Exportieren von Datensätzen im Windows Client

Grundlagen

Das CURSOR-CRM bietet die Möglichkeit, die Datensätze im csv-Format (MS Excel) zu exportieren. Zur Verfügung stehen zwei technische Lösungen, die von der zu exportierenden Menge an Datensätzen abhängig sind:

1. Der clientseitige Export, mit weniger als 10.000 zu exportierenden Datensätzen

2. Der serverseitige Export mit mehr als 10.000 zu exportierenden Datensätzen

Ausgabe mit über 10.000 Datensätzen ist durch die Kapazitätsbeschränkung des Clients eingeschränkt und nur als eine Serverlösung möglich.

Für den serverseitigen Export benötigen Sie zwei Module: Massendaten-Server und Einzelbrief-Server, welche freigeschaltet werden müssen. 

Clientseitiger Export (<10.000 Datensätze)

Die Option Excel-Export im Menü Auswertungen bietet die Möglichkeit, mittels einer individuellen Suche nahezu beliebige Daten aus CRM nach Excel zu exportieren. Die Spezialsuchen, die dem Anwender zur Verfügung stehen, werden von Administratoren vorgegeben. Im Besonderen werden auch selektierte Dokumente exportiert und mit dem generierten Exceldokument automatisch verknüpft.

Datenexport nach Excel können Sie durchführen, wenn Sie z.B. eine mehrtägige Dienstreise vorbereiten und während dieser Reise keine Datenfernübertragung möglich ist. So können Sie die benötigten Informationen aus dem System auf Ihre lokale Festplatte kopieren und "offline" einsehen.

Zuerst sollen Sie das Verzeichnis für den Excel-Export festlegen. Dieses können Sie im Feld Optionen / Benutzereinstellungen /Integration eingeben.

Änderungen an exportierten Daten werden an das System nicht zurück übergeben.

So exportieren Sie die Daten nach Excel:

1. Klicken Sie den Menüpunkt Auswertungen /Excel-Export. Es erscheint ein Auswahlmenü der verfügbaren Suchen.

2. Nach Auswahl einer Suche wird diese im Suchdialog angezeigt. Sie können nun Selektionskriterien eingeben, um das Suchergebnis einzuschränken.

   

   Hinweis

   Die Menge der zu exportierenden Daten wirkt sich auf die Dauer des Exports aus. Der Excelexport ist nicht für den Massenspeicher von Daten geeignet.

3. Klicken Sie auf 
   

   

   
   Suchen u. bearb. Das Selektionsergebnis wird in einem Auswahldialog zur Nachbearbeitung angezeigt. Ordnen Sie Datensätze zu, die Sie exportieren möchten.

4. Klicken Sie auf OK. Sie haben jetzt die Möglichkeit, das Exportverzeichnis zu wählen. Vorgeschlagen wird jenes Verzeichnis, das Sie in Ihren Benutzereinstellungen festgelegt haben.

5. Klicken Sie auf Öffnen. Die Daten werden in das lokale Verzeichnis kopiert.

Das erzeugte Exceldokument wird nicht direkt in dem gewählten Exportverzeichnis sondern unterhalb des ausgewählten Exportverzeichnisses abgelegt. Der Name hat folgende Struktur: JJJJMMDD_n (z.B. 20050224_1). Daran können Sie mehrere Exporte erkennen, die Sie an demselben Tag gestartet haben.

Die Struktur des Exceldokuments basiert auf der ausgeführten komplexen Suche. Es besteht aus einer Übersichtsseite und vielen Detailarbeitsblättern. Das erste Arbeitsblatt enthält das Ergebnis der Hauptsuche und bietet einen Gesamtüberblick zu allen exportierten Daten. In den Detailarbeitsblättern finden Sie alle zusätzlichen Informationen für die Datensätze aus der Hauptsuche und Links zu pdf-, Word- oder sonstigen Dokumenten.

Serverseitiger Export (>10.000 Datensätze)

Mit dem serverseitigen Export wird das Problem des Datensatzlimits eines Clients gelöst. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass der Benutzer die Suche zur Laufzeit selbst anpassen und so die Ausgabemenge steuern kann.

So exportieren Sie die Massendaten-Daten nach Excel:

1. Wählen Sie im Navigationsbereich eine Entität. Ein Suchdialog für die Standardsuche wird geöffnet.

2. Wählen Sie eine Suche aus der Suchverwaltung mit einem Klick auf

   

   aus und passen Sie diese bei Bedarf an.

3. Mit einem Klick auf
   

   

   
   Suche ausführen lösen Sie die Suche aus. Sollte die Suche mehrere Tausend Suchergebnisse liefern, so sehen Sie im Suchdialog lediglich die ersten 250 Datensätze.
   

   Tipp

   Klicken Sie auf das Symbol

   

   Datenmenge ermitteln, um sich die tatsächliche Anzahl der Datensätze anzeigen zu lassen.

4. Möchten Sie nun die Datensätze nach Excel exportieren, klicken Sie auf

   

   Datenexport. Die Daten werden an den Massendatenserver zur Verarbeitung geleitet.

5. Wurde die Excel-Datei generiert, werden Sie in der Schnellstartleiste über den Punkt

   

   Fertige Systemjobs informiert.

6. Wechseln Sie zur Ebene Fertige Systemjobs und öffnen bzw. laden Sie die generierte Excel-Datei herunter.