Neuanlage und Qualifizierung von Geschäftspartnern im D&B-Modul

Soll ein Geschäftspartner im CRM-System gänzlich neu angelegt werden, kann dies mit dem Geschäftspartnerqualifizierungsmodul prozessgestützt erfolgen, sodass eine automatisierte Anreicherung des Geschäftspartners mit den Daten von Dun & Bradstreet erfolgt.

Dies erspart dem Anwender einerseits manuellen Aufwand und sichert auf der anderen Seite die Aktualität und Korrektheit der Informationen, die im CRM gespeichert und eingesehen werden.

Prozessstart

Die Geschäftspartnerqualifizierung zur Neuanlage eines Geschäftspartners erfolgt über den Schalter "Qualifizierte GP-Neuanlage" in der Aktionsbox am Geschäftspartner. Hierzu muss die Listenansicht der Geschäftspartnerentität geladen sein.

Alternativ kann ein Start über die Hauptnavigation / Prozesse mit dem Eintrag "CQ qualifizierte GP-Neuanlage" erfolgen.

Es folgt eine Abfrage an den Anwender, ob zur Neuanlage eines Geschäftspartners eine Qualifizierung durchgeführt werden soll.

Optionale Konfigurationen über globale Variablen

• Entsprechend der Modulkonfiguration C11CQAskBeforeQualification findet eine gesonderte Abfrage statt, ob bei der Neuanlage die Qualifizierung durchgeführt werden soll:
  Ja → Der Anwender gelangt in die nachstehend beschriebene Prozessmaske zur Eingabe der Suchparameter.
  Nein → Der Anwender gelangt direkt in die konventionelle Schnellerfassungsmaske über welche die Neuanlage ausgeführt werden kann.

• Wurde bei der Modulkonfiguration C11CQCreationOnlyByClearingAuthority der Wert true gesetzt so ist die Qualifizierung bei der Neuanlage zwingend erforderlich. Der Prozess wird nun abgebrochen. Lediglich Benutzer der Benutzergruppe Clearingstelle können eine unqualifizierte Neuanlage durchführen. Dem Anwender wird in dieser Modulkonfiguration keine Meldung zur Auswahl ausgegeben, da die Qualifizierung zwingend ist.

Suchmaske

Im nächsten Schritt wird eine Suchmaske zur Eingabe der Suchkriterien zum Abgleich mit dem Dienstgeber angeboten. Innerhalb der Suchmaske kann nun entweder

• nach Name und Adressdaten oder

• nach der D-U-N-S Nr. gesucht werden.

Mit einem Klick auf den Button Fortfahren führt man die entsprechende Suche aus.

Das Land wird gemäß dem Systemstandard vorbefüllt, sofern ein Standardwert vorhanden ist. Da der D&B-Service die Übergabe eines Landes voraussetzt, ist das Feld als Pflichtfeld deklariert.

Trefferliste

Nach erfolgreichem Abgleich mit der Dun & Bradstreet-Datenbank werden die Resultate an das CRM-System zurückgespielt und eine Liste mit den gefundenen Ergebnissen aus der Dun & Bradstreet-Datenbank angezeigt.

Die Ergebnisliste wird über den angegebenen Parameter confidenceCode sortiert ausgegeben, sodass der Treffer mit dem höchsten Wert an erster Stelle steht. Haben mehrere Treffer das gleiche Ergebnis in confidenceCode, kann weiter der nameMatchScore herangezogen werden. Diese bewertet die höchste Trefferwahrscheinlichkeit über den Namen.

Liegt der richtige Treffer vor, kann dieser aus der Liste gewählt und mit “Fortfahren” bestätigt werden. Im Anschluss wird der Prozess fortgesetzt.

Übersteigt die Treffermenge einen definierten Wert, so wird dem Anwender eine Hinweismeldung zur weiteren Eingrenzung seiner Suchkriterien ausgegeben. Der Anwender wird zurück zur Suchmaske geführt.

Die maximale Treffermenge kann in der Variablen C11CQDNBcandidatesMatchedQuantity konfiguriert werden. Der Standardwert liegt bei 20 Treffern.

Sollte nicht der gesuchte Eintrag oder gar keine Ergebnisse in der Ergebnisliste ausgeführt werden, hat der Anwender verschiedene Optionen, aus denen er wählen kann:

1. Es besteht die Möglichkeit zur Suche zurückzukehren, um die Suchparameter anzupassen, um im Anschluss die Suche erneut auszuführen.

2. Alternativ können die Daten zur Prüfung an die Clearingstelle übergeben werden.

3. Je nach Konfiguration der Variable C11CQCreationOnlyByClearingAuthority wird dem Anwender die dritte Option zur unqualifizierten Neuanlage des Geschäftspartner angeboten.

Veraltete Daten

Bezieht sich ein Treffer in der Ergebnisliste auf einen Datensatz, dessen Status in der D&B Datenbank als "Out of Business" klassifiziert ist, wird er in der Trefferliste mit der Kennzeichnung "HISTORISCH" dargestellt.

Wird ein als "HISTORISCH" gekennzeichneter Datensatz ausgewählt, wird auch dieser abgefragt und gespeichert.

Stimmt eine Auskunftsadresse oder ein Firmenname nicht mit den in der Trefferliste ausgegebenen Daten überein, bezieht sich der Match-Score auf einen älteren Eintrag.

Erläuterung

Beispiel Firmenname:

Sucht man nach dem Firmennamen "CURSOR" mit dem Ort "Giessen" so taucht in der Ergebnisliste die MEDIA Central Holding GmbH, Mönchengladbach auf.

