DMS-Basis
Die DMS-Basis-Implementierung ist Teil des EVI-Basis-Moduls und beinhaltet die folgenden Erweiterungen, die das System auf die Anbindung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) vorbereiten. Zur Anbindung eines spezifischen DMS ist das jeweilige Zusatzmodul (z.B. EVI-ELO oder EVI-EASY).
Erweiterungen auf Dokumente
Für die Archivierung wird auf dem Dokument die Lasche "DMS" (Dokumentenmanagementsystem) bereitgestellt. Über die nachfolgend beschriebenen Felder sind dort die Details zur Archivierung des Dokuments einsehbar.
Feldname | Beschreibung |
|---|---|
DMS Status | Status der Archivierung. Folgende Schlüsselwerte sind möglich:
|
System ID | ID des verwendeten DMS, bspw. ELO oder EASY |
DMS ID | ID des Dokuments im DMS |
Revisionssicher | Wenn aktiviert, handelt es sich um ein Dokument, welches revisionssicher zu archvieren ist oder bereits dementsprechend revisionssicher archiviert wurde |
Das Flag "Revisionssicher" dient lediglich der Information. In EVI/TINA findet keine revisionssichere Ablage von Dokumenten statt. Diese muss vom DMS gewährleistet werden.
Funktionen
Übertragung EVI-Dokument an DMS
Um ein Dokument aus EVI/TINA an das DMS zu übertragen muss sein Status auf "10 - Bereit zur Übertragung an DMS" gesetzt und gespeichert werden. Dies ist der einzige Status, der manuell gesetzt werden kann. Durch das Speichern wird das Feld scheibgeschützt und kann nur noch durch die für die Archivierung zuständigen Prozesse verändert werden.
Im Anschluss an das Speichern erzeugt ein BPM-Prozess im Hintergrund einen Event-Datensatz (DOCUMENT_TRANSFER_DMS) mit dem Verweis auf das Dokument. Das Event kann über den Aktionsboxschalter "Events anzeigen" des Dokuments geöffnet werden.
Da die Verarbeitung der Dokumente in den einzelnen DMS stark variieren kann, wird für die weiteren Schritte, wie Übergabe und Anlage des Dokuments, ein DMS-spezifisches Modul (bspw. ELO-Modul, EASY-Modul) benötigt. → siehe bspw. EVI-ELO
Abruf der archivierten Dokumente aus dem DMS in EVI
Auch der Abruf eines Archivierten Dokumentes aus dem DMS aus EVI heraus wird in dem spezifischen Modul ermöglicht. Das DMS-Basis Modul beinhaltet das grundlegende Fehlerhandling.
Versucht der Anwender ein bereits archiviertes Dokument zu öffnen, welches keine DMS ID hat, wird eine Fehlermeldung ausgegeben.