Anwenderhandbuch (EVI-EASY)

Einleitung

Das Modul beinhaltet die Anbindung des Dokumentenmanagementsystem easyarchive der Firma EASY SOFTWARE AG an EVI. Damit ist es möglich, in EVI erzeugte Dokumente zur Archivierung an das Dokumentenmanagementsystem zu übergeben, sowie bereits archivierte Dokumente zum Geschäftspartner aus dem Archiv aufzulisten und abzurufen.

Das Modul nutzt den im EVI-Basis-Modul verankerten DMS-Adapter, der eine generische Schnittstelle zu verschiedenen Dokumentenmanagementsystemen darstellt und den grundlegenden Funktionsumfang bereitstellt.

Funktionsbeschreibung

Archivieren von im CRM erzeugten Dokumenten in das Archiv

Zur Archivierung wird ein entsprechendes Dokument benötigt, bspw. im Unterbereich zu einem Geschäftspartner. Hierbei kann es sich entweder um ein Dokument, dass neu in EVI angelegt wird, oder ein bereits im System vorhandenes, noch nicht archiviertes, Dokument handeln.

In der Aktionsbox der Dokumentenmaske befindet sich im Ordner "EASY" der Schalter "Archivieren", über welchen die Archivierung gestartet werden kann.

Mit Ausführen der Aktion über den Aktionsboxeintrag Easy / Archivieren wird das Dokument zur Archivierung an das Dokumentenmanagement-System übertragen.

In der Detailansicht des Dokumentes sind auf der Lasche DMS alle Details zur Archivierung der Dokumente in easyarchive einsehbar. Im Rahmen des Archivierungsprozesses werden die Werte der DMS-Felder auf dem Dokumentendatensatz entsprechend angepasst.

Feldname	Beschreibung
DMS Status	Das Feld DMS Status gibt den Zustand der Übertragung wieder, 0 - Num. Leerschlüssel (Hier hat noch keine Archivierung stattgefunden) 1 - Fehlerhaft an DMS übertragen 10 - Bereit zur Übertragung an DMS 30 - In Übertragung an DMS 100 - An DMS übertragen
System ID	ID des verwendeten DMS. Im Falle der easyarchive-Archivierung wird hier der Wert "EASY" verwendet
DMS ID	Eindeutige ID, unter welchem das Dokument nach erfolgreicher Archivierung im DMS identifizierbar ist. Dient bspw. dem Aufrufprozess.
revisionssicher	Das Kennzeichen revisionssicher findet im easyarchive-Kontext zunächst keine Anwendung, da die Archivierung an easyarchive immer revisionssicher erfolgt.

Für die Anwender ist der Prozess hiermit beendet. Nach erfolgreicher Übertragung wird der DMS Status des Dokuments auf "100 - An DMS übertragen" angehoben. Die DMS ID ist entsprechen gefüllt.
In Fehlerfall Fall kann die Archivierung nach Beseitigung der Fehlerursache auf gleichem Wege erneut eingeleitet werden.

Sofern ein Fehler bei der Übertragung auftritt, wird dies über das Benachrichtigungssystem an den Anwender zurückgemeldet.

Anzeige von bereits im Archiv archivierten Dokumenten

Liegen bereits zu einem Geschäftspartner Dokumente im easyarchive vor, kann auf diese zugegriffen werden. Der Zugriff erfolgt dabei über das Infoboard Dokumente auf der Geschäftspartnermaske

Anzeige von CRM Dokumenten

Ist das Modul EVI-EASY deaktiviert, oder ist das Modul EVI-EASY aktiviert, aber die ERP-GP-Nr. (die ERP-GP-NR. ist das Identifizierungsmerkmal für Dokumente zu einem Geschäftspartner im Archiv) nicht gefüllt, so werden auf dem Infoboard Dokumente die zum Geschäftspartner abhängigen CRM-Dokumente (die aktuellsten 10 Dokumente) anzeigen. Über die Filterfunktion kann auf der Liste auf den Feldern der Dokumentenmaske gefiltert werden.

Anzeige von Archiv-Dokumenten

Ist das Modul EVI-EASY aktiviert, und die ERP-GP-Nr. gefüllt, wird über das Infoboard Dokumente auf die Inhalte aus easyarchive zugegriffen und die verfügbaren Dokumente zum Geschäftspartner abgefragt. Hierbei werden maximal 100 Datensätze absteigend nach dem Erstellungsdatum sortiert, mit dem Dokumentenname dargestellt. Zusätzlich wird über den Dateityp die Dokumentenendung (docx, xlsx, etc. ) ausgelesen und dargestellt.
Über die Navigation werden dem Anwender Filtermöglichkeiten angeboten, um die Ergebnismenge einzugrenzen. Durch Setzen eines Filters werden die Daten neu aus dem Archiv abgerufen und die Ansicht aktualisiert.

Archiv: Sofern vorhanden und konfiguriert, kann innerhalb der Kachel auf die jeweiligen Archive gefiltert werden
Zeitraum von Bis: Hierüber kann auf das Erstellungsdatum eingerenzt werden
Vertragskonto: Filtern von Dokumenten nach Vertragskonten des Geschäftspartners. Der Anwender erhält in der Liste alle zum Geschäftspartner hinterlegte Vertragskonten zur Auswahl angeboten. Wählt man eines der Vertragskonten aus, so wird die Ergebnisliste auf Dokumente zum Vertragskonto eingegrenzt.

Aufruf von bereits archivierten Dokumenten im Archiv

Ein in easyarchive archiviertes Dokument kann über EVI aus dem Archiv abgerufen werden.

Aufruf aus Dokumentenmaske

Wurde das Dokument zuvor über EVI an easyarchive übermittelt, kann der Aufruf über die Aktionsbox der Dokumentenmaske erfolgen. Hier steht der Schalter Dokument öffnen zur Verfügung.

Mit Ausführen der Aktion erfolgt der Aufruf über die Browserfunktionalität, entweder als Download oder - je nach Dateityp - als Aufruf im Browser (PDFs können im Browser direkt angezeigt werden).

Über das Infoboard Dokumente auf dem Geschäftspartner

Im Infoboard Geschäftspartner kann ein aus dem Archiv abgerufenes und dargestelltes Dokument direkt per Klick aus das selbige abgerufen werden. Mit Ausführen der Aktion erfolgt der Aufruf über die Browserfunktionalität, entweder als Download oder - je nach Dateityp - als Aufruf im Browser (PDFs können im Browser direkt angezeigt werden).