E-Mails mit Windows Client

Grundlagen

Mit der Groupware-Integration können Sie E-Mails in CRM erstellen, importieren und beantworten. Die E-Mail wird als Aktivität angelegt.

Hinweis

Es gibt zwei Verfahren zur Anbindung des Groupwaresystems:

• die clientseitige Groupwareanbindung (nur für Microsoft Outlook) und
• die serverseitige Groupwareanbindung (für alle Groupwaresyteme).

Die clientseitige Anbindung gleicht die Daten mit Outlook auf Ihrem lokalen Rechner ab. Bei der serverseitigen Anbindung erfolgt die Synchronisation direkt mit dem Groupwareserver. Abhängig vom Verfahren gibt es Unterschiede bei der Bedienung in CURSOR-CRM. Diese sind nachfolgend mit folgenden Hinweisen versehen:

• Client-Mail (clienseitige Anbindung)
• Server-Mail (serverseitige Anbindung)

Erstellen einer externen E-Mail

Hinweis

Die externen Mails werden nach dem Versenden im CRM-System gesperrt. Dies ist fachlich korrekt, weil externe Mails den Charakter von Dokumenten besitzen, die nach dem Austausch zwischen Geschäftspartnern nicht einseitig abgeändert werden dürfen.

Die Funktionen Externe Mail senden und Antworten sind folglich bei schreibgeschützten Mails im Menü nicht auswählbar.

So erstellen Sie eine externe E-Mail (Client-Mail)

1. Legen Sie eine Aktivität an.

2. Ordnen Sie der Aktivität die Ansprechpartner zu, welche Empfänger der E-Mail sein sollen.

3. Ordnen Sie bei Bedarf der Aktivität die Mitarbeiter zu, welche ebenfalls Empfänger der E-Mail sein sollen.

4. Fügen Sie der Aktivität einen Einzelbrief oder sonstige Dokumente bei, welche an die E-Mail angehängt werden sollen.

5. Speichern Sie die Aktivität.

6. Klicken Sie auf den Schalter

   

   E-Mail.

7. Die E-Mail wird im Groupwaresystem erstellt. Sie können die E-Mail bei Bedarf bearbeiten. Die E-Mail versenden Sie im Groupwaresystem.
   Durch das Versenden der E-Mail werden die Einträge der folgenden Felder in der Aktivität automatisch aktualisiert:

• • Beschreibung: Anrede, Signatur und Informationen über den E-Mailversand (Intern / Extern, Datum, Uhrzeit) werden eingefügt.

  • Beginnt am: Das Datum bzw. die Uhrzeit wird aktualisiert (15 Minuten vor Endet am).

  • Endet am: Datum und Uhrzeit, zu denen Sie die E-Mail abgeschickt haben.

  • Art: MAILAUS.

  • Status: E (Erledigt).

  • Priorität: Nur nach Änderung im Groupwaresystem und nur wenn zuvor A (= Wichtigkeit: hoch), B (= Normal) oder C (= 'Wichtigkeit: niedrig') eingetragen war.

  • Versanddatum: Datum und Uhrzeit, zu denen Sie die E-Mail abgeschickt haben.

Hat einer der Adressaten keine E-Mail-Adresse, so bekommen Sie eine entsprechende Hinweismeldung.

So erstellen Sie eine externe E-Mail (Server-Mail)

1. Legen Sie eine Aktivität an.

2. Ordnen Sie der Aktivität die Ansprechpartner zu, welche Empfänger der E-Mail sein sollen.

3. Ordnen Sie bei Bedarf der Aktivität die Mitarbeiter zu, welche ebenfalls Empfänger der E-Mail sein sollen.

4. Sie können jetzt der Aktivität einen Einzelbrief oder sonstige Dokumente aus CRM, welche an die E-Mail angehängt werden sollen, zuordnen oder später direkt an die E-Mail im Fenster E-Mail-Versand anfügen.

5. Speichern Sie die Aktivität.

6. Klicken Sie auf den Schalter

   

   E-Mail.

