Administration des Umfragen-Moduls

Einleitung

Diese Dokumentation richtet sich an Administratoren und beschreibt die technischen Aspekte und die Konfiguration des Umfragemoduls. Das Modul integriert das externe Umfragetool UmfrageOnline in das CRM-System und ermöglicht so die Erstellung, den Versand und die Auswertung von Online-Umfragen.

Architektur und Datenmodell

Das Modul basiert auf einer Anbindung an die Schnittstelle von SurveyHero (UmfrageOnline). Die Daten werden zwischen dem CRM und dem externen Tool synchronisiert. Hierfür wurden spezielle Entitäten im CRM-System geschaffen.

Entitäten

Das Datenmodell wurde um die folgenden Entitäten erweitert, um die Umfragedaten im CRM abzubilden.

Bereichsverknüpfungen

Die Bereiche sind mit bestehenden CRM-Entitäten wie Kampagnen, Dokumenten, Aktivitäten, Verteilern, Ansprechpartnern und Geschäftspartnern verknüpft. Dies ermöglicht eine 360-Grad-Sicht auf die Kundeninteraktionen.

Konfiguration

Um das Umfragemodul zu aktivieren und zu nutzen, sind einige Konfigurationsschritte erforderlich.

API-Zugangsdaten

Für die Kommunikation mit der UmfrageOnline-API müssen die Zugangsdaten des API-Schlüssels in den globalen Variablen des CRM-Systems hinterlegt werden. Ohne diese Konfiguration kann keine Verbindung zum externen Umfragetool hergestellt werden.

Es ist nicht möglich, mehrere API-Schlüssel zur Nutzung des Umfragemoduls zu hinterlegen. Alle Umfragen, die ins CRM übertragen werden sollen, müssen mit dem API-Benutzeraccount erstellt oder geteilt werden.

Berechtigungen

Um die Datenintegrität zu gewährleisten, ist die manuelle Anlage und Löschung von Umfragen, Fragen, Antwortmöglichkeiten und Antworten im CRM-System unterbunden. Nur über die Schnittstelle werden diese Daten angelegt und aktualisiert. Hierfür wurden die entsprechenden Aktionsrechte eingeschränkt, sodass die Rechte nur von Administratoren administriert werden können. Sollte ein manuelles Anlegen und Löschen von Umfragen gewollt sein, müssen die Berechtigungen angepasst werden.

BPM-Prozesse

Das Umfragenmodul arbeitet hauptsächlich mit Prozessen, die in der Aktionsbox des Umfragen-Bereichs hinterlegt sind. Daher sind die Prozesse C0SendSurveyMails undC0Survey zu veröffentlichen.

Dokumentvorlagen

Mit dem Umfragenmodul werden zwei Standard-Mailvorlagen mit ausgeliefert:

• C0Survey_SerialMail: Eine E-Mail-Vorlage für den Versand einer personalisierten Zufriedenheitsumfrage

• C0Survey_SerialMail_Anonymous: Eine E-Mail-Vorlage für den Versand einer anonymen Zufriedenheitsumfrage

Beide E-Mails haben einen beispielhaften Text, der in der Mail beim Umfragenversand an die Ansprechpartner mit angezeigt wird:

Die Mailvorlage kann als Grundlage kopiert werden, um darauf aufbauend die Vorlage nach den eigenen Vorstellungen zu individualisieren. Dabei sollte der Link zur Umfrage nicht einfach gelöscht bzw. ausgetauscht werden, da darin der Parameter für die Umfrage sowie zum eindeutigen Identifizieren des Ansprechpartners gesetzt wird, wenn es sich um eine personalisierte Umfrage handelt.

Sollte für die Mailvorlagen ein anderer Suchbehälter bzw. eine andere Suche als C0Survey_SerialMail genutzt werden, muss in der Skriptklasse SC0Survey die Methode createSearchForMassDataResult übersteuert und entsprechend angepasst werden.

Prozesse und Synchronisation

Die Daten zwischen dem CRM und UmfrageOnline werden regelmäßig synchronisiert, um die Aktualität der Umfrageergebnisse zu gewährleisten.

Datensynchronisation

Ein zeitgesteuerter Prozess kann auch automatisch die Umfragen aktualisieren. Im Standard wird kein Timer hierfür ausgeliefert, kann aber bei Bedarf projekt-individuell eingeführt werden.

Um den Prozess der automatischen Datensynchronisation automatisiert starten zu können, muss ein Timer wie folgt konfiguriert werden.

• ID: <kann individuell vergeben werden>

• Typ: PROCESS

• Ausführen als: <kann individuell vergeben werden>

• Name: C0Survey

Nach Einrichtung werden zyklische folgende Aktionen gestartet:

• Neue Fragen (seit der letzten Datensynchronisation) und Antwortmöglichkeiten werden im CRM angelegt.

• Gelöschte Fragen und Antwortmöglichkeiten werden im CRM auf inaktiv gesetzt.

• Neue Antworten von Teilnehmern werden importiert und den entsprechenden Ansprechpartnern zugeordnet (bei personalisierten Umfragen).

Berechtigungen

Es ist nicht angedacht, dass alle Benutzer die Rechte haben, Umfragen frei zu versenden und zu administrieren. Um Benutzern gezielt Zugriff darauf zu gewähren, wird eine neue Rechtevorlage mit geliefert.

Über das Schloss-Symbol in der Aktionsleiste kann die Rechteverwaltung angesteuert werden. Es wird empfohlen, eine neue Gruppe für die User-Gruppe anzulegen, die hauptsächlich mit dem Umfragenmodul arbeiten wird. Es ist darauf zu achten, dass die neu angelegte Gruppe die Befugnis hat, lesen und schreiben zu dürfen, um das Modul bedienen zu können.

E-Mail-Konfiguration

Im Rahmen des Prozesses des Umfrageversands wird ein Absender benötigt. Der Absender einer Umfrage muss als E-Mail-Konfiguration angelegt sein und kann innerhalb des Prozesses ausgewählt werden.

Fragetypen-Mapping

Die Fragetypen aus UmfrageOnline werden auf die entsprechenden Fragetypen im CRM gemappt. Eine detaillierte Übersicht der Zuordnung findet sich in der folgenden Tabelle: