Nachqualifizierung von Geschäftspartnern

Die Qualifizierung von bestehenden Geschäftspartnern kann dann erfolgen, wenn der Geschäftspartner bereits im CRM angelegt wurde, ohne den Qualifizierungsprozess durchlaufen zu haben (durch manuelle Neuanlage durch die Clearingstelle oder durch Import von Drittsystemen) oder aber die bestehende Qualifizierung aktualisiert werden soll (Nachqualifizierung).

Alle unter dem Record Under Management (RUM) Lizenzmodell laufenden Produkte erzeugen bei mehrfachem Produktabruf keine Mehrkosten, da hierbei Unique DUNS gezählt werden. Das Vorgehen anders definierter Lizenzmodelle ist mit D&B abzustimmen.

Prozessstart

Die (Nach-) Qualifizierung eines Geschäftspartners erfolgt über den Schalter "Nachqualifizierung Dun&Bradstreet" in der Aktionsbox am Geschäftspartner. Voraussetzung ist, dass der zu qualifizierende Geschäftspartner in der Detailansicht geladen wurde.

Es folgt eine Abfrage an den Anwender, ob zum bestehenden Geschäftspartner eine (Nach-) Qualifizierung durchgeführt werden soll.

Wird diese mit Ja bestätigt wird der Prozess fortgesetzt. Bei Nein wird der Prozess abgebrochen.

Erstmalige Nachqualifizierung

Wird die Qualifizierung eines bestehenden Geschäftspartners erstmalig durchgeführt, muss - ähnlich wie bei der Neuanlage eines Geschäftspartners mit Qualifizierung - zuerst eine Identifizierung mittels Dun & Bradstreet-Service erfolgen. Hierfür werden die notwendigen Schritte im Qualifizierungsprozess angeboten.

Suchmaske

Zur Identifikation wird eine Suchmaske zur Eingabe der Suchkriterien für den Abgleich mit dem Dienstgeber angeboten. Innerhalb der Suchmaske kann nun entweder

• nach Name und Adressdaten oder

• nach der D-U-N-S Nr. gesucht werden.

Da der Prozess aus einem vorliegenden Geschäftspartner gestartet wird, werden Name und Adresse aus dem Geschäftspartnerdatensatz vorbelegt.

Mit einem Klick auf den Button Fortfahren führt man die entsprechende Suche aus.

Trefferliste

Nach erfolgreichem Abgleich mit der Dun & Bradstreet-Datenbank werden die Resultate an das CRM-System zurückgespielt und eine Liste mit den gefundenen Ergebnissen aus der Dun & Bradstreet-Datenbank angezeigt.

Die Ergebnisliste wird über den angegebenen Parameter confidenceCode sortiert ausgegeben, sodass der Treffer mit dem höchsten Wert an erster Stelle steht. Haben mehrere Treffer das gleiche Ergebnis in confidenceCode, kann weiter der nameMatchScore herangezogen werden. Diese bewertet die höchste Trefferwahrscheinlichkeit über den Namen.

Liegt der richtige Treffer vor, kann dieser aus der Liste gewählt und mit Fortfahren bestätigt werden. Im Anschluss wird der Prozess fortgesetzt.

Übersteigt die Treffermenge den in der Konfiguration hinterlegten Wert, so wird dem Anwender eine Hinweismeldung mit der Anweisung zur weiteren Eingrenzung seiner Suchkriterien ausgegeben. Der Anwender wird zurück zur Suchmaske geführt.

Sollte nicht der gesuchte Eintrag oder gar keine Ergebnisse in der Ergebnisliste aufgeführt werden, erhält der Nutzer eine Hinweismeldung. Ihm werden verschiedene Optionen angeboten, aus denen er wählen kann:

1. Es besteht die Möglichkeit zur Suche zurückzukehren um die Suchparameter anzupassen, um im Anschluss die Suche erneut auszuführen.

2. Alternativ können die Daten zur Prüfung an die Clearingstelle übergeben werden.

Veraltete Daten

Bezieht sich ein Treffer in der Ergebnisliste auf einen Datensatz, dessen Status in der D&B Datenbank als "Out of Business" klassifiziert ist, wird er in der Trefferliste mit der Kennzeichnung "HISTORISCH" dargestellt.

Wird ein als "HISTORISCH" gekennzeichneter Datensatz ausgewählt, wird auch dieser abgefragt und gespeichert.
Stimmt eine Auskunftsadresse oder ein Firmenname nicht mit den in der Trefferliste ausgegebenen Daten überein, bezieht sich der Match-Score auf einen älteren Eintrag.

Erläuterung

Beispiel Firmenname:

Sucht man nach dem Firmennamen "CURSOR" mit dem Ort "Giessen" so taucht in der Ergebnisliste die MEDIA Central Beteiligungs GmbH, Mönchengladbach auf.

Die MEDIA Central Beteiligungs GmbH hatte bis 07-2019 den Firmennamen Cursor GmbH. Der Name-Match Score bezieht sich demnach auf den ehemaligen Namen.

Clearingstelle

Wurde in der Trefferliste die Option "kein Treffer passt. Ich möchte an die Clearingstelle übergeben" gewählt, wird eine Aktivität an die Benutzergruppe Clearingstelle delegiert. Die Benutzer der Clearingstelle werden über das Benachrichtigungssystem darüber informiert, dass ein neuer Clearing-Fall vorliegt und können nun die Neuanlage ohne Qualifizierung ausführen.