7. Die E-Mail wird im Fenster E-Mail-Versand angezeigt. Sie können die E-Mail bei Bedarf bearbeiten und Dokumente anfügen. Zum Versenden der E-Mail klicken Sie auf 

   

   Senden.
   Durch das Versenden der E-Mail werden die Einträge der folgenden Felder in der Aktivität automatisch aktualisiert:

• • Beschreibung: Anrede, Signatur und Informationen über den E-Mailversand (Intern / Extern, Datum, Uhrzeit) werden eingefügt.

  • Beginnt am: Das Datum bzw. die Uhrzeit wird aktualisiert (15 Minuten vor Endet am).

  • Endet am: Datum und Uhrzeit, zu denen Sie die E-Mail abgeschickt haben.

  • Art: MAILAUS.

  • Status: E (Erledigt).

  • Priorität: Nur nach Änderung im Groupwaresystem und nur wenn zuvor A (= 'Wichtigkeit: hoch'), B (= Normal) oder C (= 'Wichtigkeit: niedrig') eingetragen war.

  • Versanddatum: Datum und Uhrzeit, zu denen Sie die E-Mail abgeschickt haben.

Auswahl der Absenderadresse beim serverseitigen Mailversand

Der Administrator kann für einen Benutzer mehrere Mail-Konfigurationen hinterlegen. Der Anwender kann beim Versand einer E-Mail über das CRM-System aus mehreren Absender-Adressen auswählen, wenn für ihn mehrere Mail-Konfigurationen hinterlegt wurden.

Die Auswahl der E-Mail-Versandadresse wurde an die Signatur gekoppelt. Diese kann der Anwender schon heute vor dem Mailversand individuell auswählen. Dort wird ein zusätzliches Feld Absenderadresse angeboten. Ist dieses gefüllt, dann wird der Versand mit dieser Sendeadresse durchgeführt.

In der Dokumentenvorlage kann eine Mailkonfiguration zugeordnet werden. Über die Berechtigungen in der Dokumentenvorlage wird die Auswahl gesteuert.

Abbildung: Versand einer Mail mit einer auswählbaren Absenderadresse

Erstellen einer internen E-Mail

So erstellen Sie eine interne E-Mail (Client-Mail)

1. Legen Sie eine Aktivität an.

2. Ordnen Sie der Aktivität die Mitarbeiter zu, welche Empfänger der E-Mail sein sollen.

3. Fügen Sie der Aktivität einen Einzelbrief oder sonstige Dokumente bei, welche an die E-Mail angehängt werden sollen.

4. Speichern Sie die Aktivität.

5. Wählen Sie

   

   Intern im Menü zum Schalter 

   

   E-Mail aus.

6. Die E-Mail wird im Groupwaresystem erstellt. Sie können die E-Mail bei Bedarf bearbeiten. Die E-Mail versenden Sie im Groupwaresystem.

 So erstellen Sie eine interne E-Mail (Server-Mail)

1. Legen Sie eine Aktivität an.

2. Ordnen Sie der Aktivität die Mitarbeiter zu, welche Empfänger der E-Mail sein sollen.

3. Sie können jetzt der Aktivität einen Einzelbrief oder sonstige Dokumente aus CURSOR-CRM, welche an die E-Mail angehängt werden sollen, zuordnen oder später direkt an die E-Mail im Fenster E-Mail-Versand anfügen.

4. Speichern Sie die Aktivität.

5. Wählen Sie

   

   Intern im Menü zum Schalter 

   

    aus.

6. Die E-Mail wird im Fenster E-Mail-Versand angezeigt. Sie können die E-Mail bei Bedarf bearbeiten und Dokumente anfügen. Zum Versenden der E-Mail klicken Sie auf 

   

   Senden.

Anlagen zu einer E-Mail

Antwort Senden

Bei der Generierung der E-Mail im Groupwaresystem werden die mit der Aktivität verknüpften Dokumente (Einzelbrief und Anwendungsdateien) als Anlagen an die E-Mail angefügt. Wenn Sie im Groupwaresystem weitere Anlagen hinzufügen oder Anlagen entfernen, werden diese Änderungen automatisch bei der Aktivität durchgeführt.

