Anwenderhandbuch (EVI-ELO)

Einleitung

Um die ELO-Archivierung im CRM-System nutzen zu können, muss das ELO-Modul vorhanden und lizenziert sein.

Das Modul ermöglicht die Übergabe von Dokumenten aus EVI/TINA an das Dokumentenmanagementsystem ELO. Hier können sie mit oder ohne Revisionssicherheit abgelegt werden. Die bereits archivierten Dokumente können anschließend aus dem EVI/TINA heraus geöffnet werden.

Das Modul nutzt den im EVI-Basis-Modul verankerten DMS-Adapter, der eine generische Schnittstelle zu verschiedenen Dokumentenmanagementsystemen darstellt.

Funktionsbeschreibung

Zur Archivierung wird ein entsprechendes Dokument benötigt. Hierbei kann es sich entweder um ein Dokument, das neu im EVI/TINA angelegt wird, oder ein bereits im System vorhandenes, noch nicht archiviertes, Dokument handeln.

In der Aktionsbox der Dokumentenmaske befindet sich im Ordner "ELO" der Schalter "Archivieren", über welchen die Archivierung gestartet werden kann.

Archivierung eines Einzeldokuments

ELO bietet die Möglichkeit, Dokumente revisionssicher zu archivieren. Im ersten Prozessschritt können Anwender entscheiden, ob das Dokument mit oder ohne Revisionssicherheit archiviert werden soll.

Nach Auswahl der Archivierungsmethode folgt eine Sicherheitsabfrage für den Anwender.

Mit "Nein" wird der Archivierungsprozess abgebrochen und der Anwender gelangt zurück zum Dokument.
Mit "Ja" wird der Archivierungsvorgang durchgeführt.

In der Detailansicht eines Dokumentes sind auf der Lasche DMS alle Details zur Archivierung der Dokumente in ELO einsehbar. Ein noch nicht archiviertes Dokument besitzt den Status "0 - Num. Leerschlüssel".

Im Rahmen des Archivierungsprozesses werden die Werte der DMS-Felder auf dem Dokumentendatensatz entsprechend angepasst. Der Status wird in beiden Fällen auf "30 - In Übertragung an DMS" geändert.
Die System ID wird mit "ELO"gefüllt und das Flag "Revisionssicher" wird im Fall der revisionssicheren Archivierung gesetzt.

Für die Anwender ist der Archivierungsprozess hiermit beendet. Nach erfolgreicher Übertragung wird der DMS Status des Dokuments auf "100 - An DMS übertragen" angehoben.
Bei einer fehlerhaften Übertragung wird der Status "-1 - Fehlerhaft an DMS übertragen" gesetzt. In letzterem Fall kann die Archivierung nach Beseitigung der Fehlerursache auf gleichem Wege erneut eingeleitet werden.

Archivierung mehrerer Dokumente

Mittels Zeilenselektoren oder per Markierung der Datensätze mit gedrückter Strg-Taste können in der Listenansicht der Dokumente mehrere Dokumente gleichzeitig zur Archivierung ausgewählt werden.
Wird anschließend der Prozess "Archivieren" aus der Aktionsbox in der Listenansicht gestartet, so werden alle selektierten Dokumente im Prozess herangezogen.

Im ersten Prozessschritt wird ausgegeben, wie viele der ausgewählten Dokumente archiviert werden können. Wie auch bei der Einzelauswahl kann hier bestimmt werden, ob die Dokumente mit oder ohne Revisionssicherheit archiviert werden sollen. Die hier getroffene Auswahl gilt für alle selektierten Dokumente.

Alle weiteren Schritte gleichen denen der Einzelarchivierung.

Events

Im Hintergrund wurde für das Dokument ein Event "DOCUMENT_TRANSFER_DMS" geschrieben. Dieses kann über den Aktionsboxschalter "Events anzeigen" geöffnet werden.

