Wiederkehrende Aufgaben

Aufgabe ist eine Aktivitäten-Art. Diese Aktivitäten werden über Groupware mit dem CRM abgeglichen.

Wiederkehrende Aufgaben werden von Microsoft 365 eigenständig fortgeführt. Sobald ein Element einer Serie als abgeschlossen gilt, erzeugt Microsoft 365 automatisch das nächste Element dieser Serie. Diese Fortführung findet ausschließlich auf Seiten von Microsoft 365 statt; das CRM ist daran nicht beteiligt.

Daraus ergeben sich drei Besonderheiten, die bei der Arbeit mit Serienaufgaben zu berücksichtigen sind:

• Erstens bleibt die im CRM gespeicherte Zuordnung auf das ursprüngliche Element gerichtet. Wird eine Serienaufgabe in das CRM übernommen und dort auf „Erledigt“ gesetzt, erzeugt Microsoft 365 das nächste Element der Serie, während die CRM-Aufgabe weiterhin auf das nun abgeschlossene Element verweist. Das neu erzeugte Element wird nicht in das CRM übernommen, weil es aus Sicht von Microsoft 365 das bestehende Element ersetzt und dessen Kennzeichnung als bereits übernommen erbt.

• Zweitens gilt dieselbe Logik, wenn das Ende einer bestehenden Aufgabe im CRM geändert wird. Wird die Fälligkeit von außen gesetzt – etwa durch das Nachziehen einer Änderung aus dem CRM, behandelt Microsoft 365 das betroffene Element als abgeschlossen und führt die Serie fort.

• Drittens greift diese Fortführung nur einmal. Ist die Serie einmal fortgeführt worden, führt ein erneutes Bearbeiten und Abschließen derselben Aufgabe – beispielsweise indem die CRM-Aufgabe wieder auf „In Arbeit“ gesetzt, weiterbearbeitet und anschließend erneut abgeschlossen wird – nicht zu einem weiteren Element der Serie.