Stellvertreter

Grundlagen

Jeder Anwender kann andere Benutzer als Stellvertreter festlegen.

Der Stellvertreter arbeitet ausschließlich mit den Berechtigungen des Stellvertretenen, d.h. es werden weder seine eigenen Berechtigungen additiv hinzugefügt noch die aus anderen Stellvertreterregelungen.

Dies gilt für die

Prüfung der Berechtigung (Lesen, Schreiben) auf Datensatz- und Feldebene in der Einzeldatensatzansicht
Sichtbarkeit (und damit die Ausführbarkeit) von Reports und Suchen

Stellvertreter anlegen

So legen Sie Ihren Stellvertreter fest:

Öffnen Sie das Hauptfenster Mitarbeiter. Schließen Sie das Suchfenster, wenn dies beim Öffnen des Hauptfensters automatisch geöffnet wird.
Klicken Sie im Unterbereich auf das Pull-down-Menü mit Bereichen und wählen Sie Stellvertreter aus. Es wird eine Lasche 'Stellvertreter' geöffnet.
Klicken Sie auf das Symbol Mitarbeiter zuordnen. Das Zuordnungsfenster wird geöffnet.
Wählen Sie aus der Liste eine Person, die Sie als Stellvertreter festlegen möchten und klicken Sie erneut auf in der Schalterleiste. Der Mitarbeiter wird als Stellvertreter zugeordnet.
Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.

Änderungen für neu eingerichtete und entfernte Stellvertreter greifen erst nach deren erneuten Anmeldung.

Stellvertreter entfernen

So entfernen Sie Ihren Stellvertreter im System:

Öffnen Sie das Hauptfenster Mitarbeiter. Schließen Sie das Suchfenster, wenn dies beim Öffnen des Hauptfensters automatisch geöffnet wird.
Klicken Sie im Unterbereich auf das Pull-down-Menü mit Bereichen und wählen Sie Stellvertreter aus. Es wird eine Lasche 'Stellvertreter' geöffnet.
Klicken Sie auf das Symbol Mitarbeiter zuordnen. Das Zuordnungsfenster wird geöffnet.
Wählen Sie aus der Liste eine zugeordnete Person, von der Sie nicht mehr vertreten werden möchten und klicken Sie auf

in der Schalterleiste. Der Mitarbeiter wird als Stellvertreter im System entfernt.
Bestätigen Sie die Auswahl mit OK.

Auswahl der Identität beim Login

Im Rahmen der Anmeldung wird geprüft, ob der aktuelle Benutzer mindestens einmal als Stellvertreter eingetragen ist. Ist dies der Fall, erscheint ein Dialog, in dem Sie auswählen müssen, mit welchen Berechtigungen Sie arbeiten möchten. Der erste Eintrag repräsentiert Sie selbst, danach werden alle Mitarbeiter aufgelistet, für die Sie als Stellvertreter definiert sind.

Liegt keine Stellvertreterregelung für Sie vor, wird der Dialog nicht angezeigt und Sie werden mit Ihren Berechtigungen angemeldet.

Anmerkungen

Für den Fall, dass viele Stellvertreterregelungen existieren, müssen Sie die Liste scrollen, um die gewünschte Stellvertretung zu wählen.
Der Text für die Visualisierung der möglichen Stellvertreteridentitäten wird nach dem Schema Stellvertretung von <Vorname> <Nachname> gebildet.
Bei der Neuanlage bzw. der Änderung von Daten wird in die Felder Anlageuser / Updateuser immer das Kürzel des eigentlichen Nutzers eingetragen und explizit nicht das Kürzel des Stellvertretenen. Meldet sich z. B. Herr Baumann als Stellvertretung von Herrn Müller an und ändert einen Datensatz, steht im Feld Updateuser das Kürzel von Herr Baumann und nicht das Kürzel von Herrn Müller.
Zur Aufhebung der Stellvertreterregelung müssen Sie die Zuordnung des entsprechenden Mitarbeiter-Datensatzes (analog zur Auswahl).
Jeder Mitarbeiter darf nur für sich selbst Stellvertreter hinzufügen bzw. entfernen, d. h. es ist explizit nicht möglich, dass ein Stellvertreter weitere Stellvertreter für den von ihm vertretenen Nutzer definieren darf. Eine Ausnahme bilden Mitarbeiter, die über bestimmte Funktionsrechte verfügen. Diese dürfen für alle Mitarbeiter Stellvertreterregelungen hinzufügen bzw. aufheben. In der Standardauslieferung werden nur Administratoren mit dieser Berechtigung ausgestattet.

Funktionen in der Anwendung

Die Tabelle gibt den Überblick, wie sich das System nach der Anmeldung des Stellvertreters verhält.

Typ	Anmeldung (normal)	Anmeldung in Stellvertretung	Anmerkungen
^Erinnerung	Suche nach Delegiert An ist eigener Benutzer	Suche nach Delegiert An ist der Stellvertretene
^Rundruf	Einschränkung auf die Gruppe des eigenen Mitarbeiters	Einschränkung auf die Gruppe des Stellvertretenen	der Gelesen-Status orientiert sich immer am angemeldeten Benutzer, nie am Stellvertretenen
^{Aufforderung (BPM)}	Einschränkung auf eignen Mitarbeiter oder eigene Gruppe	Einschränkung auf Stellvertretenen oder Gruppe des Stellvertretenen	beim Weiterführen bleibt die Zuordnung beim Stellvertretenen wenn das Template 'aktueller Benutzer' oder 'aktuelle Gruppe' verwendet wird
^{Benachrichtigung}	Suche nach Mitarbeiter ist eigener Benutzer	Suche nach Mitarbeiter ist der Stellvertretene
^Mitteilung ^{(Massendatenjobs)}	Suche nach Mitarbeiter ist eigener Benutzer	Suche nach Mitarbeiter ist der Stellvertretene	beim Fortführen von Massendatenaktionen im Wizard verbleibt die Zuordnung beim Stellvertretenen
^Anrufe	Suche nach Mitarbeiter ist eigener Benutzer	Systemeinstellung:	Der Anwender kann nicht über das CRM telefonieren, alle CTI-Aktionen sind deaktiviert Es werden nur die verpassten Anrufe des Stellvertretenen angezeigt Bei eingehenden Anrufen (eigenes Telefon) wird kein CTI-Dialog eingezeigt
		Systemeinstellung:	Die CTI-Funktionen sind aktiviert Der Anwender verwendet sein eigenes Telefon (so wie immer, da er ja den Arbeitsplatz nicht wechselt) Das Anrufprotokoll zeigt die eigenen verpassten Anrufe und die verpassten Anrufe des Stellvertretenen Das Anrufprotokoll enthält den aktiven Anruf des eigenen Telefons Bei eingehenden Anrufen (nur eigenes Telefon) wird der CTI-Dialog eingezeigt