Bei der serverseitigen Groupwareanbindung besteht im Bearbeitungsfenster für die E-Mail zudem die Möglichkeit, ein Dokument aus CRM anzufügen (Schalter Dokument anfügen ... / Dokument aus CRM anfügen).

Wird eine E-Mail mit Anhang versendet, so können die angehängten Dateien im Format doc, docx, odt und txt zum pdf-Format konvertiert werden. Alternativ können Sie die Dokumente auch im Original-Format anhängen. So generierte PDF-Dateien werden mit der Mail-Aktivität automatisch verknüpft.

Hinweis

Die Anlagen können sowohl bei den internen als auch externen Mails konvertiert werden. Es besteht auch die Möglichkeit, die Konvertierung abzuschalten. Hierfür konfigurieren Sie die gewünschte Option in den Benutzereinstellungen E-Mails Anhänge nach PDF konvertieren.

Hinweise für die Konvertierung von Excel-Dokumenten

Es wird immer nur der Druckbereich jeder sichtbaren Seite ausgegeben. Ist kein individueller Druckbereich definiert, so wird der Default-Druckbereich einer Seite verwendet. Sie haben nun zwei Möglichkeiten, die Excel-Dokumente vor PDF-Konvertierung zu bearbeiten:

1. Für alle Arbeitsblätter eines Exceldokuments einen Druckbereich definieren (gegebenenfalls auch nur eine leere Zelle). Im generierten PDF-Dokument wird dann aber auch pro Druckbereich eine Seite ausgegeben, die dann gegebenenfalls auch leer ist.
2. Sie blenden alle Arbeitsblätter aus, die nicht in das PDF-Dokument aufgenommen werden sollen.

Antwort mit Anhang senden

Alternativ kann über den Split-Button E-Mail die Option  Antwort mit Anhand senden gewählt werden, um belibige Dokumente aus dem CRM wählen zu können.

Abbildung: Menueintrag "Antwort mit Anhang senden"

Durch einen Klick auf diesen Eintrag öffnet sich der Zuordnungsbrowser, in dem der Anwender eine Dokumentensuche starten und beliebig viele Einträge auswählen kann. Nach der Bestätigung der Auswahl mit OK öffnet sich der Outlook mit der vorbereiteten E-Mail.

Hinweis

Dokumente, die der Aktivität zugeordnet sind, werden nicht automatisch als Anhang hinzugefügt,

Die versandte E-Mail wird als mit der Ausgangsmail verknüpfte Aktivität angelegt. Die Anhänge werden dabei mit der neuen Aktivität verknüpft. Wurden über Outlook weitere Dokumente hinzugefügt oder bereits durch das CRM hinzugefügte entfernt, werden nur die mit der Aktivität verknüpft, die mit Outlook versendet wurden.

Inhalt der E-Mail in Microsoft Outlook (Client-Mail)

Betreff und Text werden aus der Aktivität übernommen. Bei einer internen E-Mail werden zusätzlich der Hauptansprechpartner, die Hauptanfrage und das Hauptprojekt in den Betreff bzw. Text eingetragen. Die beiden ersten vorhandenen Informationen aus den vorgenannten Feldern werden dem Betrefftext vorangestellt. Weitere Informationen werden dem Text vorangestellt. Die Informationen stehen jeweils in eckigen Klammern.

Die Anrede wird automatisch generiert und aus der Briefanrede des jeweiligen Ansprechpartners übernommen. Die Empfänger der E-Mail (nicht CC oder BCC) werden persönlich nacheinander (Frauen vor Männer) angesprochen.

An das Ende des E-Mailtextes wird eine Signatur automatisch angefügt.

Ändern einer E-Mail in Microsoft Outlook (Client-Mail)

Änderungen am Betreff und am Text, welche Sie im Groupwaresystem vornehmen, werden in die Aktivität übernommen. Dies gilt auch für Anlagen, die Sie der E-Mail anfügen oder entfernen.

Importieren einer E-Mail

Eine E-Mail importieren Sie, in dem Sie einen Aktivitätenabgleich mit dem Groupwaresystem durchführen.

Beim Öffnen des Hauptfensters Aktivitäten wird Ihnen gemeldet, wenn neue E-Mails, Aufgaben und Kalendereinträge im Groupwaresystem vorliegen (Benutzereinstellung Automatischer Import). Diese können Sie direkt per Aktivitätenabgleich importieren.

