Anlegen eines Mitarbeiters im Windows Client

Grundlagen

Zum Anlegen eines neuen Mitarbeiters benötigen Sie entsprechende Rechte.

Sie können einen Mitarbeiter zu einer (basierenden) Person oder zu einer bereits bestehenden Geschäftspartnerrolle anlegen.

Bitte prüfen Sie zunächst, ob die basierende Person zum Mitarbeiter bereits vorhanden ist.

Der Mitarbeiter, welcher zu einer Geschäftspartnerrolle angelegt wird, soll mit einer vorhandenen basierenden Person angelegt werden.

Falls Sie über Rechte verfügen, Mitarbeiter anzulegen und Ihr Lizenzierungsmodell auf Benutzerlizenzen beruht, müssen Sie die nötigen Benutzerlizenzen für den neu angelegten Mitarbeiter zuweisen. Details finden Sie in der Dokumentation für Administratoren (Kapitel 'Modulverwaltung').

Anlegen eines neuen Mitarbeiters mit einer neuen basierenden Person

Nachfolgend wird die Neuanlage eines Mitarbeiters zu einer neuen basierenden Person beschrieben. Zu dem neuen Mitarbeiter existiert noch keine basierende Person.

Solche Konstellation wird in der Praxis sehr selten auftreten. Jeder Bewerber sollte zu dem Zeitpunkt bereits als Geschäftspartner und Ansprechpartner angelegt worden sein.

In der Regel werden Sie zunächst das Hauptfenster

Mitarbeiter

aufrufen, um mit der Neuanlage zu beginnen.

Öffnen Sie das Hauptfenster Mitarbeiter. Schließen Sie das Suchfenster, wenn dies beim Öffnen des Hauptfensters automatisch geöffnet wird.
Klicken Sie auf den Schalter Neu.
Führen Sie eine Dublettenprüfung durch. Ist die Person noch nicht im System vorhanden, klicken Sie auf Neuanlage mit neuer Person.
Füllen Sie die Felder der Schnellerfassungsmaske möglichst vollständig aus (insbesondere die Pflichtfelder) und klicken Sie auf Speichern.
Geben Sie bei Bedarf weitere Daten im Hauptfenster ein und speichern Sie diese einem Klick auf Speichern. Haben Sie die Felder Abteilung, Funktion, Geschäftsstelle und Eintrittsdatum ausgefüllt, werden für den hier eingetragenen Mitarbeiter Daten automatisch angelegt, welche auf den neuen Mitarbeiter hinweisen. Der Systembetreiber, seine Adresse und Telekommunikationsdaten werden dem Mitarbeiter automatisch zugewiesen und die Person, auf der der Mitarbeiter basiert, angelegt.
Weisen Sie dem neuen Mitarbeiter eine Ansprechpartnerrolle bei dem Systembetreiber zu.
Ergänzen Sie die Privatdaten des Mitarbeiters (Adresse, Telekommunikationsdaten). Beachten Sie, dass diese direkt bei der Person (Hauptfenster Mitarbeiter / Unterbereich basierend auf Person) zu hinterlegen sind. Wurden sie als Standard-Telekommunikationsdaten der natürlichen Person aktiviert, werden sie im Hauptfenster Mitarbeiter auf dem Blatt Privatdaten sichtbar.
Ordnen Sie dem Mitarbeiter bei Bedarf andere Datensätze zu.

Anlegen eines neuen Mitarbeiters mit einer vorhandenen basierenden Person

Nachfolgend wird die Neuanlage eines Mitarbeiters zu einem Geschäftspartner beschrieben. Zu dem neuen Mitarbeiter existiert bereits eine basierende Person.

Wurde ein Bewerber als Geschäftspartner und (sein eigener) Ansprechpartner erfasst, so existiert bereits eine basierende Person.

In einer anderen Konstellation ist es möglich, dass der neue Mitarbeiter bereits als Ansprechpartner zu einem Geschäftspartner erfasst ist, der mit dem Systembetreiber anderweitige Geschäftsbeziehungen hat.

Fall 1: Der Mitarbeiter hat selbst als Bewerber die Geschäftspartner- und Ansprechpartnerrolle inne

Rufen Sie zunächst die basierende Person auf.

Öffnen Sie das Hauptfenster

Person
Öffnen Sie die Suche mit einem Klick auf

Suche öffnen
falls diese beim Öffnen des Hauptfensters nicht automatisch geöffnet wird.
Geben Sie die Suchkriterien für die gewünschte Person ein und klicken Sie auf

Suchen
Ist die Ergebnisliste sehr lang, schränken Sie diese über die Spaltenfilter ein. Markieren Sie die gesuchte Person und klicken Sie auf

Übernehmen
Wählen Sie im Kontextmenü zur Person (Baum) die Funktion Neu anlegen und zuordnen / ist Ansprechpartner bei.
Ordnen Sie zunächst dem neuen Ansprechpartner den Geschäftspartner (Systembetreiber) zu. Dazu geben Sie die Suchkriterien für den Geschäftspartner in die Suche ein und klicken auf

Suchen
Ist die Ergebnisliste sehr lang, schränken Sie diese über die Spaltenfilter ein. Markieren Sie den gesuchten Geschäftspartner und klicken Sie auf

Übernehmen
Füllen Sie die Felder zum Ansprechpartner möglichst vollständig aus (insbesondere die Pflichtfelder).

