Anmeldung verantwortlicher Fachkräfte

2026.9 TINA

Für Anmeldungen zur Zulassung verantwortlicher Fachkräfte, die über das Installateurportal getätigt werden, entstehen in TINA Projekte der Art "Prüfung der verantwortlichen Fachkraft" (VFKPRUEF) mit dem Status "12 - VFK in Prüfung".

Die Weiterbearbeitung erfolgt ausgehend von diesen Projekten. Mit der automatischen Anlage der Projekte werden im Hintergrund diverse Prüfungen durchgeführt. Entstehen im Rahmen dieser Prüfungen weitere Aufgaben, werden entsprechende Vorgänge erzeugt und mit dem Projekt verknüpft. Die hochgeladenen Dokumente aus dem Portal sind direkt mit dem Projekt verknüpft.

Projektbeteiligte

Unter “Beteiligte Personen”, sowie im Unterbereich werden alle Projektbeteiligte hinterlegt bzw. verknüpft. Da zum Zeitpunkt der Anmeldung einer verantwortlichen Fachkraft der Geschäftspartner stets bekannt ist, wird dieser bereits bei der Erstellung des VFKPRUEF-Projekts verknüpft.

Bearbeitung von Projekten

In der Aktionsbox werden die für die Bearbeitung von verantwortlichen Fachkräfte relevanten Prozesse im Ordner "Installateurmanagement" angeboten. Diese sind “VFK-Prüfung durchführen” und “Installateurausweis prüfen”.

VFK-Prüfung durchführen

Über den Aktionsbox-Schalter VFK-Prüfung durchführen beginnen Sie den Prüfprozess. Mit dem Start wird der aktuell angemeldete Benutzer als aktueller Bearbeiter im Projekt eingetragen. Es darf immer nur eine Prozessinstanz gleichzeitig aktiv sein. Ein Prozessstart ist möglich, sobald das Projekt den Status “12 - VFK in Prüfung” innehat.

1. Ansprechpartner identifizieren und anlegen

Im ersten Schritt erfolgt der Abgleich der eingegangenen Daten:

• Der Datenbestand zum mitgegebenen Geschäftspartner wird überprüft und mit den Daten zum Ansprechpartner abgeglichen

• Dabei findet auch eine Dublettenprüfung statt

Im zweiten Schritt erfolgt die Neuanlage des Ansprechpartners mit den mitgelieferten Daten.

2. Dokumente prüfen

Anschließend werden die eingereichten Dokumente (z.B. Meisterprüfungszeugnis oder Sachkundenachweise) in einer tabellarischen Übersicht dargestellt. Sie können jedes Dokument einsehen und über den Schalter "Nachbesserung erforderlich" markieren, falls es unvollständig oder fehlerhaft ist. In diesem Fall muss ein zwingender Kommentar zur Begründung erfasst werden.

3. VFK-Qualifikation öffnen und Backgroundcheck

Über die Schaltfläche „VFK-Qualifikation öffnen" können Sie außerdem den zugehörigen Datensatz aufrufen. Dieser enthält eine allgemeine Übersicht zur Qualifikation der verantwortlichen Fachkraft mit folgenden Angaben: Geschäftspartner, Ansprechpartner, Vertragsart, Heimatnetzbetreiber, Sparte, Datum des Meisterprüfungszeugnisses und Qualifikation.

Ergänzend zur Dokumentenprüfung führt TINA einen Backgroundcheck auf Grundlage der vorhandenen Datenbestände durch. Dabei wird geprüft, ob für den Installateur in der Vergangenheit bereits ein VFK-Zulassungsversuch abgelehnt wurde – unabhängig davon, ob dieser Versuch von derselben oder von einer anderen Installateurfirma ausging.

Wurde ein abgelehnter Zulassungsversuch gefunden, wird das dazugehörige Projekt verlinkt.

4. Abschluss der Prüfung

• Freigabe erteilen: Sind alle Dokumente erfolgreich geprüft, kann für die verantwortliche Fachkraft ein Installateurvertrag erstellt werden. Der Projektstatus wechselt auf “32 - Vertragsunterschrift ausstehend”. Es wird ein vordefinierter Installateurvertrag generiert und als Dokument an das Projekt verknüpft. Zudem wird der Initiator des Projekts per E-Mail auf Neuigkeiten im Installateurportal hingewiesen.

