Anrede, Namenstitel und Amtsbezeichnungen
Im Umgang mit natürlichen Personen gibt es mehrere relevante Felder, die sich auf den Namen und die Anrede zu dieser Person beziehen. Dabei wird unterschieden zwischen personenbezogenen Informationen und rollenbezogenen Informationen:
Personenbezogene Informationen, wie zum Beispiel der Vor- und Nachname einer Person, sind in jeder Rolle dieser Person gleich. Auch Namenstitel gehören zu der Person und nicht zur Rolle einer Person.
Dagegen können sich rollenbezogene Informationen, beispielsweise die Jobbezeichnung, zwischen den unterschiedlichen Rollen der gleichen Person unterscheiden.
Die im Standard zur Verfügung stehenden personen- und rollenbezogenen Titelfelder werden nachfolgend näher erläutert.
Anrede und Titelfelder
Auf der Maske von Mitarbeitern sowie Ansprechpartnern und Geschäftspartnern natürlicher Personen befinden sich neben den üblichen Feldern für Vorname, Nachname und Namenstitel zusätzliche Felder zu vor- und nachgestellten Namensergänzungen (Namensprädikate, sonstige Titel und Namenssuffixe). Bei diesen Feldern handelt es sich um besondere Schlüsselfelder, die zum einen eine Auswahl vorhandener Schlüssel ermöglichen, aber auch die Eingabe noch nicht vorhandener Texte ermöglichen.
Zusätzliche Felder für Namensergänzungen auf der Maske eines Ansprechpartners
Im deutschen Sprachraum sind Beispiele für Namensprädikate heutzutage noch verwendete Adelstitel, wie z.B. Fürst, Herzog oder Graf. Namenssuffixe sind dem Namen nachgestellt, als Beispiel können hier “Senior” bzw. “Sr.” oder “Junior” bzw. “Jr.” genannt werden.
Namenstitel, Namensprädikat und Namenssuffix werden in der Standard-Anrede angezeigt, während die sonstigen Titel nicht aufgenommen werden. Im nachfolgenden Beispiel ist das Zusammenspiel zwischen Namensfeldern und Anredegenerierung ersichtlich:
Für Administratoren: siehe auch → Anredegenerierung in Systemeinstellungen
Ob ein akademischer Titel in den Namenstitel aufgenommen oder als sonstiger Titel festgehalten wird, ist Definitionssache. In Deutschland werden häufig nur akademische Titel wie Prof. oder Dr. in der Anrede aufgeführt. Während in Österreich teilweise auch akadmische Grade wie B.Sc. oder M.Sc. in der Anrede genannt werden und daher auch ins Namenstitel-Feld gehören, würde man diese Abschlussbezeichnungen bei deutschen Personen eher in den sonstigen Titeln finden.
Delegation von personenbezogenen Feldern
Da eine Person mehrere Rollen im System haben kann, werden die personenbezogenen Informationen “delegiert” und in jeder Rolle verwendet, d.h. der Wert wird automatisch in allen zu dieser Person gehörenden Datensätzen synchronisiert. Die Zusammenhänge der Titelfelder auf den Bereichen Person, Geschäftspartner, Ansprechpartner und Mitarbeiter sind in der folgenden Tabelle aufgeführt:
Person | Ansprechpartner | Geschäftspartner | Mitarbeiter | |
|---|---|---|---|---|
Namenstitel Titel, die dem Vornamen vorgestellt werden, z.B. „Prof.“, „Dr.“ | AcademicTitle.Person | AcademicTitle.ContactPerson | AcademicTitle.Customer | AcademicTitle.Employee |
Namensprädikate Prädikate, Adelstitel o.ä., die dem Nachnamen vorgestellt werden, z.B. „Freiherr von …“ | Predicates.Person | Predicates.ContactPerson | Predicates.Customer (neu ab 2024.1) | Predicates.Employee |
Namenssuffix Suffix, das hinter dem Namen geführt wird, z.B. „(MdB)“, „(MdL)“ | Suffix.Person | Suffix.ContactPerson | Suffix.Customer (neu ab 2024.1) | Suffix.Employee |
Sonstige Titel sonstige Titel, akad. Grade o.ä., die nicht in der Anrede geführt werden, z.B. „Dipl.-Ing.“ | Grades.Person | Grades.ContactPerson | Grades.Customer (neu ab 2024.1) | Grades.Employee |
Es gibt weitere delegierte Informationen (z.B. Name, Geburtsdatum oder Sprache), die in diesem Artikel aber nicht behandelt werden.
Rollenbezogene Informationen
Jobbezeichnungen oder Amtstitel gehören im Gegensatz zu den personenbezogenen Namenstitel zu der Rolle einer Person. Beispielsweise kann eine natürliche Person als Ansprechpartner bei einem Unternehmen angelegt sein und dort über eine Amtsbezeichnung verfügen, z.B. als “Bürgermeister” einer Stadt. Gleichzeitig kann die gleiche Person als Privatperson als Geschäftspartner und Ansprechpartner hinterlegt sein, wenn er auch als Hauseigentümer über einen Stromvertrag o.ä. verfügt. In seiner Rolle als Privatperson würde er das Amtssubstitut und damit die Anrede als Bürgermeister nicht erhalten. Dementsprechend werden diese amts- bzw. jobbezogenen Informationen nicht auf die Person synchronisiert, sondern werden lediglich in der Rolle festgehalten.
Zusätzliche Felder für rollenbezogene Informationen auf der Maske eines Ansprechpartners
Dabei werden diese Informationen ausschließlich auf dem Ansprechpartner gepflegt. Die Felder sind auf dem Geschäftspartner schreibgeschützt und werden automatisch aktualisiert, sobald diese Informationen auf dem Ansprechpartner geändert wurden.
Ansprechpartner | Geschäftspartner | |
|---|---|---|
Amtssubstitut Bezeichnung, die in der Briefanrede den Namen und den akad. Titel ersetzt, z.B. „Regierungspräsident“, „Staatssekretär“) | Substitute.ContactPerson | Substitute.Customer |
Amtsbezeichnung Bezeichnung, die in der Briefanrede den akad. Titel ersetzt, z.B. „Direktor“, „Pfarrer | JobTitle.ContactPerson | JobTitle.Customer |
Jobbezeichnung Funktionssbezeichnung, die in der Anschrift, jedoch nicht in der Briefanrede erscheint, z.B. „Rechtsanwalt“, „Geschäftsführer“, „Notar“, „Prokurist“ o.ä. | Profession.ContactPerson | Profession.Customer |
An dem folgendem Beispiel ist sichtbar, inwiefern sich die Berufsbezeichnung in der Anrede/Anschrift und der Briefanrede unterscheidet:
Ist jedoch ein Amtstitel verfügbar, wird die Berufsbezeichnung vom Titel ersetzt, sowohl in der Anrede/Anschrift als auch in der Briefanrede:
In Bezug auf die Anrede/Anschrift genießt das Amtssubstitut eine Sonderstellung. Dort ersetzt das Substitut den eingetragenen Amtstitel. In der Briefanrede ersetzt das Amtssubstitut sowohl den Amtstitel als auch den Namenstitel:
