Infokachel - Dokumentenvorschau

Typ

Ab 2026.9

Beschreibung

Die Infokachel "Dokumentenvorschau" stellt eine interaktive Vorschau zu einem oder mehreren Dokumenten dar. Sie zeigt Inhalte und Metadaten unmittelbar in der Arbeitsumgebung an, sodass ein Dokument zur inhaltlichen Beurteilung weder herunterge­laden noch in einer externen Anwendung geöffnet werden muss. Die Kachel eignet sich insbesondere für die Sidebar und den Unterbereich zur Dokumentenentität und ist dort als Standard vorbelegt. Grundlage der Darstellung ist das PDF-Format. Dokumente, die nicht als PDF vorliegen, werden serverseitig in ein PDF überführt und auf dieser Basis dargestellt. Da die Darstellung dadurch vom Originaldokument abweichen kann, weist die Kachel darauf hin: Die Dokumentenvorschau kann vom Original abweichen. Bitte öffnen Sie das Original-Dokument über die Toolbar in der Detailansicht für exakte Darstellungen. Die Vorschau berücksichtigt die im CRM vergebenen Zugriffsrechte. Dokumente, für die keine Leseberechtigung besteht, werden inhaltlich nicht dargestellt. Für die Inhalts- und Detailvorschau werden aktuelle, auf Chromium basierende Browser unterstützt. Bei älteren Browsern stehen nicht alle Darstellungsvarianten zur Verfügung.

Konfiguration und Design

Die Kachel Dokumentenvorschau kann im Bereich Design farblich konfiguriert werden. Die maximale Dateigröße für die Vorschau wird zentral in der Administration gepflegt. Übersteigt ein Dokument diesen Wert, werden für das Dokument keine Vorschaudateien erzeugt und die Kachel zeigt anstelle der Vorschau einen Hinweistext. Auf diese Weise bleiben Ladezeiten und Datenvolumen auch bei sehr großen Dokumenten kalkulierbar. Einzelheiten dazu finden Sie im Kapitel → Vorschaudateien für Dokumente (Schnellvorschau und Detailvorschau)

Darstellung

Die Dokumentenvorschau stellt eine Vielzahl von Dateitypen in unterschiedlichen Modi dar. Der Wechsel zwischen den Modi erfolgt über die Schaltflächen der Toolbar oder durch eine Änderung der Selektionsmenge. Ein über die Toolbar gewählter Modus wird persistiert und gilt für alle nachfolgend betrachteten Dokumente. Für ein einzelnes Dokument stehen folgende Modi zur Verfügung:

• Schnellvorschau
  Zeigt ein Miniaturbild (Thumbnail) der ersten Seite. Die Datei ist klein und lädt entsprechend schnell.

• Detailvorschau
  Zeigt das vollständige Dokument auf Basis der PDF-Darstellung und erlaubt das Blättern und Skalieren.

• Metadaten

  Zeigt Dateinamen, Datei- beziehungsweise Mime-Type, Größe, Zeitstempel und die Kürzel der zugehörigen Autoren.

Bei der Auswahl mehrerer Dokumente wird stattdessen die Galerieansicht verwendet. Die Kachel wählt den jeweils aussagekräftigsten verfügbaren Modus vor: Ist eine Schnellvorschau vorhanden, wird diese verwendet, andernfalls die Detailvorschau und zuletzt die Metadaten-Anzeige. Damit ist ohne zusätzliche Bedienschritte unmittelbar ein Ergebnis sichtbar.

Detailansicht

Die Kachel stellt Dokumente üblicherweise in der Detailansicht dar. Diese zeigt, im Falle von Bildern und falls vorhanden, ein kleines Thumbnail und anderenfalls das dem Dateityp (genauer: dem Mime-Type) entsprechende Dokumentensymbol dar.

Desweiteren werden in der Detailansicht der Dateiname, der Datei- bzw Mime-Type, die Größe der Datei sowie die Zeitstempel und die Kürzel der dazugehörigen Autoren angezeigt.

Vorschauansicht

Die Schnellvorschau wird über die entsprechende Schaltfläche der Toolbar aufgerufen. Die Auswahl wird persistiert und gilt für alle nachfolgend betrachteten Dokumente. Die Vorschau wird für die folgenden Formate bereitgestellt:

• Office-Produkte Word, Excel, PowerPoint, Visio

• LibreOffice/OpenOffice OpenDocument Text, OpenDocument Calc, OpenDocument Presentation

• Textbasierte Formate: txt, ini, rtf, csv, xml, json, html, xhtml

• Publikationsformate: pdf, epub, xps

• Bilder: tiff, jpg, png, bmp, gif, svg

Das PDF-Format bildet die Grundlage der Vorschau und wird bei der Auswertung der MIME-Types daher nicht ausgeschlossen. Voraussetzung für die Erzeugung der Vorschaudateien ist eine für die Entität Dokumente aktivierte Indizierung: In der Administrationskonsole muss die Entität im Knoten Entitätenkonfiguration bearbeiten für die Indizierung freigegeben und die Juhuuu!-Suche konfiguriert sein. Einzelheiten dazu finden Sie in den Kapiteln:

→ Systemsuche (Juhuuu!-Suche)

→ Vorschau eines Dokumentes

Galerieansicht

Werden in der korrespondierenden Unterbereichs- oder Ergebnisliste mehrere Dokumente selektiert, zeigt die Kachel diese in einer Galerieansicht. Dabei wird die Gesamtdateigröße der Auswahl ermittelt sowie der Zeitraum des Erstellungs- und des letzten Bearbeitungsdatums als Spanne zwischen dem frühesten und dem spätesten Wert dargestellt. So ist auf einen Blick erkennbar, um welche Dokumente es sich handelt. Die Miniaturbilder werden fortlaufend nachgeladen, sodass sich die Galerie sichtbar füllt und keine Wartezeit bis zur vollständigen Darstellung entsteht. Der selektierte Eintrag wird hervorgehoben dargestellt. Zu jedem Eintrag informiert ein Tooltip über das jeweilige Dokument; ein Symbol kennzeichnet zusätzlich den Dateityp. Die Metadaten-Anzeige gibt für eine Mehrfachauswahl die aggregierten Angaben über alle selektierten Dokumente aus. Werden nicht alle selektierten Dokumente in der Galerie dargestellt, weist ein Hinweistext darauf hin.