Die MEDIA Central Holding GmbH hatte bis 07-2019 den Firmennamen Cursor GmbH. Der Name-Match Score bezieht sich demnach auf den ehemaligen Namen.

Clearingstelle

Wurde in der Trefferliste die Option "kein Treffer passt. Ich möchte den Fall an die Clearingstelle übergeben" gewählt, wird eine Aktivität an die Benutzergruppe Clearingstelle delegiert. Die Benutzer der Clearingstelle werden über das Benachrichtigungssystem darüber informiert, dass eine neuer Clearing-Fall vorliegt und können nun die Neuanlage ohne Qualifizierung ausführen.

Wird der Prozess fortgesetzt, so wird dem Anwender eine Aktivität mit den Informationen aus dem Sucheingabedialog angezeigt, mit dem nun eine Clearinganfrage bei der Dun & Bradstreet erstellt werden kann. Hierzu ist Ihr Ansprechpartner bei der Dun & Bradstreet direkt anzusprechen.

Dublettenprüfung

Die Dublettenprüfung prüft nur auf Geschäftspartner, die bereits qualifiziert wurden und über eine D-U-N-S Nr. verfügen.

Mit dem aus der Trefferliste ausgewählten Datensatz wird nun eine Dublettenprüfung gegen den CRM-Datenbestand ausgeführt.

Tritt der Fall ein, dass im CRM bereits (mindestens) ein Datensatz mit derselben D-U-N-S Nr. gefunden wurde, erhält der Anwender eine Hinweismeldung und wird auf die Dublette aufmerksam gemacht.   

Der Anwender hat innerhalb dieses Dialogs folgende Möglichkeiten:

• "Dublette öffnen" → Die Qualifizierung wird abgebrochen und der als Dublette identifizierte Datensatz zur weiteren Bearbeitung geöffnet. 

• "Zurück zur Suche" → Rückkehr auf den Eingabedialog zur Erfassung der Suchkriterien. Die zuvor eingegebenen Suchkriterien sind in den Eingabefeldern vorhanden. Die Kriterien können vom Anwender verändert werden und die Suche erneut ausgeführt werden.

• "Neuanlage ohne Qualifizierung" → Je nach Konfiguration und Zuordnung zur Benutzergruppe Clearingstelle wird die Geschäftspartnerneuanlage ohne Qualifizierung fortgesetzt bzw. abgebrochen.

Optionale Konfiguration über globale Variablen

• Für den Fall, dass der Konfigurationsparameter C11CQAllowDoubletCreation = true ist, kann die gewünschte Dublette erfasst werden. Dabei findet keine erneute Qualifizierung statt, sondern der bestehende Qualifizierungsdatensatz wird mit der neu angelegten Dublette zusätzlich verknüpft.

• Für den Fall, dass der Konfigurationsparameter C11CQMustQualifyOnCreation = true konfiguriert wurde und die Konfigurationsparameter C11CQCreationOnlyByClearingAuthority = true konfiguriert wurde, erhält der Anwender eine Meldung

Schnellerfassungsdialog

Mit der Auswahl des Treffers aus der Ergebnisliste wird der Prozess nun mit der Schnellerfassungsmaske fortgesetzt.

Die Ergebnisse aus der Trefferliste wie Name und Adressdaten zum Geschäftspartner werden bereits vorbelegt und sind nicht mehr editierbar. Sie haben nun die Möglichkeit, weitere Daten, die nicht aus der Abfrage resultieren (bspw. Mitarbeiter Vertrieb etc.) zu ergänzen und den Prozess über den Schalter "Datensatz speichern" fortzusetzen. Da die Kommunikationsdaten aus der nachfolgenden Abfrage gespeichert werden, sind diese Felder ebenfalls im Schnellerfassungsdialog nicht editierbar.

Bei der Übernahme der Ergebniswerte aus der Trefferliste in den Schnellerfassungsdialog werden die Feldeigenschaften der Felder Name1-Name3 berücksichtigt. Ergebniswerte, welche die Länge der Feldeigenschaften überschreiten, werden auf die Felder Name1 - Name3 umgebrochen.

Die CRM-Dublettenerkennung kann an dieser Stelle darauf hinweisen, dass potenzielle Dubletten (die noch nicht qualifiziert wurden) im CRM-Datenbestand vorliegen können.

Wenn Sie den bereits vorliegenden CRM-Geschäftspartner zur weiteren Bearbeitung verwenden möchten, bestätigen Sie den Dialog mit nein, brechen Sie den Qualifizierungsprozess ab, in dem Sie im Bereich potenzielle Dubletten den entsprechenden Eintrag markieren und "Datensatz öffnen" wählen. Sie können die (Nach-) Qualifizierung dann über die Aktionsbox am Geschäftspartner erneut auslösen.

Liegen potenzielle Dubletten vor und Sie entscheiden sich dennoch zur Neuanlage, können Sie den Dialog mit Ja bestätigen.

Erfolgreiche Neuanlage und Qualifizierung durch Dun & Bradstreet

Nach erfolgreicher Anlage des Geschäftspartners und der Qualifizierung durch den Dienstgeber wird der Geschäftspartnerdatensatz geöffnet und der Dun & Bradstreet-Datensatz wird mit dem Geschäftspartner verknüpft und kann im Unterbereich DUN AND BRADSTREET eingesehen werden.

Der Nutzer befindet sich nach der erfolgreichen qualifizierten Neuanlage in der Detailansicht des gerade angelegten Geschäftspartners. Die qualifizierten Daten finden sich im Unterbereich zum Geschäftspartner in der Entität DUN AND BRADSTREET wieder.