Anwenderhandbuch (EVI-SYNECTION)
Einleitung
Durch die Integration der Synection Angebotskalkulation der Firma Syneco Trading GmbH kann eine Kalkulation von Strom- und Gas-Angeboten im Rahmen des Geschäftskunden-Angebotsprozess durchgeführt werden. Eine manuelle Übertragung der Daten ist nicht mehr nötig. Im Anschluss der Kalkulation werden die Ergebnisse zurück an EVI übertragen und können darin weiter verarbeitet werden.
Funktionsbeschreibung
Prozessstart
Die Angebotskalkulation mit der Kalkulationssoftware Synection integriert sich nahtlos in den Geschäftskunden-Angebotsprozess. Das Modul EVI-Geschäftskunden muss hierzu lizenziert sein.
Nachdem das Angebot, die dazugehörigen Varianten sowie Preiskalkulationen als auch die Anlagekonten zugeordnet sind, wird der Kalkulationsprozess vom Anwender durch das Betätigen des Aktionsbox-Schalters "Angebot kalkulieren" im Geschäftskunden-Ordner fortgesetzt.
Wurde noch keine Preiskalkulation erzeugt und der Schalter "Kalkulation starten" betätigt, so wird dem User eine Hinweismeldung angezeigt, dass zuerst die Preiskalkulation(en) und Variante(n) über den Prozess "Preiskalkulationen erzeugen" erzeugt werden müssen, bevor der Prozess gestartet werden kann.
Bei Betätigung des Schalters "Angebot kalkulieren" wird der aktuelle Benutzer in das Feld "aktueller Bearbeiter" im Angebot eingetragen. Dies ermöglicht die Benachrichtigung des Users in den Prozessen "Pflichtfeldprüfung", Fehlerhandling sowie nach erfolgreicher Rückübertragung der Daten aus Synection ins CRM über das Benachrichtigungssystem im CRM.
Pflichtfeldprüfung des Angebots
Im Rahmen der Übergabe der Kalkulationsparameter an Synection findet zunächst eine Pflichtfeldprüfung statt. Dabei müssen folgende Felder in den jeweiligen Entitäten ausgefüllt sein.
Pflichtfelder je Entität | ||||||
Angebot | Geschäftspartner | Variante | Anlagenkonto | Preiskalkulation | Anlagenzeitscheibe | Portfolio |
|---|---|---|---|---|---|---|
Angebots-Nr. | GP-Firma | Lieferbeginn | Sync-ID | Kalk.-Id | Gültig von (wenn eine Bestandsanlage) | Preisbildung |
Sparte | Sync ID | Lieferende | Sparte | Zählpunktbez.(optional bei Privatkunden) | ||
Bezeichnung | Variantenstatus | Messverfahren | Zählernummer (Pflicht bei PK, wenn Zählpunktbezeichung leer ist) | |||
Angebotsstatus | Lastprofil (bei PK) | Liefermenge gesamt (bei PK) | ||||
Portfolio | Regelzone (bei Strom) | |||||
Abgabe bis (mit Uhrzeit) | Marktgebiet (bei Gas) | |||||
Bindefrist (mit Uhrzeit) | ||||||
Benachrichtigung bei einer Pflichtfeldverletzung
Sind die Felder nur unzureichend gefüllt oder fehlen Daten, die für die Kalkulation notwendig sind, wird der Nutzer darüber informiert. Der Anwender erhält hierzu über das Benachrichtigungssystem eine entsprechende Meldung. Beim Laden werden dem User entsprechende Details zu fehlenden Werten dargestellt.
Die Übergabe an das Kalkulationssystem wird so lange unterbrochen, bis die Daten durch den User nachgepflegt wurden. Der Prozess kann im Anschluss erneut durch Betätigen des Schalters "Angebot kalkulieren" in der Aktionsbox zum Angebot ausgeführt werden.
Übergabe der Kalkulation an Synection
Nach dem positiven Durchlaufen der Pflichtfeldprüfung werden die folgenden Daten aus den am Angebot verknüpften Entitäten an das Kalkulationssystem Synection übertragen. Dabei werden je nach Art (Privatkunden oder Geschäftskunden) des Angebots unterschiedliche Daten übertragen.
Geschäftskunden | ||||||
Angebot | Geschäftspartner | Variante | Anlagenkonto | Preiskalkulation | Anlagenzeitscheibe | Portfolio |
|---|---|---|---|---|---|---|
Angebots-Nr. | GP-Firma | Lieferbeginn | Sync-ID | Kalk.-Id | Gültig von (wenn eine Bestandsanlage) | Preisbildung |
Sparte | Sync ID | Lieferende | Sparte | Zählpunktbez. (Malo) | ||
Bezeichnung | Variantenstatus | Messverfahren | Regelzone (bei Strom) | |||
Angebotsstatus | Marktgebiet (bei Gas) | |||||
Portfolio | ||||||
Angebotsabgabe bis (mit Uhrzeit) | ||||||
Bindefrist (mit Uhrzeit) | ||||||
Privatkunden | ||||||
Angebot | Geschäftspartner | Variante | Anlagenkonto | Preiskalkulation | Anlagenzeitscheibe | Portfolio |
|---|---|---|---|---|---|---|
Angebots-Nr. | GP-Firma | Lieferbeginn | Sync-ID | Kalk.-Id | Gültig von (wenn eine Bestandsanlage) | Preisbildung |
Sparte | Sync ID | Lieferende | Sparte | Zählpunktbez. (als Malo), wenn leer, dann muss Zählernummer angeben werden. | ||
Bezeichnung | Variantenstatus | Messverfahren | ||||
Angebotsstatus | Lastprofil | Liefermenge Gesamt | ||||
Portfolio | Regelzone (bei Strom) | |||||
Angebotsabgabe bis (mit Uhrzeit) | Marktgebiet (bei Gas) | |||||
Bindefrist (mit Uhrzeit) | ||||||
Zeitgleich wird der Status des Angebots, der Varianten und der Preiskalkulation auf den Wert IN KALKULATION gesetzt. Eine Vorgangs-ID, unter der das Angebot in Synection eindeutig erzeugt wurde, wird in EVI auf dem Angebotsdatensatz im Feld Vorgangs-ID in Form einer URL gespeichert
Ein Nachkalkulationsprozess, also die erneute Übertragung eines bereits kalkulierten Angebotes, ist nicht vorgesehen. Zur Nachkalkulation kann das bestehende Angebot in EVI über die Aktion "Angebot kopieren" samt der vorliegenden Anlagenkonto-Verknüpfungen, Varianten und Preiskalkulationen kopiert und erneut an Synection übertragen werden.