Die selektierten Dokumente können über ein Filtern der Listenansicht weiter eingeschränkt werden, die Kachel aktualisiert sich dabei automatisch. Besteht nach dem Filtern die Ergebnismenge nur noch aus einem einzigen Dokument, zeigt die Kachel dessen Vorschau in der Detail- oder Vorschauansicht, je nach eingestellter Persistenz.

Wird die Maus auf die Kachel bewegt, löst sich der Stapel der selektierten Dokumente
auf und die Dokumentensymbole beziehungsweise Miniaturbilder werden vergrößert in einem
Raster angeordnet. So lässt sich ein gesuchtes Dokument schnell erkennen und
ansteuern. Ein Klick auf ein Dokument öffnet dessen Datensatz in der Detailansicht in
einer neuen Ebene; der Datensatz wird dabei im Hintergrund geöffnet, sodass die Arbeit
in der Galerie ohne Unterbrechung fortgesetzt werden kann.

Administration der Dokumentenvorschau

Die Generierung wird durch globale Parameter gesteuert und erfordert die Erfüllung bestimmter technischer Bedingungen.

Globale Aktivierung (Aktivierungsschalter)

• Vorschaudateien: Der globale Parameter für die Dokumentenvorschau muss aktiviert sein (Standard: aktiv).
  Propertymapper:* [id="/de/cursor/jevi/server/system/search/simplesearch/EntityDocument$!!$CREATE_THUMBNAILS"], [propertyValue="true"]

Technische Voraussetzungen

Folgende Bedingungen müssen zwingend erfüllt sein:

• Datei-Verfügbarkeit: Die Dokumentendatei muss im Dokumenten-Root vorhanden sein.

• Dateigröße: Die maximale Größe der Dokumentendatei darf nicht überschritten sein (Standardwert: 30 MB).

• Dateiformat: Der MIME-Type der Dokumentendatei darf nicht in der Ausschlussliste (Anwendungsvariable DocumentPreview) enthalten sein.

• Aktualität: Das Updatedatum des Dokumentendatensatzes darf nicht älter als das angegebene Startdatum für Thumbnails bzw. PDF sein (Standard: nicht älter als 5 Jahre).

• Server-Zuweisung: Es handelt sich um ein generiertes Dokument oder die Generierung läuft auf einem Massendatenserver oder die Generierung wurde explizit für den primären Applikationsserver freigeschaltet.

Konfigurierbare Parameter

Folgende Parameter können im System angepasst werden:

• Maximale Dateigröße (in MB)

  • Standardwert: 30

  • Propertymapper: [id="/de/cursor/jevi/server/system/search/simplesearch/EntityDocument$!!$MAX_FILESIZE_PREVIEW"], [propertyValue="30"]

• Startdatum für die Dateierzeugung der Vorschaudateien

  • nur relevant für den manuellen Start der Juhuu-Indizierung; Standard ist jeweils: aktuelles Datum minus 5 Jahre

  • Propertymapper: [id="/de/cursor/jevi/server/system/search/simplesearch/EntityDocument$!!$START_THUMBNAIL"], [propertyValue="2019-01-24 16:39:05"] (Beispiel)

• Erzwingen der Erzeugung der Vorschaudateien ohne Massendatenserver (Hauptserver-Freigabe)

  • Propertymapper: [id="/de/cursor/jevi/server/system/search/simplesearch/EntityDocument$!!$FORCE_THUMBNAILS_ON_MAIN_SERVER"], [propertyValue="true"]

• MIME-Type-Ausschlussliste

  • Die Pflege der MIME-Type-Ausschlussliste erfolgt über die Anwendungsvariable DocumentPreview.
    Hinweis: Das PDF-Format ist die Basis für die Dokumentenvorschau. Daher können PDF-Dateien nicht ausgeschlossen werden und bleiben bei der MIME-Type Auswertung unberücksichtigt.

Standardverhalten

Variante Verwendung mit Massendatenserver

• Schnellvorschau und Detailvorschau werden für alle gängigen Formate generiert.
  Die Generierung erfolgt im Rahmen der Lucene-Indizierung. Die Vorschaudateien stehen daher erst nach einer kurzen Verzögerung zur Verfügung,

• Die Detailvorschau steht für PDF-Dateien immer und sofort zur Verfügung

• Für bestehende Dokumente ist ein erneuter Indizierungslauf für Dokumente erforderlich. Hierbei wird die Detailvoschau (PDF) für alle Dokumente der letzten 5 Jahre generiert (längerer Lauf)

Variante Verwendung ohne Massendatenserver

• Schnellvorschau und Detailvorschau werden nur für intern generierte Worddokumente generiert.
  Die Generierung erfolgt im Rahmen der Lucene-Indizierung. Die Vorschaudateien stehen daher erst nach einer kurzen Verzögerung zur Verfügung,

• Die Detailvorschau steht für PDF-Dateien immer und sofort zur Verfügung

• Für bestehende Dokumente ist ist ein erneuter Indizierungslauf für Dokumente erforderlich. Hierbei wird die Detailvoschau (PDF) für alle intern generierten Word-Dokumente der letzten 5 Jahre generiert (längerer Lauf)