Mit dem E-Signatur-Modul können Sie Dokumente direkt aus dem CRM an einen oder mehrere Unterzeichner senden. Der gesamte Lebenszyklus eines Unterschriftenprozesses wird im CRM protokolliert und gesteuert.
Der Signaturprozess im Überblick
Der Standardprozess ist auf der Entität Angebot eingerichtet und läuft wie folgt ab:
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Vorbereitung: Der CRM-Anwender generiert das Angebot als PDF-Dokument. In der Dokumentenvorlage sind unsichtbare Platzhalter (Anker-Tags) für die Unterschriften definiert.
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Prozessstart: Über die Aktionsbox des Angebots wählt der Anwender den Eintrag "Signaturprozess starten" im Ordner “E-Signatur”.
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Validierung: Das System prüft automatisch, ob:
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Ein gültiges Angebotsdokument (PDF oder Word) im Unterbereich existiert.
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beim Vorhandensein mehrerer Dokumente wird in einem Zwischenschritt das gewünschte Dokument abgefragt
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Dem Angebot ein Ansprechpartner mit einer gültigen E-Mail-Adresse zugeordnet ist.
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Das Angebot nicht bereits den Status "Angenommen" oder "Abgelehnt" besitzt.
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Zusammenfassung: Dem Anwender wird eine Bestätigungsmaske angezeigt, die den Namen des Dokuments sowie den Namen und die E-Mail-Adresse des Empfängers zusammenfasst. Mit dem Klick auf "OK" wird der Prozess gestartet.
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Übertragung an DocuSign: Das CRM generiert einen sogenannten Envelope (Umschlag) bei DocuSign. Das Dokument wird Base64-kodiert übertragen. DocuSign versendet daraufhin automatisch eine E-Mail mit dem Signatur-Link an den Empfänger.
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Statusänderung im CRM: Das Angebot erhält im CRM automatisch den Status "Versendet". Der Aktionsbox-Eintrag "Signaturprozess starten" wird ausgegraut, um einen Mehrfachversand zu verhindern.
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Unterzeichnung: Der Empfänger öffnet den Link von DocuSign, authentifiziert sich (optional per SMS-2FA) und leistet seine digitale Unterschrift.
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Rückfluss ins CRM: Nach erfolgreicher Signatur sendet DocuSign über einen Webhook (DocuSign Connect) eine Echtzeit-Meldung an das CRM.
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Abschluss: Das CRM lädt das signierte PDF-Dokument automatisch herunter und speichert es unter der Angebots-Entität mit der Kategorie "VERTRAG" und dem Namenspräfix _signed ab. Der Angebotsstatus wird auf "Angenommen" gesetzt. Eine automatische Protokoll-Aktivität dokumentiert den erfolgreichen Abschluss.