Mögliche Fehlermeldungen bei der Übergabe
Kommt es bei der Übertragung der Daten zu Synection zu einem unerwarteten Problem, wird der Nutzer hierüber informiert. Der Anwender erhält hierzu über das Benachrichtigungssystem eine entsprechende Meldung. Beim Laden werden entsprechende Details zum aufgetretenen Fehler dargestellt.
Kalkulation in Synection
Wurden die Kalkulationsparameter aus EVI an Synection erfolgreich übergeben, so wird der Kalkulationsprozess in Synection automatisiert (ohne Userinteraktion) ausgeführt.
Das Angebot kann dabei folgende Status einnehmen (Informatorische Darstellung, für Details ist Syneco hinzuzuziehen):
OPEN | Das Angebot wurde erfolgreich in Synection angelegt, die Kalkulation ist gestartet und noch in Arbeit | keine |
CALCULATED | Die Kalkulation wurde erfolgreich abgeschlossen, aber es ist manuelle User-Freigabe erforderlich. Hier kann seitens Synection bspw. eine Mail an den Bearbeiter versenden, um diesen zu informieren | keine |
OFFERED | Die Kalkulation ist erfolgreich. Das Ergebniss kann seitens EVI aabgeholt werden | keine |
EXPIRED | Bedeutet, dass bspw. die Bindefrist abgelaufen ist, aber das Kalkulationsergebnis steht trotzdem zur Verfügung. | EVI holt sich direkt das Ergebnis ab, der User erhält über das Benachrichtigungssystem die Information, dass die Bindefrist abgelaufen ist. |
REJECTED | Das Angebot ist theoretisch im Synection abgelehnt. Der prozess sieht vor, dass die Ablehnung durch EVI initiiert wird. | keine |
CONTRACTED | Das Angebot wurde angenommen. | Der Prozess Angebotsannahme erfolgt aus EVI, siehe nachstehende Beschreibungen |
DISCARDED | Das Angebot wurde verworfen. Der Status sollte nicht zum Tragen kommen, da lediglich die Status angenommen / abgelehnt aus EVI an Synection gesendet werden. | Der Prozess Angebotsannahme erfolgt aus EVI, siehe nachstehende Beschreibungen |
ERROR | Bedeutet, dass es in Synection einen Fehler gab und bspw. die Anlage des Angebotes fehlgeschlagen ist, oder die Kalkulation nicht durchgeführt werden konnte. | Der User erhält über das Benachrichtigungssystem eine entsprechende Hinweismeldung, "Manuelle Prüfung im Synection erforderlich, da Anlage oder Kalkulation fehlgeschlagen ist". Zudem wird der Status bei Angebot, Variante und Preiskalkulation auf "In Bearbeitung" zurückgesetzt, damit die Kalkulation - nach manueller Prüfung und Nacharbeit - erneut angestoßen werden kann. |
Rückübertragung der Kalkulationsergebnisse an EVI
Der Abruf der Kalkulationsparameter aus EVI in Synection erfolgt in zyklischen Abständen (Default: täglich, 08-17 Uhr, alle 1 Minuten). Es werden alle Angebote abgefragt, welche im Status IN KALKULATION sind und über eine Vorgangs-ID verfügen.
Nachstehende Kalkulationswerte werden aus Synection an EVI übergeben und in EVI gespeichert:
Preiskalkulationen | Energiepreis / spezifisch ct/kWh |
Variante | Energiepreis / spezifisch ct/kWh |
Der Angebotsstatus, der Variantenstatus der Varianten sowie der Kalk.-Status der Preiskalkulationen wird nach erfolgreicher Übertragung auf den Status KALKULIERT gesetzt. Der als Bearbeiter auf dem Angebot eingetragene Anwender wird über das Benachrichtigungssystem darüber informiert, dass die Kalkulationsergebnisse erfolgreich auf dem Angebot gespeichert wurden. Über den Usertask kann das Angebot geöffnet und Folgeprozesse gemäß Geschäftskunden-Angebotsprozess ausgeführt werden.
Angebot abschließen
Wie im Prozess Geschäftskunden-Angebot abschließen beschrieben, kann der Anwender das Angebot abschließen. Der entsprechende Status (ANGENOMMEN/ABGELEHNT/ABGELAUFEN) wird automatisch an Synection übertragen und setzt dort ebenfalls den entsprechenden Status.