• Nachbesserung erforderlich: Ist mindestens ein Dokument als nachbesserungswürdig markiert, können Sie eine Korrekturanforderung an den Antragssteller senden. Der Projektstatus wechselt auf "31 - Dokumente nachreichen" und der Antragssteller wird per E-Mail auf Neuigkeiten im Installateurportal hingewiesen.

• Freigabe ablehnen: Sie können die VFK-Prüfung jederzeit endgültig ablehnen. Hierfür muss eine Begründung erfasst werden. Der Projektstatus wechselt auf "92 - VFK abgelehnt" und der Antragssteller wird per E-Mail auf Neuigkeiten im Installateurportal hingewiesen.

Installateurvertrag prüfen

Über den Aktionsbox-Schalter Installateurvertrag prüfen beginnen Sie den Prüfprozess. Mit dem Start wird der aktuell angemeldete Benutzer als aktueller Bearbeiter im Projekt eingetragen. Es darf immer nur eine Prozessinstanz gleichzeitig aktiv sein. Ein Prozessstart ist möglich, sobald das Projekt den Status “33 - Vertragsrückläufer prüfen” innehat.

1. Dokumente prüfen

Der eingereichte Installateurvertrag wird in einer Übersicht dargestellt und kann eingesehen werden. Zudem kann er über den Schalter “Nachbesserung erforderlich” markiert werden, falls das Dokument unvollständig oder fehlerhaft ist. In diesem Fall muss ein zwingender Kommentar zur Begründung erfasst werden.

2. Abschluss der Prüfung

• Installateur in Verzeichnis aufnehmen: Ist der Vertrag erfolgreich geprüft kann die verantwortliche Fachkraft ins Installateurverzeichnis aufgenommen werden.

  • Der Projektstatus wechselt auf “62 - VFK zugelassen”

  • Es wird ein Datensatz “Installateurverzeichnis” erstellt mit: Status “Aktiv”, Ansprechpartner, Produktart, Zulassungs-Nr., Ausgestellt am und Gültig bis (voreingestellt auf 5 Jahre)

  • Es wird ein Installateurausweis generiert, der um den Eintrag der verantwortlichen Fachkraft erweitert wird mit: Sparte, Vorname, Nachname und Zulassungsdatum

  • Der Installateurausweis wird mit dem Geschäftspartner und dem Installateurverzeichnis-Datensatz verknüpft

  • Alle Installateurverzeichnis-Datensätze, die ebenfalls auf diesem Installateurausweis stehen werden ebenfalls mit dem neuen Installateurausweis verknüpft

  • Sollte durch die Zulassung dieser verantwortlichen Fachkraft eine Erst-Spartenzulassung der Installateurfirma (Geschäftspartner) gegeben sein, wird das auf dem Geschäftspartner unter “Zulassung” entsprechend vermerkt

  • Sollte sich durch die Zulassung dieser verantwortlichen Fachkraft eine Spartenzulassung verlängern, wird das auf dem Geschäftspartner unter “Zulassung” entsprechend vermerkt

  • Alle bereits verknüpften Installateurausweise des Geschäftspartners werden nach der Erstellung des neuen Installateurausweises als historisch markiert und stehen damit dem angebundenen Installateurportal nicht mehr zur Verfügung

• Nachbesserung erforderlich: Ist mindestens ein Dokument als nachbesserungswürdig markiert, können Sie eine Korrekturanforderung an den Antragssteller senden. Der Projektstatus wechselt auf "31 - Dokumente nachreichen" und der Antragssteller wird per E-Mail auf Neuigkeiten im Installateurportal hingewiesen.

• Zulassung ablehnen: Sie können die VFK-Prüfung jederzeit endgültig ablehnen. Hierfür muss eine Begründung erfasst werden. Der Projektstatus wechselt auf "92 - VFK abgelehnt" und der Antragssteller wird per E-Mail auf Neuigkeiten im Installateurportal hingewiesen.