KI-Prompts

Die KI-Prompts bilden die eigentlichen Befehle für die Künstliche Intelligenz, welche die Anforderung und das gewünschte Ergebnis definiert. Die Verwaltung der Prompts erfolgt in der Prompt-Bibliothek. Über den Bereich KI-Assistent gelangt man über den Button oben rechts oder - sobald im KI-Assistenten ein Eingabe-Datensatz verfügbar ist - über die Verlinkung im Nachschlagefeld in den Bereich Prompt-Bibliothek.

Zur Nutzung eines Prompts müssen verschiedene Einstellungen vorgenommen werden. Dabei handelt es sich um die Konfiguration (z.B. Beschreibung und Einsatzort) sowie um den Prompt selbst, die als Minimum ausgefüllt werden müssen, damit ein Prompt funktionieren kann.

Zusätzlich können optional Schlüsselfilter eingebaut werden, die einschränken, in welchem Kontext der Prompt angezeigt und genutzt werden kann. Genauso besteht die Möglichkeit, Benutzervariablen einzubauen, um den Prompt durch den Anwender individualisieren zu lassen.

In den folgenden Abschnitten werden die unterschiedlichen Einstellungsmöglichkeiten näher erläutert.

Konfiguration

In der Konfiguration werden Grundeinstellungen des Prompts vorgenommen.

Beschreibung

Die Beschreibung stellt den internationalisierten Namen zur Identifizierung des Prompts dar. Dieser wird z.B. bei der Auswahl innerhalb der Eingabe-Verwaltung angezeigt.

Prompt-Art

Die Prompt-Art unterscheidet sich zwischen System-Prompt und User-Prompt. In einem System-Prompt können allgemeine und immer wiederkehrende Informationen hinterlegt werden. Dies kann beispielsweise sein, dass die KI immer freundlich sein soll oder welcher CRM-Anwender die Anfrage gestellt hat. Der System-Prompt kann so allgemein gehalten werden, dass er in verschiedenen Anwendungsszenarien eingesetzt werden kann.

In einem User-Prompt wird das eigentliche Anwendungsszenario definiert. Inhaltlich kann dies beispielsweise die Unterstützung bei einem Textentwurf oder eine Zusammenfassung von Daten im CRM-System sein.

Oberflächenfilter

Im Oberflächenfilter wird eingestellt, in welchem Kontext der Prompt genutzt werden kann. Zur Auswahl stehen aktuell die Nutzung des KI-Assistenten im Maildialog sowie in der Detailansicht eines Datensatzes.

Im Maildialog wird der KI-Assistent automatisch angezeigt, wenn eine entsprechende Lizenz und ein konfiguriertes Szenario vorliegt.

Für die Nutzung des KI-Assistenten in der Detailansicht ist die Anpassung der jeweiligen Maske notwendig. Siehe hierfür auch den Artikel zur KI-Kachel .

Suchbehälter

Um Informationen aus dem CRM herauszulesen und an die KI zur Verarbeitung zu übergeben, werden Suchbehälter genutzt. Die Daten aus dem Suchbehälter (z.B. Werte aus Feldern) werden im Prompt-Text referenziert und damit gezielt im Kontext eines “Befehls” für die KI genutzt.

Wenn ein Suchbehälter hinterlegt wurde, ergibt sich auch der Bereichsfilter automatisch, weil der Suchbehälter auf einem Bereich konfiguriert ist. Im Kontext des KI-Assistenten können nur Suchbehälter vom Typ “Exportsuchen” genutzt werden.

Falls ein Suchbehälter zuvor importiert worden ist und über das Nachschlagefeld nicht gefunden wird, muss einmal der System-Cache geleert werden.

Bereichsfilter

Mithilfe des Bereichsfilters wird definiert, in welchem Bereich (z.B. Ansprechpartner, Aktivität, Angebot) der Prompt genutzt wird.

Ist bereits ein Suchbehälter konfiguriert, wird der Bereich automatisch gesetzt. Ist kein Suchbehälter konfiguriert, können ein oder mehrere Bereiche ausgewählt werden, in denen der Prompt genutzt werden kann.

Schlüsselfilter

Um den Prompt nur in einem bestimmten Kontext innerhalb eines Bereichs zu nutzen, besteht die Möglichkeit, zusätzlich ein (oder mehrere) Schlüsselfeld(er) auszuwählen und einen oder mehrere Schlüssel zu hinterlegen.

Soll ein Prompt beispielsweise nur bei Geschäftspartnern vom Typ “Kunde” genutzt werden, kann der Schlüsselbereich “Geschäftsbeziehung” ausgewählt und der Schlüssel “Kunde” dort hinterlegt werden. Voraussetzung in diesem Beispiel ist, dass der Bereich Geschäftspartner durch den Bereichsfilter oder den Suchbehälter konfiguriert wurde.

Benutzervariablen

Über die sogenannten Benutzervariablen kann man für die Anwender individuelle Eingaben innerhalb des KI-Assistenten ermöglichen. Die Nutzung von Variablen ist optional. Sie müssen in dem Prompt-Text im Prompt-Editor referenziert werden.