Eine E-Mail können Sie auch manuell per Drag and Drop aus dem Outlook importieren. Wird eine E-Mail aus Outlook per Drag and Drop auf einem Geschäftspartner fallengelassen, so wird der Default-Ansprechpartner des Geschäftspartners sowie der Geschäftspartnerdatensatz selbst mit der entstandenen Mail-Aktivität verknüpft. Wenn weitere, eindeutige Ansprechpartner anhand der E-Mail-Adresse identifiziert werden können, werden diese zusätzlich mit der MAIL-Aktivität verknüpft.

Hinweis

 Im Falle des manuellen Imports können gruppierte E-Mails nicht in einem Vorgang importiert werden. Die E-Mails müssen einzeln importiert werden.

Beantworten einer E-Mail

 So beantworten Sie eine E-Mail (Client-Mail)

1. Rufen Sie die Aktivität zu der E-Mail, welche Sie beantworten möchten, in der Formularansicht des Hauptfensters Aktivitäten auf.

2. Wählen Sie aus dem Menü des Schalters 

   

   Antwort senden.

3. In Outlook wird eine E-Mail erzeugt. Der Absender der ursprünglichen E-Mail ist als Empfänger eingetragen.

   

   Hinweis

   CRM erkennt den Absender der ursprünglichen E-Mail an dem Beziehungstyp SENDER, welcher zu der dazugehörigen Aktivität eingetragen ist.
   Sind Sie als Verfasser der Antwort-E-Mail nicht in Delegiert an und Delegiert von eingetragen, werden der oder die dort eingetragenen Mitarbeiter zusätzlich als Empfänger (Delegiert an) bzw. in "CC" (Delegiert von) in die Antwort-E-Mail aufgenommen.

4. Bearbeiten Sie die E-Mail und verschicken Sie die E-Mail.

5. In CRM wird zu der Antwort-E-Mail eine neue Aktivität erzeugt. Sie ist eine Kopie der ursprünglichen Aktivität und unterscheidet sich von ihr in folgenden Punkten:

• • Betreff: An den Betrefftext wird "AW:" (= Antwort) vorangestellt.

  • Beschreibung: Der Text der Antwort-E-Mail.

  • Beginnt am: Erhält aktuelles Datum und aktuelle Uhrzeit.

  • Endet am: Erhält aktuelles Datum und aktuelle Uhrzeit.

  • Art: Wird auf MAILAUS gesetzt.

  • Status: Wird auf O (Offen) gesetzt.

  • Delegiert an: Werden Sie eingetragen.
    Ergänzen oder Ändern Sie die Einträge zu der Aktivität (z.B. Ergebnis) und speichern Sie diese.

So beantworten Sie eine E-Mail (Server-Mail)

1. Rufen Sie die Aktivität zu der E-Mail, welche Sie beantworten möchten, in der Formularansicht des Hauptfensters Aktivitäten auf.

2. Wählen Sie aus dem Menü des Schalters

   

   Antwort senden.

3. Die E-Mail wird im Fenster E-Mail-Versand angezeigt. Der Absender der ursprünglichen E-Mail ist als Empfänger eingetragen.

   

   Hinweis

   CURSOR-CRM erkennt den Absender der ursprünglichen E-Mail an dem Beziehungstyp 'SENDER', welcher zu der dazugehörigen Aktivität eingetragen ist.
   Sind Sie als Verfasser der Antwort-E-Mail nicht in Delegiert an und Delegiert von eingetragen, werden der oder die dort eingetragenen Mitarbeiter zusätzlich als Empfänger (Delegiert an) bzw. in "CC" (Delegiert von) in die Antwort-E-Mail aufgenommen.

4. Bearbeiten Sie die E-Mail und verschicken Sie die E-Mail.

5. In CURSOR-CRM wird zu der Antwort-E-Mail eine neue Aktivität erzeugt. Sie ist eine Kopie der ursprünglichen Aktivität und unterscheidet sich von ihr in folgenden Punkten:

• Betreff: An den Betrefftext wird "AW:" (= Antwort) vorangestellt.

