer Dokumentenassistent angezeigt. Dieser besteht aus zwei Schritten.

1. Schritt - Auswahl der Vorlage

Die Vorlagenauswahl wird beim Starten des Assistenten automatisch geöffnet.

2. Schritt - Dokumentenbetreff und Datenauswahl

Eingabe des Dokumentenbetreffs

Auswahl des Ansprechpartners als Vorfilter für die Auswahl der Dokumentendaten.

Der Hauptansprechpartner aus der Aktivität (sofern verfügbar) ist bereits ausgewählt. Zum Wechsel des Ansprechpartners ist der Schalter 'Verfügbare Ansprechpartner' zu betätigen. Die wesentlichen Daten des Ansprechpartners werden direkt angezeigt.

Auswahl der Daten, die an das Dokument übergeben werden.

Es ist die Postadresse des ausgewählten Ansprechpartners bereits ausgewählt. Zum Wechsel der Dokumentendaten ist der Schalter 'Verfügbare Daten für das Dokument' zu betätigen. Die wesentlichen Informationen aus den Dokumentendaten werden direkt angezeigt.

Durch die Vorauswahl des Ansprechpartners und der Dokumentendaten kann die Einzelbriefgenerierung ohne weitere Auswahlaktionen direkt gestartet werden. Der Weg zum fertigen Einzelbrief ist deutlich kürzer. Für jeden ausgewählten Dokumentendatensatz wird ein eigenes Dokument generiert. Die Vorauswahl des Ansprechpartners kann je nach Vorlage auch entfallen.

Automatische Vorauswahl von Ansprechpartnern

Bei der Erstellung von Einzelbriefen war der Anwender bisher immer gezwungen, einen Ansprechpartner als Adressaten auszuwählen. Im Regelfall ist dieses Vorgehen sinnvoll. Bei einfachen Protokollen wird i.d.R. aber kein Ansprechpartner benötigt. Die Auswahl ist hier also überflüssig und führt eher zur Verwirrung.

Daher wurde folgende Lösung umgesetzt: basierend auf der komplexen Suche wird nun automatisch erkannt, ob eine Vorauswahl der Ansprechpartner notwendig ist oder nicht. Entscheidend für die Anzeige der Vorauswahl ist die Verwendung der Eingabevariablen PKCOPE. Wird diese in der Hauptsuche als Eingabeparameter verwendet, erscheint der Dialog zur Vorauswahl des Ansprechpartners. Hierbei werden alle zugeordneten Ansprechpartner der aktuellen Entität angeboten.

Beispiel

Komplexe Suche STANDARD_ACTIVITY
Sie enthält im Standard den Eingabeparameter PK_COPE in der Hauptsuche.
Ergebnis: bei allen zugehörigen Vorlagen wird die Vorauswahl der Ansprechpartner angezeigt. Es werden alle mit der aktuellen Aktivität verknüpften Ansprechpartner zur Auswahl angeboten.

Komplexe Suche STANDARD_QUOTE
Sie enthält den Eingabeparameter PK_COPE in der Hauptsuche nicht.
Ergebnis: Bei allen zugehörigen Vorlagen wird keine Vorauswahl der Ansprechpartner angezeigt.

Komplexe Suche STANDARD_QUOTE_COPE (diese Suche ist nicht vorhanden – es handelt sich hier nur um erdachten Fall)
Sie enthält den Eingabeparameter PK_COPE in der Hauptsuche.
Ergebnis: bei allen zugehörigen Vorlagen wird die Vorauswahl der Ansprechpartner angezeigt. Es werden dabei alle Ansprechpartner des aktuellen Angebots zur Auswahl angeboten.