Im Unterbereich kann das dazugehörige EventResult für weitere Details geöffnet werden. Hier ist beispielsweise auch der dazugehörige Schnittstellen-Detail-Datensatz verknüpft, um in einem Fehlerfall genauere Analysen durchführen zu können.

Mit erfolgreicher Abwicklung des Events wurde im Austauschverzeichnis zu ELO das Dokument mit zugehörigen Verarbeitungsdateien eingestellt. Von dort aus wird es per Timer an ELO zur Weiterverarbeitung gegeben.

Wurde das Dokument erfolgreich archiviert, so stellt ELO im Austauschverzeichnis eine Information bereit, die ebenfalls timergesteuert von EVI/TINA abgeholt und weiterverarbeitet wird.
Zur Dokumentation wird im CRM ein weiteres Event "DOCUMENT_TRANSFER_DMS" mit der Kurzbezeichnung "ELO Rückgabe" geschrieben.

Metadaten-Aktualisierung

Metadaten können zur Organisation der Dokumente in ELO verwendet werden. Dafür sind die Felder "Stichwort" und "Kategorie" auf dem Dokumentendatensatz vorgesehen. Sie können über den Aktionsboxschalter "Metadaten-Aktualisierung" gesetzt werden. Der Prozess kann nur bei Dokumenten, die ohne Revisionssicherheit archiviert wurden, ausgeführt werden.

Wurde der Prozess "Metadaten-Aktualisierung" gestartet, werden Felder zur Pflege von "Stichwort" und "Kategorie" angeboten und können von den Anwendern gepflegt werden.

Mit dem Schalter "Fortfahren" wird der Prozess beendet und der DMS-Status auf "30 - In Übertragung an DMS" gesetzt. Für die Anwender ist der Prozess hiermit beendet.

Events

Im Hintergrund wird auch hier ein Event "DOCUMENT_TRANSFER_DMS" geschrieben. Nach erfolgreicher Übertragung wird der DMS Status des Dokuments auf "100 - An DMS übertragen" angehoben.
Bei einer fehlerhaften Übertragung wird der Status "-1 - Fehlerhaft an DMS übertragen" gesetzt. In letzterem Fall kann die Archivierung nach Beseitigung der Fehlerursache auf gleichem Wege erneut eingeleitet werden.

Die Metadaten-Aktualisierung ist lediglich für Einzeldokumente in der Detailansicht möglich. Sie kann nicht für mehrere Dokumente gleichzeitig ausgeführt werden.

Löschen eines Dokuments

Das EVI-ELO Modul bietet außerdem auch die Möglichkeit, Dokumente zu löschen.

Dabei wird beim Löschen eines Dokumentes in EVI in der Regel ein Event DOCUMENT_DELETE_DMS angelegt. Die eigentliche Löschen-Logik wird dann von einem Prozess ausgeführt, der auf dieses Event reagiert.

Beim Löschen des Dokuments muss nach dem DMS-Status unterschieden werden.

Nicht archiviertes Dokument wird gelöscht
Der Anwender löscht ein Dokument, das nicht archiviert wurde. Das Dokument wird auf inaktiv gesetzt. Es wird kein Event "DOCUMENT_DELETE_DMS" erzeugt.
In Übertragung befindliches Dokument wird gelöscht
Das zu löschende Dokument hat den DMS Status 30. Die Antwort von ELO wurde noch nicht eingelesen. Der Anwender löscht das Dokument über den Systemstandard (Trash-Symbol). Es wird ein Event "DOCUMENT_DELETE_DMS" mit dem PK des soeben gelöschten Dokumentes erzeugt.

Ein archiviertes Dokument wird gelöscht
Das zu löschende Dokument hat den DMS Status 100 und wurde demnach bereits archiviert. Der Anwender löscht das Dokument. Es wird ein Event "DOCUMENT_DELETE_DMS" mit dem PK des soeben gelöschten Dokumentes erzeugt.

Weitere Informationen zu den Events finden Sie hier.