Anlegen einer Aktivität

Anmerkungen zur Neuanlage

Sie haben mehrere Möglichkeiten eine Aktivität anzulegen:

• Direkte Neuanlage über das Menü Bereiche /Aktivität /Neu

• Zu einem Geschäftspartner (im Unterbereich Neu)

• Zu einem Ansprechpartner (im Unterbereich Neu)

• Im Suchfenster (Neuanlage)

• Durch Aktivitätenabgleich (Mail-Import)

Bei der Neuanlage einer Aktivität werden die Datums- und Uhrzeitfelder automatisch vorbelegt. Wenn Sie das Anfangsdatum bzw. die Anfangsuhrzeit ändern, wird das Enddatum bzw. die -uhrzeit automatisch so angepasst, dass der zeitliche Abstand (Dauer) erhalten bleibt.

Die Dauer der Aktivität ändern Sie über das Enddatum bzw. die Enduhrzeit. Bearbeiten Sie das Enddatum oder Enduhrzeit, erfolgt keine Anpassung von Anfangsdatum bzw. Anfangsuhrzeit.

Aktivitäten im Windows Client neu anlegen

1. Öffnen Sie das Hauptfenster Aktivitäten z.B. über den Zweig Aktivitäten im Abschnitt Hauptfenster des Baumes.

2. Zum Anlegen des neuen Datensatzes klicken Sie auf 
   

   

   
   Neu.
   Die Felder Beginnt am und Endet am werden mit dem aktuellen Datum, der Status mit offen und die Priorität mit hoch vorbelegt. Mit Delegiert an und Delegiert von wird der angemeldete Anwender der Aktivität zugeordnet. Haben Sie das Hauptfenster Aktivitäten beispielsweise zu einem Ansprechpartner geöffnet, wird dieser automatisch der neuen Aktivität zugeordnet und im Feld Aktivität mit angezeigt.

3. Füllen Sie die Felder zur Aktivität möglichst vollständig aus (insbesondere die Pflichtfelder).

4. Speichern Sie den neuen Datensatz mit einem Klick auf
   

   

   
   Speichern.

5. Ordnen Sie der Aktivität bei Bedarf andere Datensätze zu. Über die Felder Delegiert an, Delegiert von, Aktivität mit, Hauptanfrage und Hauptprojekt nehmen Sie Haupt-Zuordnungen vor.

Besonderheiten

Wird eine Aktivität zu einem Vertragskonto neu angelegt oder zugeordnet, wird der Geschäftspartner des Vertragskontos ebenfalls der Aktivität zugeordnet.

Bei der Neuanlage von Aktivitäten gibt es die Möglichkeit, den gewünschten Ort einzutragen. Zusätzlich kann zum Ort eine Adressauswahl von Vorschlägen des Kunden/Ansprechpartners hinterlegt werden, die dann ausgewählt werden kann. Es werden die Adressen vorgeschlagen, die zu den Geschäftspartnern der mit der Aktivität verknüpften Ansprechpartner gehören. 
Bei den vorgeschlagenen Adressen werden diejenigen angeboten, die mit dem Geschäftspartner des im "Aktivitäten mit" hinterlegten Ansprechpartner verknüpft sind. Sollte nur eine Adresse vorhanden sein, so wird diese direkt übernommen. 
Es ist alternativ auch möglich, eigene Adressen manuell einzutragen.

Aktivitäten im Web Client neu anlegen

1. Klicken Sie im Menü Bereiche / Aktivität / Neu. Eine leere Aktivität wird in einem neuen Tab geöffnet.

2. Füllen Sie Felder auf der Aktivitätenmaske entsprechend aus. Das Feld 'Art' ist ein Pflichtfeld und muss daher zwingend gefüllt werden (das Feld hat eine rote Markierung solange es noch nicht gefüllt ist). Felder 'Beginnt am' und 'Endet am' werden automatisch mit dem aktuellen Datum vorbelegt. Das Feld 'Beginnt am' wird zusätzlich mit der aktuellen Uhrzeit (Zeitpunkt der Neuanlage) gefüllt. Die Aktivität "endet" standardmäßig 15 Minuten später.

   

   Tipp

   Benutzen Sie die Leertaste, um das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit in den Feldern 'Beginnt am' und 'Endet am' einzugeben.

   Schlüsselfelder können nur über die Auswahl eines Schlüssels aus der Schlüsseltabelle gefüllt werden.

   • Hierzu Klicken Sie auf die Lupe

     

     . Die Schlüsseltabelle wird geöffnet.

   • Durch einen Klick auf das Lupensymbol 

     

     neben dem gewünschten Schlüssel wird der Schlüssel ausgewählt und in das Feld auf der Aktivitätenmaske übernommen.

3. Bei Datumsfeldern kann zur Datumsauswahl eine Kalenderansicht durch Klick auf das Kalendersymbol  geöffnet werden. Die Uhrzeit muss jedoch durch manuelle Eingabe in das entsprechende Feld angepasst werden.

4. Zum Speichern der Aktivität klicken Sie auf das Symbol 
   

   

   
   Speichern.

Aktivitäten zum Geschäftspartner anlegen

Um eine neue Aktivität zum Geschäftspartner anzulegen:

1. Öffnen Sie die Detailmaske

   

   Geschäftspartner.

2. Klicken Sie den Schalter

   

   Neu auf der Lasche Aktivitäten im Unterbereich. Eine leere Aktivität wird in der Detailansicht geöffnet.

3. Füllen Sie Felder auf der Aktivitätenmaske entsprechend aus.

4. Zum Speichern der Aktivität klicken Sie auf das Symbol

   

   Speichern.

5. Durch einen Klick auf den Geschäftspartnereintrag im Verlauf gelangen Sie zurück in die Detailsicht des übergeordneten Geschäftspartners.

Navigieren Sie zum übergeordneten Geschäftspartner zurück, ohne die Aktivität zu speichern, erscheint ein Dialog, in dem Sie aufgefordert werden, den Datensatz zu speichern. Mit einem Klick auf Nein geht die neu angelegte Aktivität verloren.

Aktivitäten zum Ansprechpartner anlegen

Um eine neue Aktivität zum Ansprechpartner anzulegen:

1. Öffnen Sie die Detailmaske

   

   Ansprechpartner.

2. Klicken Sie den Schalter

   

   Neu auf der Lasche Aktivitäten im Unterbereich. Eine leere Aktivität wird in der Detailansicht geöffnet.

3. Füllen Sie Felder auf der Aktivitätenmaske entsprechend aus.

4. Zum Speichern der Aktivität klicken Sie auf das Symbol

   

   Speichern.

5. Durch einen Klick auf den Ansprechpartnereintrag im Verlauf gelangen Sie zurück in die Detailansicht des übergeordneten Ansprechpartners.

Navigieren Sie zum übergeordneten Ansprechpartner zurück, ohne die Aktivität zu speichern, erscheint ein Dialog, in dem Sie aufgefordert werden, den Datensatz zu speichern. Mit einem Klick auf Nein geht die neu angelegte Aktivität verloren.