Bei der Neuanlage einer Benutzervariable gibt es fünf Konfigurationen:

1. Allgemein:

• Name der Benutzervariable: Eindeutiger Name, auf den im Prompt-Text referenziert wird

• Feldtyp: Auswahl des Eingabefelds (Textfeld, Zahlenfeld, Datum & Zeit oder Auswahl-Feld)

 2. Feldkonfiguration:

• Art: Kann man bei dem Feld nur einen Wert mitgeben oder mehrere Werte (z.B. mehrere Datumsfelder)

• Pflichtfeld: Definiert, ob die Eingabe vom Anwender durchgeführt werden muss oder ob sie optional ist.

Bei optionaler Auswahl sollte dies in dem Prompt-Text berücksichtigt werden, dass hier auch kein Wert eingetragen werden kann.

 3. Felddetails:

• Zahlen: Min. Wert und Max. Wert zur Einschränkung für den Anwender. Bei leeren Werten gibt es keine Ober- und Untergrenzen.

• Text: Maximale Länge des Eingabetext. Man hat außerdem die Möglichkeit, die Eingabe innerhalb der Kachel mehrzeilig anzuzeigen (insbesondere für längere Eingaben)

• Datum & Uhrzeit: Eingabe von Datum mit oder ohne Uhrzeit

• Auswahl: Es besteht die Möglichkeit, dass mehrere Schlüssel ausgewählt werden dürfen. Über den Button "Neu" können mehrere Schlüssel für die Auswahl hinterlegt werden.

 4. Internationalisierung:

• Hier kann der in Schritt 1 hinterlegte Name der Benutzervariable internationalisiert werden.

• Wurde bei Feldtyp “Auswahl” hinterlegt, können auch die zuvor angelegten Schlüssel internationalisiert werden.

 5. Vorbelegung

• Es besteht die Möglichkeit für den Anwender einen Standardwert zu setzen, damit dieser in z.B. 80% Fällen nicht immer ausgewählt werden muss. z.B. Siezen oder Duzen einer Person.

Wenn es sich bei der Benutzervariable um ein Pflichtfeld handelt, ist ein Standardwert nicht empfehlenswert.

Die Anzeige der Reihenfolge der Variablen stellt auch die Reihenfolge für den Benutzer im KI-Assistenten dar. Per Drag and Drop kann die Reihenfolge abgeändert werden.

Prompt-Editor

Der Text im Prompt-Editor stellt den eigentlichen Befehl an die KI dar, die innerhalb des KI-Assistenten ausgeführt wird. Dieser Text ist vergleichbar mit den Befehlen, die man in KI-Chats normalerweise angibt, um eine Antwort der KI zu erreichen (z.B. “Schreibe mir einen Geburtstagswunsch für einen Geschäftspartner”).

Ein beispielhafter generischer System-Prompt könnte wie folgt aussehen:

Du bist ein hilfsbereiter Assistent eines CRM Systems. Deine Antworten sollen dem Anwender Aufgaben abnehmen und direkt verwendet werden können.
Führe ausschließlich die Aufgaben aus, die dir gestellt werden. Führe dabei auch keinen Dialog und gib dem Anwender keine Folgeaufgaben!
Deine einzige Aufgabe ist es, die dir gestellte Aufgabe zu erfüllen. Bleibe dabei immer Freundlich.
Verwende in deiner Antwort zur Strukturierung des Texts ausschließlich Markdown.

Die Aktivierung der Einstellung “Fehlende Werte ignorieren” führt dazu, dass die im Prompt-Text hinterlegten Parameter auch leer sein können. Zum Beispiel verwendet man im Prompt den Vornamen und Nachnamen eines Ansprechpartners. Ist der Vorname nicht vorhanden, würde dies von der KI ignoriert werden, dies sollte aber bei der Erstellung des Prompts berücksichtigt werden.

Da der Vorteil des KI-Assistenten darin besteht, Daten aus dem CRM-System bzw. Anwendereingaben durch Benutzervariablen verarbeiten zu können und somit einen Mehrwert zu schaffen, müssen die jeweiligen Daten referenziert werden. Ein beispielhafter User-Prompt für eine Mail zur Terminvereinbarung könnte mehrere Variablen referenzieren und wie folgt lauten:

Formuliere mir eine freundliche E-Mail an ${search.DefaultContactPerson.Activity} und achte darauf dass du in der E-Mail den Empfänger immer in der Form ${custom.Ansprechform} ansprichst.

In der E-Mail führst du mehrere Terminvorschläge für ein ${custom.Ort}-Treffen auf mit folgender
Adresse bzw. Art: ${custom.Adresse}

Bei dem Treffen soll es um das Thema ${custom.ThemaDesTermins} gehen. Die inhaltliche Agenda umfasst ${custom.AgendaDesTermins} und soll stichpunktartig aufgeführt werden.
Die angesetzte Dauer sind ${custom.Dauer}. Mögliche Daten sind:

<#list custom.Datum as date>
${date?string["dd.MM.yyyy, HH:mm"]}
</#list>

Die Datumsvorschläge sollen im gleichen Format sein.

Beispielhafte Parameter, die verwendet werden können, sind in der folgenden Tabelle aufgeführt:

Rechteverwaltung

Schlussendlich kann man über die Rechteverwaltung definieren, für welche Anwender der jeweilige Prompt nutzbar sein soll. Die Rechteverwaltung befindet sich in der Prompt-Bibliothek oben rechts.