Datensätze beobachten
Grundlagen
Der Anwender hat die Möglichkeit, Datensätze zum Beobachten zu markieren. Wenn auf dem Datensatz eine Änderung erfolgt oder zu einem übergeordneten Datensatz ein neuer untergeordneter Datensatz erstellt wird, werden alle Anwender über das Benachrichtigungssystem informiert, die den Datensatz als Beobachtung gekennzeichnet haben. Für bessere Übersicht werden die beobachteten Datensätze im eigenen Bereich mit Favoriten angezeigt.
Mit einem Klick auf das Symbol
Datensatz beobachten, wird der Status vom Anwender aktiviert. Es ist auch Mehrfachbearbeitung in der Listenansicht möglich.
Standardmäßig sind folgende Entitäten beobachtbar: Tickets, Kampagnen, Kampagnenschritte, Angebote, Anfragen, Verträge. Jede andere Entität kann zusätzlich als beobachtbar konfiguriert werden Es können nicht nur Felder einer Entität sondern auch Relationen zwischen Entitäten beobachtet werden.
Bedienung und Verhalten
Benachrichtigungen bei Events bzgl. Beobachtungen
Wenn der Datensatz als 
Wird Beobachtet gekennzeichnet wird, erhält der Anwender in definierten Fällen eine Systembenachrichtigung über das Benachrichtigungssystem. Ist der Anwender im CRM-System eingeloggt, wird er über ein Pop-up-Fenster informiert, dass eine Änderung vorgenommen wurde.
Abbildung: Pop-up zum geänderten Ticket
Standardbenachrichtigung bei Datensatzänderungen (= Feldwertänderungen) wird in folgenden Fällen ausgelöst:
das Updatedatum hat sich verändert und der Updateuser ist nicht gleich dem Beobachter
Die Erstellung dieser Benachrichtigung ist fest vorgegeben
Der Datensatz wurde gelöscht
Zu dem Datensatz wurde ein untergeordneter Datensatz angelegt
Es wird pro Datensatz eine Beobachtung erstellt und allen Beobachtern zugewiesen. Eine Benachrichtigung ersetzt eine zuvor erstellte Benachrichtigung zu demselben Datensatz.
Aktuell kann der Anwender nicht direkt informiert werden, welche Felder geändert wurden. Der Datensatz muss gesichtet werden.
Ausblick: Änderungen werden in künftigen Versionen hervorgehoben.
Beobachtungen unter Systemnachrichten
Unabhängig davon, ob der Anwender im CRM-System nicht angemeldet war das Pop-up-Fenster übersehen hat, wird die diese Benachrichtigung als Systemnachricht persistiert und ist immer unter der Kategorie Benachrichtigung ersichtlich. Wenn ein Benutzer eine Systembenachrichtigung (Beobachtung) öffnet und danach eine Änderung an dem Datensatz vornimmt, wird die Systembenachrichtigung (Beobachtung) für diesen Benutzer entfernt.
Abbildung: Benachrichtigung unter Systemnachrichten
Bereich zur Verwaltung der Favoriten und Beobachtungen
Bereich zur Verwaltung der Favoriten und Beobachtungen kann aus der Schnellstartleiste über den Schalter
geöffnet werden. An dieser Stelle hat der Anwender komplette Übersicht aller Datensätze, die als Favoriten oder Beobachtungen markiert sind. Beobachten-Eigenschaft kann über die Aktionen entfernt werden, so dass der Eintrag in der Liste nicht mehr erscheint. Mehrfachbearbeitung ist möglich.
Abbildung: Übersicht von Beobachtungen und Favoriten