Hinweis

Die Daten der Felder zu Telefon und Fax, sowie E-Mail und Webseite werden von dem Geschäftspartner (Systembetreiber) übernommen.
Speichern Sie den Ansprechpartner mit einem Klick auf Speichern.
Weichen die Adresse oder die Telekommunikationsdaten des Ansprechpartners (Baum) von der Adresse des Geschäftspartners ab, ersetzen Sie die bereits zugeordnete Adresse oder die Telekommunikationsdaten durch neue.
Legen Sie die Mitarbeiterrolle basierend auf der existierenden Person neu an: Wählen Sie im Kontextmenü zum Ansprechpartner (Baum) die Funktion Neu anlegen und zuordnen / ist Mitarbeiter.
Ordnen Sie dem Ansprechpartner bei Bedarf andere Datensätze zu.
Setzen Sie das Austrittsdatum bei der alten Ansprechpartnerrolle.
Löschen sie die alte Ansprechpartnerrolle mit einem Klick auf Löschen. Die Datensätze der Ansprechpartner-Entität werden inaktiv gekennzeichnet.
Löschen Sie die alte Geschäftspartnerrolle mit einem Klick auf Löschen. Die Datensätze der Geschäftspartner-Entität werden inaktiv gekennzeichnet

Fall 2: Der Mitarbeiter ist bereits Ansprechpartner bei einem anderen Geschäftspartner (Beispiel: Mitarbeiter wechselte /wurde abgeworben)

Rufen Sie zunächst diese basierende Person auf und legen die Ansprechpartnerrolle zu ihr an.

Öffnen Sie das Hauptfenster

Person
Öffnen Sie die Suche mit einem Klick auf

Suche öffnen
falls diese beim Öffnen des Hauptfensters nicht automatisch geöffnet wird.
Geben Sie die Suchkriterien für die gewünschte Person ein und klicken Sie auf

Suchen
Ist die Ergebnisliste sehr lang, schränken Sie diese über die Spaltenfilter ein. Markieren Sie die gesuchte Person und klicken Sie auf

Übernehmen
Wählen Sie im Kontextmenü zur Person (Baum) die Funktion Neu anlegen und zuordnen / ist Ansprechpartner bei.
Ordnen Sie zunächst dem neuen Ansprechpartner den Geschäftspartner (Systembetreiber) zu. Dazu geben Sie die Suchkriterien für den Geschäftspartner in die Suche ein und klicken auf

Suchen
Ist die Ergebnisliste sehr lang, schränken Sie diese über die Spaltenfilter ein. Markieren Sie den gesuchten Geschäftspartner und klicken Sie auf

Übernehmen
Füllen Sie die Felder zum Ansprechpartner möglichst vollständig aus (insbesondere die Pflichtfelder).

Hinweis

Die Daten der Felder zu Telefon und Fax, sowie E-Mail und Webseite werden von dem Geschäftspartner (Systembetreiber) übernommen.
Speichern Sie den Ansprechpartner mit einem Klick auf Speichern.
Weichen die Adresse oder die Telekommunikationsdaten des Ansprechpartners (Baum) von der Adresse des Geschäftspartners ab, ersetzen Sie die bereits zugeordnete Adresse oder die Telekommunikationsdaten durch neue.
Legen Sie die Mitarbeiterrolle basierend auf der existierenden Person neu an: Wählen Sie im Kontextmenü zum Ansprechpartner (Baum) die Funktion Neu anlegen und zuordnen / ist Mitarbeiter.
Ordnen Sie dem Ansprechpartner bei Bedarf andere Datensätze zu.
Setzen Sie das Austrittsdatum bei der alten Ansprechpartnerrolle.
Löschen sie die alte Ansprechpartnerrolle mit einem Klick auf Löschen. Die Datensätze des Ansprechpartners werden inaktiv gekennzeichnet.

Hinweis

Der alte Geschäftspartner bleibt unberührt, denn dieser existiert weiterhin. Der neue Mitarbeiter hat bei ihm lediglich die Ansprechpartnerrolle zum Systembetreiber gewechselt.

Unterschriften Zusatz

Im Feld Unterschrift Zusatz werden folgende Schlüssel ausgeliefert:

IA = i.A.
IV = i.V.
OHNE ZUSATZ =
PPA = ppa.

Bei der Neuanlage eines Mitarbeiterdatensatzes wird automatisch der Wert IA = i.A. gesetzt. Somit wird vermieden, dass ein nicht voll unterzeichnungsberechtigter Mitarbeiter versehentlich als solcher im System angelegt wird. Voll unterzeichnungsberechtigte Mitarbeiter erhalten den Schlüssel 'OHNE ZUSATZ' (Vorstand, Geschäftsführer).

Der Unterschriften-Zusatz aus dem Feld 'Unterschrift Zusatz' füllt automatisch den Wert 'Unterschrift' nach folgender Logik: [Unterschrift Zusatz] [Akad.Titel] [Vorname] [Nachname]