Wird der Prozess fortgesetzt, so wird dem Anwender eine Aktivität mit den Informationen aus dem Sucheingabedialog angezeigt, mit dem nun eine Clearinganfrage bei Dun and Bradstreet erstellt werden kann. Hierzu ist Ihr Ansprechpartner bei Dun and Bradstreet direkt anzusprechen.

Dublettenprüfung

Die Dublettenprüfung prüft nur auf Geschäftspartner, die bereits qualifiziert wurden und über eine D-U-N-S Nr. verfügen.

Mit dem aus der Trefferliste ausgewählten Datensatz wird nun eine Dublettenprüfung gegen den CRM-Datenbestand ausgeführt.

Tritt der Fall ein, dass im CRM bereits (mindestens) ein Datensatz  mit derselben D-U-N-S Nr. gefunden wurde, erhält der Anwender eine Hinweismeldung und wird auf die Dublette aufmerksam gemacht.

Der Anwender hat innerhalb dieses Dialogs folgende Möglichkeiten:

• "Dublette öffnen" → Die Qualifizierung wird abgebrochen und der als Dublette identifizierte Datensatz zur weiteren Bearbeitung geöffnet.

• "Zurück zur Suche" → Rückkehr auf den Eingabedialog zur Erfassung der Suchkriterien. Die zuvor eingegebenen Suchkriterien sind in den Eingabefeldern vorhanden. Die Kriterien können vom Anwender verändert und die Suche erneut ausgeführt werden.

• "Bestehende Qualifizierung mit Dublette verknüpfen" → wird nur angezeigt wenn Dubletten erlaubt sind (siehe globale Variablen)

In letzterem Fall findet keine erneute Qualifizierung statt, sondern der bestehende Qualifizierungsdatensatz wird mit der neu angelegten Dublette zusätzlich verknüpft.

Erfolgreiche Nachqualifizierung durch Dun & Bradstreet

Nach erfolgreicher Qualifizierung durch den Dienstgeber wird der Prozess beendet und der Dun & Bradstreet-Datensatz mit dem Geschäftspartner verknüpft. Dieser kann im Unterbereich DUN AND BRADSTREET eingesehen werden.

Die von Dun & Bradstreet aktuell gelieferten Stammdaten (z.B. Firmenname, Adresse, Telefonnummer) werden grundsätzlich in den Geschäftspartnerdatensatz übernommen. Dies gilt nicht, wenn das Feld “ERP GP-Nr.” (CustomerNo2.Customer) gefüllt ist, da man in diesem Fall davon ausgeht, dass die Stammdatenhoheit beim ERP-System liegt und diese Daten im CRM nicht geändert werden sollten.

2025.1 Sonderlogik zum Abgleich von Telefonnummern

Der Dun & Bradstreet-Service liefert die Telefonnummern in zwei „Informationen“ aufgeteilt, z.B. telephoneNumber: "621178960" und isdCode: "49".

Im Standard des Moduls wird die Telefonnummer (Wert aus telephoneNumber) grundsätzlich in das Feld Rufnummer (PhoneNoBase.Telecom) geschrieben. Die Vorwahl und Durchwahl bleibt leer. Um ein Überschreiben vorhandener Telefonnummern, die bereits auf Vorwahl, Rufnummer und Durchwahl aufgeteilt wurde, zu verhindern - wenn es sich um die gleiche Rufnummer handelt - wurde eine Sonderlogik implementiert. 

Die bereits im Geschäftspartner-Datensatz vorhandene Telefonnummer vor dem "Übertrag" aus Dun & Bradstreet wird mit bereits vorhandenen Kommunikationsdaten verglichen: Ist die Telefonnummer bereits vorhanden, wird diese nicht überschrieben. Ist die Telefonnummer neu bzw. geändert, wird diese in den Kommunikationsdatensatz übertragen werden.

Mittels Suche nach Kommunikationsdaten zur Nachbearbeitung können die Telefonnummern identifiziert werden, die noch angepasst bzw. nachbearbeitet werden müssen. Die Identifizierung erfolgt dabei über das Erkennungsmerkmal, dass bei diesen Datensätzen das Vorwahlfeld leer ist.

Wiederholte Nachqualifizierung

Die Qualifizierung kann jederzeit durch die Ausführung des Prozesses wiederholt und aktuelle D&B-Daten ins CRM-System geladen werden. In diesem Fall fallen die Prozessschritte zur Identifikation des Geschäftspartners über den D&B-Service weg und nach Start des Prozesses wird lediglich ein neuer D&B-Datensatz mit aktuellen Informationen angelegt.

2026.1 Zusammenfassung der geänderten Informationen in einer Aktivität

Um auf einen Blick sehen zu können, welche Informationen sich geändert haben, werden die aktualisierten Werte zusammenfassend einer Erinnerungs-Aktivität festgehalten. Damit ist für den Anwender einfach ersichtlich, was sich geändert hat.

Diese Aktivität wird zwei Mal generiert und jeweils an den Mitarbeiter Innendienst (EmployeeOffice.Customer) und den Mitarbeiter Außendienst (EmployeeSales.Customer) delegiert, damit diese von den Neuerungen zeitnah erfahren.