Administrationshandbuch: Firmenstammdatenänderung (Admin)
Einführung
Eine im Kundenportal registrierte Installateursfirma kann im eingeloggten Zustand ihre Firmenstammdaten ändern. Es wird unterschieden zwischen prüfpflichtigen Änderungen und nicht prüfpflichtigen Änderungen.
Nicht prüfpflichtige Änderungen
Nicht prüfpflichtige Änderungen werden direkt in TINA in den Geschäftspartner und in dessen Kommunikation durchgeschrieben. Es entsteht in diesem Fall kein Prüfprojekt.
Hierzu zählen im Standard
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Telefon (PhoneNoBase.Telecom)
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Mobil (MobilePhoneBase.Telecom)
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Fax (FaxNoBase.Telecom)
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E-Mail (Email.Telecom)
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Homepage/Webseite (Website.Telecom)
Prüfpflichtige Änderungen
Prüfpflichtige Änderungen resultieren in TINA in einem Projekt des Typs “Firmenstammdatenänderung. Hier müssen die eingereichten Änderungen zunächst durch die Fachabteilung geprüft und freigegeben werden. Die Änderungen werden erst mit dem finalen Vertrag in TINA übernommen. Es wird in diesem Zuge ein neuer Installateurvertrag und Installateurausweis erstellt.
Hierzu zählen im Standard
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Firmierung (Name1.Customer)
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Rechtsform (Legal.Customer)
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Adresse (Hauptadresse des Geschäftspartners)
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Betriebsart (EnterpriseType.Customer)
Solange ein nicht abgeschlossenes Projekt über eine Firmenstammdatenänderung zu einem Installateurbetrieb existiert, gilt die Firmenprüfung als ausstehend (Kennzeichen “Firma geprüft” auf dem Geschäftspartner). Somit sind bestimmte Aktionen im Installateurportal für diese Dauer für den Installateur nicht verfügbar. Er kann keine neuen verantwortlichen Fachkräfte (Zulassungen) beantragen und keine Meldungen erstellen oder abschließen.
In beiden Fällen werden die Änderungen in TINA über die Änderungshistorie der einzelnen Felder protokolliert.
Firmenstammdatenänderung bearbeiten
Für die Überprüfung einer Firmenstammdatenänderung wird ein Projekt erzeugt, an dem alle relevanten Informationen gebündelt werden
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die Installateurfirma in Form des Geschäftspartners
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die hochgeladenen Dokumente
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der Login des Portalbenutzers, der die Änderung übermittelt hat
Daten prüfen und übernehmen
Die Überprüfung wird über die Aktion “Firmenstammdaten prüfen” im Ordner “Installateurportal” gestartet. Zunächst werden die prüfpflichtigen Informationen, die verändert wurden, angezeigt. Sie können die Änderungen durch setzen des Kennzeichens übernehmen.
Setzen Sie den Haken nicht, wenn die bisherigen Informationen erhalten und die aus dem Portal übermittelten Informationen nicht übernommen werden sollen. Beachten Sie, dass die ausgewählten Daten erst mit Ihrer finalen Genehmigung der Stammdatenänderung in den Geschäftspartner-Datensatz übernommen werden.
Im nächsten Schritt werden die im Rahmen der Firmenstammdatenprüfung übersendeten Dokumente aufgelistet.
Nachbesserung erforderlich
Gibt es Grund zur Beanstandung, können Sie hier das entsprechende Kennzeichen setzen. In diesem Fall müssen Sie einen kurzen Hinweistext angeben. Dieser wird bei Beanstandung eines oder auch mehrerer Dokumente in das Installateurportal gespielt und ist für den Antragssteller einsehbar. Parallel wird der Antragssteller oder die Antragsstellerin per E-Mail über die notwendigen Korrekturen informiert.
Das Projekt wird auf den Status 31 - Dokumente nachreichen gesetzt. Solange der Antragssteller keine neue Variante des Dokuments hochlädt, sind keine weiteren Aktionen am Projekt aktiv.
Bei einer Nachreichung der Dokumente über das Portal wechselt das Projekt wieder in den Status 11 - Firma in Prüfung. Wenn Sie die Prüfung erneut über die Aktionsbox starten, wird Ihnen der vorherige Grund zur Beanstandung sowie das neue Dokument angezeigt.
Freigabe ablehnen
Sie können die Freigabe ohne Möglichkeit zur Nachbesserung durch den Antragssteller ablehnen. In diesem Fall geben Sie im Folgeschritt eine Begründung ein. Diese ist für den Antragsteller im Installateur einsehbar.
Das Projekt wird in den Status “93 - Firmendatenänderung abgelehnt” gesetzt.
Freigabe erteilen
Bei erfolgreicher Prüfung können Sie über den gleichnamigen Schalter die Freigabe erteilen. Das Projekt erhält den Status “61 - Firma zugelassen”. Das Kennzeichen “Firma geprüft” auf dem Geschäftspartner wird wieder auf aktiv gesetzt, sodass die Meldungsbearbeitung und Anmeldung verantwortlicher Fachkräfte im Portal für den Installateur wieder möglich ist.