• Beschreibung: Der Text der Antwort-E-Mail.

• Beginnt am: Erhält aktuelles Datum und aktuelle Uhrzeit.

• Endet am: Erhält aktuelles Datum und aktuelle Uhrzeit.

• Art: Wird auf MAILAUS gesetzt.

• Status: Wird auf O (Offen) gesetzt.

• Delegiert an: Werden Sie eingetragen.
  Ergänzen oder Ändern Sie die Einträge zu der Aktivität (z.B. Ergebnis) und speichern Sie diese.

Original-E-Mail als Anlage zur Aktivität (ClientMail)

Die Original-E-Mail (msg-Datei) aus Outlook wird zu einer Aktivität gespeichert. Somit haben Sie direkten Zugriff aus der Aktivität auf die Original-E-Mail. Die Original-E-Mail kann zum Beispiel Formatierungen und Screenshots enthalten, welche nicht in die Aktivität übernommen werden.

Zum Öffnen der Original-E-Mail rufen Sie die Aktivität auf und klicken auf

Hinweis

Das Speichern der Original-E-Mail (msg-Datei aus Outlook) muss systemseitig eingestellt sein.

E-Mail weiterleiten

Um eine Mail weiterzuleiten, klicken Sie auf 

.

Hinweis

Wird im CRM eine E-Mail an einen Mitarbeiter, Ansprech- oder Geschäftspartner weitergeleitet, wird die dadurch erzeugte Aktivität gesperrt.

Besprechungsanfrage senden

Die Besprechungsanfrage kann aus einer Aktivität mit der Art BESPRECHUNG versendet werden. Beim Klick auf den Menüpunkt 

Die Aktivität wird nach dem Speichern schreibgeschützt und kann nicht mehr geändert werden. Eine Änderung kann nur noch über die Besprechungsanfrage in Outlook vorgenommen werden. Wurde eine Änderung an dem Termin/Besprechungsanfrage in Outlook vorgenommen, wird diese mit dem nächsten Aktivitätenabgleich ins CURSOR-CRM übertragen. Ist der automatische (serverseitige) Abgleich aktiviert wird auch hier die Aktivität aktualisiert.

Signaturen wählen

Sie können einerseits die Signatur an den aktuellen Anlass anpassen und andererseits ein fest vorgegebenes Design verwenden. Mit einem Klick auf den Menüpunkt

Standardmäßig wird der Typ externe Mail angeboten, den Sie über das Auswahlmenü ändern können. Im Falle einer langen Liste benutzen Sie - wie gewohnt - die Filterfunktion über den Spaltenkopf. Markieren Sie die zu wählende Signatur und klicken Sie auf Mail versenden. Zusätzlich können Sie Ihre Standard-Signatur für jeden Nachrichten-Typ frei definieren. Hierfür aktivieren Sie die Checkbox als Standard-Signatur verwenden auf der markierten Signatur.

Abbildung: Signaturen-Auswahl im Mail-Dialog

Konfigurierbarer E-Mail-Import

Beim Importieren von Mails (via Import-Ordner) ist es möglich, bestimmte Zuordnungen automatisch durchzuführen. Damit entfällt die spätere manuelle Nachbearbeitung der importierten Mails.

Für den E-Mail-Import müssen Sie zwei Konfigurationsschritte vornehmen:

1. Legen Sie in Outlook mehrere Importordner mit folgender Struktur an: Import Ordner | <Ordner aus Vorlage> 
2. Legen Sie eine neue Aktivität an. Markieren Sie diese als Vorlage und tragen Sie den Namen des Importordners ein.

Nach dem Import einer Mail wird (per Definition) eine Aktivität mit Delegiert an = <User, der den Import durchgeführt hat> und Betreff = <Name des Importordners> gesucht. Wenn diese Suche genau 1 Aktivität findet, werden alle nicht leeren Felder sowie die Verknüpfungen auf die importierte Mail von der Vorlage übertragen.

Sie können beliebig viele Import-Outlook und Vorlageaktivitäten anlegen.

Abbildung: Neue Felder auf der Aktivitäten-Maske und die Outlook-Konfiguration